8 formas de aumentar a eficiência da sua equipe no trabalho

Aumente a eficiência da equipe
  • Neste artigo, você verá:
    • Formas de melhorar a eficiência da sua equipe
    • Como priorizar o trabalho e os projetos da sua equipe
    • Dicas para um melhor gerenciamento de cargas de trabalho

Durante a semana de trabalho, até mesmo as melhores equipes encontram obstáculos que prejudicam a sua eficiência. Reuniões improdutivas, excesso de e-mails e o fato de não saber o que os outros estão fazendo podem impedir a equipe de concluir satisfatoriamente os itens na lista de afazeres. Estas oito dicas podem ajudar você e a sua equipe a melhorar o nível de eficiência para aumentar a velocidade e a qualidade dos trabalhos.

1. Eliminar reuniões desnecessárias

Segundo Dave Barry, “Se você tivesse que resumir em uma palavra a razão pela qual a raça humana ainda não atingiu (e nunca atingirá) todo o seu potencial, essa palavra seria ‘reuniões’.” Uma das formas mais fáceis de aumentar a eficiência da sua equipe é se livrar de reuniões desnecessárias. Isso não quer dizer que todas sejam ruins. As reuniões podem ser produtivas, contanto que: tenham uma pauta clara, participem as pessoas certas e todos estejam preparados para contribuir para uma solução. No entanto, isso nem sempre acontece.

Se forem planejadas sem uma pauta ou objetivo claro, até mesmo as reuniões curtas de 30 minutos podem prejudicar significativamente o tempo que a sua equipe tem disponível para alcançar objetivos tangíveis. Pergunte a si mesmo (e à sua equipe) se essa reunião é realmente necessária. Caso se trate de uma atualização sobre o status de um projeto, seria possível enviá-la de forma digital? Se o seu papel na reunião não estiver definido com clareza, sua presença será mesmo necessária? Ao eliminar as reuniões desnecessárias, todos têm mais tempo para se concentrarem no trabalho que importa de fato.

2. Priorizar o trabalho de acordo com os principais resultados

Em um determinado dia, cada um de seus funcionários pode ter dez tarefas diferentes para concluir em diversos projetos. Se todas parecem importantes e urgentes, por onde devem começar? A qual tarefa devem dedicar a maior parte de seu tempo e habilidades intelectuais para desempenhar o seu melhor trabalho?

Naturalmente, alguns projetos e tarefas são mais importantes do que outros. É aqui que entra em ação ter um conjunto de objetivos bem definido e uma ideia sólida de como o trabalho contribui para a sua realização. Seus objetivos de curto prazo fornecem uma base sólida para os objetivos de longo prazo, como o roteiro ou o lançamento de um produto. Ter uma visão clara sobre quais tarefas estão alinhadas aos objetivos e metas de toda a empresa ou departamento ajuda a manter todos na mesma página e capacita os membros da equipe a tomar decisões que afetam o panorama geral.

Quando você entende claramente como o seu trabalho contribui para as metas e os objetivos da empresa, é possível saber quais projetos e tarefas terão o maior impacto. Concentre-se nesses antes de fazer as tarefas de menos impacto. Se uma tarefa ou projeto não contribuir para as metas ou objetivos mais abrangentes ou para a missão da sua empresa, reconsidere a sua necessidade.

Claire Knebl, diretora de marketing da Ritual, lidera uma equipe comprometida e de alto desempenho ao pensar nos clientes de maneira quase obsessiva. “Antes de começar qualquer campanha, dedico uma semana para me aprofundar a respeito da mentalidade do meu cliente-alvo. Meu foco é aprender o máximo que eu puder sobre ele, geralmente por meio de conversas informais. Quero saber como ele vive diariamente.”

3. Excluir, adiar, delegar ou reduzir os trabalhos de prioridade mais baixa

Depois de analisar o panorama geral e identificar qual trabalho deve ser feito e quais tarefas são prioritárias, esta é a maneira de aproveitar ao máximo o seu tempo: exclua, adie, delegue ou reduza as tarefas de prioridade mais baixa.

  • Baseando-nos no princípio descrito na dica número dois: se um dos aspectos do projeto não contribui para um dos objetivos principais da empresa, exclua-o.
  • Se houver um projeto mais urgente que cause um impacto mais significativo nas metas da equipe, realize-o e adie a tarefa menos importante para quando tiver mais tempo para fazê-la.
  • Se houver duas tarefas de igual importância atribuídas à mesma pessoa, atribua uma delas a outro membro da equipe que tenha mais disponibilidade.
  • Se houver uma tarefa que não possa ser adiada, excluída ou delegada, encontre maneiras de reduzir o tempo necessário para realizá-la. Elimine ou encurte as reuniões relacionadas a essa tarefa ou reduza a sua frequência. Você também pode trabalhar nas partes de maior prioridade do projeto e adiar as demais para um momento posterior.

Como diretora de marketing na Ritual, Claire Knebl recomenda escolher três coisas para se concentrar a cada semana. “Normalmente, você só consegue realizar três coisas importantes em uma semana. A primeira deve ser algo importante e estratégico. A segunda também deve ser importante mas mais simples, para que seja concluída mais cedo. E para a terceira geralmente precisamos da ajuda dos outros.”

4. Aproveitar os pontos fortes da sua equipe ao atribuir os trabalhos

Nenhum funcionário é igual a outro. Cada pessoa tem experiências, pontos fortes e fraquezas diferentes que a tornam um membro valioso da sua equipe. Além disso, as pessoas não gostam de fazer todas os mesmos trabalhos. Por exemplo, um membro da sua equipe pode gostar de realizar e organizar pesquisas em um relatório, enquanto outro prefere qualquer outra coisa a compilar resultados de pesquisas.

Saber quais membros da sua equipe se destacam em determinada habilidade e encontrar maneiras para que eles façam o trabalho que gostam pode ajudar a agilizar as tarefas e os projetos. Além disso, se uma pessoa está mais entusiasmada para trabalhar em uma tarefa específica, é bem provável que ela faça um trabalho de mais qualidade e conclua a tarefa em menos tempo. Atribuir à sua equipe trabalhos que ela considera recompensadores ou desafiadores contribui para que todos deem o seu melhor.

5. Planejar o trabalho da sua equipe desde o início

Depois de saber o que precisa ser feito e quem o fará, resta elaborar um plano de ação a ser seguido pela equipe. Ter um plano bem pensado e que foi idealizado claramente desde o início pode eliminar muita “organização para o trabalho” desnecessária no futuro.

Para começar, certifique-se de que cada um dos projetos da sua equipe tenha um plano claro. Planejar um projeto desde o início garante que haja cronogramas realistas para todos os marcos do projeto até a sua conclusão. Cada membro sabe quem é o responsável por concluir uma parte do quebra-cabeça e tem insights abrangentes sobre o que está em andamento e o que já foi realizado. Em seguida, agende e coordene todos os projetos programados para que aproveitam ao máximo o tempo da sua equipe.

Usar uma ferramenta de gerenciamento de trabalho pode ajudar a definir todas as tarefas menores que contribuem para a realização de um objetivo maior. Os modelos preexistentes ou personalizados da Asana podem ajudar a reproduzir processos comprovados e a garantir que nenhuma etapa e nenhum trabalho sejam esquecidos.

6. Incentivar a comunicação interdisciplinar

Trabalhar em departamentos diferentes não inviabiliza trabalhar em conjunto. Afinal, vocês avançam para uma meta comum por fazerem parte da mesma empresa. Saber em que os demais membros da equipe estão trabalhando pode incentivar a colaboração entre as equipes quando o trabalho e os objetivos coincidirem.

Na empresa Carta, agente de transferência registrada na Securities and Exchange Commission (SEC) que ajuda empresas públicas e privadas a emitir e gerenciar títulos, a especialista em conformidade, Jina Kim, conta com a Asana para promover a colaboração entre todas as suas unidades comerciais, saber em que cada membro está trabalhando e entender como as equipes e os projetos de cada membro das equipes afetam uns aos outros.

“Por exemplo, a equipe de suporte percebe que algo mudou no produto da noite para o dia e precisa encontrar uma maneira de obter mais detalhes”, observou Jina.

As ferramentas de gerenciamento de trabalho podem aumentar a visibilidade entre as equipes, traçando cada fase de um projeto de volta a um conjunto específico de objetivos. Essas ferramentas servem como uma plataforma centralizada para compartilhar em que você está trabalhando com o restante da equipe e identificar áreas nas quais pessoas com responsabilidades diferentes podem colaborar.

7. Promover dias em que não há reuniões

Participar de reuniões pode atrapalhar a fluência da produtividade, tornando difícil “se concentrar” e concluir um projeto. Ter ao menos um dia inteiro dedicado ao trabalho intenso – um conjunto de horas ininterruptas e livres de reuniões para se aprofundar em um projeto – pode contribuir muito para aumentar a eficiência e a produtividade.

Na Asana, não fazemos reuniões às quartas-feiras. Isso permite que todos se concentrem ao máximo no trabalho por não precisarem se preocupar com reuniões. Pedimos aos funcionários que evitem marcar reuniões internas às quartas-feiras e que sejam respeitosos com as agendas uns dos outros. Com isso, os membros da equipe têm bastante tempo para “realizar” o seu trabalho em vez de ficar apenas falando sobre ele. Como resultado, a equipe tem mais tempo para analisar, executar e revisar processos essenciais nos projetos. Muitos funcionários dizem que as quartas-feiras são o seu dia da semana favorito e que muitas vezes conseguem concluir seus projetos no meio da semana.

8. Definir a finalidade de canais de comunicação diferentes

Toda equipe tem uma série de ferramentas de comunicação à sua disposição, mas estas só são úteis se a equipe souber como e quando usá-las. Para ajudar a sua equipe, defina claramente a finalidade de cada canal de comunicação. Para realizar a comunicação externa com fornecedores e clientes, use e-mails. Para responder imediatamente a dúvidas, use um aplicativo como o Slack. Para planejar, gerenciar e comunicar a respeito de trabalhos práticos, use uma ferramenta de gerenciamento de trabalho como a Asana.

Embora as ferramentas de comunicação possam tornar a sua equipe mais eficiente, usá-las de maneira inconsistente pode, na verdade, gerar ainda mais trabalho. Se você notar que uma determinada ferramenta pode ser substituída por outro canal (muitas vezes com vantagens exclusivas), essa ferramenta deve ser removida. Como resultado, sua equipe precisará de menos ferramentas para se comunicar e usará o que cada uma oferece de melhor.

Ajude a sua equipe a ser eficiente como nunca

Aumentar a eficiência é um processo contínuo. Pode parecer tarefa difícil, mas ferramentas e táticas simples podem ajudar a tornar todos os membros da sua equipe mais eficientes. A eficiência passará a ser natural e parte integrante de qualquer projeto à medida que você e a sua equipe dominarem o uso dessas ferramentas. Descubra como a Asana pode ajudar a tornar você e a sua equipe mais eficientes e encontre ideias para pôr em prática na sua própria organização.

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