Gestão do trabalho vs. gestão de projetos: em que diferem?

Retrato da contribuidora Julia MartinsJulia Martins20 de julho de 20223 minutos de leitura
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À primeira vista, os termos “gestão do trabalho” e “gestão de projetos” não parecem ser tão diferentes assim. Tanto a gestão do trabalho quanto a de projetos encaixem-se na categoria de ferramentas de colaboração, e com este artigo você conhecerá as diferenças entre elas para escolher a ferramenta ideal para a sua equipe.

Como todas as ferramentas de colaboração, a gestão de trabalho e a gestão de projetos ajudam as equipes a trabalhar de maneira unida. Seja com aplicativos de mensagens, gestão de e-mails ou videoconferência, as equipes vêm usando softwares de colaboração para permanecer conectadas, especialmente nesta época de mais trabalho remoto e distribuído.

Leia: Três formas de colaborar com uma equipe espalhada

De acordo com a pesquisa Anatomia do trabalho: equipes remotas, mais equipes estão usando ferramentas de colaboração do que nunca. De fato, durante a transição para o trabalho remoto e distribuído, em virtude da COVID-19, 62% das equipes aumentaram o uso de ferramentas de colaboração, sendo que um de cada cinco funcionários (19%) está usando um software de colaboração pela primeira vez.

Embora as ferramentas de colaboração ajudem as equipes a trabalhar unidas, a comunicação é apenas um dos elementos dessa colaboração. As ferramentas de gestão de trabalho e de projetos potencializam as ferramentas de colaboração comunicativa e contribuem para planejar projetos, coordenar trabalhos e alcançar metas.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é uma forma de administrar projetos de todos os tamanhos. Por meio da definição clara de quais são os entregáveis e principais marcos dentro de um cronograma estabelecido, um software de gestão de projetos pode ajudar a atingir uma meta específica, seja individualmente ou em equipe.

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Responsabilização, visibilidade e clareza são benefícios decorrentes de uma gestão de projetos adequada e da utilização das ferramentas certas. ”
Joël St-Pierre, diretor de gestão de projetos de eventos globais dos clientes na Autodesk

Inicialmente, o software de gestão de projetos foi desenvolvido para que uma única pessoa, o gestor de projetos, o executasse para coordenar, atribuir e entregar projetos e tarefas. Atualmente, um software de gestão de projetos pode ser facilmente usado por qualquer equipe. Desde gerentes de marketing na Sony Music até executivos na Whale and Dolphin Conservation, qualquer pessoa pode pôr em uso e se organizar com um software moderno de gestão de projetos. Um plano de gestão de projetos permite:

A gestão de projetos, contudo, faz parte de um sistema maior de planejamento: a gestão de trabalho. Então, se você estiver em dúvida sobre quando deverá usar a gestão de projetos ou quando será melhor usar a gestão de trabalho, pense da seguinte maneira: as ferramentas de gestão de projetos ajudam na coordenação de projetos individuais, ao passo que a gestão de trabalho estabelece um sistema e um processo para a totalidade do trabalho, envolvendo desde as tarefas cotidianas até os objetivos da empresa.

Leia: Gestão de projeto de TI: guia para os gestores e suas equipesLeia: 11 modelos de projetos para dar início ao trabalho do jeito certo

O que é gestão do trabalho?

A gestão do trabalho ajuda as equipes a organizar seus fluxos de trabalho, seja um projeto, um processo em andamento ou as tarefas rotineiras. Ao acrescentar transparência e visibilidade aos membros da equipe em todos os níveis, a gestão do trabalho ajuda as equipes a atingir seus objetivos mais rapidamente. Com uma ferramenta de gestão do trabalho, você pode coordenar pessoas e trabalhos em toda a organização, além de garantir que todos tenham acesso às informações de que precisam para realizar os trabalhos mais importantes.

Além de ajudar na gestão de projetos individuais, o software de gestão de trabalho auxilia as equipes a conduzir processos que não tenham data de início ou de conclusão, e, com esse tipo de ferramenta, a sua equipe consegue ter uma visualização panorâmica de como todas essas iniciativas se inter-relacionam.

Com uma ferramenta de gestão do trabalho, a sua equipe consegue:

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É super útil ter uma visualização abrangente dos marcos por todos os projetos para podermos ligar os pontos.”
Joe Moran, Diretor de operações de conteúdo da The Michael J. Fox Foundation

Por que a sua equipe precisa de uma plataforma de gestão do trabalho, e não de uma ferramenta de gestão de projetos

As ferramentas de gestão de projetos podem ser extremamente úteis ao criar um projeto específico, pois elas ajudam a focar no trabalho e a alcançar as suas metas. Mas, para compor uma equipe eficiente em qualquer empresa, você não precisa apenas de tarefas individuais.

Com uma plataforma de gestão de trabalho, você consegue não somente realizar um projeto individual, mas também garantir que nenhum trabalho se perca ao criar processos replicáveis e sistemas confiáveis que a sua equipe possa usar, não apenas para um único projeto, mas para todos eles.

Para além disso, as ferramentas de gestão do trabalho também conectam uma tarefa individual às metas da sua organização. De acordo com o Índice Anatomia do trabalho, funcionários que têm mais transparência sobre a forma como os próprios trabalhos afetam as metas da organização são duas vezes mais motivados do que os demais.

Tudo pronto para começar a fazer a gestão do trabalho?

Plataformas de gestão de trabalho, como a Asana, lhe ajudam a obter visibilidade sobre o seu trabalho, de modo que você e sua equipe sempre saibam quem está fazendo o quê, e quais são os prazos.

Mas nós precisamos mais do que transparência no dia a dia: para promover a coesão e o êxito da equipe, é necessário ter uma compreensão mais ampla sobre a forma como a nossa equipe contribui para a missão geral da empresa. Dessa maneira, seremos capazes de colaborar e realizar um excelente trabalho em qualquer lugar, não importa se a equipe está trabalhando temporariamente de maneira remota ou distribuída, ou se já está de volta ao escritório.

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