Quais são as vantagens do gerenciamento de projetos?

Não são todas as empresas e equipes que dispõem de um processo de gerenciamento de projetos formal. Seja numa grande organização ou numa startup de rápido crescimento, o gerenciamento de projetos formal talvez não tenha sido uma prioridade para a sua equipe até agora. Mas, digamos que está cada vez mais difícil manter a organização e colaborar com os colegas de equipe, e você se pergunta se não estaria na hora de fazer o gerenciamento dos projetos, ou se isso só funciona em equipes com gerentes de projetos dedicados.

Na Asana, acreditamos que as habilidades de gerenciamento de projeto ajudam as equipes a concluir projetos com mais eficiência. Encontrar uma forma de planejar, gerenciar e executar o trabalho é relevante para todas as equipes e empresas. E, embora você talvez não precise de todas as partes de um sistema tradicional de gerenciamento de projetos, a sua equipe se beneficiará de alguns dos elementos fundamentais de qualquer gerenciamento de projetos.

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos ajuda as equipes a organizar, acompanhar e executar o trabalho em um projeto específico. Considere um projeto como uma coleção de tarefas necessárias para realizar uma determinada meta. O gerenciamento de projetos também permite que as equipes planejem, gerenciem e realizem o trabalho, de modo a cumprir com os requisitos desse projeto de acordo com o prazo estipulado. Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, a sua equipe pode organizar o trabalho em um só lugar, compartilhar comentários e o progresso e, consequentemente, colaborar com mais eficácia.

[Leia: Como escolher um software de gerenciamento de projetos para a sua equipe]

Em vez de se perder entre planilhas, e-mails e outras ferramentas para lidar com todo o seu trabalho, uma ferramenta de gerenciamento de projetos contribui para que a sua equipe:

  • Coordene os trabalhos interdisciplinares
  • Centralize os planejamentos de projetos, detalhes, arquivos e feedback
  • Compartilhe atualizações de status com todos os participantes
  • Melhore a colaboração em equipe
História do gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos se desenvolveu da convergência de vários tipos de engenharia no início de 1900, mas as ferramentas e técnicas que definem o gerenciamento de projeto moderno só começaram a aparecer após 1950. Àquela altura, o gerenciamento de projetos começou a se tornar uma metodologia única e reconhecível, muito frequentemente aplicada aos projetos de engenharia. Em 1969, o Project Management Institute (PMI) foi oficialmente formado, e a organização teve um papel importante na definição e no estabelecimento da gestão de projetos nas décadas que se seguiram. Além de oferecer certificações para gerentes de projeto, o PMI publicou o primeiro Guide to the Project Management Body of Knowledge (o guia PMBOK) em 1996, que ainda é atualizado regularmente.

Tradicionalmente, o gerente de projetos era um funcionário à parte, frequentemente treinado em metodologias e conjuntos de ferramentas de gerenciamento de projeto e, por vezes, certificado por organizações como o PMI. Para conduzir um processo de gerenciamento de projetos, era preciso um gerente de projeto porque as ferramentas para o processo eram difíceis de configurar e usar e, por vezes, demandavam conhecimento específico.

O gerenciamento de projeto moderno é diferente. Em vez de certificações complexas e do jargão difícil de entender, qualquer pessoa pode, hoje em dia, ser um gerente de projeto. De fato, na Asana, consideramos que, se você gerencia um projeto de qualquer tipo, você é um gerente de projetos. A flexibilidade e a democratização do gerenciamento de projetos se devem, em grande medida, a softwares de gerenciamento de projeto modernos e otimizados. Em lugar de ferramentas complicadas e difíceis de usar, o gerenciamento de projeto é flexível, visual, e foi feito para você, e não o contrário.

Fundamentos do gerenciamento de projeto moderno

Há muitos termos e jargões específicos do gerenciamento de projetos, mas ele não é tão complicado quanto parece. Se tiver começado recentemente, ou se quiser saber o que os seus colegas de trabalho querem dizer com “metodologia ágil” ou “escopo do projeto”, vamos explicar os tipos, componentes, processos e funções dentro do gerenciamento de projetos.

Tipos de gerenciamento de projeto

O gerenciamento de projetos é um modo de ajudar a sua equipe a acompanhar todo o trabalho realizado a fim de cumprir os requisitos de um projeto a tempo. Dentro da categoria mais ampla de gerenciamento de projetos, há tipos, metodologias e abordagens adicionais, como estes:

  • Gerenciamento de projeto ágil. O método ágil ou Agile é um tipo de gerenciamento de projeto sucinto muito popular entre as equipes de produto, engenharia e desenvolvimento de software. Com ele, as equipes se pautam pela melhoria contínua, reações flexíveis às mudanças, processos iterativos e evolução incremental. Algumas estruturas do método ágil incluem Scrum e Kanban.
  • Modelo em cascata. Segundo esse modelo, as tarefas se sucedem numa abordagem linear: depois que uma tarefa é concluída, a próxima fica pronta, e assim por diante. O modelo em cascata tem seis fases: requisitos, análise, design, programação, teste e operações. Este modelo é mais adequado para projetos em que os entregáveis e o escopo são fixos, já que o método em cascata pode ser menos flexível no dia a dia do que outras metodologias de gerenciamento de projetos.
  • Metodologia PRINCE2. O acrônimo PRINCE2 se refere a PRojects IN Controlled Environments, ou projetos em ambientes controlados. Na metodologia PRINCE2 de gerenciamento de projetos, estes são divididos em setes processos: direção de projeto, preparação de projeto, iniciação de projeto, gerenciamento de divisão de fases, controle de estágio, gerenciamento da entrega do produto e encerramento de projeto.
  • Método do caminho crítico (CPM) e Técnica de avaliação e revisão de programas (PERT). O CPM e o PERT, nas siglas em inglês, são as metodologias originais de gerenciamento de projetos, desenvolvidas na década de 50. O CPM usa um algoritmo para mapear os caminhos críticos entre tarefas complexas relacionadas e prazos definidos. Com o CPM, as equipes podem identificar a maior extensão de atividades dependentes. O PERT, por sua vez, ajuda as equipes a identificar o caminho crítico quando não se sabe o cronograma e os prazos. No PERT, os gerentes de projeto identificam todas as tarefas que precisam ser concluídas (não apenas o caminho crítico) a fim de determinar o tempo mínimo para se concluir o projeto como um todo.
Componentes centrais e termos-chave

Não existe uma lista definida com todos os componentes do gerenciamento de projetos, principalmente porque há diversos tipos de gerenciamento de projetos, cada qual com os seus próprios componentes, processos e formatos. Em geral, porém, qualquer metodologia ou ferramenta de gerenciamento de projetos que você usar também incluirá estes princípios:

Metas inteligentes

Todos os projetos devem ter uma meta ou objetivo definidos. Ao elaborar as metas de um projeto, use a estrutura de metas SMART para assegurar que você tenha métricas e critérios claros para que possa mensurar com precisão o êxito do projeto.

Planejamento de projeto

Um planejamento de projeto funciona como um roteiro dos elementos que a sua equipe precisa executar para ter êxito na realização das metas do projeto.

[Leia: Como criar um planejamento de projeto que efetivamente ajuda a ficar em dia]

Orçamento

A maioria dos projetos dispõe de um orçamento que restringirá e definirá o que se pode realizar durante o projeto.

Riscos do projeto

Os riscos do projeto são todas as coisas que podem sair errado, como, por exemplo, ultrapassar o orçamento ou perder a data de conclusão. Fazer a gestão do risco do projeto é a prática de identificar os riscos antes de começar um projeto, para que se possa preveni-los.

Escopo do projeto

Durante a fase de planejamento, você também definirá o escopo do projeto, ou seja, o tamanho, as limitações, o orçamento e as metas do projeto. Conhecer isso ajuda a prevenir desvios de escopo do projeto, que ocorrem quando os entregáveis e o trabalho ultrapassam o escopo do projeto.

Plano de gerenciamento de recursos

Um plano de gerenciamento de recursos tem como objetivo definir a alocação dos recursos da equipe em termos de disponibilidade dos funcionários, ferramentas técnicas ou orçamento. A criação de um plano de gerenciamento de recursos pode ajudar a gerenciar e programar os recursos da equipe da melhor maneira possível, para que se possa maximizar a disponibilidade de recursos.

[Leia: Como criar um plano de gerenciamento de recursos]

Participantes

Os participantes do projeto são as pessoas envolvidas nele, a exemplo de uma equipe multidisciplinar ou a liderança executiva.

Cronograma

A maioria dos projetos tem um cronograma: uma data de início, quando o trabalho se inicia, e uma data final, quando o trabalho é concluído.

[Leia: Como criar um cronograma de projeto em sete passos]

Entregáveis

Os entregáveis são os ativos, arquivos ou produtos que terão sido finalizados ao fim do cronograma do projeto, como anúncios para uma campanha de marca ou recursos novos para um lançamento de produto.

Marcos

Marcos são etapas sinalizadoras que representam quando um grupo de trabalhos é concluído e se inicia um novo ciclo de trabalhos. Ao contrário dos entregáveis, que representam um produto ou resultado, um marco é um momento no tempo.

[Leia: Como definir, atingir e comemorar marcos de projeto]

Dependências

Talvez o seu projeto também tenha dependências, que ocorrem quando uma tarefa não pode ser iniciada antes que outra tenha sido concluída. Se o projeto tiver muitas dependências, pode ser vantajoso recorrer à visualização no estilo gráfico de Gantt para exibir os trabalhos em um cronograma.

Progresso e atualizações de status

Ao gerenciar um projeto, você precisará enviar relatórios de progresso e atualizações de status para os participantes do projeto. Gerar relatórios de qualidade pode aumentar a visibilidade e colaboração nas equipes interdisciplinares.

[Leia: Como elaborar um relatório eficaz sobre o status do projeto]

Processo de gerenciamento de projeto

Cada projeto terá variações sutis, dependendo da tarefa a ser realizada, da equipe em que você está e da disposição dos membros da equipe para colaborar entre si. No entanto, em geral, há quatro fases principais de projeto que ocorrem durante o processo de gerenciamento de projeto:

  1. Definição do escopo. Durante a fase de definição do escopo, você reunirá a equipe e identificará o escopo do projeto. Dependendo da complexidade e da escala do seu projeto, talvez também valha a pena criar um roteiro de projeto.
  2. Planejamento. O planejamento do projeto é quando você delineia os requisitos dele e define o que será entendido por “sucesso do projeto”. Esta fase do projeto é fundamental para o êxito do gerenciamento do projeto e para atingir os objetivos definidos. Durante a fase de planejamento, você criará um plano de projeto, identificará os principais marcos e alinhará os custos e o cronograma do projeto.
  3. Execução. A principal atividade do projeto será a fase de execução. Este é o momento em que você e a sua equipe trabalharão nos entregáveis do projeto. Durante a fase de execução, recomenda-se colocar em prática a gestão de recursos, de tempo e de tarefas para assegurar que a equipe está em sintonia, em dia com o projeto e não está sobrecarregada.
  4. Geração de relatórios. A geração de relatórios acontece durante e após a fase de execução. Ao longo do projeto, a geração de relatórios auxiliará na correção do curso a seguir, colaboração e aumento da visibilidade interdisciplinar sobre os trabalhos. Em seguida, depois que o projeto estiver concluído, você pode relatar como ele foi feito e debater com os demais envolvidos maneiras de melhorar os projetos futuros.
Pergunta frequente: Como abordar projetos em andamento?

A melhor maneira de gerenciar um processo em andamento, como um projeto de monitoramento de bugs ou solicitação de uma peça publicitária, é com o gerenciamento de trabalho. O gerenciamento de projetos, na verdade, faz parte do gerenciamento de trabalho. Enquanto o gerenciamento de projetos pode ajudar na coordenação de projetos individuais, um software de gerenciamento de trabalho é feito para ajudar as equipes a gerenciar tanto projetos específicos como processos que não têm datas de início ou fim definidas.

[Leia: Gerenciamento de trabalho vs gerenciamento de projetos: em que diferem?]

5 benefícios do gerenciamento de projeto

Se você ainda não tem certeza se precisa ou não de um gerenciamento de projetos, continue a leitura para saber quais são as vantagens desse recurso, além de ver algumas maneiras simples de incorporar essas ideias ao modo de trabalho da sua equipe — sem precisar de um diploma ou curso de certificação especial.

1. Planejamentos claros e organizados melhoram a colaboração entre as equipes

Se alguma vez você já começou um projeto sem um planejamento, sabe como as coisas podem ficar desorganizadas logo no início. Você pode acabar ignorando etapas essenciais no cronograma do projeto, correndo contra o tempo para concluir uma tarefa esquecida de última hora ou respondendo às mesmas perguntas logísticas inúmeras vezes: “Qual é o prazo? O que faremos em seguida?” E o que é pior, a qualidade do seu trabalho pode ser prejudicada à medida que você se apressa para concluir o projeto.

Em vez de elaborar o planejamento conforme avança, mapeie tudo o que precisa ser feito, os proprietários das tarefas, os entregáveis e as datas de conclusão, antes de dar início ao seu projeto. Em seguida, visualize as pendências do seu projeto num cronograma ou lista categorizada para definir com clareza o que cada um está fazendo e quais são os prazos. Por exemplo, se estiver planejando um evento, você pode listar todas as etapas individuais que levam ao evento principal, quem são os responsáveis por cada uma delas e com quanto tempo de antecedência devem estar concluídas. Feito isso, publique-as num calendário de projeto compartilhado. Assim, você não precisará se apressar para encomendar os convites de última hora e evitará que dois colegas de equipe reservem serviços de bufê diferentes (essa não!).

[Leia: Como criar um planejamento de projeto que efetivamente ajuda a ficar em dia]

Ao definir um planejamento claro que inclui todas as pendências do seu projeto, e então adicionar os prazos, os proprietários das tarefas e outros detalhes essenciais, você tornará eficiente um processo de execução que de outra forma talvez fosse caótico e uma perda de tempo. Você terá uma ideia clara do escopo e do cronograma do seu trabalho, e poderá identificar possíveis conflitos antes mesmo de começar. Com apenas um pouco de premeditação e planejamento, será possível desperdiçar menos tempo e recursos — e quem não quer isso?

Dicas para planejar projetos
  • Liste tudo o que deve ser feito antes de começar. Em seguida, adicione detalhes como datas de conclusão, proprietários das tarefas, status ou links para arquivos relevantes. Se este for um novo tipo de projeto para a sua equipe, reserve um tempo extra caso haja etapas ou falhas não planejadas.
  • Organize tudo em um planejamento compartilhável. Não importa se você usa uma lista, um calendário simples ou algo mais visual como um cronograma ou quadros Kanban, é aconselhável organizar o seu planejamento para que todos saibam o que cada um está fazendo e quais são os prazos. Em seguida, divulgue essas informações com os envolvidos para manter todos a par delas.
  • Transforme projetos repetíveis em modelos. Se este projeto será realizado diversas vezes, crie um modelo que possa ser reutilizado para economizar tempo na próxima fase de planejamento.

“Para gerenciar um projeto com sucesso, é necessário ter prioridades. Você nunca terá tanto tempo e recursos como deseja. Por isso, é essencial focar nos itens que terão o maior impacto. Em seguida, certifique-se de que essas prioridades estão claras para os envolvidos, para poder definir as expectativas, e claras para a sua equipe, fazendo com que ela se concentre no trabalho certo.”

Corri Skinner, diretora executiva de sucesso do cliente da Vox Creative na Vox Media

2. Definir a função de todos elimina as confusões

Uma vez concluído o trabalho de preparação, passa-se para a verdadeira etapa de controle do gerenciamento de projetos. Entretanto, se não há um proprietário do projeto para conduzir a equipe durante a realização do trabalho, aumentam as chances de que os colegas de equipe abandonem as tarefas, esqueçam os detalhes ou não saibam a quem recorrer para tirar suas dúvidas.

[Leia: Como coordenar a carga de trabalho da sua equipe de maneira eficaz]

Enquanto que as empresas com uma função de gerenciamento de projetos formal disponham de um gerente de projetos para garantir que os planejamentos do projeto estejam de acordo com o que foi elaborado, aquelas que não têm esse recurso costumam fazer com que essas responsabilidades recaiam sobre a pessoa que lidera ou inicia o projeto. Por exemplo, se você é um editor que está publicando uma nova série de artigos, um desenvolvedor encarregado pela migração de um site, ou um gerente de contas que está atualizando os sistemas de relatórios de seus clientes, é bem provável que você também esteja coordenando todos os detalhes do seu projeto.

Felizmente, você não precisa assumir um segundo trabalho para gerenciar o seu projeto com eficiência — um pouco de comunicação e de colaboração podem nos levar por boa parte do caminho. Ao deixar claro para todos que você é o ponto de contato para o projeto, os outros envolvidos saberão a quem recorrer se tiverem dúvidas e a quem procurar para obter atualizações. Além disso, ao definir a função de cada pessoa no projeto, você deixará claro o envolvimento que se espera de seus colegas de equipe.

Dicas para gerenciar projetos
  • Informe a sua função (e a de todos os outros) com clareza. Seja na fase de planejamento ou no início do seu projeto, certifique-se de que todos saibam quem é o líder do projeto (você!), bem como as responsabilidades de todos os envolvidos.
  • Verifique e responda às perguntas dos proprietários das tarefas. Como você criou um planejamento claro, os participantes já sabem quais são as suas responsabilidades. Agora, ajude-os a ficar em dia, verificando o progresso do trabalho ou proporcionando-lhes acesso a tudo o que precisam para fazer o trabalho fluir.
  • Compartilhe regularmente as atualizações de status. Mantenha o bom ritmo do projeto ao compartilhar atualizações relevantes sobre o seu progresso com a equipe. Isso não apenas deixará todos em dia e reduzirá as dúvidas referentes às atualizações de status, como também motivará e estimulará todos os envolvidos.

“A Asana nos permitiu ser mais colaborativos de modo geral. Quando há um projeto em curso, todos se dedicam a ele. Não é como se Dalton tivesse o seu próprio projeto para a mesma iniciativa. A sensação é que isso pertence a todos nós.”

Julia Bersin, gerente sênior de geração de demanda na Guru

3. Metas bem definidas aumentam a eficácia da equipe

Não há êxito nos projetos quando as equipes desconhecem as suas metas. Sem metas claras, as equipes se sentem desmotivadas e também correm o risco de se dedicar ao objetivo errado ou de gastar toda a sua energia num trabalho de pouco impacto.

Com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, é possível definir as metas do seu projeto com antecedência. Dessa forma, todos os que estão envolvidos no projeto ficam alinhados em relação às metas e podem otimizar as etapas que são necessárias para alcançá-las. Por exemplo, se o seu projeto consiste no lançamento de um novo produto, você pode definir como meta “Aumentar o número de upgrades em 20%.” Essa meta, por sua vez, influenciaria as decisões referentes ao seu lançamento à medida que você progride. Além disso, ela serviria como uma métrica para mensurar o sucesso após o lançamento.

Os membros da sua equipe de projeto também se beneficiarão. Ao assegurar que você realmente pensou no problema que está tentando resolver e ao dar à sua equipe um “norte” para se alinhar, você vai mantê-la focada em tarefas que terão impacto nessas metas – em vez de se perder em trabalhos desnecessários.

Dicas para definir metas de projetos
  • Avalie o motivo por trás do lançamento de um projeto. Pergunte: por que isto precisa ser feito? Quem será afetado? Como este projeto se enquadra nas metas globais da organização? Isto se encaixa no trabalho que outros colegas de equipe já estão fazendo? Quais resultados achamos que serão obtidos com esta iniciativa?
  • Compartilhe as suas metas com todos os participantes. Antes de planejar o seu projeto, compartilhe as metas com todos os que precisem estar envolvidos. Dependendo de como a sua equipe trabalha, isso poderia ser feito com uma reunião inicial, divulgando um documento ou compartilhando por meio de uma ferramenta de gerenciamento de projetos — contanto que todos entendam as metas (e o que não são metas) da sua iniciativa.
  • Defina um processo para monitorar e fazer relatórios sobre as metas. Não basta apenas defini-las e esquecê-las. Certifique-se de ter um planejamento que permita a você verificar e fazer relatórios de suas metas com frequência. Assim, é possível ver facilmente se há algum risco de perder as metas e ajustar os planos para alcançá-las.

“Graças à Asana, passamos a ver a quantidade total de trabalho que realmente estávamos fazendo, e isso nos permitiu redefinir as prioridades e estratégias quanto aos tipos de trabalho realizados.”

4. Definir um plano de comunicação mantém a sua equipe alinhada e focada

O termo pode até ser “gerenciamento” de projeto, mas gerenciar um projeto é apenas uma peça do quebra-cabeça. Antes mesmo de começar o trabalho, é necessário definir um plano de comunicação. É bem provável que a sua equipe já tenha uma ferramenta de gerenciamento de e-mails, outra para envio de mensagens instantâneas e mais uma para gerenciamento de projetos, entre outras. Um plano de comunicação estabelece quando cada uma delas deve ser utilizada. Por exemplo, na Asana, usamos o e-mail para as comunicações externas, o Slack para as mensagens internas rápidas e a própria Asana para todo o nosso trabalho realizável.

Um trabalhador típico alterna diariamente entre cerca de 10 aplicativos diferentes. Quando não há um plano definido sobre qual ferramenta deve ser usada em determinada circunstância, a alternância entre essas ferramentas pode causar confusão e até desgaste total. Um plano de comunicação diminui a dificuldade de tomar decisões e assegura que todos os membros da equipe estejam na mesma página.

[Baixe o relatório: O índice Anatomia do trabalho]

Dicas para elaborar um plano de comunicação
  • Estabeleça um padrão de comunicação. No nível mais básico, o seu plano de comunicação deve definir as ferramentas e a frequência da comunicação entre a sua equipe.
  • Ofereça oportunidades para o compartilhamento de comentários. O seu plano de comunicação precisa funcionar para todos os membros da sua equipe, portanto, é fundamental assegurar o alinhamento de cada participante. Ofereça oportunidades para que sejam feitos comentários e workshops até que o plano de comunicação pareça viável para todos os envolvidos.
  • Defina os participantes do projeto e suas funções. Quando os participantes devem ser incluídos? Há alguma pessoa responsável pela aprovação que precise ser notificada antes que algo seja publicado ou publicitado? Documente os participantes do projeto, bem como suas funções, como parte do seu plano de comunicação.
  • Alinhe-se em relação à frequência e ao estilo das atualizações de status. Um dos elementos mais importantes do seu plano de comunicação consiste na forma como você compartilhará o progresso do projeto. Preferencialmente, todo o seu trabalho realizável será armazenado na sua ferramenta de gerenciamento de projetos para que você possa coletar e compartilhar atualizações de status com facilidade.

“Ao tirar todas as solicitações dos e-mails e usar a Asana para colaborar com maior eficácia, pudemos economizar 60 horas todos os meses, e agora dedicamos esse tempo à estratégia, em vez de fazer a gestão dos elementos individuais.”

Walter Gross, gerente sênior de marketing digital na Sony Music

5. As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a aumentar a eficiência

Para colocar estas dicas em prática, considere usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para ajudar a sua equipe a colaborar melhor e se manter em dia.

Embora haja inúmeras ferramentas para escolher, convém evitar as ferramentas de gerenciamento de projetos mais tradicionais, visto que a maior parte delas é desenvolvida pensando em processos convencionais, e a sua configuração e integração podem ser muito longas e demoradas. Por isso, prefira algo que seja flexível, personalizável e fácil de adotar. É ainda melhor se lhe permitir conectar os trabalhos nos diversos projetos (o que é difícil de fazer em e-mails e planilhas) e comunicar com os colegas de equipe no mesmo local onde o trabalho ocorre.

[Leia: Nove formas de aumentar a eficiência da sua equipe no trabalho]

É claro que, para nós, a Asana é a ferramenta ideal, além de ser uma opção excelente para as empresas que querem dar início a um gerenciamento de projetos melhor com uma ferramenta fácil de adotar e que inclui as funcionalidades necessárias para a sua equipe alcançar o sucesso.

Dicas para usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos
  • Faça a integração de todos com uma ferramenta centralizada. Em vez de permitir que cada equipe ou membro da equipe use uma ferramenta diferente para gerenciar os projetos, entrem em um acordo sobre a ferramenta que será usada por todos. Dessa forma, é possível estimular melhor a colaboração e diminuir a confusão causada por não saber onde encontrar as informações essenciais.
  • Defina convenções sobre como usá-la. Algumas diretrizes simples ajudarão todos a se sentirem confiantes de que estão usando a nova ferramenta corretamente. Por exemplo, você pode determinar “adicione sempre a data de conclusão das tarefas”, “lembre-se de adicionar ‘marketing’ em todos os títulos de projetos de marketing” ou “se você tiver uma solicitação processável para alguém, crie uma tarefa na nossa ferramenta de gerenciamento de projetos, em vez de enviá-la por e-mail.”
  • Compartilhe as atualizações de status e os relatórios. A forma mais rápida de seus colegas de equipe notarem o valor de uma ferramenta é proporcionar a eles mais visibilidade com relação ao status e progresso do projeto. Ao compartilhar as atualizações de status e mostrar o progresso do projeto na sua nova ferramenta, você os ajuda a entender melhor qual é o andamento do trabalho e os incentiva a também usar a ferramenta para suas próprias tarefas.

“Minha dica número um com relação ao gerenciamento de projetos é sempre refletir após um projeto. Assim, você pode usar tudo o que aprendeu e criar um manual para se preparar para a próxima vez que precisar planejar e gerenciar um projeto parecido.”

Kerry Anne Hoffman, gerente sênior de projeto, operações de marketing na ClassPass

O que fazer para me tornar gerente de projeto?

Parabéns! Você já é gerente de projetos! É sério, você tem tudo o que precisa. Quando o gerenciamento de projeto surgiu, havia um treinamento rigoroso e certificações necessárias para que alguém fosse considerado um “profissional de gerenciamento de projetos”. No entanto, isso mudou nas últimas décadas, devido em grande parte à democratização e à expansão das atuais funções dentro das equipes. Originalmente, era necessário um gerente de projetos para “dirigir” os projetos, mas à medida que mais líderes de equipe começaram a dirigir os próprios projetos, o gerenciamento de projetos passou de uma profissão a uma habilidade.

As ferramentas de gerenciamento de projeto modernas são feitas com essa mudança em mente. Na Asana, consideramos que qualquer pessoa pode ser um gerente de projeto. Se você trabalha em equipe e esta tem projetos, você pode ser um gerente de projeto sem ter que aprender todos os detalhes de uma ferramenta nova. Você só precisa de uma ferramenta feita para você, e não o contrário.

Ferramenta de gerenciamento de projetos

As ferramentas de gerenciamento de projetos são uma forma visual de ganhar clareza e se conectar com a equipe. Pense em como a sua equipe atualmente gerencia o trabalho. Se você não compartilhar uma ferramenta de gerenciamento de projeto, os projetos, as tarefas, os arquivos e a comunicação da sua equipe provavelmente estarão dispersos pelas ferramentas, o que reduz a visibilidade e a sintonia da equipe. Sem um núcleo central de referências e de informação, os membros da equipe não têm clareza sobre as prioridades e provavelmente gastam muito tempo procurando por respostas. De fato, de acordo com o Índice Anatomia do Trabalho, gastamos 60% do nosso tempo a cada dia trabalhando em coisas como buscar documentos, perseguir aprovações e participar de reuniões, em vez de focar em trabalho qualificado e estratégico.

Com uma ferramenta de gerenciamento de projeto online, você tem uma maneira melhor de comunicar as prioridades e definir quem fará o quê e quando. Para ajudar as equipes a ganharem clareza, as ferramentas de gerenciamento de projeto oferecem vários modos diferentes de visualizar o projeto em tempo real. Estes são os mais populares:

Quadros Kanban

Visualização em quadro na Asana

Os quadros Kanban oferecem um modo visual para você planejar o progresso do projeto. Em um quadro Kanban, o progresso é representado por colunas verticais, e as tarefas passam por cada estágio até que sejam concluídas. Um quadro Kanban típico pode ter colunas para trabalhos novos, em andamento e concluídos.

Saiba mais sobre as ferramentas de quadro Kanban

Diagramas de Gantt

Visualização de cronograma no estilo diagrama de Gantt

Os diagramas de Gantt são gráficos de barras horizontais usados para exibir um cronograma de projeto. Neles, as tarefas são representadas por barras horizontais, e o comprimento delas indica a duração da tarefa.

Saiba mais sobre a tecnologia de diagrama de Gantt

Calendários

Visualização de calendário na Asana

Os calendários de projeto são uma ótima maneira de dinamizar as suas tarefas e exibir com clareza as tarefas das semanas e dos meses a seguir. Os calendários de projeto são um modo de visualização popular para projetos que têm muitas tarefas diferentes com datas de conclusão próprias, como calendários editoriais ou calendários de conteúdo para mídia social.

Saiba mais sobre as ferramentas de calendário da equipe

Listas estilo planilha

Visualização de Lista da Asana Em um modo de visualização estilo planilha, você pode se beneficiar de uma perspectiva clara e rápida sobre quem está fazendo o quê e quando. Neste tipo de gerenciamento de projeto visual, é possível ver com clareza o fluxo de trabalho do projeto em um modo de visualização linear, similar a uma grade.

Saiba mais sobre softwares em formato de lista de pendências

O que são ferramentas de gerenciamento de trabalho?

Já mencionamos o software de gerenciamento de projeto porque o gerenciamento do trabalho abrange também o gerenciamento de projetos. Com o gerenciamento de projetos, você dispõe de ótimas ferramentas para organizar, planejar e entregar projetos. Mas o gerenciamento de trabalho não ajuda só com um único processo do trabalho, ajuda a sua equipe a também ganhar uma visão holística de como todos os seus projetos e iniciativas estão interligados. Há duas ferramentas principais de gerenciamento de trabalho para isso, que se somam às quatro visualizações de gerenciamento de projeto comuns que listamos acima.

Gerenciamento de portfólio de projetos

Gerenciamento de portfólio de projetos na Asana

O gerenciamento de portfólio de projetos é o segredo para monitorar todas as iniciativas em um mesmo lugar. Os portfólios oferecem uma perspectiva ampla de todo o trabalho, para que você possa manter a equipe com os projetos em dia. Esse recurso permite que você interligue os negócios do dia a dia à estratégia corporativa.

Saiba mais sobre as ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos

Gestão de recursos

Gestão de recursos na Asana

Com a gestão de recursos, é possível ter uma visão clara do trabalho e da capacidade da equipe para assegurar que ninguém esteja sobrecarregado nem entediado. Assim, você pode identificar possíveis sobrecargas de trabalho e ajustar as tarefas caso seja necessário.

Saiba mais sobre softwares de gestão de recursos

Experimente os benefícios por si mesmo

Não importa em qual empresa ou setor você trabalhe, a sua equipe sempre se beneficiará da adoção de alguns princípios básicos do gerenciamento de projetos e trabalho. Mesmo algumas mudanças simples na sua forma de planejar, gerenciar e relatar o seu trabalho podem tornar a sua equipe mais eficiente, responsável pelo trabalho e confiante de estar cuidando dos assuntos mais importantes.

A Asana é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que ajuda as equipes a organizar e realizar o trabalho. Saiba mais sobre a Asana.

Comece agora a gerenciar projetos na Asana.