Gerenciamento de trabalho vs. gerenciamento de projetos: em que diferem?

À primeira vista, os termos “gerenciamento de trabalho” e “gerenciamento de projeto” não parecem ser tão diferentes assim. Contudo, embora tanto o gerenciamento de trabalho quanto o de projetos se encaixem na categoria de ferramentas de colaboração, este artigo ajudará a compreender as diferenças entre eles para que você possa escolher a ferramenta ideal para a sua equipe.

Como todas as ferramentas de colaboração, o gerenciamento de trabalho e o gerenciamento de projetos ajudam as equipes a trabalhar juntas. Seja com aplicativos de mensagens, gerenciamento de e-mails ou videoconferência, as equipes vêm usando softwares de colaboração para permanecer conectadas, especialmente neste momento de mais trabalho remoto e distribuído.

[Leia: Três maneiras de colaborar com uma equipe distribuída]

De acordo com a pesquisa Anatomia do trabalho: equipes remotas, mais equipes estão usando ferramentas de colaboração do que nunca. De fato, durante a transição para o trabalho remoto e distribuído, em virtude da COVID-19, 62% das equipes aumentaram o seu uso de ferramentas de colaboração, sendo que um de cada cinco funcionários (19%) está usando um software de colaboração pela primeira vez.

Embora as ferramentas de colaboração ajudem sua equipe a trabalhar em conjunto, a comunicação é apenas um dos elementos dessa colaboração. As ferramentas de gerenciamento de trabalho e de projetos potencializam as ferramentas de colaboração comunicativa e lhe ajudam a planejar projetos, coordenar trabalhos e alcançar as suas metas.

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é uma forma de administrar projetos de todos os tamanhos. Por meio da definição clara de quais são os entregáveis e principais marcos dentro de um cronograma estabelecido, um software de gerenciamento de projetos pode ajudar a atingir uma meta específica, seja individualmente ou em equipe.

“Responsabilização, visibilidade e transparência são as vantagens de um gerenciamento de projetos correto e do uso das ferramentas certas.”- Joël St-Pierre, diretor de gerenciamento de projetos de eventos globais dos clientes na Autodesk

Inicialmente, o software de gerenciamento de projetos foi desenvolvido para que uma única pessoa, o gerente de projetos, o executasse para coordenar, atribuir e entregar projetos e tarefas. Atualmente, um software de gerenciamento de projetos pode ser facilmente usado por qualquer equipe. Desde gerentes de marketing na Sony Music até executivos na Whale and Dolphin Conservation, qualquer pessoa pode começar a usar e se organizar com um software moderno de gerenciamento de projetos. Usando um plano de gerenciamento de projetos, você consegue:

[Leia: 11 modelos de projetos para começar o seu trabalho do jeito certo]

O gerenciamento de projetos, contudo, faz parte de um sistema maior de planejamento: o gerenciamento de trabalho. Então, se você estiver em dúvida sobre quando deverá usar o gerenciamento de projetos ou quando será melhor usar o gerenciamento de trabalho, pense da seguinte maneira: as ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam na coordenação de projetos individuais, ao passo que o gerenciamento de trabalho estabelece um sistema e um processo para a totalidade do trabalho, envolvendo desde as tarefas cotidianas até os objetivos da empresa.

O que é gerenciamento do trabalho?

O gerenciamento do trabalho ajuda as equipes a organizar os seus fluxos de trabalho, seja um projeto, um processo contínuo ou tarefas rotineiras. Ao aumentar a clareza e a visibilidade para os membros da equipe de todos os níveis, o gerenciamento do trabalho ajuda as equipes a atingir as metas mais rapidamente. Com uma ferramenta de gerenciamento do trabalho, é possível coordenar pessoas e trabalhos em toda a organização, certificando-se de que todos tenham as informações de que precisam para realizar o seu trabalho mais relevante.

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Além de ajudar no gerenciamento de projetos individuais, o software de gerenciamento de trabalho auxilia as equipes a gerenciar processos que não tenham data de início ou de conclusão, e, com esse tipo de ferramenta, sua equipe consegue ter uma visualização panorâmica de como todas essas iniciativas se inter-relacionam.

Com uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, sua equipe consegue:

“É muito útil ter uma visibilidade de alto nível dos marcos em todos os projetos para podermos correlacionar as atividades.”— Joe Moran, diretor de operações de conteúdo da The Michael J. Fox Foundation

Por que a sua equipe precisa de uma plataforma de gerenciamento do trabalho, não de uma ferramenta de gerenciamento de projetos

As ferramentas de gerenciamento de projetos podem ser extremamente úteis se você estiver criando um projeto isolado, pois elas ajudam a focar no trabalho e a alcançar as suas metas. Mas, para compor uma equipe eficiente em qualquer empresa, você não precisa realizar apenas tarefas individuais.

Com uma plataforma de gerenciamento de trabalho, você consegue não somente realizar um projeto individual, mas, também, garantir que nenhum trabalho se perca ao criar processos replicáveis e sistemas confiáveis que sua equipe possa usar, não apenas para um único projeto, mas para todos eles.

Para além disso, as ferramentas de gerenciamento de trabalho também conectam uma tarefa individual às metas da sua organização. De acordo com o Índice Anatomia do trabalho, funcionários que têm mais transparência sobre a forma como os próprios trabalhos afetam as metas da organização são duas vezes mais motivados do que os demais.

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Tudo pronto para gerenciar o seu trabalho?

Plataformas de gerenciamento de trabalho, como a Asana, lhe ajudam a obter visibilidade sobre o seu trabalho, de modo que você e sua equipe sempre saibam quem está fazendo o quê, e quais são os prazos.

Nós precisamos mais do que somente de transparência no dia a dia: para promover a coesão e o sucesso da equipe, é necessário ter uma compreensão mais ampla sobre a forma como a nossa equipe contribui para a missão geral da empresa. Dessa maneira, seremos capazes de colaborar e realizar um excelente trabalho em qualquer lugar, não importa se a equipe está trabalhando temporariamente de maneira remota ou distribuída, ou se já está de volta ao escritório.

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Conversa franca: Como fazer o trabalho remoto dar certo