Roteiros de projeto: em que consistem e por que são essenciais

Assegurar-se de que você e a sua equipe iniciem um projeto com o pé direito é fundamental. Numa campanha de curto prazo, como no caso do planejamento de um evento virtual, ou numa iniciativa de longo prazo, como na implementação de uma nova ferramenta de TI, comunicar a visão geral de alto nível do seu projeto e fazer com que todas as partes envolvidas tenham acesso às mesmas informações é fundamental para o lançamento de um excelente projeto.

Mas, como fazer isso? Uma possibilidade é começar criando um Termo de abertura de projeto ou um caso de negócios para conseguir que o projeto seja aprovado. Depois disso, você pode criar um planejamento de projeto para definir os planos principais para o trabalho. Então, viria uma sessão de debates ou uma reunião inicial com todas as partes envolvidas. Dependendo do projeto, poderá ser uma boa ideia elaborar até mesmo um brief de criação. Contudo, embora essas estratégias sejam elementos críticos ao lançamento de um projeto, um roteiro de projeto será a melhor maneira de visualizar o cronograma do seu projeto e alinhá-lo aos objetivos do negócio.

O que é um roteiro de projeto?

Um roteiro de projeto é uma visão geral de alto nível dos entregáveis, dos marcos principais e das metas gerais de um projeto. Esse roteiro deve ser o primeiro item criado no início de um projeto, pois, quando você usa um roteiro de projeto como ponto de partida, é possível elaborar outros documentos importantes para o planejamento e o cronograma desse projeto.

Se você nunca usou um roteiro de projeto antes, talvez seja um tanto difícil diferenciá-lo dos demais elementos de planejamento do projeto. Então, veja a seguir como entender a diferença:

Roteiro de projeto versus planejamento de projeto

Existem muitas coisas em comum entre um roteiro de projeto e um planejamento de projeto. Por exemplo: ambos devem ser criados no início de um projeto e ambos são documentos em constante desenvolvimento, ou seja, não são compostos por informações imutáveis e estáticas. Contudo, diferentemente do planejamento de projeto, o seu roteiro de projeto deverá focar somente em oferecer uma visão geral de alto nível. Assim, não será preciso exagerar na quantidade de detalhes e de especificações ao elaborar o seu roteiro de projeto, pois isso deixaria o foco do documento muito abrangente. Lembre-se: o objetivo é preparar uma visão geral, e não listar instruções detalhadas.

Para criar um bom planejamento de projeto, você precisará se aprofundar em alguns detalhes, como o cronograma, o orçamento e as funções individuais de cada colaborador, além das métricas de sucesso que serão utilizadas para avaliar o resultado.

Roteiro de projeto versus roteiro de produto

O roteiro do produto corresponde à visão que a sua equipe de produto tem dos recursos que vocês planejam lançar em determinado período. Para a sua equipe, o roteiro do produto funciona como uma central única de informações referentes a esses lançamentos, sendo geralmente composto por informações detalhadas, como a prioridade ou o escopo do lançamento e os integrantes das equipes de engenharia e de produto que estarão envolvidos, além da lista de materiais de marketing, entre muitos outros componentes.

Apesar de ter nomenclatura semelhante, um roteiro de projeto é algo completamente diferente de um roteiro de produto. Qualquer projeto, não somente um projeto de lançamento de produto, pode e deve contar com um roteiro de projeto. Por exemplo, é importante criar um roteiro de projeto para um evento virtual que a sua equipe esteja planejando ou para um futuro projeto que a sua equipe de TI pretenda implementar. Em ambos os casos, o roteiro de projeto funcionará como uma visão geral das metas do projeto e de como elas serão alcançadas.

Roteiro de projeto versus diagrama de Gantt

Por ser a representação visual de um projeto, o diagrama de Gantt tem o aspecto de um cronograma, e incorpora um gráfico de barras horizontais para representar as tarefas e os entregáveis. Frequentemente, as equipes preferem elaborar os seus roteiros de projeto em formato de diagrama de Gantt com visualização de cronograma, utilizando componentes do gráfico de barras dentro do diagrama de Gantt para representar as iniciativas de alto nível em relação ao tempo transcorrido.

Contudo, os diagramas de Gantt têm muitas funcionalidades adicionais às dos roteiros de projeto. Esses diagramas não só facilitam a visualização das relações e das dependências entre as tarefas, mas também oferecem acesso rápido às informações sobre o modo como as partes do seu projeto se encaixam entre si e sobre quaisquer marcos importantes que precisem ser alcançados.

Mesmo que você esteja planejando elaborar o seu roteiro de projeto em um diagrama de Gantt, é importante escolher uma ferramenta que ofereça diversas maneiras de visualizar o seu trabalho (não somente em formato de cronograma, mas também em quadro Kanban, lista de tarefas e calendário), além da possibilidade de alternar entre essas visualizações com facilidade. Assim, você conseguirá criar um roteiro de projeto eficaz, e os participantes do projeto conseguirão visualizar o trabalho da maneira que melhor lhes aprouver.

As vantagens de um roteiro de projeto

Se você nunca criou um roteiro de projeto, talvez esteja se perguntando: Será que isso é mesmo necessário? Bom, embora não seja necessário ter um roteiro para absolutamente todos os projetos (falaremos mais sobre isso a seguir), se o seu trabalho precisar atender a prazos específicos, então um roteiro de projeto será a melhor maneira de comunicar as suas metas de alto nível às partes envolvidas. Existem três vantagens principais para a criação de um roteiro de projeto antes de se realizar a reunião inicial.

1. Estabelecer os objetivos do seu projeto

O principal propósito de um roteiro de projeto é definir os objetivos desse projeto antes de agendar a reunião inicial e de criar o seu planejamento de projeto. O roteiro deverá proporcionar uma ideia do seu posicionamento atual e, em última instância, do destino aonde você quer chegar. Embora o roteiro não ofereça muitos detalhes sobre como o trajeto será percorrido, estabelecer os objetivos do projeto com essa antecedência poderá ajudar a obter clareza e a alcançar as metas.

Por exemplo, imagine que você esteja criando um roteiro de projeto para o seu calendário de conteúdo de mídias sociais. Você sabe qual é o seu posicionamento atual (ou seja, a quantidade de seguidores e o engajamento que o seu público está gerando neste momento). O seu roteiro de projeto ajudará a definir aonde você deseja chegar, e quando. Talvez, você queira dobrar a quantidade de seguidores no Instagram nos próximos seis meses ou a taxa de engajamento no próximo ano: seja qual for o seu plano, um roteiro de projeto poderá ajudar você e os demais participantes do projeto a ter uma visão abrangente de todo o trajeto.

2. Obter adesão em relação aos entregáveis do projeto

Durante a criação do seu roteiro de projeto, será necessário estabelecer quais são os entregáveis importantes. Nesse sentido, estabelecer esses entregáveis antes de realizar a reunião inicial pode ajudar a identificar as pessoas a convocar para a reunião, oferecer melhor visão geral do projeto aos respectivos participantes e, em última instância, favorecer a adesão dessas pessoas.

Por exemplo, imaginemos que você esteja elaborando um roteiro para um projeto de monitoramento de feedback de clientes. Proporcionando uma visão geral, o seu roteiro explica como funciona atualmente o processo de monitoramento de feedback de clientes e como esse processo será aprimorado pelo projeto durante o seu transcurso. Mas, além disso, o seu roteiro de projeto ajuda a esclarecer também quais serão os entregáveis esperados até o fim do projeto. Por exemplo, talvez você esteja trabalhando para criar um repositório ordenável e pesquisável de todos os feedbacks de clientes, ou talvez você precise obter pelo menos 100 feedbacks de clientes até o fim do ano fiscal: sejam quais forem os seus entregáveis, é fundamental defini-los com clareza.

3. Administrar as expectativas dos participantes

Com a visão geral e os entregáveis já definidos, o seu roteiro de projeto será criado, em última instância, para que você compartilhe informações importantes com os participantes que precisam ter acesso a elas, e para obter a sua adesão no que tange aos entregáveis, aos marcos e ao calendário do projeto. Ao ter acesso a todas essas informações na reunião inicial, os respectivos participantes podem obter uma visão geral de alto nível sobre o escopo e a duração do seu projeto.

Por exemplo, imaginemos que você tenha criado um roteiro de projeto para uma nova campanha de marketing. Durante a reunião inicial, os participantes multidisciplinares talvez apresentem as suas próprias ideias sobre o rumo que desejam que o projeto tome e sobre os entregáveis esperados. Porém, em vez de conduzir uma reunião inicial de debate de ideias, você fornecerá um plano bem definido sobre as metas e os marcos importantes do projeto. Dessa forma, será possível administrar as expectativas dos participantes desde o primeiro momento, além de assegurar-se de que o projeto seja o mais bem-sucedido possível.

Exemplos de roteiros de projeto

Embora não exista um único modo de se criar um roteiro de projeto (ou seja, o seu roteiro precisa ser estruturado de modo a possibilitar a melhor visualização possível do trabalho), descreveremos aqui dois exemplos para ajudar a começar.

Roteiro de projeto de um evento virtual

Roteiro de projeto de TI

Este roteiro de projeto reúne diversas “raias” (neste caso, o departamento de TI está planejando três grandes iniciativas para o quarto trimestre, cada uma das quais com as suas próprias metas e visão geral). Contudo, como os membros do departamento de TI irão trabalhar em todas as três iniciativas, a possibilidade de visualizar o roteiro em um único lugar central será ser bastante útil. Assim, toda a equipe de TI poderá acessar uma central única de informações sobre as três iniciativas futuras.

Como criar um roteiro de projeto

Para criar um bom roteiro de projeto, é preciso ter uma forma de visualizar o cronograma, os entregáveis e o calendário do seu projeto — elementos esses que, em conjunto, compõem o roteiro, ou seja: uma visão geral de alto nível de tudo o que precisará acontecer, dentro de qual prazo, e (em linhas gerais) uma visão abrangente das iniciativas nas quais os participantes e os colaboradores do projeto estarão envolvidos. Existem quatro elementos principais para a criação de um roteiro de projeto:

1. Estabelecer o calendário do projeto.Quando o projeto será iniciado? Qual será a data de conclusão? Ao começar pelo calendário do projeto, você se assegura de que exista um cronograma viável para os seus marcos e entregáveis.

2. Definir quais serão os marcos e os entregáveis. Quais entregáveis precisarão ser concluídos até o fim do projeto? Existem datas específicas ou marcos do projeto que precisam ser levados em consideração?

3. Esclarecer possíveis riscos.Existem riscos que a sua equipe deve levar em consideração? Quais são os obstáculos que podem atrapalhar o êxito do projeto?

4. Contextualizar os participantes do projeto.Compartilhe o roteiro do projeto com os principais participantes para obter a sua adesão.

A melhor maneira de criar e compartilhar o seu roteiro de projeto é usando uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, como a Asana. Com a nossa plataforma, os participantes do seu projeto terão acesso a uma central única de informações e poderão obter uma visualização abrangente de tudo o que estiver acontecendo — e não somente do roteiro. Ao ter acesso compartilhado a uma central única de informações, a sua equipe estará mais bem equipada para planejar, gerenciar e executar as tarefas.

Todos os projetos precisam de um roteiro?

Nem todos os projetos precisam de um roteiro. Por exemplo, se o escopo do seu projeto for pequeno, como no caso de um calendário de acompanhamento de publicações de blog para o próximo mês ou de uma iniciativa de correção de bugs de baixa prioridade, pode ser desnecessário criar um roteiro de projeto. Nesse caso, embora seja interessante consultar frequentemente os participantes do projeto e manter as informações em uma central unificada, não vale a pena forçar a utilização de um roteiro de projeto quando isso não se justificar.

Um GPS para a sua equipe

Com um roteiro de projeto eficaz, é possível proporcionar à sua equipe uma ideia do destino aonde vocês querem chegar, da maneira como chegarão lá e de quem fará parte da iniciativa. O roteiro do seu projeto é o início de todo o planejamento do projeto, e a criação de um roteiro robusto é um excelente ponto de partida para um projeto vigoroso.

Vamos começar a elaborar o seu primeiro roteiro de projeto? Experimente a Asana, líder em gestão de trabalho e a melhor ferramenta para a sua equipe.