Como elaborar um relatório eficaz sobre o status do projeto

Retrato da contribuidora Jenny ThaiJenny Thai1 de julho de 20197 minutos de leitura
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Relatórios de status do projeto

Quando abre o e-mail pela manhã, você encontra três pedidos diferentes de atualização do status de um dos seus projetos: o gerente quer saber quando o orçamento será concluído, um dos membros da equipe pergunta quanto tempo deve reservar para o projeto, e a diretora de marketing indaga como o recente atraso do projeto poderá afetar as metas do primeiro trimestre.

Receber solicitações de status frequentes de todas as partes pode ser muito desgastante. Afortunadamente, existe uma maneira melhor de informar os participantes sobre as atualizações do projeto: tirando proveito dos relatórios de status do projeto.

O que é um relatório de status do projeto e qual a sua importância?

Relatórios de status do projeto são atualizações programadas sobre o progresso de seus projetos (discutiremos mais adiante com que frequência você deve fazê-los). Eles procuram responder às perguntas de todos antes mesmo de serem formuladas. Quando escritos de forma concisa, fornecem informações abrangentes sobre um projeto, em vez de abordar os seus detalhes.

Fazer relatórios regulares de status do projeto é fundamental para ajudar a manter todos os participantes informados e alinhados sobre o progresso do projeto. Você receberá muito menos perguntas sobre o status do projeto, pois já terá se antecipado à maioria. Os relatórios mostram quando o projeto está em dia, fazendo com que você (e todos os demais) se sintam confiantes.

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E, se o projeto não estiver em dia, o relatório de status mostrará o atraso e informará a todos sobre o que está sendo feito para resolver os imprevistos, apresentando a sua proatividade em colocar tudo outra vez em dia. (Um cronograma de projetos é outro recurso excelente para você gerir os seus projetos.)

Leia: Como criar um cronograma de projeto em sete passos

Como elaborar um relatório excelente sobre o status do projeto

Então, como elaborar os relatórios de status dos projetos? Crie uma estrutura clara para as atualizações e seja consistente ao usá-la em relatórios de status futuros. Além disso, certifique-se de que essa estrutura se alinhe ao brief do projeto para que o relatório se mantenha relevante.

Siga este guia para saber o que deve ser incluído nos relatórios de status de seus projetos e veja cada etapa na prática com um exemplo de projeto de satisfação dos funcionários.

1. Dê um nome ao seu relatório

Uma ótima opção é simplesmente usar o nome do projeto para proporcionar mais clareza. Se está fazendo relatórios frequentes sobre esse projeto, convém incluir também uma data ou data e hora.

Exemplo: fevereiro de 2020 — iniciativa de satisfação dos funcionários.

2. Indique se o projeto está em dia, em risco ou atrasado

Encontre uma ferramenta de gestão de projetos que permita comunicar o status do seu projeto e identificar se está ou não em dia. Você pode fazer isso usando um sistema de codificação por cores (verde = em dia; amarelo = em risco; vermelho = atrasado).

Exemplo: o status do projeto está em dia.

3. Forneça um breve resumo do relatório de status

O resumo do seu relatório de status do projeto deve ser curto — cerca de 2 ou 3 frases. O objetivo aqui é fornecer os fatos mais relevantes aos leitores que talvez não tenham tempo de ler o relatório completo.

Exemplo: os resultados da nossa pesquisa estão sendo analisados. O Comitê de engajamento está trabalhando com a equipe executiva para decidir sobre as novas iniciativas de engajamento a implementar.

4. Escolha duas ou três áreas principais ou marcos a enfatizar no relatório

Escolha a área na qual você tenha trabalhado mais desde a sua última atualização. Por exemplo, você pode distribuir as coisas de forma cronológica num calendário: o que foi feito; em que está trabalhando; e o que vem a seguir. Tudo isso pode ser repartido por períodos semanais, mensais ou quinzenais. Outra opção é agrupar as atualizações por função, como design, redação ou desenvolvimento Web. Os marcos do projeto — realizar pesquisa de engajamento, analisar os resultados da pesquisa, implementar feedback — atuam como mais um método de classificação.

Exemplo: realizar pesquisa de engajamento, analisar os resultados da pesquisa e implementar feedback.

5. Adicione uma visão geral de alto nível de cada área principal

Para cada área principal do relatório de status, adicione alguns pontos que ofereçam uma atualização sobre o progresso, realizações e trabalhos futuros.

Exemplo: resultados da pesquisa.

  • 70% dos funcionários participaram da pesquisa de satisfação.

  • Nosso índice geral de satisfação é de 80%.

  • Os resultados estão sendo revisados pela equipe executiva antes que o comitê de engajamento se reúna novamente.

6. Adicione links para outros documentos ou recursos

Como você não vai incluir todos os detalhes sobre o andamento do projeto, algumas pessoas talvez queiram saber mais. Para os que quiserem informações detalhadas, forneça links para os recursos relacionados, como o portfólio do projeto.

Exemplo: inclua um link para a pesquisa de satisfação dos funcionários.

7. Dê atenção a qualquer problema ou desafio enfrentado pelo projeto

Todos os projetos enfrentam obstáculos. Manter os participantes informados quando surgirem problemas ajudará todos a se adaptar adequadamente para continuar em dia com o trabalho.

Exemplo: a equipe executiva quer analisar os resultados antes de o comitê de engajamento se reunir novamente. No entanto, isso não será possível nas próximas três semanas, o que causará um atraso no cronograma geral do nosso projeto.

8. Inclua anotações ou destaques adicionais

Você pode fazer uma lista com os próximos passos, elogios que queira fazer a alguém, ou qualquer outra coisa que deseje destacar.

Exemplo: obrigado, Sara A., por enviar inúmeros comunicados aos funcionários incentivando-os a participar da pesquisa!

Leia: Como gerir múltiplos projetos com sucessoExperimente a geração de relatórios com a Asana gratuitamente

Modelo para criar o relatório sobre o status do seu projeto

Caso queira colocar rapidamente tudo o que aprendeu na seção anterior em prática, elabore o próximo relatório sobre o status do seu projeto usando este modelo de fácil preenchimento:

Nome do relatório:

Dê um nome ao seu relatório. Você pode usar o nome do seu projeto e a data.

Status do projeto:

Está em dia, em risco, ou atrasado?

Resumo:

Inclua aqui uma breve descrição dos principais aspectos do seu relatório de status.

Tópico/marco 1:

  • Ponto da visão geral

  • Ponto da visão geral

  • Ponto da visão geral

Tópico/marco 2:

  • Ponto da visão geral

  • Ponto da visão geral

  • Ponto da visão geral

Tópico/marco 3:

  • Ponto da visão geral

  • Ponto da visão geral

  • Ponto da visão geral

Problemas/desafios:

Surgiu algum desafio? Como se vai resolvê-lo?

Anotações ou destaques adicionais:

Há algo mais que a sua equipe precisa saber?

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Exemplos de relatório de status do projeto

Embora um guia sobre como elaborar relatórios sobre o status dos projetos seja útil, ver um exemplo real dá uma ideia melhor de como poderá ser a sua atualização. E para isso, trazemos aqui este exemplo prático.

Relatório de status do projeto

Relatório de status do projeto

Vale lembrar que não há apenas uma maneira de elaborar um relatório de status, ou seja, pode ser que a sua seja diferente. Dito isso, contanto que seus relatórios de status de projetos forneçam atualizações pertinentes, você estará fazendo a coisa certa.

Nome do relatório: lançamento do e-book

Status do projeto: em dia

Resumo:

Tivemos um ótimo progresso esta semana! Ainda estamos na fase de conceito, mas a Avery Lomax escolherá um tópico esta semana. As equipes de conteúdo e design estão apenas aguardando o nosso sinal verde para começar.

Conceito:

  • A equipe de planejamento se reuniu para tratar de um tópico geral.

  • Chegamos a três ideias finais, e uma delas será escolhida na sexta-feira.

  • A equipe de conteúdo deve receber um brief na próxima quinta-feira.

Conteúdo:

  • A equipe de conteúdo está pronta e dará início à redação depois que concluirmos a nossa ideia.

  • Está neste momento coletando as informações pertinentes sobre a empresa que devem ser incluídas.

Design:

  • A equipe de design analisou cinco exemplos de e-books para determinar o estilo preferido.

  • Será escolhido um modelo na próxima terça-feira.

Anotações ou destaques adicionais:

  • A Jéssica não trabalhará na próxima semana, portanto, encaminhem qualquer dúvida relacionada ao conteúdo para a Joyce.

  • Obrigado ao Henry por compilar uma lista enorme de tópicos para que possamos escolher!

Problemas/desafios:

O prazo do e-book é curto, como todos sabem. É essencial que trabalhemos na nossa ferramenta de gestão de projetos para permanecermos organizados e em dia. Obrigado!

Baixe o guia: Manual do profissional de marketing (em inglês)Experimente a geração de relatórios com a Asana gratuitamente

Boas práticas de geração de relatórios de status do projeto

Agora você sabe o que deve ser incluído no relatório sobre o status do seu projeto, mas ainda pode ter algumas dúvidas. Ao criar relatórios sobre o status do seu projeto, estas boas práticas ajudarão a elaborar uma atualização de muita utilidade.

Com que frequência você deve enviar relatórios?

Adotar um ritmo semanal para o envio dos relatórios de status é uma forma excelente de ficar em dia com os projetos. Defina uma tarefa para que você sempre envie os relatórios de status num determinado dia da semana, ou use uma plataforma que ofereça lembretes recorrentes. Os participantes passarão a esperar as suas atualizações e, consequentemente, haverá um número menor de consultas. Além disso, ficarão satisfeitos por estarem sempre a par do progresso.

Se você enviar relatórios semanalmente, poderá evitar diversas reuniões referentes a um projeto (todos nós conhecemos a reputação das reuniões desnecessárias). Dispense as reuniões de atualização e tenha mais tempo para o trabalho que realmente importa.

Leia: Relatórios de status sem esforço com a Asana

Quem deve ser incluído?

Depende do projeto e de quem estiver envolvido, mas, de modo geral, deve-se enviar uma atualização a todos os participantes que estejam trabalhando no seu projeto. Se você tem um bom brief do projeto, saberá quem são os participantes, pois essa informação já terá sido incluída no documento.

Mesmo que o relatório sobre o status dessa semana não afete um membro específico da equipe, é fundamental compartilhá-lo com todos. É importante que todos tenham uma visão geral de alto nível.

Leia: Quais são as vantagens da gestão de projetos?

É necessário ser muito detalhista?

O relatório sobre o status de um projeto não precisa oferecer todos os mínimos detalhes. Deixe que o trabalho conte a história: você simplesmente seleciona as informações e adiciona um pouco de cor. Pense no relatório sobre o status de um projeto como uma mensagem fundamental: devem ser incluídas apenas as partes mais importantes do seu projeto, aquelas que impactam a maior parte dos participantes.

Indique sempre se o projeto está em dia, em risco ou atrasado; forneça um breve resumo do que já foi concluído e do que virá em seguida; e vincule outros recursos para os que querem obter mais detalhes.

Onde você deveria elaborar o relatório de status do seu projeto?

A melhor forma de redigir e compartilhar atualizações de status é por meio de uma ferramenta de gestão do trabalho. Procure uma ferramenta que ofereça uma visão geral dos projetos, para que a sua equipe conte com um núcleo central de referência e de informações sobre todos os trabalhos relacionados ao projeto. Assim, em vez de gerir projetos com planilhas, pode-se manter tudo, inclusive atualizações de status, briefs de projeto, os principais entregáveis e importantes marcos de projeto, num mesmo e único lugar. Os seus relatórios poderão ser facilmente compartilhados, e os participantes poderão consultar relatórios anteriores a qualquer momento, evitando assim um excesso de e-mails para todos.

Visão geral do projeto da AsanaExperimente a geração de relatórios com a Asana gratuitamente

A conclusão do seu projeto: resumindo o seu trabalho

Os relatórios de status que abordamos neste artigo são sempre enviados no decorrer do projeto para deixar todos a par dos acontecimentos. No entanto, uma vez que o projeto é finalizado, é aconselhável enviar um relatório de resumo final, ou seja, um documento semelhante a um sumário executivo do seu projeto, cujo propósito seja oferecer aos participantes uma conclusão sobre o projeto e, também, encerrá-lo oficialmente.

Trata-se, da mesma forma, de uma visão geral de alto nível. No entanto, em vez de incluir atualizações e status, você fornecerá um resumo do projeto como um todo. Estas são algumas perguntas que devem ser respondidas em um relatório sobre o resumo de um projeto:

  • Quais eram os objetivos deste projeto? Eles foram cumpridos?

  • O projeto foi concluído dentro do prazo e respeitando o orçamento (se aplicável)?

  • Quais êxitos devem ser destacados?

  • Quais foram os desafios enfrentados?

  • O que podemos aprender com este projeto e que pode nos ajudar futuramente?

Mantenha todos os participantes em dia com relatórios incríveis sobre o status

Se você quer superar as expectativas no seu próximo projeto, experimente usar atualizações de status semanais. Com elas, você manterá a sua produtividade, eficiência e responsabilidade, e todos os demais saberão o que está ocorrendo de forma rápida e atraente. Use os recursos fornecidos para criar relatórios que ofereçam informações suficientes sem se aprofundar exageradamente nos detalhes. Encontre uma solução de gestão de projetos que tenha recursos desenvolvidos especificamente para ajudar com os relatórios de status, como a Asana, para não só poupar tempo, como também manter o maior nível de organização possível.

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