Como utilizar os fatores cruciais ao sucesso para fundamentar o seu plano estratégico

A definição de metas guarda semelhanças com a construção de uma pirâmide: ela depende de uma base sólida. Não é possível montar as partes superiores sem uma fundação robusta, mas construí-las do zero pode ser uma tarefa difícil.

E aí que os fatores cruciais ao sucesso se tornam importantes. Os fatores cruciais ao sucesso são uma lista dos principais fatores de sucesso que a equipe deve alcançar para atingir as metas. Em conjunto com o planejamento estratégico de 3 a 5 anos, estes fatores ajudam a criar uma base sólida para a definição das metas. Então, elabore entregáveis e metas específicos do projeto a partir daquela base sólida que vimos para alcançar suas metas dentro do prazo, todas as vezes. 

Se você nunca definiu fatores cruciais ao sucesso, ou se nem sabe por onde começar em termos de planejamento estratégico, aqui você encontrará tudo o que precisa para começar. 

O que são os fatores cruciais ao sucesso?

Fatores cruciais ao sucesso (CSFs, na sigla inglesa) são metas de alto nível que a organização deve cumprir para alcançar os objetivos estratégicos. É possível implementá-los nos níveis de projeto, programa ou da organização, embora sejam usados com mais frequência por departamentos e organizações, por causa da sua conexão com as estratégias de negócio da organização. O cumprimento dos fatores cruciais ao sucesso geralmente resulta em agregação de valor significativo e aumento de receita para a organização.

É importante saber que os fatores cruciais ao sucesso são metas estratégicas de alto nível que não necessariamente incluem detalhes de execução. Por exemplo, imagine a definição de um fator crucial ao sucesso de aumento da consciência de marca. Esta é uma meta ambiciosa, que gera valor significativo e aumento de participação de mercado para a organização. Para alcançar este fator crucial ao sucesso na prática, equipes e projetos dedicados devem trabalhar em diversas iniciativas e definir indicadores-chave de desempenho quantitativos para obter um quadro claro e preciso do que as equipes querem alcançar, e o prazo para tal.

Exemplos de fatores cruciais ao sucesso

Um fator crucial ao sucesso pode ser basicamente qualquer coisa. Essas metas ambiciosas orientam a equipe na direção desejada. Então, os gestores de projeto usam-nas para guiar suas próprias iniciativas e se certificarem de estar preparados para o sucesso.

A sua definição de fatores cruciais ao sucesso depende das metas estratégicas gerais da organização. A seguir, apresentamos alguns fatores cruciais ao sucesso que você pode criar, dependendo do planejamento da sua organização, para os próximos três a cinco anos de crescimento:

• Manual de marketing atualizado

• Novos recursos do produto 

• Avaliações da gestão de desempenho

• Construção de uma equipe de vendas robusta para conquistar mais clientes.

A história dos fatores cruciais ao sucesso

O conceito de um fator para o sucesso foi inicialmente desenvolvido em 1961 por D. Ronald Daniel, um consultor da McKinsey & Company. Posteriormente, John F. Rockart publicou um artigo na Harvard Business Review codificando e nomeando o método de fatores cruciais ao sucesso. Nesse artigo de 1979, Rockart definiu esses fatores como:

[Os fatores cruciais ao sucesso são] o número limitado de áreas nas quais os resultados, caso satisfatórios, irão assegurar um bom desempenho competitivo para a organização. Eles são as poucas áreas principais onde tudo deve dar certo para que o negócio prospere. Se os resultados nestas áreas não forem adequados, os resultados da organização para aquele período ficarão abaixo do esperado.”

A relação entre metas estratégicas, fatores cruciais ao sucesso e indicadores-chave de desempenho, entre outros

Com relação à definição de metas, existem diversas siglas para se lidar e monitorar. Os métodos de definição de metas diferem ligeiramente, mas não é preciso temer as siglas. Vamos olhar para um processo típico de planejamento estratégico e compreender o que cada sigla significa, e como elas funcionam em conjunto. 

Comece com o seu plano estratégico

O planejamento estratégico é o ponto de partida de qualquer processo de definição de metas. Antes de definir qualquer meta, é necessário estabelecer a sua estratégia. Um planejamento estratégico ajuda a definir para onde a sua organização deseja ir e quais ações são necessárias para alcançar essas metas. 

Identifique as áreas principais de desempenho e de resultados

As áreas-chave de desempenho são as áreas críticas para o sucesso do seu negócio. Por exemplo, se você trabalha numa empresa de software, uma área-chave de desempenho pode ser a presença on-line do software e a ausência de bugs. Por outro lado, se você trabalha em uma manufatura, pode ser mais importante que as instalações sejam completas e funcionais. 

É importante entender quais são as áreas-chave de desempenho para identificar aquelas nas quais deseja se concentrar durante a definição das metas. Usando o nosso exemplo de uma empresa de software, se o seu software apresenta bugs ou interrupções com frequência, uma boa meta é melhorar ou reduzir estas interrupções. 

As áreas-chave de resultados, identificadas no seu planejamento estratégico, são as áreas em que se deve concentrar os esforços, e são mais abrangentes que as metas. Por exemplo, uma área-chave de resultados para o seu negócio pode ser a lucratividade ou a eficiência. Assim, ao definir as metas, descreva exatamente o que é necessário melhorar nessas áreas. 

Escolha a metodologia para a definição de metas

Quando o planejamento estratégico for concluído, será necessário implementar uma metodologia de definição de metas. As duas principais metodologias para a definição de metas são os objetivos e principais resultados e os fatores cruciais ao sucesso (em conjunto com os indicadores-chave de desempenho). Use apenas uma destas duas metodologias, pois ambas são bastante semelhantes.

Crie uma estrutura simples, mas flexível, com os objetivos e principais resultados

OKR é a sigla em inglês para objetivos e principais resultados. Se você nunca definiu metas anteriormente, os objetivos e principais resultados são um bom ponto de partida porque seguem uma estrutura simples:

• Eu vou [objetivo], o que poderá ser mensurado por [principal resultado].

O objetivo corresponde à meta que você deseja atingir, como aumentar a percepção da marca ou criar a menor pegada de carbono do setor, por exemplo.

O principal resultado corresponde à métrica pela qual você mede o seu progresso em direção ao objetivo (receber um milhão de acessos ao site, assegurar-se de que um quarto da matéria-prima do seu produto seja compostável, e assim por diante).

Use os fatores cruciais ao sucesso e os objetivos e principais resultados para medir de maneira quantitativa o progresso da organização

Os fatores cruciais ao sucesso funcionam de modo semelhante aos objetivos e principais resultados. Eles são os principais objetivos aos quais a sua organização está se dedicando, de modo a cumprir o plano estratégico de 3 a 5 anos.

Os fatores cruciais ao sucesso devem trabalhar em conjunto com os indicadores-chave de desempenho para se tornarem realizáveis. Os indicadores-chave de desempenho são métricas quantitativas para medir como a equipe ou organização progridem em direção aos objetivos mais importantes do negócio. Um bom indicador-chave de desempenho indica se você está no caminho para alcançar os seus fatores cruciais ao sucesso e, como resultado, as suas metas estratégicas.

Os diferentes tipos de fatores cruciais ao sucesso e a sua importância

Os fatores cruciais ao sucesso são tradicionalmente divididos em cinco tipos diferentes. Ao compreender os tipos de fatores cruciais ao sucesso, você poderá se certificar de que não deixou passar nenhum deles durante o planejamento para o próximo período de metas.

1. Fatores cruciais ao sucesso associados a um determinado setor

Às vezes, alguns dos fatores cruciais ao sucesso devem ser mantidos pela organização, de modo a preservar a sua competitividade. A equipe deve acompanhar e prever as tendências do setor de maneira proativa para monitorar os fatores cruciais ao sucesso específicos de cada setor. 

Exemplos de fatores cruciais ao sucesso associados a um determinado setor: 

• Inovação para estar um passo à frente da concorrência

• Sustentabilidade das embalagens ou do processo de fabricação que atenda às expectativas dos clientes

• Atendimento ao cliente acima da média do setor.

2. Fatores cruciais ao sucesso competitivos

Estes fatores cruciais ao sucesso são impactados pelas ações da concorrência e por como o sucesso ou fracasso dessas ações impacta a sua organização. Esta não é uma comparação simples com as ações da concorrência. Na verdade, esses fatores cruciais ao sucesso são impactados pelo modo como seus clientes veem o seu negócio em comparação com a concorrência. 

Exemplos de fatores cruciais ao sucesso competitivos: 

• Ser considerada uma marca de “luxo”

• Ser apelativa a um determinado grupo demográfico de clientes.

3. Fatores cruciais ao sucesso temporais

Como o próprio nome sugere, os fatores temporais não afetam a empresa de modo permanente. Em vez disso, são temporários e limitados, com impactos favoráveis ou desfavoráveis para o negócio. A identificação e a superação desses fatores, caso possível, dá suporte ao crescimento contínuo do negócio. 

Exemplos de fatores cruciais ao sucesso temporais:

• Mudanças inesperadas, mas temporárias, no seu modelo de negócio

• Limitação de pessoal decorrente de um problema específico e temporário

• Contratação de talentos para apoiar a abertura de um novo escritório ou a expansão para uma nova região.

4. Fatores cruciais ao sucesso ambientais

Esses fatores cruciais ao sucesso são aspectos sobre os quais a sua organização não tem controle direto, mas isso não os torna menos valiosos. A identificação e o acompanhamento de modo proativo dos fatores ambientais é uma excelente maneira de estar um passo à frente de qualquer problema potencial futuro e de prevenir riscos desnecessários. 

Exemplos de fatores cruciais ao sucesso ambientais: 

• Uma desaceleração da economia

• Uma mudança de políticas que afeta o seu negócio

• A regulação do setor.

5. Fatores cruciais ao sucesso associados a uma posição de gerência

Distintos dos quatro principais tipos de fatores cruciais ao sucesso, os fatores associados a uma posição de gerência são exclusivos de uma pessoa e de uma posição específica, e não de toda a organização. Se você se encontra em uma posição de gerência, pense na possibilidade de definir um fator crucial ao sucesso para melhorar as suas habilidades de gestão e liderança.

Exemplos de fatores cruciais ao sucesso associados a uma posição de gerência:

• Treinamento para a resolução de conflitos

• Implementação de processos de gestão de riscos de projeto em toda a equipe

• Práticas de gestão da capacidade dos recursos humanos

Cinco passos para a identificação dos fatores cruciais ao sucesso

Os fatores cruciais ao sucesso são uma excelente maneira de definir e acompanhar os critérios de sucesso. Se quiser começar a utilizá-los, siga essas cinco etapas para obter êxito.

1. Crie um plano estratégico. Os fatores cruciais ao sucesso se somam ao seu planejamento estratégicode 3 a 5 anos. Por isso, comece criando o que você ainda não criou anteriormente. Ao identificar os objetivos de alto nível para diversos anos, o planejamento estratégico é um componente essencial para a definição posterior dos fatores cruciais ao sucesso. 

2. Revise o planejamento estratégico com os participantes da área executiva. Após criar o planejamento estratégico, reúna a equipe de projeto de gerência estratégica, composta pelos principais participantes que irão criar os fatores cruciais ao sucesso. Revise o planejamento estratégico e identifique os processos de negócio e áreas-chave de resultados que sejam essenciais, isto é, que precisam funcionar perfeitamente para a organização. Por exemplo, imagine que você identificou a satisfação do cliente como uma área-chave de resultados para o próximo período das metas. 

3. Identifique os fatores cruciais ao sucesso e compartilhe-os com toda a organização. Após identificar as áreas-chave de resultados, anexe os fatores cruciais ao sucesso relacionados a elas para que seja possível alcançar as metas. Por exemplo, se a sua área-chave de resultados é a satisfação do cliente, um fator crucial ao sucesso associado é a melhoria do relacionamento com o cliente por meio de equipes de atendimento dedicadas. Após a identificação dos fatores cruciais ao sucesso, compartilhe-os com o restante da equipe para obter feedback. 

4. Conecte os fatores cruciais ao sucesso aos indicadores-chave de desempenho para torná-los realizáveis. Conecte os fatores cruciais ao sucesso a indicadores-chave de desempenho quantificáveis para colocá-los em funcionamento. Por exemplo, se o fator crucial ao sucesso é a melhoria do relacionamento com o cliente por meio de uma equipe de serviço dedicada, crie um indicador-chave de desempenho vinculado à construção de uma equipe de sucesso do cliente com pelo menos dez membros antes do final do trimestre; e um segundo indicador-chave de desempenho vinculado à redução do tempo de resposta do atendimento ao cliente para 12 horas até o final do ano fiscal.

5. Realize o monitoramento e as medições. Após a criação dos seus fatores cruciais ao sucesso e indicadores-chave de desempenho, resta apenas monitorá-los para alcançar o sucesso. Crie um sistema de monitoramento de metas (caso ainda não exista), para acompanhar e administrar as metas de alto nível da organização, assim como os projetos e iniciativas que ajudam a atingir essas metas. 

Criar, elaborar estratégias e prosperar

Fatores cruciais ao sucesso bem delineados ajudam a equipe a se concentrar nos aspectos mais importantes do planejamento estratégico e alcançar as metas. Se você nunca monitorou fatores cruciais ao sucesso anteriormente, certifique-se de fazê-lo com uma ferramenta de gestão de metascomo a Asana. Desta maneira, cada membro da equipe terá clareza em relação aos fatores cruciais ao sucesso e indicadores-chave de desempenho, de modo a atingir os objetivos e o progresso de cada iniciativa.