O que é uma avaliação de necessidades? Três tipos e exemplos

Quando você está equilibrando várias iniciativas de crescimento e novos projetos, é difícil saber quais melhorias da equipe priorizar. Por onde começar?

Em caso de dúvida, experimente uma avaliação de necessidades. Uma avaliação de necessidades ajuda a determinar as lacunas mais importantes do processo para que você possa alcançar o resultado desejado no menor tempo possível. Avaliar os processos atuais não só lhe dará uma visão sobre como a equipe trabalha, mas também pode ajudar a identificar áreas de possíveis melhorias de eficiência.

Reduzir a organização para o trabalho e agilizar os processos não apenas aumenta a produtividade, mas também eleva o moral da equipe. Ao ouvir os membros da equipe e melhorar os processos problemáticos, você pode ajudá-los a realizar o trabalho de maior impacto mais rapidamente. Escrevemos um guia prático para você criar a sua própria avaliação de necessidades.

O que é uma avaliação de necessidades?

Uma avaliação de necessidades é um processo para determinar as necessidades, ou “lacunas”, entre um resultado atual e o desejado. Ela faz parte do planejamento estratégico: essencialmente, uma avaliação de necessidades ajuda a identificar como você alcançará as suas metas estratégicas. 

Uma necessidade é uma oportunidade de melhoria dentro de um processo ou sistema específico. Quando você identifica e resolve as necessidades, pode aproveitar novas oportunidades, como tornar os processos mais eficientes, otimizar a alocação de recursos e identificar lacunas de recursos no seu fluxo de trabalho atual.  

Por exemplo, digamos que a sua equipe esteja trabalhando em um processo para organizar os dados dos clientes. Uma avaliação de necessidades seria uma ótima maneira de entender onde existem lacunas no processo de coleta de dados, como informações ausentes ou imprecisas, e onde os recursos internos poderiam ser melhor utilizados.

Qual é o propósito de uma avaliação de necessidades?

Uma avaliação de necessidades identifica áreas dentro da sua organização que precisam ser melhoradas. Use uma avaliação de necessidades nos processos existentes para analisar dados e informar mudanças internas.

Exemplos de processos que podem ser realizados com uma avaliação de necessidades:

• Um processo para automatizar o trabalho manual duplicado

• Um processo de jornada do cliente com baixo desempenho

Pode ser difícil identificar exatamente onde as melhorias são necessárias. Quando você se depara com várias áreas de oportunidade, uma avaliação de necessidades pode ajudar a identificar as melhores áreas de melhoria. 

Exemplo de uma avaliação de necessidades

Uma avaliação de necessidades é uma ótima maneira de melhorar os processos, mas nem sempre é fácil começar. Comece dando uma olhada em alguns exemplos de perguntas para entender melhor os dados que você está procurando.

Perguntas sobre a taxa de sucesso

• Quais atividades devem ser realizadas para atingir os nossos objetivos? 

• Qual é a probabilidade de a nossa solução ser bem-sucedida? 

• Quais tarefas são necessárias para resolver com sucesso as nossas necessidades?

Perguntas de desempenho

• Quais indicadores-chave de desempenho estamos usando para medir o desempenho?

• Como é um desempenho excelente?

• Como é o desempenho atual?

Perguntas operacionais

• Quais partes interessadas estão envolvidas?

• Onde a necessidade ocorre dentro do processo?

• Com que frequência observamos a necessidade?

Identificar as necessidades requer comunicação da equipe, habilidades de resolução de problemas e ideias inovadoras. Use estas perguntas como ponto de partida para começar. Depois de saber quais perguntas fazer, você pode começar a coletar dados. 

Como realizar uma avaliação de necessidades

A avaliação de necessidades é uma ótima maneira de analisar e interpretar dados relevantes. Para isso, você precisa entender as necessidades básicas da sua equipe, bem como o resultado geral desejado do processo. 

Perguntas sobre a taxa de sucesso:

• Quais atividades devem ser realizadas para atingir os nossos objetivos? 

• Qual é a probabilidade de a nossa solução ser um sucesso? 

• Quais tarefas são necessárias para resolver com sucesso as nossas necessidades?

Perguntas sobre o desempenho:

• Quais indicadores-chave de desempenho estamos usando para medir o desempenho?

• Como é um desempenho excelente?

• Como é o desempenho atual?

Perguntas operacionais:

• Quais partes interessadas estão envolvidas?

• Onde a necessidade ocorre dentro do processo?

• Com que frequência observamos a necessidade?

Identificar as necessidades requer comunicação da equipe, habilidades de resolução de problemas e ideias inovadoras. Use estas perguntas como ponto de partida para começar. Depois de saber quais perguntas fazer, você pode começar a coletar dados.

Se quiser uma estrutura pronta para organizar o que encontrar, tente usar um modelo de avaliação de necessidades. Ele pode ajudar a transformar essas perguntas em um plano prático e passo a passo que toda a equipe pode seguir.

6 passos para realizar uma avaliação de necessidades

Uma avaliação de necessidades é uma ótima maneira de analisar e interpretar dados relevantes que influenciarão a sua tomada de decisão. Para isso, você precisa entender as necessidades básicas da sua equipe, bem como o resultado geral desejado do processo. 

Conte com a ajuda das principais partes interessadas, financiadores e tomadores de decisão e reúna feedback por meio de reuniões ou sessões de brainstorming. Independentemente de como você decidir começar, estas são as quatro etapas a seguir ao realizar uma avaliação de necessidades. 

1. Identifique as necessidades da sua equipe

Para determinar as lacunas entre os processos existentes e os ideais, primeiro é preciso entender como é o processo ideal. Objetivos claros são a melhor maneira de garantir que você esteja criando uma avaliação de necessidades mensurável, acionável e orientada para resultados. 

Antes de começar a coletar e analisar informações para a avaliação de necessidades, dedique algum tempo para considerar os resultados desejados. Defina objetivos e reúna dados sobre áreas de oportunidade para planejar prazos e entender o resultado pretendido. 

Os membros da sua equipe provavelmente estão mais próximos do processo do que você e têm informações valiosas sobre possíveis melhorias. Reúna feedback da equipe do projeto ou organize uma sessão geral de brainstorming para identificar as maiores lacunas da equipe. 

Trabalhe com a equipe para responder às seguintes perguntas: 

• Quais necessidades você está tentando resolver? 

• Como esse processo é implementado atualmente? 

• Onde estão as maiores lacunas de oportunidade? 

• Quais são os resultados desejados? 

• Você está procurando resolver um problema específico ou um processo mais geral? 

• Você tem fontes de dados claras e mensuráveis? 

• Como você mensurará o sucesso?

2. Avalie e aloque os seus recursos

Antes de iniciar a avaliação, decida exatamente qual é a disponibilidade da equipe e quanto você está disposto a gastar no projeto. Além disso, determine quanto tempo você está se dedicando para atingir as suas metas. Quer preencher as lacunas em seis meses? Em um ano? Saber exatamente a capacidade disponível permitirá que você adote uma abordagem sistemática para o seu relatório. 

A disponibilidade da equipe e os recursos organizacionais afetarão a abrangência da avaliação de necessidades. Se você dedicar mais tempo à avaliação de necessidades, poderá dedicar mais tempo à coleta de dados. 

3. Colete informações internas

Em seguida, reúna informações e colete dados sobre a melhor forma de resolver as lacunas identificadas. Lembre-se de que a meta de uma avaliação de necessidades é entender como ir do processo atual ao resultado desejado. 

Reúna dados de vários departamentos e partes interessadas mais próximas do processo. Neste ponto, você já fez um brainstorming com os membros mais próximos da equipe do projeto, mas também é fundamental entender o que os seus parceiros interdisciplinares precisam desta melhoria de processo. 

Para criar uma boa avaliação de necessidades, você precisa de informações detalhadas, portanto, incentive as partes interessadas a compartilhar dados detalhados sobre as suas necessidades específicas. Quanto mais informações você tiver, maior será a probabilidade de sucesso da sua avaliação de necessidades.

Algumas questões a considerar ao coletar informações incluem: 

• Onde as melhorias são necessárias?

• Por que os métodos atuais têm baixo desempenho?

• Temos recursos suficientes para executar um processo mais bem-sucedido?

Essas perguntas ajudarão a reunir os detalhes necessários para passar para a etapa quatro.

4. Reúna informações externas

Depois de reunir informações da equipe do projeto e das partes interessadas interdisciplinares, só resta coletar informações de fontes externas. Obter informações de fontes externas, além dos seus colaboradores internos, oferece uma visão panorâmica do processo do início ao fim. 

Há várias maneiras de coletar informações externas sobre o seu grupo-alvo, incluindo:

• Questionários de clientes: usados para coletar dados rápidos e de alto nível de clientes de várias localizações geográficas

• Grupos focais: usados para coletar informações detalhadas de uma localização geográfica específica

Também é uma boa ideia recrutar um novo par de olhos para acompanhar o processo do início ao fim e detectar outras ineficiências. Embora o tipo de técnica de avaliação de necessidades que você usa dependa da sua situação, você deve optar por aquela que lhe dá a melhor chance de corrigir ineficiências.

5. Obtenha feedback

Uma avaliação de necessidades tem tudo a ver com as necessidades corporativas e da comunidade. Teste as suas descobertas com diversos grupos de pessoas que possam ter perspectivas (e vieses) variadas sobre os seus dados. Compartilhe-as com as partes interessadas e membros da comunidade para avaliar como os seus superiores e o público-alvo reagirão a quaisquer mudanças no processo. 

Algumas pessoas que podem querer ver a sua avaliação incluem: 

• Parceiros do projeto

• Membros da comunidade

• Investidores

• Partes interessadas

• Gestão

• Colegas

Com o feedback recebido, você pode fazer os ajustes necessários no relatório antes de começar a fazer alterações em larga escala nas necessidades identificadas. 

6. Use os seus dados

Neste ponto, você já coletou todas as informações possíveis. A única coisa que resta a fazer é usar os resultados e insights da avaliação de necessidades para fazer um relatório final e um plano de ação.

Use as informações coletadas nas etapas de um a cinco para transformar os dados da avaliação de necessidades em um relatório cumulativo. Além das notas, detalhes e observações que você fez durante as sessões de brainstorming, adicione um resumo documentando as próximas etapas, em particular as fases, a assistência técnica, os programas de treinamento e outros componentes que ajudarão a implementar as mudanças no processo. 

A implementação dos resultados da avaliação de necessidades levará tempo. Certifique-se de que a sua equipe tenha um processo eficaz para orientar a melhoria, como:

• Ferramentas de gestão de projetos:ajudam a organizar as informações e a se comunicar com os membros da equipe

• Gestão de mudanças: auxilia na documentação de mudanças de necessidades e lacunas

• Gestão de processos corporativos (BPA): ajuda a analisar e aprimorar os processos

• Planejamento de implementação de processos: descreve as etapas necessárias para alcançar uma Meta compartilhada

Exemplos de avaliação de necessidades

Há muitos métodos diferentes de coleta de dados, desde técnicas quantitativas, como pesquisas, até técnicas qualitativas, como grupos focais. O público-alvo pode influenciar a metodologia, portanto, leve em consideração a perspectiva que você está buscando antes de decidir. 

As avaliações de necessidades fornecem dados cruciais sobre os processos existentes e ajudam as equipes a criar sistemas mais eficazes. 

Aqui estão três dos métodos mais populares de coleta de dados de avaliação de necessidades:

Questionários

Questionários e entrevistas são os métodos mais populares para coletar dados. Um questionário é um formulário de nível superficial com perguntas gerais de sim ou não. Essa é uma ótima maneira de obter informações rápidas dos entrevistados.

Use para coisas como: avaliar a eficácia da identidade da sua marca

Pesquisas

Muitas equipes usam pesquisas para coletar informações externas sobre a experiência do cliente. As pesquisas geralmente incluem perguntas abertas, portanto, fornecem informações mais detalhadas do que os questionários. Essa é uma ótima maneira de encontrar informações precisas, mas rápidas.

Use-as para: avaliar o sucesso da sua experiência pós-compra do ponto de vista do cliente

Grupos focais

Um grupo focal é uma entrevista que envolve um pequeno número de participantes que compartilham traços ou experiências comuns. Embora exijam consideravelmente mais tempo do que os outros dois métodos, os grupos focais fornecem informações abrangentes sobre as necessidades e a experiência do cliente. Essa é uma ótima maneira de coletar informações detalhadas.

Use para coisas como: avaliar como os clientes vivenciam a sua marca e o que eles acham que poderia ser melhorado

Identifique as necessidades da sua equipe com uma análise

Realizar uma avaliação de necessidades é uma ótima maneira de entender como os processos atuais estão sendo tratados e como você pode agilizar as tarefas e a comunicação. Nem sempre é óbvio quais são as necessidades mais importantes. Com uma análise de necessidades, você pode reunir os dados necessários para tornar a sua equipe mais eficiente.