Há alguns anos, o professor Dr. Martin Viessmann e seu filho Max (agora codiretor), aperceberam-se da importância de inserir a Viessmann, empresa que atua no setor de sistemas de aquecimento e refrigeração, na era dos eletrodomésticos inteligentes e da Internet das Coisas. Além de introduzir inovações nos produtos, Martin Viessmann também queria aprimorar a forma como a empresa operava internamente, conduzindo as equipes comerciais e operacionais rumo ao que ele chama de “a era da colaboração eficaz”.
Faz sentido que a família Viessmann acredite na adoção da tecnologia. A Viessmann é uma empresa centenária e, para Martin e Max, era necessário modernizar constantemente os seus produtos e o espaço de trabalho para manter a prosperidade da organização década após década.
É aqui que Alexander Pöllmann, gerente de Smart Office e de colaboração da Viessmann, entra na história. Ele recebeu a tarefa de planejar e implementar o “espaço de trabalho do futuro” e adotar “a era da colaboração eficaz” na Viessmann, o que permitiria à empresa centenária evoluir para o mundo dos eletrodomésticos inovadores e ultramodernos.
Antes de começar a introduzir novas tecnologias, Alex empregou algum tempo para entender melhor as necessidades da organização.
O que descobriu? Que os funcionários precisavam de uma ferramenta para se conectar, colaborar e juntos fazer mais coisas com facilidade em uma empresa cada vez mais descentralizada. Devido ao crescimento da Viessmann ao longo das décadas, muitas pessoas trabalhavam em países e fusos horários diferentes, o que dificultava a colaboração — especialmente porque não havia um único ponto de referência ao qual recorrer para gerenciar o trabalho entre as equipes
O objetivo de Alex era assegurar uma transformação digital sem imprevistos em toda a organização da forma como os funcionários da Viessmann trabalham em conjunto — uma transformação que envolveria mais do que uma única equipe ou projeto. Uma parte fundamental dessa transformação consistia em implementar uma plataforma de gestão do trabalho.
Faça o download do eBook: Em que consiste a gestão do trabalho e por que ela é essencial para a sua equipeMas então, o que é gestão do trabalho? Embora as pessoas costumem associar gestão do trabalho à gestão de projetos, esses processos não são equivalentes. É evidente que eles se relacionam, mas apresentam, contudo, características distintas.
Antes de nos aprofundarmos nas diferenças entre eles, vamos, primeiro, definir o que é a gestão do trabalho, segundo a Asana:
Em outras palavras, a gestão do trabalho é um amplo sistema e uma forma de realizar o trabalho, que inclui projetos, planejamento e processos. Portanto, o planejamento e a gestão de projetos são partes da gestão do trabalho, e não o todo. Em resumo, a gestão de projetos se concentra numa árvore, enquanto a gestão do trabalho abrange toda a floresta.
Leia: Gestão do trabalho vs. gestão de projetos: em que diferem?O conceito de gestão do trabalho está cada vez mais popular e fazendo sentido para muitas pessoas, pelo menos na teoria. Mas na prática, quais são as características da gestão do trabalho e de que maneira ela torna a coordenação de projetos da sua equipe menos estressante e mais clara?
Conforme destacado pelos exemplos da Viessmann, a plataforma de gestão do trabalho proporciona às equipes uma maneira de coordenar, com facilidade, seja no escritório ou em uma equipe remota ou distribuída. Olhemos para isso em mais detalhes.
A gestão do trabalho organiza as camadas de contexto dentro da colaboração: o que, como e onde você e sua equipe realizam o trabalho. Como você já deve ter percebido, considerando-se as ferramentas que muitas pessoas usam no trabalho, a união de contexto e colaboração não acontece de forma natural, especialmente em um ambiente à distância. É preciso analisar profundamente o seu conjunto tecnológico e a maneira como ele pode ajudar a transpor essa barreira de forma integrada. As seguintes três camadas do conjunto tecnológico ajudam a unir contexto e coordenação mais naturalmente:
Comunicação: provavelmente, você já tem diversas ferramentas de comunicação ao seu dispor, como Zoom, Slack e e-mail. Agora, a sua equipe precisará encontrar o equilíbrio ideal entre essas ferramentas e decidir qual delas deverá ser usada para qual tipo de comunicação.
Conteúdo: os repositórios de conteúdo são o local onde informações e documentos são armazenados. Plataformas como Dropbox, Google Drive ou OneDrive são os locais seguros utilizados para salvar e compartilhar trabalhos.
Coordenação: por mais importantes que sejam suas ferramentas de comunicação e repositórios de conteúdo, fica difícil colaborar e coordenar com eficiência, enquanto equipe, sem uma plataforma de gestão do trabalho, como a Asana. Esta última camada proporciona clareza sobre quem está fazendo o quê, e quando, além de oferecer contexto para o trabalho que sua equipe realiza, servindo como uma fonte única de referência e informação.
Adicionar essa camada de coordenação e fonte única de referência e informação ao seu conjunto tecnológico por meio de uma plataforma de gestão do trabalho é vital para as equipes de sucesso, na medida em que oferece um sistema dinâmico no qual todos possam ver, discutir e trabalhar num só lugar as prioridades da equipe.
Depois que a sua equipe ou organização estiver utilizando uma solução de gestão do trabalho, você também poderá começar a facilitar os processos, economizando o tempo e a energia da sua equipe.
Leia: A nossa atual forma de trabalhar não está dando certo: eis como sermos mais produtivosUma grande parte do trabalho que fazemos envolve a realização de processos repetidos, que, talvez, nem percebamos. Depois que você tiver uma ideia clara do que sua equipe precisa realizar e de quem está desempenhando qual tarefa, dentro de qual prazo, uma excelente maneira de economizar tempo e pôr os seus planos em prática de maneira eficaz é saber o que pode ser dispensado. Ao identificar processos repetidos que possam ser automatizados ou transformados em modelo, sua equipe poderá caminhar de maneira mais eficiente e efetiva rumo ao cumprimento das metas.
“Sou um grande defensor de usar uma única fonte de informação e referência”, diz Jerod Hillard, Embaixador Asana. “Para a minha equipe, a ferramenta ideal é a Asana. Por meio dela, conseguimos fornecer todo o contexto necessário e vincular documentos adicionais hospedados nas nossas plataformas de armazenamento em nuvem, aplicações financeiras ou outras áreas da Asana.”
Essa clareza proporciona segurança a você e à sua equipe, permitindo que todos continuem progredindo em direção às metas compartilhadas, estejam vocês trabalhando no escritório ou à distância — exatamente o que a Viessmann precisava.
As pessoas e as equipes precisam entender a forma como os seus trabalhos contribuem para as prioridades da empresa como um todo, para que se sintam capacitadas, engajadas e conectadas ao trabalho mais significativo. A gestão do trabalho oferece essa clareza às equipes, proporcionando-lhes a confiança para levar adiante o trabalho mais importante, sem indecisões ou atropelos inesperados.
Quer saber mais? Faça download do índice Anatomia do trabalho para saber como 10.000 trabalhadores globais estão distribuindo o tempo no trabalho.