Análise SWOT/FOFA: o que é e como usá-la (com exemplos)

Retrato de contribuidores da equipe AsanaTeam Asana1 de julho de 20217 minutos de leitura
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Resumo

Uma análise SWOT ajuda a identificar pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças de dado projeto ou do seu plano de negócios geral. Trata-se de uma ferramenta que pode ajudar a sua equipe a planejar de modo estratégico e ficar à frente das tendências de mercado. A seguir, descrevemos cada parte da estrutura SWOT e damos instruções passo a passo para ajudar você a realizar a sua própria análise.

Procura uma maneira de diferenciar a sua organização da concorrência? Uma análise SWOT (na sigla em inglês, também conhecida em português como FOFA) é uma técnica usada para identificar forças, oportunidades, fraquezas e ameaças com o intuito de desenvolver um plano estratégico para a sua empresa. Embora soe difícil, ela é na verdade bastante simples. 

Quer esteja buscando oportunidades externas ou forças internas, vamos ensinar como você pode fazer a sua própria análise SWOT com alguns exemplos bem úteis. 

O que é uma análise SWOT?

Uma análise SWOT é uma técnica usada para identificar forças, oportunidades, fraquezas e ameaças para a sua empresa ou até para um projeto específico. Embora ela seja principalmente usada por organizações — desde pequenas empresas e organizações sem fins lucrativos até grandes corporações —, a análise SWOT pode ser usada tanto para fins pessoais quanto profissionais. 

Apesar de simples, a análise SWOT é uma ferramenta poderosa para identificar oportunidades de melhoria frente à concorrência. Assim, você pode trabalhar para desenvolver a sua equipe e a sua empresa enquanto se mantém na liderança das tendências do mercado. 

O que significa SWOT?

De maneira simples, a sigla SWOT inglesa significa strenghts, weaknesses, opportunities e threats, ou forças, oportunidades, fraquezas e ameaças na sigla portuguesa FOFA. É importante analisar cada um desses fatores para que você consiga se planejar bem em busca do desenvolvimento organizacional, e é aí que entra esta análise. 

Forças, oportunidades, fraquezas e ameaças

Quando é analisada de maneira conjunta, a estrutura SWOT pode proporcionar uma visão mais ampla de onde você está e de como dar o próximo passo. Vamos detalhar um pouco mais cada um desses termos e ver como eles podem ajudar a identificar áreas de melhoria. 

Strenghts (Forças)

As forças, no contexto da SWOT, se referem às iniciativas internas que estão com um bom desempenho. Elas podem ser comparadas a outras iniciativas ou a uma vantagem competitiva externa. Examinar essas áreas ajuda a entender melhor o que está funcionando bem para usar essas técnicas bem-sucedidas — portanto, as suas forças — em outras áreas que possam precisar de auxílio, como para aumentar a eficiência da equipe

Quando estiver pesquisando sobre as forças da sua organização, comece perguntando-se o seguinte:

  • O que fazemos bem?

  • O que diferencia a nossa organização?

  • De que o nosso público-alvo gosta na nossa organização?

Aqui está um exemplo de uma força: 

Atendimento ao cliente: Em comparação aos nossos concorrentes, o nosso atendimento ao cliente é de nível mundial, pois temos uma pontuação NPS de 90. 

Weaknesses (Fraquezas)

Na SWOT, as fraquezas se referem às iniciativas internas que estão com desempenho abaixo do esperado. É uma boa ideia analisar primeiro as forças para que você possa criar um parâmetro do que é um desempenho bom ou mau. Identificar as fraquezas internas é um bom ponto de partida para melhorar esses projetos.

Assim como na análise das forças, é possível fazer-se diferentes perguntas para começar a identificar as fraquezas:

  • Quais iniciativas estão com desempenho abaixo do esperado e por quê?

  • O que poderia melhorar?

  • Quais recursos poderiam melhorar o nosso desempenho?

Exemplo de uma fraqueza:

Visibilidade de comércio eletrônico: A visibilidade do nosso site é baixa devido à falta de orçamento para marketing, e o número de transações feitas através dos aplicativos móveis continua diminuindo.

Opportunities (Oportunidades)

Na SWOT, as oportunidades são o resultado das suas forças e fraquezas existentes somadas a quaisquer iniciativas externas que colocarão a sua empresa em uma melhor posição competitiva. Elas podem ser qualquer coisa, como fraquezas que você gostaria de melhorar ou áreas que não foram identificadas nas duas primeiras fases da sua análise. 

Como há diversas formas de encontrar oportunidades, vale a pena considerar estas perguntas antes de começar:

  • Quais recursos podemos usar para melhorar as nossas fraquezas?

  • Existem lacunas de mercado nos serviços que prestamos?

  • Quais são as nossas metas para o ano?

Aqui está um exemplo de uma oportunidade que se baseia nas forças e fraquezas listadas acima: 

Campanha de marketing: Para melhorar a visibilidade de comércio eletrônico, vamos promover campanhas publicitárias no YouTube, no Facebook e no Instagram.

Threats (Ameaças)

As ameaças, na SWOT, se referem às áreas que podem causar problemas. Elas são diferentes das fraquezas, pois as ameaças são externas e costumam estar fora do seu controle. Podem ser qualquer coisa, desde uma pandemia a uma mudança no cenário competitivo. 

Estas são algumas perguntas que você pode fazer para identificar ameaças externas:

  • Quais mudanças na indústria são motivos de preocupação?

  • Quais são as novas tendências de mercado no horizonte?

  • Em que pontos nossos concorrentes têm um melhor desempenho que o nosso?

Aqui está um exemplo de uma ameaça que poderia expor a sua empresa a problemas: 

Novo concorrente: com um novo concorrente de comércio eletrônico planejado para inaugurar no próximo mês, pode ser que a nossa base de clientes diminua. 

Exemplo de análise SWOT

Uma das formas mais populares de criar uma análise SWOT é representando visualmente as suas forças, oportunidades, fraquezas e ameaças. Este formato é chamado de matriz SWOT, e normalmente é organizado em quatro quadrados que se unem para criar um quadrado maior. 

Uma matriz SWOT é ótima para coletar informações e registrar as perguntas que levaram às sua decisões. Elas não apenas serão úteis para consulta posterior, como também serão ótimas para analisar os padrões que possam surgir. 

Aqui está um exemplo para que você possa ter ideia de como começar a fazer a sua própria. 

Exemplo de análise SWOT

Quando a matriz é usada de maneira correta e eficaz, ela pode se tornar um ótimo conjunto de ferramentas para avaliar as forças e fraquezas da sua organização. Depois de criar a sua matriz, você poderá se concentrar em como implementar as oportunidades encontradas. 

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Como fazer uma análise SWOT 

Uma análise SWOT pode ser feita de diversas maneiras. Enquanto algumas equipes gostam de se reunir e escrever as ideias em um quadro, outras preferem criar uma matriz SWOT formal. Independentemente da abordagem que você escolher, usar a criatividade no seu processo de planejamento permitirá o surgimento de novas ideias e trará soluções mais originais. 

Há algumas formas de garantir que a sua análise SWOT seja abrangente e feita da maneira correta. Alguns desses truques incluem reunir a equipe de uma maneira que incentive o trabalho grupal, preparar-se com antecedência para usar o tempo de maneira eficiente e usar a criatividade na escolha de ideias. Vamos agora abordar algumas dicas em detalhes.

Dica 1: Pense nos fatores internos 

Os fatores internos são as forças e as fraquezas que se originam dos processos internos. Normalmente, é mais fácil resolvê-los se você tiver os meios, já que terá mais controle do resultado. 

Quando se deparar com fatores internos, você pode começar a implementar as melhorias de diferentes maneiras.

  1. Reunir-se com os participantes que pertencem ao seu departamento para formar um plano de negócios que aborde formas de melhorar a situação atual.

  2. Procurar e implementar novas ferramentas, como uma ferramenta de gestão de projetos, que possa agilizar esses processos por você. 

A forma escolhida para resolver os fatores internos dependerá do tipo de problema. Talvez você precise até mesmo combiná-las se tiver um plano de melhorias complexo. 

Dica 2: Avalie os fatores externos

Os fatores externos surgem dos processos que estão fora do seu controle. Alguns deles são: concorrentes, tendências de mercado e qualquer coisa que afete a sua organização de fora para dentro. 

É mais difícil resolvê-los, pois não é possível controlar o resultado diretamente. O que você pode fazer é direcionar os seus próprios processos de maneira a mitigar os fatores externos negativos. Você pode resolver esses problemas:

  1. Enfrentando as tendências de mercado

  2. Prevendo as tendências de mercado antes que elas se manifestem 

Embora você não consiga controlar um ambiente externo, é possível controlar a forma como a sua organização reage a ele. 

Digamos que você queira concorrer com uma tendência de mercado. Um exemplo seria um concorrente ter apresentado um novo produto no mercado que está superando o desempenho do seu. Embora não possa retirar aquele produto do mercado, você pode trabalhar para lançar um produto ainda melhor, de forma a mitigar a diminuição nas vendas. Outra opção é tentar prever as tendências de mercado para se preparar para quando os fatores externos se concretizarem. 

Dica 3: O trabalho em equipe produz o resultado ideal

Pode parecer uma ideia ultrapassada, mas o trabalho em equipe é incrivelmente eficaz para gerar ideias novas e inovadoras por meio de brainstorming. Convide membros de equipes de departamentos variados. Dessa forma, estarão representadas as ideias de cada parte da empresa. Escolha conscientemente o número de membros de equipes que convidará, já que ter muitos participantes pode levar a perda de foco ou de participação. O número ideal para uma sessão de brainstorming produtiva é de cerca de dez pessoas. 

Dica 4: Use a criatividade

Para gerar ideias criativas, primeiro é preciso convidá-las. Isso significa criar formas divertidas de encontrar oportunidades. Alguns exemplos disso são: selecionar aleatoriamente ideias anônimas, mencionar os exemplos reconhecidamente ineficazes ou sugerir jogos de fortalecimento de equipes para aumentar a empolgação dos colegas. 

Dica 5: Classifique as ideias

Depois da hora da diversão, chega o momento de classificar as melhores oportunidades. Isso pode ser feito em equipe ou com um pequeno grupo de líderes. A melhor maneira de fazê-lo é conversar sobre cada ideia e classificá-la em uma escala de um a dez. Depois de chegar a um consenso sobre as melhores ideias com base nas capacidades da equipe e no impacto total, é possível então trabalhar para implementá-las começando por um caso de negócios

Por que uma análise SWOT é importante?

Uma análise SWOT pode ajudar a melhorar os processos e planejar visando ao crescimento. Ela é semelhante a uma análise da concorrência, mas se diferencia ao avaliar os fatores internos e os externos. Analisar as principais áreas relacionadas a essas oportunidades e ameaças trará os insights necessários para preparar a sua equipe para o sucesso. 

Por que uma análise SWOT é importante?

A utilidade de uma análise SWOT não se limita às organizações. Ao aplicar essa técnica no âmbito pessoal, você pode examinar as áreas da sua vida que poderiam ser melhoradas, desde o seu estilo de liderança até as suas habilidades de comunicação. Seja qual for a sua escolha, estes são três motivos pelos quais uma análise SWOT é importante: 

1. Identifica áreas de oportunidade

Um dos maiores benefícios da realização de uma análise é identificar oportunidades para crescimento. É um ótimo ponto de partida para startups e equipes que sabem que precisam melhorar, mas não sabem exatamente por onde começar. 

As oportunidades podem vir de muitas direções, incluindo de fatores externos, tais como a diversificação dos seus produtos para ganhar vantagem competitiva, ou de fatores internos, como melhoria do fluxo de trabalho da sua equipe. De qualquer forma, aproveitar as oportunidades é uma maneira excelente de crescer como equipe.

2. Identifica áreas de melhoria

Melhorar os projetos existentes é outra maneira infalível de continuar crescendo. Identificar as fraquezas e ameaças durante uma análise SWOT pode pavimentar o caminho para uma melhor estratégia de negócios.

Aprender com os seus erros é, em última instância, a melhor forma de atingir a excelência. Após identificar as áreas que podem ser otimizadas, você pode trabalhar com os membros da sua equipe para debaterem juntos um plano de ação. Para isso, é preciso usar o que se sabe que funciona e trabalhar a partir dos pontos fortes da sua empresa. 

3. Identifica áreas que podem estar em risco

Quer haja ou não um registro de riscos, identificá-los antes que eles se tornem motivo de preocupação é sempre crucial. Uma análise SWOT pode ajudar você a se manter ciente de quaisquer ações que possam desempenhar um papel no seu processo de tomada de decisões sobre riscos. 

Pode ser boa ideia combinar a sua análise SWOT com uma análise PEST, que examina soluções externas como fatores políticos, econômicos, sociais e tecnológicos, os quais também podem ajudar a identificar riscos com antecedência.

Planeje-se para o crescimento com uma análise SWOT

Uma análise SWOT pode ser uma técnica eficaz para identificação de forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.  Entender em que ponto se está — e em que ponto se quer chegar — ajudará no seu crescimento como equipe e como organização. 

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