Guia do iniciante de como redigir um caso de negócios eficaz

Praticamente qualquer projeto precisa ser aprovado, seja simplesmente com a adesão da equipe ou com a ajuda de um participante de nível executivo. Talvez você conheça o uso de um planejamento de projeto ou de um Termo de abertura de projeto para propor uma nova iniciativa e obter autorização para a sua realização. Porém, se o projeto proposto representar um investimento comercial considerável, pode ser necessário montar um caso de negócios para receber o aval.

Caso nunca tenha redigido um caso de negócios, estamos aqui para lhe ajudar. Com alguns recursos e um pouco de planejamento básico, fica fácil redigir um caso de negócios para obter os recursos e o apoio necessários para gerenciar um projeto e torná-lo bem sucedido.

O que é um caso de negócios?

Um caso de negócios é um documento que explica o valor ou os benefícios que a sua empresa obterá se fizer um investimento ou realizar uma iniciativa comercial significativa. Essa iniciativa pode ser qualquer coisa, como mensagens sobre um novo produto ou lançamento de recursos, uma proposta de aumentar os gastos para uma iniciativa atual ou um investimento considerável com uma nova agência ou empreiteiro, entre outros. Um caso de negócios convincente realça os benefícios esperados dessa decisão de investimento significativo. As principais partes interessadas usarão esse caso de negócios para determinar se devem ou não levar a iniciativa adiante.

Caso nunca tenha criado um caso de negócios, talvez o ache parecido com outros documentos de planejamento de projetos usados anteriormente. Confira as diferenças:

Caso de negócios vs. plano de negócios

Um caso de negócios é uma proposta referente a uma nova estratégia ou iniciativa de grande escala. Ele deve realçar as necessidades comerciais e os benefícios que a sua empresa obterá se decidir investir nessa oportunidade.

Um plano de negócios delineia um negócio novo. Geralmente, faz-se um rascunho do plano de negócios para mapear a estratégia de negócios, as declarações de missão e visão, e como a empresa planeja atingi-las. Pode ocorrer que um plano de negócios seja criado para um negócio existente, mas somente se a intenção for levar a empresa numa direção consideravelmente nova.

Caso de negócios vs. sumário executivo

Um sumário executivo é uma visão geral de um documento importante que aborda todos os principais fatos e detalhes dos quais os participantes do projeto precisam estar cientes caso não tenham tempo de ler o documento na íntegra. Aliás, a última etapa da criação de um caso de negócios será redigir um sumário executivo com todos os detalhes importantes e de alto nível que os participantes precisem saber.

Caso de negócios vs. Termo de abertura de projeto

Caso precise criar um “discurso de elevador” para apresentar o seu projeto, mas não precise de todo um caso de negócios, talvez seja melhor usar um Termo de abertura de projeto. Assim como o caso de negócios, o termo de abertura realça os principais detalhes de uma iniciativa. Mais especificamente, o termo abrange os três elementos principais do projeto: os objetivos, o escopo e os principais participantes. Posteriormente, a equipe de administração usará o Termo de abertura de projeto para aprovar novos projetos a serem desenvolvidos.

Preciso de um caso de negócios?

Nem todos os projetos precisam de um caso de negócios, ou mesmo de um Termo de abertura de projeto. Planeje criar um caso de negócios apenas para iniciativas ou investimentos que exijam recursos comerciais consideráveis. Se estiver desenvolvendo uma iniciativa menor, considere criar um Termo de abertura de projeto para apresentar a sua ideia de projeto às partes interessadas relevantes.

Mesmo que não precise apresentar o seu projeto a nenhum participante, ainda assim é bom estar sempre pronto para responder a perguntas básicas sobre o projeto proposto, como:

• Qual é a finalidade do projeto?

• Por que desenvolver esse projeto?

• Qual é a relação entre o projeto e as metas e objetivos da organização?

• Que métricas serão usadas para medir o sucesso do projeto?

• Quem está participando do projeto?

• Quando o projeto será concluído?

Cinco etapas para criar e apresentar um caso de negócios

O seu caso de negócios, além de incluir os principais fatos e números, também precisa explicar por que realizar um investimento ou iniciativa específica é uma boa ideia para a empresa. Em caso de dúvida, evite jargões e seja breve, mas sempre com foco em comunicar o valor do projeto. Se esta for a primeira vez que está criando um caso de negócios, não se preocupe. Siga estas cinco etapas para criar um caso de negócios robusto.

1. Reúna contribuições

Ninguém precisa redigir um caso de negócios sozinho. Portanto, certifique-se de que os membros da equipe e os participantes apropriados contribuam com as seções pelas quais são responsáveis. Por exemplo, a equipe de TI deve estar envolvida em qualquer decisão referente a ferramentas e cronogramas, enquanto a equipe do setor financeiro deve revisar as seções de orçamento e gestão de riscos. Se estiver criando um caso de negócios para propor uma nova iniciativa, linha de produtos ou persona de cliente, não deixe de consultar os especialistas no assunto.

2. Planeje redigir o caso de negócios fora de ordem

Algumas das primeiras coisas que aparecem no seu caso de negócios, como o seu sumário executivo, devem ser redigidas por último, quando todos os recursos e informações necessários para fazer uma sugestão fundamentada estiverem disponíveis. O sumário executivo apresentará todas as suas descobertas e fará uma recomendação para o negócio com base em diversos fatores. Quando se coleta todos esses detalhes primeiro, como a finalidade, as informações financeiras e o risco do projeto, assegura-se que o sumário executivo possa conter todas as informações relevantes.

3. Crie o caso de negócios gradualmente

O caso de negócios descreve um investimento significativo para a sua empresa. Do mesmo modo, redigir um caso de negócios é um investimento de tempo considerável. Nem todas as iniciativas serão ideais para a sua empresa. Portanto, certifique-se de consultar os principais interessados durante o processo. Seria péssimo desperdiçar horas ou dias nesse documento, só para ele ser rejeitado imediatamente pelos participantes de nível executivo.

Considere apresentar um esboço do seu caso de negócios ao patrocinador do projeto ou a um participante de nível executivo com quem tenha uma boa relação, para avaliar se vale a pena prosseguir com a iniciativa. Em seguida, à medida que for criando as diferentes seções do caso de negócios, consulte os participantes novamente para confirmar que não haja nenhum obstáculo incontornável.

4. Dê os toques finais ao documento

À medida que seções forem sendo criadas para o caso de negócios, pode ser necessário voltar e ajustar outras seções. Por exemplo, após concluir uma análise de custo/benefício com a equipe do setor financeiro, certifique-se de atualizar quaisquer riscos do projeto relacionados ao orçamento.

Antes de apresentar o seu caso de negócios, faça uma leitura final com os principais participantes em busca de seções que possam ser aperfeiçoadas. Nesta etapa, também é uma boa ideia redigir o sumário executivo que acompanhará o documento. Dependendo do tamanho do caso de negócios, o sumário executivo deve ter de uma a duas páginas.

5. Apresente o caso de negócios

A última etapa é a apresentação do seu caso de negócios em si. Comece com um discurso de elevador rápido que esclareça o quê, o porquê e o como da sua proposta. Pense nessa apresentação como uma oportunidade de explicar a necessidade comercial atual, como a sua proposta supre essa necessidade e quais são os benefícios para a empresa. Certifique-se de abordar quaisquer riscos ou receios que o seu público possa ter.

Não leia o caso de negócios em voz alta, página por página. Em vez disso, compartilhe o documento com os participantes para que ele possa ser lido antes da apresentação. Então, depois da apresentação, compartilhe o documento novamente, para que os participantes possam explorar os detalhes.

Lista de conferência do caso de negócios

Comece pelo porquê

A primeira seção do caso de negócios é a sua oportunidade de apresentar um argumento convincente sobre o novo projeto. Certifique-se de preparar um argumento que aborde os interesses e necessidades do seu público. Apesar de ser a primeira seção do caso de negócios, esta deve ser a última seção a ser redigida. Além de incluir os elementos tradicionais de um sumário executivo, lembre-se de responder a estas perguntas:

• Que problema da empresa o projeto solucionará? Explique por que o projeto é importante e por que os participantes de nível executivo devem considerar aproveitar a oportunidade em questão.

• Qual é o objetivo comercial? O que ocorre como resultado de um projeto bem-sucedido? Como o sucesso será medido, e o que um projeto bem-sucedido significaria para a empresa?

• Como o caso de negócios se encaixa no planejamento da estratégia de negócios geral da empresa? Certifique-se de que o caso de negócios proposto tenha uma ligação com metas importantes da empresa. A iniciativa proposta no seu caso de negócios deve ajudar a concretizar a declaração de visão da empresa.

Defina a parte financeira e o retorno sobre o investimento

Nesta etapa do seu caso de negócios, defina os aspectos básicos da parte financeira do projeto. Não espere criar esta seção por conta própria, mas em parceria com a equipe do setor financeiro da empresa. Particularmente, esta seção deve responder a estas questões:

• Quanto o projeto custará?  Mesmo que a iniciativa seja completamente nova para a empresa, faça uma pesquisa para estimar os custos do projeto.

• Quanto custa cada componente do projeto individualmente? Além de estimar o custo total, forneça um detalhamento dos diferentes custos do projeto. Por exemplo, pode haver custos do projeto referentes a novas ferramentas e recursos, análises da concorrência, custos com agências, etc.

• Qual é o retorno sobre o investimento esperado? Os custos já foram abordados, agora fale sobre como a empresa se beneficiará da iniciativa. Lembre-se de explicar, também, como o retorno sobre o investimento foi calculado.

• Como o projeto afetará o fluxo de caixa? O fluxo de caixa é o dinheiro que entra e sai da empresa. Investimentos significativos custam muito dinheiro, ou seja, afetam o fluxo de caixa negativamente, mas também pode se esperar um alto retorno sobre o investimento, o que afeta o fluxo de caixa positivamente.

• Qual é a análise de sensibilidade? A análise de sensibilidade é um resumo do grau de incerteza dos seus números. Há diversas variáveis que afetarão o seu caso de negócios. Lembre-se de explicar quais são essas variáveis e como elas podem afetar as suas projeções.

Faça uma prévia dos detalhes do projeto

O caso de negócios serve para propor uma nova iniciativa. Além dos riscos financeiros, reserve um tempo para fazer uma prévia dos detalhes do projeto. Por exemplo, o caso de negócios deve incluir:

• Os objetivos do projeto e os principais entregáveis do projeto. O que acontecerá como resultado do projeto? O que se espera que seja criado ou entregue quando o projeto terminar?

• O planejamento do projeto. Ele funciona como um roteiro dos elementos que a sua equipe precisa executar para ter êxito na realização das metas do projeto.

• O escopo do projeto. Quais são os limites do projeto? Quais são as metas, entregáveis e datas de conclusão esperados?

• Uma lista das partes interessadas relevantes para o projeto. Quem são os participantes importantes do projeto e principais tomadores de decisões para o trabalho em questão? Pode incluir os membros da equipe do projeto que realizarão a iniciativa, os participantes de nível executivo que patrocinarão o projeto e quaisquer participantes externos que possam estar envolvidos.

• Um roteiro geral de projeto em uma visualização estilo diagrama de Gantt. Nesta etapa do processo, não é necessário fornecer um cronograma detalhado do projeto, mas pelo menos uma noção geral de quando cada etapa do projeto ocorreria em relação às outras. Para isso, crie um roteiro do projeto em um programa estilo diagrama de Gantt. Certifique-se de também incluir quaisquer marcos do projeto importantes no seu roteiro.

• Quaisquer dependências importantes do projeto. Existe algum obstáculo em potencial que possa impedir o projeto de ser iniciado? O trabalho depende de algum outro trabalho que esteja em andamento?

Aborde os riscos do projeto

Após definir o impacto financeiro e os detalhes importantes do projeto, certifique-se de incluir quaisquer riscos em potencial do projeto. Caso ainda não o tenha feito, crie um plano de gestão de riscos do projeto para o seu caso de negócios. A gestão de riscos do projeto não é o processo de eliminar riscos, mas de identificar, analisar e responder de forma proativa a quaisquer riscos potenciais do projeto. Definir claramente cada risco do projeto e como ele pode afetar o seu projeto pode deixar a equipe preparada para gerir e evitar esses riscos.

Na seção de riscos do caso de negócios, inclua:

• Uma análise dos riscos potenciais do projeto. Quais são os riscos? Qual é a chance de ocorrerem? Qual é a prioridade de cada risco?

• As suposições feitas, se for o caso. Na gestão de riscos do projeto, suposições referem-se ao que se acha que será verdadeiro em relação ao projeto, mas esses detalhes não são fatos garantidos. Basear as decisões do projeto em uma suposição pode trazer riscos. Certifique-se de ratificar todas as suposições para evitar comprometer o sucesso do projeto.

• Quaisquer alternativas comparáveis no mercado. Se estiver redigindo um caso de negócios para apresentar um novo produto ou posição no mercado, avalie qualquer coisa que já exista. As opções alternativas podem afetar a sua avaliação financeira ou o sucesso do projeto?

Transforme-o em um plano de ação

Na última seção do seu caso de negócios, defina como ele será adaptado em projeto implementável. Esta seção deve responder a perguntas como:

• Como as decisões serão tomadas? Quem é responsável pelo projeto? Quem é o patrocinador do projeto? Caso ainda não o tenha feito, considere criar um gráfico RACI para definir as responsabilidades do projeto.

• Como o progresso será mensurado e relatado? Nem todos os participantes do projeto precisam ser notificados de todas as alterações feitas a ele. Defina as principais partes do plano de comunicação do projeto, e do modo como as atualizações de status do projeto são comunicadas.

• Qual é o próximo passo? Se a equipe de administração ratificar o caso de negócios, o que será feito para colocá-lo em prática?

Dê vida ao seu caso de negócios

Parabéns por ter criado um caso de negócios robusto que recebeu aprovação! O próximo passo é dar-lhe vida. Pode ser intimidante iniciar mudanças em grande escala, e implementar o seu caso de negócios não é nenhuma exceção.

Se ainda não tiver, implemente uma ferramenta de gestão de projetos para gerir e organizar a sua nova iniciativa. Com uma única fonte de referência para monitorar o que está sendo feito por quem e até quando, compartilhar atualizações de status e manter os participantes do projeto a par das coisas, um caso de negócios bem feito pode se converter num projeto muito bem-sucedido.