Dicas de coordenação de projetos para impulsionar o melhor trabalho da sua equipe

Quando a Apollo 11 foi lançada em 1969, os astronautas Neil Armstrong e Edwin “Buzz” Aldrin se tornaram os primeiros humanos a caminhar na lua. Mas essa conquista épica foi mais do que apenas um pequeno passo para a humanidade: foi o ponto culminante de quase oito anos de trabalho diário de centenas de cientistas, engenheiros e gerentes de projeto da NASA. E, com todas as peças móveis necessárias para lançar uma missão espacial, pode-se apostar que havia alguém nos bastidores coordenando tudo. 

A coordenação de projetos não é tão glamourosa quanto as viagens espaciais, mas é absolutamente essencial para levar uma iniciativa até a linha de chegada. Com uma coordenação eficaz, é possível cumprir os prazos, agilizar os fluxos de trabalho e acelerar o projeto até a linha de chegada.

O que é a coordenação de projetos? 

A coordenação de projetos é o trabalho diário que um gestor de projetos realiza para manter uma iniciativa em dia. Isso inclui organizar e comunicar os detalhes do projeto e das atribuições às partes interessadas, monitorar o progresso do trabalho, acompanhar o orçamento do projeto, documentar os principais fluxos de trabalho do projeto e remover os obstáculos para a equipe do projeto. 

Coordenação de projetos vs. gestão de projetos 

Se você nunca desempenhou uma função de coordenação de projetos, esses dois termos podem parecer semelhantes, mas na verdade são um pouco diferentes. A coordenação de projetos se concentra nas tarefas diárias necessárias para manter um projeto funcionando sem problemas, enquanto a gestão de projetos envolve um planejamento de alto nível, como determinar os objetivos e os entregáveis do projeto.

Os gestores de projetos geralmente são responsáveis tanto pela gestão quanto pela coordenação de projetos. No entanto, algumas equipes podem incluir uma função separada de coordenador de projeto para lidar com tarefas administrativas essenciais do dia a dia. Por exemplo, se um gestor de projetos criar um plano de projeto completo, um coordenador de projetos ajudaria a executar esse plano no dia a dia. 

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Por que a coordenação de projetos é importante

Um plano de projeto só é bom se for bem executado. Independentemente do cuidado com que uma iniciativa é concebida, é o trabalho de coordenação diária que mantém o projeto em andamento e em dia. Nesse sentido, uma coordenação eficaz do projeto pode ajudar a:  

• Simplificar a comunicação com as partes interessadas e os membros da equipe.

• Desbloquear rapidamente os membros da equipe do projeto e manter o trabalho em andamento

• Monitorar o cronograma do projeto e garantir que o trabalho seja concluído dentro do prazo

• Monitorar o orçamento do projeto e gerir os custos

• Garantir que as informações do projeto sejam facilmente acessíveis. 

6 habilidades essenciais de coordenação de projetos, além de dicas para dominá-las

A maior parte da coordenação diária de projetos consiste em seis habilidades principais. Quando dominadas, essas habilidades podem ajudar a conduzir os projetos sem problemas, desde o planejamento até a execução e a entrega. 

1. Mantenha o trabalho dentro do cronograma

Os atrasos no cronograma são uma das razões mais comuns para o fracasso do projeto. De fato, de acordo com o índice Anatomia do trabalho de 2021, os trabalhadores do conhecimento perdem 26 % dos prazos a cada semana. Assim, a capacidade de manter o trabalho dentro do cronograma é um componente essencial para uma coordenação de projetos bem-sucedida. 

Como fazer isso:

Crie um cronograma do projeto com prazos claros para cada entregável e subentregável (as etapas menores necessárias para concluir uma tarefa). Para isso, trabalhe de trás para frente a partir do prazo final ao atribuir as datas de conclusão, para ter certeza de que cada componente terá tempo suficiente. Ao marcar cada entregável e subentregável como concluído, será fácil ver como o trabalho está progredindo ao longo do tempo, além de ser muito menos provável que você perca uma etapa.  

2. Organize e monitore os entregáveis

Os projetos geralmente contêm muitas partes móveis. Cada tarefa individual tem a sua própria data de conclusão, proprietário e prioridade, e, à medida que um projeto progride, as tarefas passam por diferentes estágios de finalização. Encontrar uma maneira de organizar e monitorar essas peças em movimento é uma parte essencial da coordenação do projeto. 

Como fazer isso:

Use ferramentas visuais para acompanhar os  entregáveis do projeto. Por exemplo, você pode usar um quadro Kanban para mostrar o trabalho passando por diferentes estágios, um diagrama de Gantt para ver um cronograma horizontal ou um calendário de projeto para visualizar o trabalho de um mês inteiro em uma visualização central. Em vez de tentar manter atualizados os rastreadores de projetos estáticos ou as planilhas, recomendamos usar uma ferramenta de gestão de projetos para visualizar e gerir os entregáveis. Isso permite que você e a sua equipe acessem, trabalhem e atualizem facilmente as tarefas do projeto em tempo real. 

3. Monitore os custos do projeto

Dinheiro não compra felicidade, mas certamente ajuda a levar os projetos até a linha de chegada. Na verdade, o orçamento de um projeto costuma ser o fator limitante que determina se o trabalho pode ser concluído. Isso significa que monitorar e gerir os custos do projeto é uma das tarefas mais importantes na lista de pendências de um coordenador de projetos. 

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Como fazer isso:

Crie um orçamento de projeto detalhado. Um plano de orçamento claro é a melhor maneira de planejar, monitorar e controlar os custos ao longo do projeto. Assim como o cronograma do projeto, os orçamentos geralmente dividem cada entregável em subentregáveis para que você possa estimar efetivamente os recursos necessários e o custo de cada um. O orçamento deve incluir os custos de cada recurso e entregável, um cronograma de quando se espera gastar os fundos, a pessoa responsável por cada tarefa e um local para acompanhar os custos orçados em relação aos reais. 

4. Comunique as atualizações às partes interessadas

É importante informar à equipe como o projeto está progredindo e mantê-la a par de quaisquer mudanças inesperadas. Assim, informar regularmente sobre o status do projeto é um componente essencial para uma coordenação bem-sucedida. É a melhor maneira de garantir que as partes interessadas estejam em sintonia, identificar riscos proativamente e manter o trabalho dentro do prazo e do orçamento. 

Como fazer isso:

Domine a arte dos relatórios de status do projeto. Um relatório de status do projeto fornece às partes interessadas informações rápidas sobre o progresso do seu projeto. Eles normalmente indicam a saúde do projeto (em dia, em risco, atrasado), incluem uma visão geral de cada área do projeto e resumem os principais destaques, obstáculos ou riscos inesperados. Dependendo da duração do projeto, você pode distribuir um relatório de status do projeto a cada semana (para projetos mais curtos) ou a cada mês (para projetos mais longos).

Em vez de começar cada relatório de status do projeto do zero, crie um modelo reutilizável. Dessa forma, você evita a organização para o trabalho e garante que as informações importantes sejam sempre incluídas. Um software de gestão de projetos pode facilitar ainda mais esse processo. Ao monitorar os entregáveis em uma ferramenta centralizada, você pode criar um relatório onde o seu trabalho está, em vez de pesquisar manualmente os dados do projeto em várias ferramentas. Com a ferramenta de gestão de projetos certa, uma tarefa que pode levar horas é reduzida a apenas alguns cliques. 

5. Documente as informações do projeto

Todos já passamos por isso: você começou um novo projeto que parece estranhamente familiar e percebe que fez algo semelhante um ano antes. Mas, quando você tenta identificar o que fez e como foi o projeto antigo, a sua memória falha. 

É por isso que documentar as informações do projeto é uma parte fundamental da coordenação do projeto. É muito mais fácil (e rápido) registrar processos e anotações enquanto você está no meio do trabalho, em vez de tentar se lembrar de detalhes críticos mais tarde. 

Como fazer isso:

Crie a documentação do processo: um documento interno que descreve as tarefas e etapas necessárias para lançar um novo projeto ou processo. Por exemplo, você pode criar uma documentação de processos que detalhe todas as etapas necessárias para integrar novos funcionários, os requisitos para testar uma nova funcionalidade da Web ou o fluxo de trabalho para atualizar e publicar artigos de blog. Lembre-se de que a documentação do processo deve ser um registro dinâmico que você atualiza conforme necessário, portanto, certifique-se de que seja facilmente editável e acessível à sua equipe. 

6. Planeje e agende reuniões

A coordenação de projetos geralmente envolve planejar e organizar reuniões com a equipe e as partes interessadas externas. Mas, para fazer o melhor uso do tempo de todos, é importante garantir que cada reunião tenha um propósito estratégico e um plano concreto. Quanto mais eficientes forem as reuniões, mais tempo e capacidade intelectual a equipe terá para enfrentar os objetivos do projeto. 

Como fazer isso:

Realize reuniões com propósito. Em vez de agendar reuniões automaticamente, considere se você precisa delas. Por exemplo, você poderia enviar um relatório de status ou uma atualização assíncrona? 

Se você decidir que uma reunião é necessária, certifique-se de que ela seja eficiente e valiosa para todos os envolvidos. Para isso, crie uma pauta e identifique com antecedência os itens que devem ser lidos previamente, faça anotações durante a reunião e distribua-as após o término, e determine claramente as ações a tomar. 

Quatro qualidades de um coordenador de projetos bem-sucedido

Se você está procurando melhorar as suas habilidades de coordenação ou contratar um coordenador de projetos para a sua equipe, aqui estão quatro qualidades essenciais a serem observadas. 

• Capacidade de comunicação. A coordenação do trabalho exige que você converse com as partes interessadas e os membros da equipe no dia a dia. Isso inclui atribuir tarefas, fornecer atualizações do projeto, coordenar reuniões e ser o ponto de contato para aprovações e solicitações de recursos.  

• Gestão do tempo. Uma boa gestão do tempo é fundamental, especialmente quando você está lidando com todas as partes de um projeto inteiro. Isso se aplica tanto à gestão do tempo pessoal quanto à capacidade de gerir o cronograma de um projeto e garantir que os entregáveis sejam concluídos dentro do prazo. 

• Resolução de problemas. Quando surgem inevitavelmente acontecimentos inesperados, é importante levar os problemas a sério e resolvê-los de forma estratégica. Assim, habilidades eficazes de resolução de problemas geralmente são úteis para um coordenador de projeto. 

• Atenção aos detalhes. Os detalhes são importantes para um coordenador de projetos, especialmente quando se definem datas de conclusão para tarefas, agendam reuniões e criam documentações de processos detalhadas. Quando você acerta nos detalhes, a equipe pode ficar tranquila sabendo que não precisa verificar novamente o seu trabalho. 

Coordenação é a chave

A coordenação é fundamental para o sucesso de qualquer projeto, ao longo do seu ciclo de vida. A gestão de projetos de alto nível e um plano de projeto, objetivos, marcos e escopo do projeto cuidadosamente elaborados só podem levar você até certo ponto: é a coordenação diária que ajuda a usar essas metodologias de planejamento e a levar a sua iniciativa do planejamento à finalização. 

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