10 etapas simples para incentivar a colaboração em equipe

Numa equipe, não há individualismo. É isso que dizem os treinadores de futebol, as almofadas decorativas e até as canções otimistas. O espírito de equipe é importante dentro e fora do campo de futebol — afinal, só o que muda é o tipo de equipe. Maximizar as habilidades de colaboração da sua equipe é o segredo para fazer um ótimo trabalho.

Para chegar ao ponto em que a sua equipe colabore facilmente, vamos mostrar como se preparar, e à sua equipe, para ter êxito.

O que é colaboração em equipe no local de trabalho?

Pense na colaboração como o fator que faz uma equipe dar certo. A colaboração no ambiente de trabalho é a base para um ótimo trabalho em equipe: ao colaborar, as equipes trabalham juntas para pensar em novas ideias, concluir projetos de expansão e atingir as metas. Na sua forma mais simples, uma equipe colaborativa é aquela que faz em conjunto mais do que os membros de equipe poderiam fazer individualmente.

Dependendo do seu cargo, a colaboração em equipe no local de trabalho talvez pareça um pouco diferente:

  • A colaboração em equipe pode ajudar os líderes de equipe a alocar melhor o trabalho e a destacar os seus subordinados diretos, expandir o seu conjunto de habilidades e ajudá-los a progredir na carreira.
  • A colaboração em equipe ajuda os colaboradores individuais a se comunicarem de modo mais eficaz com a equipe e a trabalhar em conjunto para realizar grandes iniciativas.
  • A colaboração em equipe é fundamental para colaboradores multidisciplinares, porque ajuda a levar o trabalho adiante sem atrito. Sem uma maneira clara de trabalhar em conjunto e de se comunicar, a sua equipe pode acabar isolada, e o trabalho pode acabar passando em branco.

Os benefícios da colaboração em equipe

Tudo é possível quando a sua equipe colabora. Equipes colaborativas colhem benefícios como estes:

Comunicação aberta e franca

Para que as equipes consigam trabalhar em conjunto de modo eficiente, precisam mostrar disposição para perguntar, aprofundar-se em pontos específicos e, até mesmo, discordar para seguir adiante. Embora a comunicação aberta e franca nem sempre seja fácil ou cômoda, ser uma equipe colaborativa implica criar em conjunto para desenvolver soluções melhores, escutar a opinião dos outros e trabalhar em união para atingir os objetivos.

Envolvimento e criatividade

Recorde uma sessão de debate excepcional em que você tenha participado. A equipe provavelmente tinha uma abundância de novas ideias, que complementavam as ideias propostas por outras pessoas, para lapidar um plano brilhante. Essa é a mágica da colaboração em equipe: individualmente, os membros da equipe não poderiam ter encontrado a solução proposta. Foi necessário reunir e engajar todos os integrantes — e abrir espaço à cocriação — para chegarem a esse ponto.

Aumento da visibilidade sobre o trabalho

Quando os membros da equipe trabalham juntos, frequentemente se envolvem no trabalho uns dos outros. Ao contribuir para iniciativas conjuntas e resolver problemas em colaboração, os membros da equipe precisam compartilhar e falar sobre o trabalho, o que confere visibilidade a toda a equipe.

10 dicas para promover a colaboração em equipe

Quer montar uma equipe colaborativa, mas não sabe como? Promover a colaboração na equipe não é tão simples quanto apertar um botão: a habilidade de gerir projetos requer dedicação e foco. Mas se chegou a hora de começar a usufruir dos benefícios da colaboração em equipe, confira estas 10 dicas para criar uma cultura colaborativa na empresa:

1. Fomente a colaboração como um valor essencial

Esta dica pode parecer óbvia, mas é crucial para afirmar a importância da colaboração para você e para a sua equipe. Nem todas as equipes valorizam a colaboração — algumas se orientam pela competitividade e intrepidez. Dedique tempo para deixar claro que a colaboração em equipe é importante e explique como a sua equipe vai alcançar essa qualidade.

“Com a Asana, a nossa organização como um todo se tornou muito colaborativa. Ela rompeu as fronteiras entre equipes e projetos, ajudando as pessoas a perceber onde é seu lugar num panorama mais amplo.”

2. Estabeleça convenções de comunicação

Em parte, é possível criar e promover a colaboração em equipe criando diretrizes para a sua equipe se comunicar e trabalhar em conjunto. De princípio, a colaboração não será fácil. Vai levar certo tempo de trabalho em conjunto para que os membros se sintam totalmente cômodos trabalhando uns com os outros — e não há problema algum nisso. No entanto, você pode facilitar a jornada ao sentar-se e criar com eles as convenções de comunicação da equipe.

Tire algum tempo para pensar sobre estas decisões:

  • O que deve ser comunicado por e-mail?
  • Que tipo de mensagem deve ser enviado pelas plataformas de mensagens diretas?
  • Que tipos de informação devem ser compartilhados por meio das ferramentas de gerenciamento de projeto?
  • Há dia ou horários preferenciais para as reuniões?

Saber quando não se comunicar pode ser igualmente útil. Cuide para arranjar tempo para se concentrar profundamente no trabalho e incentive os funcionários a fazerem o mesmo, indicando quando estiverem ocupados ou reservando horários no calendário para evitar ter os dias interrompidos por reuniões. Na Asana, temos por prática não marcar reuniões às quartas-feiras, o que reserva tempo para que todos, do mais novo membro da equipe até os líderes executivos, possam se concentrar no trabalho.

“À medida que uma organização cresce, a comunicação começa a sofrer entraves. Essas ineficiências prejudicam a Hope for Haiti, pois quando não podemos funcionar como um mecanismo bem lubrificado, não conseguimos servir a tantas pessoas quantas poderíamos, e cabe a nós melhorar isso.”

3. Faça um convite à cocriação

O princípio central da colaboração em equipe diz que as equipes conseguem fazer coisas melhores unidas do que seria possível individualmente. Então, um dos melhores modos de promover a colaboração em equipe é fazer um convite à cocriação. Não basta pedir aos membros da equipe para que trabalhem juntos; faça também debates de ideias, promova o diálogo e abra espaço para a discordância. Cocriar significa desenvolver uma ideia em conjunto, e não rumar a uma meta separadamente.

A cocriação não precisa se dar de forma presencial. Os debates de ideias assíncronos podem se mostrar surpreendentemente benéficos. Um jeito simples de cocriar com uma equipe virtual é convidar todos a colaborar em um arquivo no Documentos Google: basta abrir o arquivo e complementar as ideias dos outros.

“Usar a Asana é compartilhar o conhecimento. Quanto mais recursos eram descobertos e apresentados às diferentes equipes, mais evidente era o valor de usar a ferramenta e maior era a sua adoção.”

4. Incentive a comunicação aberta

Dê o exemplo. A colaboração acontece quando os membros da equipe sentem que podem entrar de corpo e alma no trabalho. Eles devem ser incentivados a participar, inovar e se comunicar. Em vez de guardar os seus pensamentos para si ou insistir obstinadamente na própria opinião, eles devem poder se expressar livremente e fazer aflorar todas as ideias geniais resultantes.

[Leia: Como fazer e receber críticas construtivas]

No entanto, a comunicação aberta também implica ocasionais discordâncias entre as pessoas. As divergências não anulam a colaboração em equipe. Na verdade, as discordâncias saudáveis e as conversas abertas são cruciais para o êxito na colaboração em equipe.

“Usar a Asana para responder a solicitações me ajuda a ser completamente transparente com participantes de diversos departamentos sobre a capacidade de trabalho e os prazos da equipe.”

Shani Tucker, designer gráfica na B Lab

5. Lidere pelo exemplo

É difícil criar uma equipe colaborativa sem um líder cooperante. A colaboração vem de cima, então assegure-se de sempre convidar à cocriação, incentivando a comunicação aberta e dedicando tempo para que a sua equipe inove e colabore. Incentive os membros da equipe a entrar em contato com você, se tiverem dúvidas, ou agendar uma reunião individual para além das conversas em equipe.

“A Asana possibilita que eu trabalhe de maneira simplificada com pessoas dos mais variados cargos em toda a empresa, desde o diretor executivo até os membros da minha equipe. Ela faz com que eu seja um líder melhor.”

Ziv Peled, diretor executivo de clientes na AppsFlyer

6. Separe algum tempo para estimular a criação de vínculos da equipe

Quando foi a última vez que a sua equipe se reuniu só para conversar? As atividades de fortalecimento do espírito de equipe não são apenas uma ótima forma de descontrair. Mais que isso, essas atividades também são importantes para que os membros de uma equipe possam se conhecer melhor fora do contexto de trabalho. Quais são os objetivos de vida do seu colega de trabalho? Onde nasceu a sua chefe, e como isso contribuiu para a sua experiência de vida? Onde os seus colegas de equipe trabalhavam antes de chegarem até aqui? Equipes que se conhecem dentro e fora do contexto de trabalho entendem-se melhor. Assim, quando as tensões aumentam ou o trabalho fica mais difícil, elas conseguem se comunicar com mais facilidade para aliviar a situação e colaborar com mais eficácia.

“Não quero que as pessoas fiquem esgotadas. Quero que sejam boas umas com as outras e aproveitem o tempo no trabalho. A Asana nos ajuda a fazer isso.”

7. Destaque o trabalho de equipe bem-sucedido

Todos adoram receber reconhecimento por um trabalho bem-feito — e isso inclui parabenizar os colaboradores pelo trabalho de equipe bem-sucedido. Se dois membros da equipe trabalharem juntos para concretizar uma nova ideia ou conduzirem um webinário particularmente difícil, dedique-se a fazer um elogio. Peça aos membros da equipe que compartilhem as suas impressões sobre a experiência: o que funcionou bem? Como eles colaboraram e trabalharam juntos para atingir o objetivo? Isto não só lhes dá um momento de destaque merecido, mas também pode servir como um roteiro para que outros membros da equipe colaborem no futuro.

“Antes de trabalharmos com a Asana, nunca conseguíamos acompanhar todos os trabalhos multidisciplinares que eram realizados pelos diversos projetos. Hoje em dia, podemos visualizar tudo com muita precisão e os nossos compromissos de Sprint são perfeitamente claros.”

Bart Johnston, gerente sênior de desenvolvimento Web da Hudl

8. Ofereça oportunidades de mentoria

Desenvolver a colaboração em equipe é uma aptidão; trata-se, na verdade, da combinação de competências interpessoais e de comunicação. Cada membro da equipe pode trabalhar para melhorar essas habilidades, mas às vezes uma perspectiva de fora pode ser surpreendentemente útil. Há alguns aspectos intangíveis que só vêm com a experiência de trabalho, o tempo de empresa e a familiaridade com o mercado ou a função profissional, e os novos funcionários podem estar ansiosos para aprender mais. Encorajar oportunidades de mentoria dentro da sua empresa pode ajudar toda a equipe a melhorar.

“Graças à Asana, passamos a ver a quantidade total de trabalho que realmente estávamos fazendo, e isso nos permitiu redefinir as prioridades e estratégias quanto aos tipos de trabalho realizados.”

9. Estabeleça metas colaborativamente

Como é que a sua equipe define as metas? Essa é uma etapa fundamental para qualquer equipe, que pode ajudar a definir o que é importante e a realizar ações visando a esses objetivos. Muitas vezes, as metas são definidas de cima para baixo, o que significa que a liderança define as metas e as métricas de como atingi-las. Isso pode ajudar a sua equipe ou empresa a atingir uma meta comum, mas não lhe dá a chance de colaborar e inovar no modo como se alcança esse objetivo.

Considere estabelecer metas híbridas, em que a equipe ou a liderança da empresa define o objetivo principal, e os membros da equipe são incentivados a definir os resultados-chave individuais e considerar como vão atingir o objetivo. Uma possibilidade é fazer oficinas ou sessões de debates para definir essas métricas. Abrir espaço para que os membros da equipe se envolvam com as metas pode lhes despertar mais o interesse em atingi-las.

[Faça o download do eBook: Como estabelecer objetivos e resultados principais do jeito certo]

“A Asana tornou-nos melhores gerentes de projetos, porque incentiva uma mentalidade focada na responsabilização de cada funcionário.”

10. Use ferramentas compartilhadas

A maneira melhor e mais fácil de trabalhar em equipe é usar uma única ferramenta compartilhada. Quando se tem um núcleo central de informação, todo o trabalho das suas equipes se dá no mesmo lugar. Fica fácil encontrar quaisquer novidades, arquivos compartilhados ou contexto adicional. Ao reduzir os obstáculos ao trabalho em conjunto e à colaboração, você capacita a sua equipe a fazer mais em conjunto, com menos esforço.

“O conjunto de tecnologias de colaboração e comunicações de uma equipe ficou ainda mais crucial agora, em tempos de COVID-19. Como já trabalhávamos com a Asana e outras ferramentas desde o primeiro dia, nós pudemos continuar a todo vapor quando passamos a trabalhar em casa. Não houve interrupções no nosso fluxo de trabalho ou nos resultados.”

Rossa Shanks, diretor de marketing do Dow Jones

As melhores ferramentas de colaboração em equipe

Os aplicativos de colaboração podem ajudar a sua equipe facilitando ainda mais a comunicação, o compartilhamento de arquivos e a coordenação do trabalho. Experimente estas ferramentas para ajudar a sua equipe a promover uma colaboração eficaz:

Uma ferramenta de compartilhamento de arquivo como o Google Workspace, o Microsoft Office ou o Dropbox

Uma das maiores barreiras à colaboração em equipe é ter que pesquisar documentos ou esperar por uma resposta por e-mail antes de poder acessar um arquivo. Com uma ferramenta centralizada de compartilhamento de arquivos, a sua equipe tem uma base de conhecimento compartilhada e um repositório de arquivos à sua disposição.

Uma ferramenta de comunicação, como o Slack ou o Microsoft Teams

Como a sua equipe se comunica atualmente? A comunicação rápida para responder a perguntas simples e ter momentos divertidos de entrosamento da equipe pode ser fundamental para a convivência em equipe. Uma boa equipe se mantém em contato constante, mesmo sem estar sempre se falando. Isto é especialmente importante se a sua equipe for remota. Embora uma reunião ou um agrupamento seja uma ótima maneira de se comunicar, uma ferramenta de mensagens proporciona fácil acesso a todos os membros da equipe.

Uma ferramenta de comunicação por vídeo, como o Zoom ou o Google Meet

No caso de equipes remotas, a videoconferência é fundamental para a colaboração. Aumentar o tempo de contato com a sua equipe pode ajudar a criar um ambiente colaborativo — mesmo quando se está trabalhando à distância. Certifique-se de que todos na sua equipe tenham a possibilidade de criar videoconferências e saibam como usar a ferramenta.

Uma ferramenta de gerenciamento de trabalho como a Asana

O gerenciamento de trabalho é o ponto central da estratégia de colaboração da sua equipe. Com uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, você pode facilmente alinhar-se às necessidades da equipe, visualizar o trabalho em tempo real e esclarecer objetivos. Naturalmente, na Asana, achamos que o nosso produto é uma ferramenta muito boa para ajudar a sua equipe a fazer isso. A Asana é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que ajuda a sua equipe a organizar o trabalho, manter-se em sincronia e atingir os objetivos.

A Asana também se integra a todas as suas ferramentas de colaboração, desse modo você reduz a fadiga de ter que alternar entre ferramentas. O funcionário médio alterna entre 10 ferramentas por dia, mas, com a Asana, todas as suas ferramentas comerciais favoritas estão facilmente acessíveis em um só lugar.

Saiba mais

Os desafios da colaboração em equipe

Abordamos os benefícios da colaboração em equipe e como levar a sua equipe ao ponto em que a colaboração acontece sem esforço. Embora não haja desvantagens em implementar corretamente a colaboração, há algumas armadilhas que você pode encontrar ao implementar estas estratégias:

Excesso de informação
  • Problema: quando as equipes implementam novas estratégias e ferramentas de colaboração, o trabalho não mais se desenvolve de forma isolada. Sem um sistema adequado de gerenciamento de trabalho, pode ser difícil navegar pelas novas informações a que a sua equipe tem acesso.
  • Solução: é importante estabelecer convenções de comunicação no início do processo. Quando a sua equipe sabe exatamente onde as coisas estarão, como as coisas são compartilhadas e ao que tem acesso, há clareza em vez de confusão para os colaboradores. Também é importante escolher uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que lhe permita ajustar as informações de privacidade no trabalho, para que você possa coordenar e colaborar da maneira mais eficaz.
Notificações de mais
  • Problema: agora que todos estão conectados, a sua caixa de entrada não para de “apitar” com novas informações, e você dificilmente consegue se concentrar no trabalho.
  • Solução: certifique-se de que o seu software de colaboração oferece fácil acesso aos controles de notificação relevantes. Escolha soluções que incluam o modo “não perturbar” e cancele o recebimento de notificações, para que a sua equipe possa se concentrar mais facilmente no trabalho que lhe interessa.
Adoção lenta
  • Problema: a sua equipe está desmotivada para implementar as novas políticas e usar as novas ferramentas de colaboração.
  • Solução: certifique-se de começar aos poucos. Recomendamos a implementação de um novo fluxo de trabalho ou projeto para perceber como ficam os novos processos e ferramentas. Também ajuda ter colaboradores internos que possam orientar os outros na jornada de adoção. Na Asana, desenvolvemos o estilo Asana de fazer mudanças para ajudar as equipes a implementar com sucesso novas práticas. Veja como isso funciona.
Resultados lentos
  • Problema: o desempenho da equipe não melhorou, e a dinâmica da equipe tampouco parece ter mudado.
  • Solução: quando se trata de aumentar a colaboração em equipe, você pode não ver resultados da noite para o dia, mas ajudar a sua equipe a ganhar clareza e visibilidade é, indiscutivelmente, um resultado positivo. Procure estabelecer metas claras e métricas quanto à sua posição inicial, para poder depois olhar para trás e avaliar como as coisas estão progredindo ao longo do tempo.

A colaboração faz o trabalho em equipe funcionar

Quando a sua equipe colabora, juntos podem fazer grandes coisas. Na Asana, acreditamos tanto na colaboração em equipe, que fizemos dela a nossa missão: ajudar as equipes de todo o mundo a prosperar trabalhando em conjunto e sem esforço. Da nossa equipe para a sua, os nossos desejos de boa sorte.

Comece agora a gerenciar projetos na Asana.