Ainda não conhece o planejamento estratégico? Comece aqui.

Quem trabalha em uma pequena empresa ou start-up provavelmente se beneficiará de um plano estratégico. Um senso de direção claro em relação à direção para a qual a empresa se dirige pode assegurar que as equipes trabalhem nos projetos que causam maior impacto. 

O processo de planejamento estratégico não serve apenas para identificar o caminho a percorrer: durante o processo, você também criará um documento que servirá para informar os seus funcionários e os principais interessados. Neste artigo, vamos ensinar como começar a desenvolver um plano estratégico.

O que é um plano estratégico? 

Um plano estratégico é uma ferramenta que define a direção para a qual a empresa quer ir e as ações necessárias para atingir as metas. Normalmente, ele contempla as declarações de visão e missão da empresa, as metas de longo prazo (assim como objetivos anuais de curto prazo) e um plano de ação dos passos necessários para se mover na direção certa. 

Um bom plano pode dar clareza e foco à sua organização. Nem sempre as coisas ficam claras e evidentes; de acordo com o nosso estudo, apenas 16% dos profissionais do conhecimento dizem que a empresa em que trabalham é eficaz em estabelecer e comunicar as metas da empresa. Ao investir tempo no planejamento estratégico, é possível desenvolver uma visão de três a cinco anos para o futuro da sua empresa. Essa estratégia servirá para informar as metas anuais e trimestrais da empresa. 

Eu preciso de um plano estratégico?

Um plano estratégico é uma dentre várias ferramentas úteis para planejar e alcançar as suas metas. Veja a comparação entre o plano estratégico e outras ferramentas de negócios e projetos:

Plano estratégico vs. plano de negócios

Um plano de negócios deve ser criado ao abrir uma empresa ou ao mudar drasticamente a estratégia de negócios. Ele pode ajudar a documentar a sua estratégia ao abrir uma empresa, para que todos os membros da sua equipe estejam alinhados quanto às metas e prioridades fundamentais do negócio. É uma ferramenta que pode ajudar a documentar e compartilhar a sua estratégia com os principais investidores e participantes para manter a empresa em pleno funcionamento.

Caso a sua empresa já esteja estabelecida, pode ser boa ideia criar um plano estratégico em vez de um plano de negócios. Mesmo que a empresa seja relativamente nova, o plano estratégico pode se amparar no plano de negócios para ajudar a empresa a se mover na direção certa. Durante o processo de planejamento estratégico, os elementos fundamentais da empresa que você desenvolveu anteriormente serão cruciais para ajudar a estabelecer a sua estratégia para os próximos três ou cinco anos.

Plano estratégico vs. declarações de missão e visão

O seu plano estratégico e as suas declarações de visão e missão estão estreitamente conectados. Na verdade, durante o processo de planejamento estratégico, a declaração de missão e a declaração de visão servirão de inspiração para desenvolver o seu plano estratégico.

Então, as declarações de missão e visão já deverão sido elaboradas antes da criação de um plano estratégico. O ideal é que elas sejam elaboradas durante a fase de planejamento de negócios ou logo após a abertura da empresa. Caso ainda não tenha uma declaração de visão ou missão, reserve um tempo para criá-las. Enquanto que uma declaração de missão relata o propósito da sua empresa e aborda o problema que a empresa busca resolver, uma declaração de visão relata, de maneira bem ampla, como se alcançará esse propósito. 

Um plano estratégico deve conter as declarações de missão e visão, mas deve também ser mais específico. Teoricamente, as declarações de missão e visão podem ser as mesmas ao longo de toda a vida da empresa. Um plano estratégico toma essas declarações como inspiração e descreve quais ações serão realizadas para prosseguir na direção certa. 

Caso a sua empresa produza, por exemplo, equipamentos de segurança para animais de estimação, as declarações de visão e missão e o planejamento estratégico poderão ser os seguintes:

• Declaração de missão: “Zelar pela segurança dos animais.” 

• Declaração de visão: “Criar produtos fáceis de usar para segurança e rastreamento de animais.” 

• O seu plano estratégico descreveria os passos que você daria nos próximos anos para levar a sua empresa mais perto da missão e da visão. Por exemplo: desenvolver um novo colar inteligente para rastreamento de animais ou melhorar a experiência com microchips para os tutores de animais. 

Plano estratégico vs. objetivos da empresa

Os objetivos da empresa são metas abrangentes. Eles devem ser estabelecidos anual ou trimestralmente, caso a sua organização progrida rapidamente. Esses objetivos dão à sua empresa uma noção clara do que você pretende cumprir em um período específico de tempo. 

O seu plano estratégico é mais voltado para o longo prazo do que as metas da empresa, e ele deve contemplar mais de um ano de trabalho. Pense desta forma: os objetivos da empresa farão com que ela se desenvolva alinhada à estratégia geral, mas o seu plano estratégico deve ser mais amplo do que os objetivos, porque ele se estende por vários anos.

Plano estratégico vs. caso de negócios

Um caso de negócios é um documento que ajuda a fazer uma apresentação de investimento ou iniciativa para a sua empresa. Ao criar um caso de negócios, você descreve por que o investimento é uma boa ideia e como este projeto de larga escala impactará a empresa de maneira positiva. 

Pode ser que se criem casos de negócios para os elementos presentes no roteiro do seu plano de negócios, mas esta ferramenta deve contemplar mais do que isso e abranger toda a sua empresa e vários anos do seu roteiro, não apenas uma única iniciativa.

Plano estratégico vs. planejamento de projeto

Um plano estratégico é um plano plurianual para toda a empresa que descreve o que deve ser alcançado nos próximos três a cinco anos, e as formas de chegar lá. Um planejamento de projetos, por outro lado, descreve como cumprir um projeto específico, o qual pode ser uma de várias iniciativas que contribuem para um objetivo específico da empresa que, por sua vez, é um dos muitos objetivos que contribuem para o seu plano estratégico. 

Um planejamento de projeto tem sete partes: 

• Metas

• Métricas de sucesso;

• Partes interessadas e suas funções

• Escopo e orçamento;

• Marcos e entregáveis;

• Cronograma e calendário;

• Plano de comunicação.

O que é um planejamento estratégico? 

É o processo de criar um plano para alcançar os objetivos estratégicos. Esse processo tem várias partes: obtenção de insights, desenvolvimento da estratégia e gestão de desempenho quando o plano for implementado.

Quando devo criar um plano estratégico? 

Um plano estratégico é uma ferramenta que pode ajudar a definir e compartilhar a direção que a sua empresa adotará nos próximos três a cinco anos. Com esse tipo de plano, é possível definir grandes apostas e investimentos, descrever como essas iniciativas ajudarão a alcançar a missão e a visão da empresa, e criar um panorama geral para demonstrar como os seus projetos diários se conectam a essas iniciativas. Caso a sua equipe ou empresa não tenham um plano estratégico, comece por criar um. Caso já tenha, atualize-o quando atingir todas as metas ou a maior parte delas.

Busque criar um plano estratégico a cada intervalo de três a cinco anos, dependendo de quão rápido a sua organização se movimenta. Caso progrida rapidamente, pense em criar um plano estratégico a cada dois ou três anos para acompanhar novas prioridades ou mudanças de prioridades da empresa.

Os benefícios do planejamento estratégico

O planejamento estratégico pode ajudar a definir metas para explicar como a sua empresa trabalhará para alcançar as declarações de visão e missão nos próximos três a cinco anos. Ao pensar na trajetória da empresa como uma linha em um mapa, um plano estratégico pode ajudar a quantificar melhor como chegar do lado A (onde se encontra agora) ao ponto B (onde quer estar em alguns anos).

Criar e compartilhar um plano estratégico claro com a sua equipe possibilita:

• Alinhar todos em direção a um propósito compartilhado.

• Estabelecer objetivos proativamente para chegar ao seu objetivo.

• Definir metas de longo prazo e estabelecer metas de curto prazo para apoiá-las.

• Avaliar a situação atual e as oportunidades ou riscos.

• Aumentar a estabilidade da empresa por pensar no longo prazo.

• Aumentar a motivação e o engajamento.

O processo de planejamento estratégico

O processo de planejamento estratégico deve ser comandado por uma pequena equipe formada pelos principais interessados, que ficarão responsáveis pela criação do plano estratégico. Esse grupo, que pode ser chamado de comitê de gestão, deve ser composto por 5 a 10 partes interessadas e tomadores de decisão da empresa. Não serão as únicas pessoas envolvidas, mas as que estarão à frente dos trabalhos. 

Depois de estabelecer o seu comitê de gestão, você poderá começar a trabalhar no processo de planejamento estratégico.

Passo 1: determinar a sua posição

Antes de criar o plano estratégico e definir em qual direção se deve ir, é necessário definir a posição atual. Para fazer isso, o seu comitê de gestão deve coletar várias informações de outros participantes, como funcionários e clientes. Especificamente, procure obter:

• Dados relevantes sobre a indústria e o mercado para ter informações sobre oportunidades de mercado e possíveis riscos num futuro próximo.

• Insights sobre os clientes, para descobrir o que eles querem da sua empresa — como melhorias em produtos ou serviços adicionais.

• Feedback dos funcionários que precisam ser levados em consideração, seja nos produtos, nas práticas de negócios ou na cultura da empresa.

• Uma análise SWOT/FOFA, para avaliar o potencial atual e futuro da empresa. SWOT é uma sigla inglesa que significa forças, oportunidades, fraquezas e ameaças (FOFA). Essa análise será consultada periodicamente durante o processo de planejamento estratégico. 

Para abordar cada letra da sigla SWOT, o seu comitê de gestão responderá a diversas perguntas:

Forças:

• O que a sua organização faz bem atualmente?

• O que a separa das concorrentes?

• Quais são os seus recursos internos mais valiosos?

• Quais são os seus ativos tangíveis?

• Qual é a sua maior força?  

Fraquezas:

• O que a sua organização não faz bem atualmente?

• O que falta na sua empresa atualmente (pode ser um produto, um recurso ou um processo)?

• O que os seus concorrentes fazem melhor do que a sua empresa?

• Se houver, quais são as limitações que impedem a sua organização de avançar?

• Quais processos ou produtos precisam ser melhorados? 

Oportunidades:

• Quais são as oportunidades disponíveis para a sua organização?

• De que forma as forças singulares da sua empresa podem ser aproveitadas?

• Há alguma tendência da qual você possa tirar vantagem?

• Como aproveitar as oportunidades de marketing ou de mídia para crescer?

• Há alguma necessidade emergente pelo seu produto ou serviço? 

Ameaças:

• Quais concorrentes emergentes devem ser monitorados?

• Há alguma fraqueza expondo a sua organização a riscos?

• Existe atualmente ou poderia existir uma exposição midiática negativa que diminuiria a sua participação no mercado?

• Há alguma forma de mudar a atitude dos clientes em relação à sua empresa? 

Passo 2: desenvolver a sua estratégia

É aqui que a mágica acontece. Para desenvolver a sua estratégia, considere a sua posição atual. Depois, inspire-se nos documentos originais do seu negócio, pois servirão para mostrar o seu destino final. Para desenvolver a sua estratégia, é necessário se perguntar “Aonde iremos em seguida?”. Isso pode ajudar a descobrir exatamente o caminho a ser percorrido.

Durante essa fase do processo de planejamento, certifique-se de que o seu plano estratégico está levando a empresa na direção certa buscando inspiração nos documentos importantes da empresa, como:

• A declaração de missão, para descobrir como continuar se movendo em direção ao propósito fundamental da organização.

• A declaração de visão, para esclarecer como o seu plano estratégico se enquadra na sua visão de longo prazo.

• Os valores da empresa, para orientar sobre o que é mais importante para a empresa. 

• As suas vantagens competitivas, para entender qual é o benefício exclusivo que a sua empresa oferece ao mercado.

• As suas metas de longo prazo, para decidir onde a empresa deverá estar em 5 ou 10 anos.

• As previsões e projeções financeiras, para entender em que situação financeira se espera que a empresa esteja nos próximos três anos, o que se espera como fluxo de caixa e quais novas oportunidades serão os prováveis alvos dos seus investimentos.

Passo 3: desenvolver o seu plano estratégico

Agora que a sua posição atual e o seu alvo já estão claros, é hora de colocar a mão na massa. O plano levará a sua posição e a sua estratégia em consideração para definir os passos a tomar para toda a organização nos próximos três a cinco anos. Lembre-se de que, mesmo que esse seja um plano de longo prazo, algumas partes do plano estratégico devem ser criadas no decorrer dos trimestres e anos.

Ao desenvolver o seu plano estratégico, defina:

• As prioridades da sua empresa para os próximos três a cinco anos, com base na sua análise SWOT e na sua estratégia.

• Os objetivos anuais do primeiro ano. Não é necessário definir os seus objetivos em cada ano do plano estratégico. Conforme os anos forem passando, crie novos objetivos anuais que sejam compatíveis com as suas metas estratégicas gerais. 

• Os principais resultados e indicadores-chave de desempenho do primeiro ano. Alguns desses itens devem ser estabelecidos pelo comitê de gestão, enquanto que outros devem ser definidos por equipes específicas que estejam mais perto do trabalho. É importante que os principais resultados e indicadores-chave de desempenho sejam mensuráveis e realizáveis.

• O orçamento para o próximo ano ou anos seguintes. Este deve se basear na sua previsão financeira, assim como na sua direção. Você precisa gastar muito para desenvolver o seu produto? Desenvolver a sua equipe? Reduzir os gastos com marketing? Esclareça as suas iniciativas mais importantes e como planejará o orçamento para elas.

• Um roteiro de projeto de alto nível. Um roteiro de projeto é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda a visualizar a sua linha do tempo de uma iniciativa complexa, mas também é possível criar um roteiro de projeto de alto nível para o seu plano estratégico. Descreva em que espera trabalhar em determinados trimestres ou anos para fazer um plano mais realizável e compreensível.

Passo 4: compartilhar, monitorar e gerenciar o seu plano estratégico

Agora, o seu plano estratégico já deve ter sido criado. O último passo do processo de planejamento é monitorar e gerenciar o plano.

1. Compartilhe o seu plano estratégico — esse documento não deve ficar escondido. Certifique-se de que os membros da sua equipe tenham acesso a ele e entendam como o trabalho que realizam contribui para as prioridades da empresa e para o plano estratégico geral. Recomendamos que compartilhe o seu plano na mesma ferramenta que usa para controlar e acompanhar o trabalho; assim, fica mais fácil conectar os objetivos de alto nível ao trabalho do dia a dia. Caso ainda não o faça, considere usar uma ferramenta de gestão do trabalho.

2. Atualize o seu plano habitualmente (trimestral ou anualmente). Use o seu plano estratégico para fundamentar os seus objetivos de curto prazo. Mas ele não é um documento final ou definitivo! Provavelmente será necessário atualizá-lo se a sua empresa decidir mudar de direção ou fazer novos investimentos. Ao surgirem novas oportunidades e ameaças, é uma boa ideia alterar o seu plano estratégico para assegurar-se de que a sua organização caminhará na melhor direção possível durante os próximos anos.

Lembre-se de que o seu plano não dura para sempre, mesmo que seja atualizado com frequência. Após atingir a maior parte dos seus objetivos estratégicos, ou caso a sua estratégia tenha mudado muito desde a primeira vez em que o plano foi feito, pode ser hora de criar um novo. 

Seguindo o plano

Para transformar a estratégia da sua empresa em um plano — e, em última instância, em impacto —, é importante usar a proatividade para conectar os objetivos da empresa aos trabalhos diários. Quando essa conexão estiver clara, os membros da sua equipe terão o contexto de que precisam para trabalhar da melhor maneira possível. Com prioridades claras, os membros da equipe podem se concentrar nas iniciativas que causam o maior impacto para a empresa — e provavelmente vão ficar mais envolvidos ao trabalhar nelas.

Caso tenha se interessado e queira pôr isto em prática, leia como conectar os objetivos ao trabalho diário com a Asana.