Suas reuniões de trabalho são uma perda de tempo? Use estas dicas para melhorá-las.

As reuniões são uma perda de tempo. Mude essa realidade.
  • Neste artigo você verá algumas formas de evitar quatro armadilhas comuns em matéria de reuniões:
    • Ter demasiadas reuniões agendadas
    • Reuniões muito longas
    • Pautas ou tópicos de discussão dispersos
    • Reuniões que não são tão produtivas como poderiam ser

Quantas reuniões estão agendadas para a próxima semana no seu calendário de trabalho? Cinco? Dez? A maioria dos calendários está abarrotada de convites para reuniões, e os funcionários com frequência os ignoram, desejando que um dia as reuniões não mais pareçam uma perda de tempo. Continue a ler este artigo, nele ajudaremos a renovar a sua estratégia e a garantir que suas reuniões sejam sempre eficientes.

Há 50% de chance de você não gostar de reuniões. Em uma pesquisa realizada pela equipe da Igloo Software, 47% dos entrevistados consideraram as reuniões, de modo geral, como improdutivas. No entanto, apenas desejar que elas não sejam uma perda de tempo não as tornará melhores, muito menos cancelará as que forem desnecessárias. Então, o que você pode fazer para romper o ciclo?

Em primeiro lugar, tire um minutinho para valorizar as reuniões boas. Quando realizadas de forma eficiente, as reuniões promovem a colaboração e a comunicação, mantendo assim a motivação dos funcionários. Por exemplo, uma reunião de funcionários pode abordar tópicos importantes que afetam todo o departamento ou empresa. Mas se não for bem organizada, a colaboração e a comunicação são prejudicadas, e os participantes podem deixar a reunião se perguntando se ela era mesmo necessária.

Então, quando se trata de aumentar a produtividade e a moral como um todo, por que algumas reuniões parecem justificar o estigma “as reuniões são uma perda de tempo”? Será que é porque têm algo em excesso (são realizadas com muita frequência ou demoram demais), ou porque lhes falta alguma coisa (foco ou resultados práticos)? Reunimos a seguir quatro motivos comuns pelos quais as reuniões consomem mais tempo do que o necessário e listamos o que você pode fazer desde já para começar a mudar a situação.

Sem mais delongas, passemos aos pontos mais problemáticos de suas reuniões.

Tenho demasiadas reuniões agendadas

Quando você recebe alertas de lembrete das reuniões a cada hora, fica difícil se aprofundar no seu próximo projeto. Você quer dedicar a ele todo o tempo necessário, mas as reuniões parecem dominar o seu dia. Veja a seguir algumas coisas que você experimentar:

Cancele reuniões desnecessárias

Milhões de reuniões acontecem diariamente no trabalho (os números apontam para 56 milhões por dia nos EUA), mas quantas delas são realmente necessárias? Embora tópicos complexos e sessões destinadas ao processo criativo sejam melhor abordados nas reuniões presenciais, se você estiver apenas compartilhando informações, vale a pena considerar outro método mais eficiente. Relatórios de status e atualizações on-line funcionam muito bem e lhe permitem pressionar o botão de cancelamento da sua próxima reunião.

Estabeleça um dia livre de reuniões

Agendamentos repletos de reuniões atrapalham o trabalho intenso, ou aquele momento de foco necessário para resolver problemas complexos. Ter controle do seu tempo é fundamental para aumentar a produtividade. Tente liderar uma iniciativa que mantenha os calendários da sua equipe livres de reuniões às quintas-feiras, por exemplo (ou a qualquer outro dia da semana). Faça com que isso seja parte da cultura, e incentive as outras pessoas a respeitarem o dia sem reuniões.

Diga “não”

Todos os convites de reuniões incluem um botão para recusá-las. No entanto, com que frequência você escolhe essa opção? Verifique a pauta, os participantes, e a duração. Preste atenção a como você usa o tempo no trabalho, e clique em “recusar” se não vir benefícios.

As reuniões são muito longas

Você se pergunta com frequência se as reuniões poderiam levar metade do tempo? Provavelmente podem, mas cabe a você decidir como avaliar o seu tempo e ser um pouco mais criativo com suas reuniões. Considere as dicas a seguir:

Pense no seu tempo como um bem precioso

Afinal de contas, pode ser avaliado. Em média, uma reunião tem duração de 31 a 60 minutos, e não é uma coincidência que os calendários definam intervalos de 30 e 60 minutos para os seus agendamentos. No entanto, isso não significa que todas as reuniões devam ocupar esse tempo.

Ao planejar a pauta da sua reunião (veja mais a seguir), estime quanto tempo será necessário para cada tópico e escolha a duração total da reunião de forma adequada. Os participantes terão mais foco quando souberem que haverá 10 minutos, por exemplo, para abordar um tópico específico. Um senso de imediatismo manterá o foco na tarefa e garantirá que todos os itens da pauta sejam abordados, para que não seja preciso agendar uma nova reunião para falar dos itens que ficaram de fora.

Experimente fazer uma reunião em pé

O que é isso? No mundo da tecnologia, uma reunião em pé nada mais é do que uma forma de fazer uma atualização diária rápida. Nesse tipo de reunião, os membros da equipe ficam em pé, literalmente, ao falar sobre o que já foi feito, quais serão os próximos passos, e os problemas que têm pela frente.

Se as reuniões de atualização forem habituais, experimente fazer uma reunião em pé de 15 minutos com a sua equipe, em vez de reservar uma sala para uma reunião de 30 a 60 minutos. É possível conversar de manhã durante o café, em uma área externa num dia agradável, ou até mesmo em um saguão. O importante é escolher algo fora do comum, mas sempre com um prazo estipulado. Use um temporizador para se acostumar à ideia de períodos mais curtos.

Falta foco nas reuniões

Pode ser difícil manter a concentração durante a reunião quando todos querem falar sobre seus planos para o fim de semana. No entanto, planejar com antecedência e definir expectativas claras para a sua reunião pode contribuir para que a equipe aproveite o fim de semana mais cedo, em vez de apenas falar sobre ele. Coloque as ideias a seguir em prática:

Identifique o propósito e a meta da reunião

Comece o processo com tempo, anotando o que precisa ser feito, em vez de criar uma pauta às pressas. Ao ter uma pauta concreta antes da reunião, você oferece clareza aos participantes e mantém todos em dia. Mantenha-a em um local central, como uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, para vincular facilmente os itens da pauta às tarefas e aos cronogramas do projeto. Além disso, defina blocos de tempo na sua pauta para não gastar tempo demais em determinado tópico.

Compartilhe a pauta e qualquer outro contexto útil com antecedência

Envie-a junto com o convite da reunião, se possível. Ao criá-la na sua ferramenta de gerenciamento de trabalho, você permite que os participantes colaborem para adicionar itens à pauta antes da reunião. Assim, você tem a oportunidade de adicionar tarefas e dá aos demais a oportunidade de se preparar para os tópicos certos. Para elaborar facilmente uma pauta para todos os tipos de reunião, tire proveito dos seguintes modelos:

As reuniões não são tão produtivas como eu gostaria

Embora convidar todos os que lhe vêm à mente para participar das reuniões possa parecer boa ideia, pode acabar por deixá-las menos produtivas. Quer conseguir mover montanhas durante as reuniões? Confira as dicas a seguir para obter a melhor produtividade possível durante as sessões estratégicas:

Escolha os participantes certos e descreva suas funções

Estão presentes nas suas reuniões as pessoas certas? Todos sabem qual é a própria função e por que foram convidados? Se metade da pauta se aplicar a apenas três dos quinze participantes, convém repensar a sua pauta ou a lista de convidados. E se um dos principais interessados não puder comparecer, opte pelo reagendamento, em vez de tentar fazer a reunião sem a pessoa. Afinal de contas, é bem provável que seja necessário agendar um acompanhamento se optar por manter a reunião.

Designe uma pessoa para tomar notas

Designe a pessoa que se encarregará de tomar notas. Ao ter uma pessoa responsável pelas anotações, o restante do grupo pode focar em participar, em vez de criar seus próprios registros. Além disso, as anotações são úteis para quem não pode participar. Certifique-se de que as anotações sejam compartilhadas logo após a reunião e que todos os participantes saibam onde encontrá-las. Uma ferramenta de gerenciamento de trabalho é um local excelente para guardar anotações e pautas de reuniões.

Atribua itens realizáveis conforme progride

Você pode tomar essas decisões conforme avança na sua pauta, e o responsável por tomar notas pode registrá-las (ou, se você usa uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, pode criar e atribuir imediatamente a tarefa). Não se esqueça de incluir os prazos e outras datas importantes em cada item realizável. Caso não consiga tomar uma decisão clara sobre um item da pauta, atribua a alguém a tarefa de concluir a revisão e confie a essa pessoa a tomada de decisão; isso capacita os colegas de equipe a fazer um excelente trabalho.

Volte a desfrutar das suas reuniões

Use as dicas acima para fazer as reuniões trabalharem a seu favor e não contra você. Seja um exemplo a ser seguido para promover hábitos de reunião melhores. Seus colegas vão notar, e talvez usem as suas mudanças para aprimorar as próprias reuniões. A Asana pode servir como um guia para que haja menos reuniões, e mais curtas. E quando uma reunião for necessária para alcançar os seus objetivos, a Asana ajudará a mantê-la na direção certa.

Gerencie o trabalho da sua equipe com a Asana. Comece já uma avaliação gratuita.