Como elaborar um relatório eficiente sobre o status do projeto

Relatórios de status do projeto
  • Neste artigo, você verá:
    • O que é um relatório de status do projeto e qual a sua importância
    • Como elaborar um relatório excelente
    • Como personalizar um modelo de relatório—com exemplos
    • Boas práticas para fazer relatórios de projetos
    • O que incluir no resumo de conclusão de um projeto

Quando abre o seu e-mail pela manhã, você encontra três solicitações diferentes referentes a atualizações de status em um de seus projetos: seu gerente quer saber quando o orçamento será concluído, um dos membros da sua equipe pergunta quanto tempo deve reservar para o projeto, e a diretora de marketing quer saber como o atraso recente do projeto afetará as metas do primeiro trimestre.

Receber solicitações de status frequentes vindas de todas as partes pode ser muito desgastante, mas existe uma maneira melhor de informar os participantes sobre as atualizações do projeto: os relatórios de status do projeto.

O que é um relatório de status do projeto e qual a sua importância?

Relatórios de status do projeto são atualizações programadas sobre o progresso de seus projetos (discutiremos mais adiante com que frequência você deve fazê-los). Eles procuram responder às perguntas de todos, antes mesmo de serem formuladas. Quando escritos de forma concisa, fornecem informações abrangentes sobre um projeto, em vez de abordar os seus detalhes.

Fazer relatórios regulares de status do projeto é fundamental para ajudar a manter todos os participantes informados e alinhados sobre o progresso do projeto. Você receberá muito menos perguntas sobre o status do projeto, pois já terá se antecipado à maioria delas. Os relatórios mostram que o projeto está em dia, fazendo com que você (e todos os demais) se sintam confiantes.

E se o projeto não estiver em dia, seu relatório de status mostrará o atraso e informará a todos sobre o que está sendo feito para resolver qualquer imprevisto, apresentando a abordagem proativa utilizada para colocar tudo de volta em seu devido lugar. (Um cronograma de projetos é outro recurso excelente para gerenciar seus projetos.)

Como elaborar um relatório excelente sobre o status do projeto

Então, como elaborar os relatórios de status dos projetos? Crie uma estrutura clara para a sua atualização e seja consistente ao usá-la em relatórios futuros. Além disso, certifique-se de que corresponda ao brief do seu projeto para manter o relatório alinhado ao tópico.

Siga este guia para saber o que deve ser incluído nos relatórios de status de seus projetos e veja cada etapa na prática com um exemplo de projeto de satisfação dos funcionários.

1. Dê um nome ao seu relatório

Uma ótima opção é simplesmente usar o nome do projeto para proporcionar mais clareza. Se está fazendo relatórios frequentes sobre esse projeto, convém incluir também uma data ou data e hora.

Exemplo: fevereiro de 2019 – iniciativa de satisfação dos funcionários

2. Indique se o projeto está em dia, em risco ou atrasado

Considere usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permita comunicar o status do seu projeto, esteja ele em dia ou não. Você pode fazer isso usando um sistema de codificação por cores (verde = em dia; amarelo = em risco; vermelho = atrasado).

Exemplo: o status do projeto é em dia.

3. Forneça um breve resumo do relatório

O resumo do seu relatório deve ser bem curto – cerca de 2 ou 3 frases. O objetivo aqui é fornecer os fatos mais relevantes aos leitores que talvez não tenham tempo de ler o relatório completo.

Exemplo: os resultados da nossa pesquisa estão sendo revisados. O Comitê de Engajamento está trabalhando com a equipe executiva para decidir quais serão as novas iniciativas de engajamento a implementar.

4. Escolha duas ou três áreas principais ou marcos para enfatizar

Escolha a área na qual você tenha trabalhado mais desde a sua última atualização. Por exemplo, você pode distribuir as coisas de forma cronológica – o que foi feito; em que está trabalhando; e o que vem a seguir. Outra opção é agrupar as atualizações por função – design, redação, desenvolvimento web. Os marcos do projeto – realizar pesquisa de engajamento, analisar os resultados da pesquisa, implementar feedback – consistem em outro método de distribuição.

Exemplo: realizar pesquisa de engajamento, analisar os resultados da pesquisa e implementar feedback.

5. Adicione uma visão geral de alto nível de cada área principal

Para cada área principal, adicione alguns pontos que ofereçam uma atualização sobre o progresso, realizações e trabalhos futuros.

Exemplo: resultados da pesquisa

  • 70% dos funcionários participaram da pesquisa de satisfação
  • Nosso índice geral de satisfação é de 80%
  • Os resultados estão sendo revisados pela equipe executiva antes que o comitê de engajamento se reúna novamente
6. Adicione links para outros documentos ou ferramentas

Como você não vai incluir todos os detalhes sobre o andamento do seu projeto, algumas pessoas talvez queiram saber mais. Para os que quiserem informações mais aprofundadas, forneça os links para as ferramentas ou documentos onde seja possível encontrá-las.

Exemplo: inclua um link para a pesquisa de satisfação dos funcionários

7. Dê atenção a qualquer problema ou desafio enfrentado pelo projeto

Todos os projetos enfrentam obstáculos. Manter os participantes informados quando surgirem problemas ajudará todos a se adaptar adequadamente para continuar em dia com o trabalho.

Exemplo: a equipe executiva quer analisar os resultados antes que o comitê de engajamento se reúna novamente. No entanto, isso não será possível nas próximas três semanas, o que causará um atraso no cronograma geral do nosso projeto.

8. Inclua anotações ou destaques adicionais

Você pode fazer uma lista com os próximos passos, elogios que queira fazer a alguém, ou qualquer outra coisa que deseje destacar.

Exemplo: obrigado, Sara A., por enviar inúmeros comunicados aos funcionários incentivando-os a participar da pesquisa!

Modelo para criar o relatório sobre o status do seu projeto

Caso queira colocar rapidamente tudo o que aprendeu na seção anterior em prática, elabore o próximo relatório sobre o status do seu projeto usando este modelo de fácil preenchimento:

Nome do relatório:

Dê um nome ao seu relatório. Você pode usar o nome do seu projeto e a data.

Status do projeto:

Está em dia, em risco, ou atrasado?

Resumo:

Inclua aqui uma breve descrição dos principais aspectos do seu relatório de status.

Tópico/marco 1:

  • Ponto da visão geral
  • Ponto da visão geral
  • Ponto da visão geral

Tópico/marco 2:

  • Ponto da visão geral
  • Ponto da visão geral
  • Ponto da visão geral

Tópico/marco 3:

  • Ponto da visão geral
  • Ponto da visão geral
  • Ponto da visão geral

Problemas/desafios:

Está enfrentando algum desafio? Como vai resolvê-lo?

Anotações ou destaques adicionais:

Há algo mais que a sua equipe precisa saber?

Exemplos de relatórios sobre o status do projeto

Embora um guia sobre como elaborar relatórios sobre o status dos projetos seja útil, ver um exemplo real dá uma ideia melhor de como a sua própria atualização poderá ser, e por isso trouxemos este exemplo prático.

Vale lembrar que não há apenas uma maneira de elaborar um relatório de status, ou seja, pode ser que o seu não seja exatamente assim. Dito isso, contanto que seus relatórios de gerenciamento de projetos forneçam atualizações pertinentes, você estará fazendo a coisa certa.

Nome do relatório: lançamento do e-book

Status do projeto: em dia

Resumo:

Ainda estamos na fase de conceito, mas escolheremos um tópico esta semana. As equipes de conteúdo e design estão apenas aguardando o nosso sinal verde para começar.

Conceito:

  • A equipe de planejamento se reuniu para tratar de um tópico geral
  • Chegamos a três ideias finais, e uma delas será escolhida na sexta-feira
  • A equipe de conteúdo deve receber um brief na próxima quinta-feira

Conteúdo:

  • A equipe de conteúdo está pronta e dará início à redação depois que concluirmos a nossa ideia
  • Está neste momento coletando as informações pertinentes sobre a empresa que devem ser incluídas

Design:

  • A equipe de design analisou cinco exemplos de e-books para determinar o estilo preferido
  • Será escolhido um modelo na próxima terça-feira

Anotações ou destaques adicionais:

  • A Jéssica não trabalhará na próxima semana, portanto, encaminhem qualquer dúvida relacionada ao conteúdo para a Joyce
  • Obrigado ao Henry por compilar uma lista enorme de tópicos para que possamos escolher!

Problemas/desafios:

O prazo do e-book é curto, como todos sabem. É essencial que trabalhemos em nossa ferramenta de gerenciamento de projetos para permanecermos organizados e em dia. Obrigado!

Boas práticas para relatórios de projetos

Agora você sabe o que deve ser incluído no relatório sobre o status do seu projeto, mas ainda pode ter algumas dúvidas. Ao criar relatórios sobre o status do seu projeto, estas boas práticas ajudarão a elaborar uma atualização de muita utilidade.

Com que frequência você deve enviar relatórios?

Adotar um ritmo semanal para o envio dos relatórios de status é uma forma excelente de ficar em dia com os projetos. Defina uma tarefa para que você sempre envie os relatórios sobre o status em um determinado dia da semana. Os participantes começarão a ficar à espera de suas atualizações e, consequentemente, haverá uma menor número de consultas. Além disso, ficarão gratos por estarem sempre a par dos projetos.

Se você enviar relatórios semanalmente, poderá evitar diversas reuniões referentes a um projeto (todos nós conhecemos a reputação das reuniões desnecessárias). Dispense as reuniões de atualização e tenha mais tempo para o trabalho que realmente importa.

Quem deve ser incluído?

Depende do projeto e de quem está envolvido, mas, geralmente, deve-se enviar uma atualização para todos os participantes que estejam trabalhando no seu projeto. Se você tem um bom brief do projeto, já sabe quem são seus participantes, pois essa informação já terá sido incluída no documento.

Mesmo que o relatório sobre o status dessa semana não afete um membro específico da equipe, é fundamental compartilhá-lo com todos. É importante que todos tenham uma visão geral de alto nível.

É necessário ser muito detalhista?

O relatório sobre o status de um projeto não precisa oferecer todos os mínimos detalhes. Pense no seu relatório como uma mensagem fundamental: devem ser incluídas apenas as partes mais importantes do seu projeto, aquelas que afetam a maior parte dos participantes.

Indique sempre se o projeto está em dia, em risco ou atrasado; forneça um breve resumo do que já foi concluído e do que virá em seguida; e vincule outros recursos para os que querem obter mais detalhes.

Onde o seu relatório deve ser feito ou quais ferramentas usar?

Relatório sobre o status do projeto

Usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos é a melhor opção ao elaborar e armazenar os relatórios sobre o status. Você poderá manter tudo que é relacionado ao projeto em um único lugar (cronogramas, briefs, documentos, mensagens etc.) – algo que não é possível quando você gerencia projetos em planilhas e os envia por e-mail. Seus relatórios serão facilmente compartilháveis, e os participantes poderão consultar os relatórios anteriores a qualquer momento, evitando assim uma enxurrada de e-mails na sua caixa de entrada.

A conclusão do seu projeto: resumindo o seu trabalho

Os relatórios sobre o status que abordamos neste artigo são sempre enviados durante um projeto, com o objetivo de manter todos em dia. No entanto, uma vez que o projeto é finalizado, é aconselhável enviar um relatório de resumo final. O propósito do resumo é oferecer aos participantes uma conclusão sobre o projeto, e também encerrá-lo oficialmente.

Trata-se, da mesma forma, de uma visão geral de alto nível. No entanto, em vez de incluir atualizações e status, você fornecerá um resumo do projeto como um todo. Estas são algumas perguntas que devem ser respondidas em um relatório sobre o resumo de um projeto:

  • Quais eram os objetivos deste projeto? Eles foram cumpridos?
  • O projeto foi concluído dentro do prazo e respeitando o orçamento (se aplicável)?
  • Quais êxitos devem ser destacados?
  • Quais foram os desafios enfrentados?
  • O que podemos aprender com este projeto e que pode nos ajudar futuramente?

Mantenha todos os participantes em dia com relatórios incríveis sobre o status

Se você quer superar as expectativas no seu próximo projeto, experimente usar atualizações de status semanais. Com elas, você manterá a sua produtividade, eficiência e responsabilidade, e todos os demais saberão o que está ocorrendo de forma rápida e envolvente. Use os recursos oferecidos para criar relatórios que forneçam informações suficientes sem se aprofundar demais nos detalhes. Encontre uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como a Asana, para poupar tempo e manter o maior nível de organização possível.

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