11 modelos de projetos para dar início ao trabalho do jeito certo

Retrato da contribuidora Jenny ThaiJenny Thai9 de setembro de 20198 minutos de leitura
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Todos gostamos quando os projetos se desenvolvem sem complicações: há um planejamento claro, todos sabem o que precisa ser feito e quais são os prazos, o projeto é concluído conforme o planejado e dentro do orçamento. Mas e se você for a pessoa encarregada de planejar e gerir tal projeto?

Planejar um projeto é um processo que leva tempo, e, para que o projeto fique pronto para execução, costuma exigir muito trabalho manual e repetitivo, como criar seções, elaborar tarefas-modelo e distribuir informações aos participantes e aos colaboradores. Os modelos do projeto podem ajudar a reduzir o trabalho no início de um projeto, para que você e os membros da sua equipe possam começar a trabalhar a todo vapor. Além disso, um bom modelo de projeto não somente facilita o lançamento de um projeto específico, como também contribui para que todos os projetos futuros estejam mais preparados para ter êxito.

Leia: Como gerir múltiplos projetos com sucesso

O que é um modelo de projeto?

Diferentemente do que acontece quando planejamos um projeto do zero, o modelo de projeto proporciona ao usuário a estrutura básica para que consiga dar início ao trabalho. Dependendo da ferramenta utilizada, o seu modelo de projeto poderá incluir seções, exemplos de atribuições e tags para as tarefas, entre outras coisas. Com um modelo de projeto você já estará um passo à frente, podendo começar a trabalhar imediatamente.

De que maneira os modelos ajudam no planejamento de projetos?

Um planejamento de projeto funciona como um roteiro dos componentes fundamentais que a sua equipe precisa conhecer para alcançar com sucesso os objetivos do projeto. Um bom planejamento de projeto estabelece quais são os entregáveis, o escopo e o cronograma do projeto, devendo, em especial, monitorar estes sete elementos cruciais:

  • Metas;

  • Métricas de sucesso;

  • Participantes e suas funções;

  • Orçamento;

  • Marcos e entregáveis;

  • Cronograma e calendários;

  • Plano de comunicação;

Embora nem todos os modelos de projeto incluam, necessariamente, cada um desses elementos, um bom modelo de projeto será aquele que fornecer exemplos de tarefas para ajudar a sua equipe a atender às necessidades do projeto, planejar entregáveis e começar a trabalhar nele em tempo recorde.

Leia: Como criar um planejamento de projeto para se manter em dia com as tarefas

Encontrando a ferramenta ideal para modelos de projetos

A qualidade da ferramenta que você usa para criar os seus modelos de projeto é tão ou mais importante do que a qualidade do modelo de projeto em si. Embora exista uma variedade de ferramentas de gestão de projetos para ajudar as equipes a planejar projetos, elas não são todas iguais.

Naturalmente, é preferível usar uma ferramenta que ofereça modelos de projeto simples e gratuitos. Contudo, só isso não basta. Para que uma ferramenta de modelo de projetos atenda a todos os requisitos, ela deve ser suficientemente flexível para que a sua equipe consiga planejar projetos complexos, desde o primeiro entregável até a conclusão da meta final do projeto.

Consideramos a Asana um excelente ponto de partida, pois, ao ser uma ferramenta de gestão de trabalho, a sua equipe conseguirá coordenar os processos e projetos grupais. As plataformas de gestão ajudam as equipes a realizar projetos individuais, mas também podem ajudar na criação de processos recorrentes e sistemas confiáveis que possam ser usados pela equipe, não apenas num projeto isolado, mas em todos eles.

Leia: Gestão de trabalho vs. gestão de projetos: em que diferem?

Onze modelos de planejamento de projeto simples e gratuitos

Se você não se considera um gestor de projetos profissional  e não sabe por onde começar, chegou ao lugar certo. Veja a seguir onze modelos que vão ajudar a começar o seu próximo projeto num instante.

1. Modelo de projeto simples: primeiros passos

Modelos de planejamento de projeto — Planejamento de projeto simplesUsar este modelo

Nenhum projeto é exatamente igual a outro, mas todos os planejamentos de projetos têm alguns elementos básicos em comum. Metas, entregáveis e cronogramas bem definidos dão estrutura ao seu planejamento de projeto.

Além disso, ajudam a dividir um projeto grande e intimidador em etapas menores e realizáveis. Também é fundamental montar a sua equipe de projeto — as pessoas que ajudarão a executá-lo — e definir com clareza qual será a função de cada um.

Se você ainda não sabe por onde começar, experimente o nosso modelo simples de planejamento de projeto. Ele ajudará a organizar todas as pendências do seu projeto referentes ao planejamento do trabalho e dos marcos, facilitando ao mesmo tempo a visualização dos níveis de prioridade e os status das tarefas.

Leia: Como definir, atingir e comemorar marcos de projeto

2. Modelo de marketing de produto: planeje o seu próximo lançamento

Modelos de planejamento de projeto - Lançamento de marketing de produtoUsar este modelo

Os gerentes de marketing de produtos lidam com muitas responsabilidades, que incluem fazer pesquisas de mercado para orientar a estratégia dos produtos, criar mensagens, definir o posicionamento e lançar novos produtos no mercado. Muitas vezes, eles também atuam como gestores dos projetos de lançamento de produto, coordenando equipes de produto, marketing e criação para assegurar que os novos produtos estejam prontos para envio e que os ativos de lançamento sejam entregues no prazo.

Em vez de começar do zero para cada lançamento a realizar, use o nosso modelo de lançamento de marketing de produto para criar o seu planejamento. Este modelo inclui etapas como definir as metas para o lançamento e determinar uma estratégia para os canais. Assim, você não se esquecerá de nenhum aspecto essencial à hora de lançar um produto.

3. Modelo de calendário de conteúdo: cumpra os prazos de publicação

Modelos de planejamento de projeto - Calendário editorialUsar este modelo

A gestão de um calendário de conteúdo é um projeto contínuo que exige o acompanhamento de cada detalhe. Da atribuição de trabalho aos redatores à produção de ativos visuais, passando pela coordenação de revisões e edições de textos, cada conteúdo que se cria é um miniprojeto em si com etapas claramente definidas.

Leia: Como criar e gerir um calendário de projeto para preparar a sua equipe para o sucesso

Utilize o nosso modelo de calendário de conteúdo para manter a sua produção de conteúdo em dia. Ele permite gerir num só lugar todo o conteúdo que está sendo escrito, editado e publicado, desde a ideia até a conclusão.

4. Modelo de campanha de marketing: delineie o seu plano

Entregáveis para um projeto de planejamento de campanha de marketingUsar este modelo

O planejamento e a execução são as chaves para uma campanha de marketing de excelência. No entanto, ao gerir uma campanha pela primeira vez, pode ser desgastante ter que pensar em cada parte do trabalho a ser feito. Quais ativos devem ser criados? Quem será responsável pela sua criação? E se algo for esquecido?

Com o nosso modelo de projeto de campanha, é possível delinear todo o seu planejamento para a campanha e gerir a execução diária com a sua equipe. Este modelo também é útil para monitorar ativos e entregáveis, planejar e executar uma estratégia de canal, entre outros.

Baixe o guia: Manual do profissional de marketing (em inglês)

5. Modelo de gestão de agência: acerte em cheio na sua próxima colaboração

Modelos de planejamento de projeto - Colaboração de agênciasUsar este modelo

Para a maioria dos projetos, é provável que você reúna uma equipe de colaboradores internos. Entretanto, em alguns casos, é necessário recorrer a uma agência de marketing ou criação para executar um projeto. Seja uma campanha publicitária, renovação de marca ou iniciativa de pesquisa, uma parceria de sucesso começa com um planejamento claro e uma coordenação contínua e rigorosa, que pode se tornar um desafio num piscar de olhos se a colaboração estiver sendo feita principalmente por e-mail ou por audioconferências semanais.

Felizmente, temos o modelo ideal para gerir o seu próximo projeto com uma agência externa. Use-o para elaborar o seu brief criativo e acompanhar num só lugar os entregáveis, os trabalhos em andamento, os níveis de prioridade e os orçamentos, e assim poder se concentrar em produzir um ótimo trabalho em equipe.

6. Modelo de pesquisa de usuários: organize os projetos relacionados à Pesquisa da Experiência do Usuário

Modelos de planejamento de projeto - Modelo de pesquisa de usuáriosUsar este modelo

A pesquisa de usuários é uma parte fundamental do ciclo de desenvolvimento do produto. É nessa fase que os gerentes de produto e os pesquisadores da experiência do usuário tomam conhecimento sobre as necessidades e metas dos seus clientes, e descobrem insights que revelam oportunidades de produtos completamente novas.

Liderar um projeto de pesquisa não é um empreendimento pequeno. Desde a obtenção dos participantes da pesquisa e a coleta de dados até a análise desses dados e a geração de recomendações, há muito o que planejar e gerir. Com o nosso modelo de pesquisa de usuários, fica muito fácil definir as metas e perguntas da pesquisa com a sua equipe e manter as observações organizadas. Assim, os frutos do seu trabalho não acabarão esquecidos num documento ou planilha.

7. Modelo de planejamento de sprints: faça a gestão de equipes ágeis

Quadro Kanban com um sprint da equipe de Engenharia para o ScrumUsar este modelo

O planejamento de sprints ajuda as equipes de projetos e de engenharia Agile a priorizar o trabalho e a decidir quem tem condições de assumir determinados projetos. O planejamento de sprints, acompanhado das reuniões em pé diárias e das retrospectivas de sprint, faz parte da estrutura mais abrangente denominada Scrum.

Você trabalha com uma equipe ocupada e não quer usar um modelo de planejamento de sprints que seja difícil de organizar ou de navegar, mas ao mesmo tempo, precisa acessar uma variedade de dados do projeto, como as informações sobre o produto, os responsáveis pelas tarefas, o status do trabalho, o seu nível de prioridade e data de conclusão, entre outras. Com o nosso modelo de planejamento de sprints, você dispõe de uma estrutura onde todo esse trabalho pode ser organizado, disponibilizando mais tempo para que a sua equipe progrida, crie e entregue resultados com frequência e rapidez.

Leia: Asana para Agile e Scrum

8. Modelo de pauta para reunião de diretoria: faça a ata das reuniões

Modelos de planejamento de projeto - Pauta para reunião de diretoriaUsar este modelo

Embora seja crucial que o seu conselho de administração realize reuniões produtivas, o planejamento desse tipo de reunião costuma ser trabalhoso. O conselho de administração precisa de uma maneira fácil de planejar, compartilhar e armazenar as informações críticas para as próximas e futuras reuniões, uma solução que não demande tanto tempo quanto coordenar as atividades por e-mail e procurar as informações nas planilhas.

Planeje reuniões eficazes e práticas usando o nosso modelo de pauta de reunião de diretoria, uma ferramenta completa que contém todo o necessário para você compartilhar a pauta da reunião com antecedência, registrar durante o encontro as coisas a serem feitas e toda a documentação importante, como as minutas de reuniões anteriores ou documentos de referência.

9. Modelo de pedido de trabalho: simplifique o processo de entrada de pedidos

Modelo de planejamento de projeto - Modelo de pedidos de trabalhoUsar este modelo

É fácil perder rapidamente o controle sobre os pedidos de trabalho quando estes chegam por métodos diferentes e em formatos variados. Para se assegurar que nenhum pedido passe despercebido, é preciso monitorá-los e geri-los desde um ponto central. E para simplificar o fluxo de trabalho da sua equipe, você também precisará de um processo de recebimento que garanta que sejam fornecidas com cada pedido todas as informações necessárias.

Em resumo, é preciso um modelo de pedidos de trabalho. Seja para receber briefs criativos, pedidos de trabalho ou solicitações de TI, é fundamental utilizar um único ponto central de informações para todos esses recebimentos. Em seguida, complemente o nosso modelo de pedidos de trabalho com os Formulários para se certificar de que todos os detalhes críticos sejam enviados junto com o pedido ou solicitação.

Leia: Como passar com rapidez do pedido à entrega

10. Modelo de planejamento de vendas: defina metas sólidas

Entregáveis para um projeto de planejamento de vendasUsar este modelo

O seu planejamento de vendas não deve ser um documento criado no início de um ciclo de vendas que acaba depois por ser deixado de lado. Para que as suas equipes de vendas construam e consolidem uma base forte, elas precisam ter acesso a um planejamento de vendas estruturado e finalizado.

Com um modelo de planejamento de vendas eficaz, você tem em mãos uma maneira fácil e centralizada de registrar os objetivos das suas equipes de vendas, além do público-alvo, as metas de receita, as estratégias e os obstáculos que podem aparecer pelo caminho. Experimente usar o nosso modelo de planejamento de vendas para obter a estrutura necessária ao preparo de cada etapa do seu planejamento de vendas.

11. Lista de novas contratações: padronize as integrações

Modelo de planejamento de projeto - Modelo de integraçãoUsar este modelo

Gerentes precisam dedicar tanto tempo e esforços em busca do melhor candidato para uma vaga, que a preparação para a integração desse candidato pode, às vezes, acabar por ser apressada. Contudo, para que cada novo funcionário contratado passe pela melhor experiência de integração possível, é recomendável padronizar esse processo, de forma a que cada gerente de contratação tenha tudo o que precisa para obter bons resultados.

A lista de novas contratações corresponde a um processo padronizado a ser seguido por todos os gerentes. Essa lista deve descrever as ações básicas que eles deverão realizar, incluindo e-mails de boas-vindas, apresentações individuais com as equipes e os requisitos de configuração do departamento de TI, entre outras coisas. Embora cada departamento possa ter pequenas variações em suas tradições e exigências de treinamentos, a padronização da experiência de integração como um todo por meio do nosso modelo de lista de novas contratações deixará cada gerente e cada novo funcionário preparados para ter êxito.

Leia: Como usar a Asana para a integração de novas contratações

Modelos de projeto personalizados

Podem existir situações em que a sua equipe tenha fluxos de trabalho específicos que seja importante registrar em um modelo. Nesse caso, é recomendável que os antigos projetos concluídos sejam transformados em modelos, mantendo-se, ainda assim, alguns dos detalhes, como tarefas, marcos principais e fases do projeto. Depois que já houver um planejamento de projetos robusto, a próxima etapa será transformá-lo num modelo que possa ser usado no futuro.

Com uma ferramenta de gestão de trabalho como a Asana, você pode transformar qualquer projeto concluído em um modelo. Então, você só precisará escolher as datas de início e de conclusão do novo projeto, e já poderá começar a trabalhar em um planejamento de projeto sólido e personalizado.

Melhores modelos = melhores planejamentos para o seu projeto

Começar um novo projeto pode ser uma tarefa estressante, especialmente se você for o responsável por planejar e gerir esse projeto.

Não importa o tipo de projeto com o qual você esteja lidando — lançamentos de produtos, campanhas de marketing, etc. — os modelos lhe oferecem um ponto de partida para que não seja necessário criar um planejamento a partir do zero. Além disso, ao usar uma ferramenta de gestão de projetos como a Asana, é muito provável que o seu projeto também fique sempre em dia.

Tudo pronto para planejar o seu próximo projeto? Experimente um modelo de projeto da Asana.

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