O que é um registro de riscos: guia do gestor de projetos (com exemplo)

Está em busca de ferramentas que possibilitem o sucesso da sua equipe? Um registro de riscos pode ajudar exatamente com isso.

O registro de riscos é um componente importante de qualquer processo de gestão de riscos bem-sucedido e ajuda a atenuar potenciais atrasos de projeto que possam surgir.  

O registro de riscos é compartilhado com os participantes do projeto para assegurar que as informações estão armazenadas em um local acessível. Como ele normalmente é uma responsabilidade dos gestores de projeto (sim, você!), é interessante aprender como e quando usar um registro de riscos, de maneira a se preparar melhor para o próximo projeto. 

O que é um registro de riscos?

O registro de riscos é uma ferramenta de gestão de riscos e de identificação de contratempos potenciais em um projeto. Este processo visa identificar, analisar e solucionar os riscos de forma agregada antes que se tornem problemas. Embora seja geralmente orientado a projetos, outras circunstâncias onde a gestão de riscos é útil incluem os lançamentos de produto e a manufatura. 

Um documento de registro de riscos, também conhecido como log de registro de riscos, monitora os riscos potenciais específicos de um projeto e inclui informações sobre a prioridade e a probabilidade de ocorrência destes riscos. 

Um registro de riscos de projeto não deve apenas identificar e analisar os riscos, mas também fornecer medidas de atenuação tangíveis. Deste modo, caso o risco se torne uma ameaça maior, a equipe estará preparada com soluções e capacitada para resolver os problemas. 

Quando usar um registro de riscos?

Há diversas situações nas quais o registro de riscos é muito útil. De maneira ideal, ele deve ser usado ou estar disponível para uso em cada projeto quando necessário. Ele pode ser usado tanto em projetos grandes quanto pequenos, embora o seu registro possa ter diferentes aparências, dependendo do escopo e da complexidade da iniciativa. 

Um projeto pequeno pode incluir apenas as informações básicas sobre o risco, como a probabilidade, a prioridade e as soluções, enquanto projetos mais complexos podem exigir até 10 campos diferentes no documento.

Algumas empresas empregam profissionais de gestão de risco para manter o registro de riscos, mas geralmente é o gestor do projeto ou líder da equipe quem deve supervisioná-lo. Se a sua equipe ainda não usa um processo de gestão de riscos ou de gestão de incidentes, é importante conhecer os cenários de risco comuns para decidir quando um registro de riscos é adequado para você e para a sua equipe. 

A seguir apresentamos alguns cenários de risco, por ordem de prioridade:

• Baixa prioridade: riscos como a falta de comunicação e erros de agendamento podem levar os projetos ao desvio de escopo e à perda de prazo dos entregáveis. 

• Prioridade média: riscos como trabalho não planejado ou adicional podem levar as equipes a enfrentar dificuldades com a produtividade e resultar em objetivos confusos. 

• Prioridade alta: Riscos como a segurança e o furto de dados podem acarretar perda de receitas e devem ser priorizados. 

Depois de saber quando usar um registro de riscos, é possível definir adequadamente quais são os riscos de alta prioridade quando se deparar com eles. 

Cenários de risco frequentes

Diversos riscos podem surgir durante a execução de um novo projeto. Tudo, desde a segurança de dados ao trabalho não planejado, pode levar os projetos a estourarem o orçamento e o escopo. As consequências da perda de prazos podem ser desagradáveis, por isso é importante identificar os riscos potenciais antes que ocorram.

É importante incluir as categorias de risco comuns no seu registro de riscos para se estar preparado caso aconteçam. Saiba mais sobre estes riscos para determinar quais deles podem se aplicar à sua equipe. 

Segurança de dados 

Se você trabalha em projetos que podem afetar a segurança dos dados, é extremamente importante monitorar e atenuar os riscos potenciais. Os riscos não administrados podem resultar em:

• Roubo de informação: Sem uma mitigação adequada, o seu negócio pode ficar vulnerável ao roubo de informação privada, o que é particularmente danoso quando envolve o roubo de informações de clientes.

• Fraude em cartões de crédito: Este risco é perigoso por diversas razões, principalmente pela potencial perda de receita e eventual necessidade de ações jurídicas. 

A segurança de dados é um risco da mais alta prioridade e deve ser priorizado adequadamente para prevenir problemas de segurança de longo prazo.  

Problemas de comunicação

Problemas de comunicação podem surgir independentemente do tamanho do projeto e da equipe. Um registro de riscos pode identificar onde estão as áreas de comunicação, mas é muito útil implementar um software de gestão do trabalho para agilizar a comunicação no ambiente de trabalho.

Apresentamos a seguir alguns riscos que podem ser causados pela falta de comunicação:

• Inconsistências nos projetos: Quando a comunicação não é adequada, a inconsistência nos entregáveis pode trazer confusão para a empresa. 

• Perda de prazos: Ninguém gosta de perder prazos mas, sem uma comunicação clara, a equipe pode não ter conhecimento das datas de conclusão dos entregáveis. 

Um plano de comunicação adequado pode ajudar a prevenir os riscos antes que ocorram. 

Atrasos nas programações

Caso os erros e atrasos nas programações passem despercebidos, eles podem se tornar um grande problema quando os prazos não são cumpridos. Ferramentas como cronogramas e software de calendário de equipe podem evitar que os erros nas programações ocorram. 

Atrasos nas programações de projetos podem resultar em:

• Pressa para a conclusão dos entregáveis: Não há nada pior do que um projeto que não tenha sido executado adequadamente, pois dificulta o alcance das metas e deixa uma impressão de trabalho desleixado.

• Confusão: As equipes podem ficar sobrecarregadas e confusas quando não há uma programação adequada em funcionamento. 

A implementação das programações pode ajudar a manter os entregáveis sob controle, tanto nas tarefas diárias quanto nos projetos. 

Trabalho sem planejamento

Todos já passamos por situações onde o projeto ultrapassou o seu escopo. Esse é um risco comum que pode ser atenuado facilmente com monitoramento adequado. A detecção precoce de trabalho não planejado permite que ele seja delegado adequadamente ao líder do projeto. 

A ausência de um registro de riscos adequado pode causar:

• Perda de prazo dos entregáveis: se o trabalho se perde pelo caminho, os prazos podem simplesmente não ser cumpridos. 

• Esgotamento psicológico dos funcionários: o agendamento excessivo de trabalho não planejado para os membros da equipe pode criar tensões e até sobrecarga laboral e esgotamento psicológico. Por isso, é importante definir corretamente o escopo dos projetos. 

Se você enfrenta problemas com trabalho não planejado, a implementação de um processo de controle de mudanças pode ajudar na comunicação do trabalho adicional aos membros da equipe.  

Furto de materiais

Em empresas com um grande catálogo de produtos, o risco de furtos ou de erros de inventário, apesar de incomum, é importante. Ao monitorar o inventário frequentemente e com consistência, é possível detectar os riscos precocemente e determinar a sua causa.  

Os furtos podem expor o seu negócio a:

• Perda de receita: Se produtos são furtados ou o inventário contém erros, a receita será impactada de forma negativa. 

• Incerteza: Quando os furtos ocorrem, a incerteza entre os funcionários e no próprio negócio pode causar estresse internamente. 

• Mau uso do tempo: além do furto de bens físicos, existe o risco do furto de tempo. Em um ambiente de trabalho remoto é mais difícil monitorar o uso do tempo pela equipe. 

De modo semelhante à segurança de dados, o furto é um risco de alta prioridade que deve ser enfrentado com a maior rapidez. 

O que está incluído em um registro de riscos?

Um registro de riscos é composto por uma lista de riscos e por campos para acompanhamento. Os registros de risco da sua equipe provavelmente terão uma aparência diferente dos outros, por causa dos riscos específicos associados a cada projeto. 

Independente das diferenças, a maioria dos registros de risco consiste de poucos componentes essenciais, como a identificação, a probabilidade e as medidas de atenuação dos riscos. Estas partes funcionam como um registro fluido das informações sobre riscos potenciais. Esses registros também são úteis para consulta ao trabalhar em novos projetos que podem enfrentar riscos semelhantes. 

Os campos adicionais que podem ser adicionados incluem a identificação, a descrição e a prioridade dos riscos. Quanto mais específicos, melhor será o seu preparo para atenuar quaisquer riscos que enfrentar. 

Uma regra interessante a se ter em mente é que a complexidade do projeto é proporcional à complexidade do registro de risco. Portanto, é bom ser tão específico quanto possível nos registros relacionados a grandes projetos, que abrangem períodos longos e incluem diversas partes interessadas. 

A seguir apresentamos alguns dos campos mais importantes que devem ser incluídos no seu plano de gestão dos riscos de projeto. 

1. Identificação dos riscos  

Uma das primeiras entradas incluídas em um registro de riscos é a identificação do risco, que normalmente é o nome do risco ou um número de identificação. Um campo de identificação de risco deve incluir:

• O nome do risco

• A data da identificação

• Um subtítulo, se necessário

Não é necessária muita criatividade ao nomear os riscos, bastando incluir um resumo simples. Por outro lado, caso deseje usar a criatividade, é possível criar personagens para cada tipo de risco. Por exemplo, ao usar a personagem “Daniela” como nome para o risco de segurança de dados, você ajudará os membros da equipe a entender como identificar riscos rapidamente. 

Além de um nome, você também pode incluir um subtítulo curto e a data da Identificação do risco. Isso ajuda a monitorar o tempo que os métodos de mitigação levam para serem executados e permite que você identifique os riscos que demoram mais a serem solucionados. 

2. Descrição do risco

Após a conclusão da identificação, uma descrição curta deve ser adicionada ao seu registro, e deve incluir:

• Uma visão geral sucinta e de alto nível do risco

• A razão de o risco ser um problema potencial

Você deve definir o tamanho da descrição e quantos detalhes deseja incluir nos registros; um tamanho médio seria entre 80 e 100 caracteres.

Mais importante do que o tamanho é a inclusão na descrição dos principais aspectos do risco e a razão de ele respresentar um problema potencial. A principal conclusão é que a descrição deve ser precisa, mas não complicada, para que o risco possa ser identificado com facilidade. 

3. Categoria do risco

Há diversas categorias de risco que ajudam a identificar rapidamente o risco potencial. A identificação rápida do risco facilita a sua atribuição à equipe correta, principalmente durante o trabalho em projetos complicados que envolvem múltiplos riscos. Os riscos podem pertencer a qualquer uma das categorias descritas a seguir:

• Operações 

• Orçamento

• Programação

• Tecnologia

• Informação 

• Segurança

• Qualidade

• Planejamento de projetos.

Para determinar a categoria, em primeiro lugar é necessário avaliar a origem do risco e quem pode solucioná-lo. Pode ser necessário trabalhar com os chefes de departamento quando a solução não for óbvia. 

4. Probabilidade do risco

Se os riscos são detectados com antecedência, é possível que a equipe consiga lidar com eles antes de haver necessidade de tomar ações adicionais. Portanto, é possível que os riscos apontados no seu registro não se tornem problemas reais. 

A probabilidade de um risco pode ser documentada com uma seleção simples entre: 

• Improvável 

• Provável 

• Muito provável. 

A organização dos riscos por probabilidade pode ajudar a identificar os riscos que devem ser enfrentados primeiro e os que você pode aguardar antes de tomar alguma medida. 

5. Análise de riscos

A análise de riscos mede o impacto potencial do risco no seu projeto. Isso ajuda a identificar rapidamente os principais riscos a enfrentar. Este conceito não deve ser confundido com a prioridade, que leva em conta tanto a probabilidade quanto a análise dos riscos. 

Mesmo que as equipes documentem os níveis de risco de maneiras diferentes, é possível começar com esta escala simples de cinco pontos:

• Muito baixo

• Baixo

• Médio

• Alto

• Muito alto.

Se você tem dificuldade para identificar o nível de risco, é possível obter uma segunda opinião consultando um chefe de departamento. Desta maneira, você pode medir com maior precisão a extensão do impacto do risco. 

6. Redução de riscos

Um plano de mitigação, também conhecido como plano de resposta aos riscos, é um dos componentes mais importantes de um registro de riscos. Afinal, a razão de ser de um plano de gestão de riscos é identificar e atenuar os riscos possíveis, isto é, ele é um plano de ação. Um plano de mitigação de riscos deve incluir:

• A solução para a atenuação do risco, com uma descrição passo a passo

• Uma breve descrição do resultado desejado

• Como o plano afetará o impacto 

Alguns riscos pequenos podem ser fáceis de atenuar, enquanto outros são muito mais complexos e não têm soluções óbvias. Neste caso, o plano de mitigação exigirá trabalho de equipe para chegar a uma solução. Isto geralmente ocorre à parte do documento de registro de risco, por exemplo, durante uma reunião ou encontro da equipe. 

Seja de que forma decidir realizar o seu plano de mitigação, você deve documentar uma descrição de alto nível dentro do registro para referência e comunicação clara. Isso irá assegurar que todos na equipe do projeto compreendem os planos de resposta, além de ajudar a visualizar a solução. 

7. Prioridade dos riscos 

Embora o impacto de um risco possa ajudar a determinar a sua prioridade, também é importante incluir essa entrada no registro. A prioridade deve levar em conta tanto a probabilidade quanto a análise dos riscos. Ambos os aspectos deixam claro quais riscos podem gerar consequências danosas ao projeto. 

As prioridades podem ser documentadas como uma escala numérica simples:

• 1 (Baixa)

• 2 (Média)

• 3 (Alta).

Se você quer dar uma aparência visual melhor ao seu registro de riscos, é possível documentar a prioridade com uma escala de cores. Ela pode ser usada no lugar das opções numéricas ou junto destas. Se gosta de organizar os itens por cores, essa será a melhor opção para você. 

8. Responsabilidade pelo risco

Quando o risco for identificado, avaliado e priorizado, é hora de atribuir os entregáveis da mitigação que devem ser implementados. A responsabilidade sobre o risco deve incluir:

• A pessoa responsável por supervisionar a implementação dos entregáveis;

• Outros membros de equipe, quando aplicável.

O campo de responsabilização pelo risco pode ajudar a determinar com rapidez o departamento que deve lidar com o risco, além de ajudar a visualizar quais membros da equipe são responsáveis por cada risco específico. 

9. Status do risco

O último campo a incluir no seu registro é o status dos riscos. Ele ajuda a mostrar se o risco foi atenuado com sucesso ou não, e deve ser preenchido de uma das seguintes maneiras:

• Em aberto

• Em processamento

• Encerrado.

Se for desejável acrescentar mais detalhes às suas opções de status, é possível incluir uma lista mais específica, como: ativo, não iniciado, em espera, em andamento e concluído. 

Campos adicionais do registro de riscos

Embora todos os registros de risco contenham determinadas entradas principais, há itens opcionais que podem ser adicionados. Sempre é melhor se preparar além do necessário do que estar desprevenido quando o risco se materializa. Então, confira estes campos adicionais para decidir se são necessários. 

• Desencadeador do risco: ao adicionar uma entrada para o disparador ou desencadeador de risco, é possível avaliar porque o risco aconteceu, de modo a preveni-lo no futuro. 

• Tipo de resposta: embora muitos riscos sejam negativos, é possível que o desfecho seja positivo. Neste caso, você pode adicionar um campo para uma resposta positiva ou negativa. 

• Cronograma: Também é possível incluir a programação ou o cronograma do plano de mitigação dentro do registro para manter a informação em um único lugar. Os softwares de cronograma são uma excelente ferramenta para essa finalidade. 

Como criar um registro de riscos, com exemplos

Um registro de riscos contém muitas informações e pode ser difícil criar a sua primeira versão. Embora você possa saber quais informações devem ser incluídas, os primeiros passos podem ser difíceis. Por isso, criamos um exemplo para ajudar a construir o seu próprio plano de gestão de riscos. 

Veja como as suas anotações do registro de risco podem se parecer:

Comece o seu registro de riscos explorando a nossa galeria de modelos ou construindo o seu próprio modelo personalizado. 

O principal objetivo de um registro de riscos é registrar as informações relacionadas aos riscos potenciais. Por isso, não se deve dar muita atenção aos detalhes. Você deve escolher os campos necessários para comunicar os riscos potenciais aos membros da equipe. 

Algumas equipes podem precisar apenas de um registro de risco simples, com poucos campos, enquanto outras podem exigir registros mais complexos. Pode ser útil começar de forma simples e tornar então o registro mais complexo apenas se for necessário.

A seguir apresentamos um exemplo de entrada do registro de riscos para ajudar a começar o seu. 

1. Nome do risco: Atraso no design

2. Descrição do risco: A equipe de design está sobrecarregada com trabalho, o que pode resultar em atrasos no cronograma. 

3. Categoria do risco: Programação

4. Probabilidade do risco: Provável

5. Análise do risco: Médio

6. Atenuação de riscos: Contratar um freelancer para criar os gráficos do projeto. Transferir as reuniões do calendário do Caleb durante a semana de 12 de julho e desocupar tempo para a edição dos gráficos e o envio para a aprovação final pela Clarissa. 

7. Prioridade do risco: 2

8. Responsável pelo risco: Clarissa Falcão

9. Status do risco: Em processamento

Quando você adquirir prática no preenchimento do seu registro de risco, poderá aprimorar continuamente o seu registro de dados nos projetos futuros.  

Não coloque o seu plano de gestão de riscos em risco

A identificação de riscos é uma parte importante de qualquer estratégia bem-sucedida de gestão de riscos. Embora a identificação e a atenuação de novos riscos não sejam sempre fáceis, são essenciais para manter o seu negócio no rumo do sucesso. Depois de criar o seu registro de riscos, os riscos de projeto não parecerão tão difíceis de administrar. Além disso, a equipe terá mais tempo para trabalhar em coisas mais importantes, como apresentar resultados de impacto. 

Se procura mais recursos relacionados à gestão de riscos, veja também como criar um plano de contingência para prevenir os riscos do negócio.