Planejar e executar projetos com o Cronograma

O que é o Cronograma?

O Cronograma ajuda você a elaborar planejamentos de projetos com prazos realistas, permitindo assim identificar conflitos cronológicos e fazer ajustes à medida que o trabalho avança. Trata-se de um diagrama de Gantt mais poderoso, afinal, está vinculado ao trabalho subjacente na Asana e é atualizado em tempo real.

Captura de tela da visualização do Cronograma da Asana com tarefas agendadas e dependências

CAPTURA DE TELA da visualização de Cronograma na Asana em um portfólio que exibe projetos de campanha de marketing durante os próximos meses em uma visualização no estilo de diagrama de Gantt

Como usar o Cronograma

Você pode ver o Cronograma de um único projeto ou de um conjunto de projetos nos Portfólios. Funciona de maneira ideal quando se incluem as datas de início e de conclusão e as dependências das tarefas, permitindo assim visualizar o agendamento completo. Comece clicando na aba Cronograma em um projeto ou portfólio.

Para criar o planejamento de um único projeto, arraste as tarefas e solte-as no Cronograma. Em um Portfólio, você pode usar o Cronograma para definir o roteiro de um produto ou elaborar o agendamento de uma campanha anual.

Dicas para planejar o seu projeto com o Cronograma

O Cronograma é útil para ajudar a planejar o seu projeto antes de começar, e para monitorá-lo e atualizá-lo no decorrer dos trabalhos para se assegurar de que é possível cumprir os prazos. Aqui estão algumas dicas para cada estágio do planejamento:

  • Crie tarefas no layout de lista ou de quadro. Em seguida, abra o Cronograma e comece a mapear as datas de conclusão e as dependências. Arraste tarefas não agendadas para o Cronograma para agendá-las instantaneamente.
    • Para os Portfólios, os projetos que incluem datas de início e de conclusão serão exibidos no Cronograma.
  • Use as dependências de tarefas, que mostram os trabalhos que aguardam por outras tarefas. Elas mostram no Cronograma como as tarefas se inter-relacionam. Se houver conflitos de tempos, você verá uma seta vermelha no Cronograma. Corrija os conflitos para evitar a correria de última hora e poder cumprir os prazos.
    • Defina as dependências com facilidade diretamente no seu Cronograma clicando no ícone do conector que aparece ao passar o cursor do mouse sobre uma tarefa, arrastando em seguida até outra tarefa.
  • Aproxime ou afaste o Cronograma para ver o calendário do projeto em diferentes escalas. Você pode aproximar para ver uma prévia dos trabalhos da semana, e afastar para visualizar o panorama geral ao apresentar numa reunião.
  • Faça uma seleção múltipla de tarefas para movimentá-las em conjunto.
  • Ordene o Cronograma para modificar a forma de organizá-lo. Você pode visualizá-lo por status da tarefa para identificar as tarefas em risco ou por responsável para verificar a distribuição dos trabalhos do projeto, por exemplo.

GIF do uso da ordenação do Cronograma para ver as tarefas por responsável

Quando usar a visualização do cronograma ou do calendário

A visualização do Cronograma e do Calendário oferecem percepções diferentes e devem ser usadas para finalidades diferentes. Ambas são visualizações do projeto e você pode sempre alternar entre elas, mas veja a seguir algumas dicas para escolher a visualização adequada a cada situação.

Considere Visualizar o cronograma se… Visualize o calendário se…
Prazo O seu projeto tem um prazo final O seu projeto é um evento contínuo
Fluxo de trabalho O seu projeto possui dependências e o trabalho ocorre dentro de uma determinada ordem As tarefas não são muito dependentes entre si
Agenda Você quer criar um calendário de projeto e ver o seu progresso Você quer ver uma prévia do trabalho que ocorrerá durante esta semana ou no próximo mês
Público-alvo Você quer compartilhar o plano com executivos, outras equipes e demais pessoas envolvidas no projeto Você está vendo o seu próprio calendário em Minhas tarefas, ou o calendário geral da sua equipe

Projetos de exemplo para planejar com o Cronograma

O Cronograma é mais útil para projetos com prazo final de entrega, embora também possa ser usado nos projetos permanentes. Clique nos casos de uso abaixo para obter o modelo na Asana e começar a experimentar dentro de poucos instantes.

Iniciativas para exibir no Cronograma em um Portfólio

  • Metas, objetivos e os principais resultados da empresa
  • Roteiro anual do produto
  • Calendário anual da campanha de marketing

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.