Quais são as vantagens do gerenciamento de projetos?

As vantagens do gerenciamento de projetos
  • Neste artigo, você verá:
    • As quatro vantagens principais do gerenciamento de projetos.
    • Exemplos de cada vantagem.
    • Dicas rápidas para ajudar a sua equipe a adotar as melhores práticas do gerenciamento de projetos.

Nem toda empresa ou equipe dispõe de um processo de gerenciamento de projetos formal. Esteja você em uma nova equipe de uma grande organização ou trabalhando numa startup de rápido crescimento, o gerenciamento de projetos formal talvez não tenha sido uma prioridade para a sua equipe até agora. Mas está cada vez mais difícil manter a organização e colaborar com os colegas de equipe, e você se pergunta se não estaria na hora de fazer o gerenciamento dos projetos, e se isso não funciona apenas em equipes com gerentes de projetos dedicados.

Na Asana, acreditamos que o gerenciamento de projetos consiste em uma habilidade universal que ajuda as equipes a concluir projetos com mais eficiência. Encontrar uma forma de planejar, gerenciar e executar o trabalho é relevante para todas as equipes e empresas. E embora você talvez não precise de todas as partes de um sistema tradicional de gerenciamento de projetos, a sua equipe se beneficiará de alguns dos elementos fundamentais de qualquer gerenciamento de projetos.

Se você ainda não tem certeza se precisa ou não de um gerenciamento de projetos, continue a leitura para saber quais são as vantagens desse recurso, além de ver algumas maneiras simples de incorporar essas ideias ao modo de trabalho da sua equipe—sem precisar de um diploma ou curso de certificação especial.

1. Metas bem definidas mantêm a sua equipe alinhada e focada

O termo pode até ser “gerenciamento” de projeto, mas gerenciar um projeto é apenas uma peça do quebra-cabeça. Antes mesmo de começar o trabalho, é necessário definir as metas do seu projeto para proporcionar a todos clareza sobre a finalidade do trabalho, além de mostrar quais resultados devem ser almejados.

Por exemplo, se o seu projeto for lançar um novo produto, você poderá definir uma meta para “aumentar os upgrades em 20%”. Por sua vez, essa meta influenciará suas decisões de lançamento à medida que você progride, além de ser uma forma de medir o sucesso após o lançamento.

Os membros da sua equipe de projeto também se beneficiarão. Ao assegurar que você realmente pensou no problema que está tentando resolver e ao dar à sua equipe um “norte” para se alinhar, você vai mantê-la focada em tarefas que terão impacto nessas metas – em vez de se perder em trabalhos desnecessários.

Dicas para definir metas de projetos
  • Avalie o motivo por trás do lançamento deste projeto. Pergunte: por que isso precisa ser feito? Quem será afetado? Como esse projeto se enquadra nas maiores metas da sua organização? Isso se encaixa no trabalho que outros colegas de equipe já estão fazendo? Quais resultados achamos que serão obtidos com esta iniciativa?

  • Compartilhe suas metas com todos os envolvidos. Antes de planejar o seu projeto, compartilhe suas metas com todos os que precisam estar envolvidos. Dependendo de como a sua equipe trabalha, isso poderia ser feito com uma reunião inicial, divulgando um documento ou configurando tudo em uma ferramenta de gerenciamento de projetos e adicionado seguidores ao seu projeto – contanto que todos entendam as metas (e o que não são metas) da sua iniciativa.

  • Defina um processo para monitorar e fazer relatórios sobre as metas. Não basta apenas estabelecer as metas e esquecê-las. Certifique-se de ter um planejamento que permita a você verificar e fazer relatórios de suas metas com frequência. Assim, é possível ver facilmente se há algum risco de perder suas metas e ajustar os planos para alcançá-las.

“Para que um projeto tenha sucesso, é necessário estabelecer metas muito específicas, para que todos saibam em que estão trabalhando e o que devem alcançar. É fundamental que a equipe entenda o seguinte: ‘É isto que estamos fazendo, e este é o motivo subjacente. Eis exemplo do que seria ter sucesso’.”

Meaghan Wagner, produtora de marketing digital na HBO

2. Planejamentos claros e organizados economizam tempo e recursos

Se alguma vez você já começou um projeto sem um planejamento, sabe como as coisas podem ficar bagunçadas logo no início. Você pode acabar ignorando etapas essenciais no cronograma do projeto, correndo contra o tempo para concluir uma tarefa esquecida de última hora ou respondendo às mesmas perguntas logísticas inúmeras vezes: “Qual é o prazo? O que faremos em seguida?” E o que é pior, a qualidade do seu trabalho pode ser prejudicada à medida que se apressa para concluir o projeto.

Em vez de elaborar o planejamento conforme avança, mapeie tudo que precisa ser feito, os proprietários das tarefas, os entregáveis, e as datas de conclusão, antes de dar início ao seu projeto. Em seguida, organize as pendências do seu projeto em um cronograma ou em uma lista categorizada, para definir com clareza o que cada um está fazendo e quais são os prazos. Por exemplo, se estiver planejando um evento, você pode listar todas as etapas individuais que levam ao evento principal, quem são os responsáveis por cada uma delas, e com quanto tempo de antecedência devem estar concluídas. Feito isso, compartilhe-as em um calendário de projeto compartilhado. Assim, você não precisará se apressar para encomendar os convites de última hora e evitará que dois colegas de equipe reservem serviços de bufê diferentes (essa não!).

Ao definir um planejamento claro que inclui todas as pendências do seu projeto, e então adicionar os prazos, os proprietários das tarefas e outros detalhes essenciais, você tornará eficiente um processo de execução que de outra forma talvez fosse caótico e uma perda de tempo. Você terá uma ideia clara do escopo e do cronograma do seu trabalho, e poderá identificar possíveis conflitos antes mesmo de começar. Com apenas um pouco de premeditação e planejamento, será possível desperdiçar menos tempo e recursos — e quem não quer isso?

Dicas para planejar projetos
  • Liste tudo o que deve ser feito antes de começar. Em seguida, adicione detalhes como datas de conclusão, proprietários das tarefas, status ou links para arquivos relevantes. Se este for um novo tipo de projeto para a sua equipe, reserve um tempo extra caso haja etapas ou falhas não planejadas.

  • Organize tudo em um planejamento compartilhável. Não importa se você usa uma lista, um calendário simples, ou algo mais visual como um cronograma ou quadros Kanban, é aconselhável organizar o seu planejamento para que todos saibam o que cada um está fazendo e quais são os prazos. Em seguida, divulgue essas informações com todos os envolvidos para que todos fiquem na mesma página.

  • Transforme projetos repetíveis em um modelo. Se este projeto será realizado diversas vezes, crie um modelo que possa ser reutilizado para economizar tempo na próxima fase de planejamento.

“Para gerenciar um projeto com sucesso, é necessário ter prioridades. Você nunca terá tanto tempo e recursos como todos nós desejamos. Por isso, é essencial focar nos itens que terão o maior impacto. Em seguida, certifique-se de que essas prioridades estão claras para os envolvidos, para poder definir as expectativas, e claras para a sua equipe, fazendo com que ela se concentre no trabalho certo.”

Corri Skinner, diretora sênior de operações de criação da Vox Creative na Vox Media

3. Definir a função de todos elimina as confusões

Uma vez que o trabalho de preparação está concluído, passa-se para a verdadeira etapa de controle do gerenciamento de projetos. Entretanto, se não há um proprietário do projeto para conduzir a equipe durante a realização do trabalho, aumentam as chances de que os colegas de equipe abandonem as tarefas, esqueçam os detalhes ou não saibam a quem recorrer para tirar suas dúvidas.

Enquanto que as empresas com uma função de gerenciamento de projetos formal disponham de um gerente de projetos para garantir que os planejamentos do projeto estejam de acordo com o que foi elaborado, aquelas que não têm esse recurso costumam fazer com que essas responsabilidades recaiam sobre a pessoa que lidera ou inicia o projeto. Por exemplo, se você é um editor que está publicando uma nova série de artigos, um desenvolvedor encarregado pela migração de um site, ou um gerente de contas que está atualizando os sistemas de relatórios de seus clientes, é bem provável que você também esteja coordenando todos os detalhes do seu projeto.

Felizmente, você não precisa assumir um segundo trabalho para gerenciar o seu projeto com eficiência — um pouco de comunicação e de colaboração podem nos levar por boa parte do caminho. Ao deixar claro para todos que você é a pessoa de contato para o seu projeto, os outros envolvidos saberão a quem recorrer se tiverem dúvidas e a quem procurar para obter atualizações. Além disso, ao definir a função de cada pessoa no projeto, você deixará claro o envolvimento que se espera de seus colegas de equipe.

Dicas para gerenciar projetos
  • Informe a sua função (e a de todos os outros) com clareza. Seja na fase de planejamento ou no início do seu projeto, certifique-se de que todos saibam quem é o líder do projeto (você!), bem como as responsabilidades dos demais envolvidos.

  • Verifique e responda às perguntas dos proprietários das tarefas. Como você criou um planejamento claro, os envolvidos já sabem quais são suas responsabilidades. Agora, ajude-os a ficar em dia, verificando o progresso do trabalho ou proporcionando-lhes acesso a tudo o que precisam para fazer o trabalho fluir.

  • Compartilhe regularmente as atualizações de status. Mantenha o bom ritmo do projeto ao compartilhar as atualizações relevantes com a sua equipe. Isso não apenas deixará todos em dia e reduzirá as dúvidas referentes às atualizações de status, como também motivará e estimulará todos os envolvidos.

4. As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a aumentar a eficiência

Para colocar estas dicas em prática, considere usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para ajudar a sua equipe a colaborar melhor e se manter em dia.

Embora haja, literalmente, inúmeras ferramentas para escolher, convém evitar as ferramentas de gerenciamento de projetos mais tradicionais, visto que a maior parte delas é desenvolvida pensando em processos mais convencionais, e a sua configuração e integração podem ser muito longas e demoradas. Por isso, prefira algo que seja flexível, personalizável e fácil de adotar. É ainda melhor se lhe permitir conectar o trabalho nos diversos projetos (o que é difícil de fazer em e-mails e planilhas) e se comunicar com os colegas de equipe no local em que o trabalho está ocorrendo.

É claro que, para nós, a Asana é a ferramenta ideal, além de ser uma opção excelente para as empresas que querem dar início a um gerenciamento de projetos melhor com uma ferramenta fácil de adotar e que inclua as funcionalidades necessárias para a sua equipe alcançar o sucesso.

Dicas para usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos
  • Faça a integração de todos com uma ferramenta centralizada. Em vez de permitir que cada equipe ou membro da equipe use uma ferramenta diferente para gerenciar os projetos, entrem em um acordo sobre a ferramenta que será usada por todos. Dessa forma, é possível estimular melhor a colaboração e diminuir a confusão causada por não saber onde encontrar as informações essenciais.

  • Defina convenções sobre como usá-la. Algumas diretrizes simples ajudarão todos a se sentirem confiantes de que estão usando a nova ferramenta corretamente. Por exemplo, você pode determinar “adicione sempre a data de conclusão das tarefas”, “lembre-se de adicionar ‘marketing’ em todos os títulos de projetos de marketing” ou “se você tiver uma solicitação processável para alguém, crie uma tarefa em nossa ferramenta de gerenciamento de projetos, em vez de enviá-la por e-mail.”

  • Compartilhe as atualizações de status e os relatórios. A forma mais rápida de seus colegas de equipe notarem o valor de uma ferramenta é proporcionar a eles mais visibilidade com relação ao status e progresso do projeto. Ao compartilhar as atualizações de status e mostrar o progresso do projeto em sua nova ferramenta, você os ajuda a entender melhor qual é o andamento do trabalho e os incentiva a também usar a ferramenta para suas próprias tarefas.

“Minha dica número um com relação ao gerenciamento de projetos é sempre refletir após um projeto. Assim, você pode usar tudo o que aprendeu e criar um manual para estar preparado na próxima vez que precisar planejar e gerenciar um projeto parecido.”

Kerry Anne Hoffman, gerente sênior de produtos, operações de marketing na ClassPass

Afinal, talvez você só precise de alguns princípios básicos do gerenciamento de projetos

Não importa em qual empresa ou setor você trabalhe, sua equipe sempre se beneficiará da adoção de alguns princípios básicos do gerenciamento de projetos. Mesmo algumas mudanças simples na sua forma de planejar, gerenciar e relatar o seu trabalho podem tornar a sua equipe mais eficiente, responsável pelo trabalho e confiante de estar cuidado dos assuntos mais importantes.

Caso tenha interesse em usar a Asana como a sua ferramenta de gerenciamento de projetos, encontre mais informações aqui.