Você se sente sobrecarregado? Estratégias para indivíduos e equipes recuperarem o equilíbrio

Seja quando se tenta atingir uma meta ou quando se comemora um trabalho bem feito, existem inúmeras conquistas — pequenas e grandes — a serem vividas no trabalho todos os dias. Porém, caso o que você sinta com mais frequência seja estresse e não satisfação, é provável que você esteja com sobrecarrega por excesso de trabalho.

Trabalhar com afinco é bom, mas é igualmente importante viver bem. O segredo para evitar a sobrecarga é priorizar o impacto, não os resultados. 

Se estiver se sentindo sobrecarregado no trabalho, isso pode ser resolvido estabelecendo-se limites e comunicando-os ao seu gerente. Um gerente ou líder pode evitar a sobrecarga da sua equipe apoiando cada um dos seus membros e fornecendo contexto e clareza em relação ao trabalho. Neste artigo, apresentaremos alguns sinais e causas comuns da sobrecarga antes de nos aprofundarmos em como os indivíduos e líderes das equipes podem evitá-la. 

Como detectar a sobrecarga

Talvez esteja se sentindo estressado no trabalho, mas como saber se se trata realmente de uma sobrecarga? A sobrecarga ocorre quando se trabalha em excesso ou por demasiado tempo. Se sentir que está excedendo a sua capacidade no trabalho, seja física, mental ou emocionalmente, é provável que você esteja sofrendo uma sobrecarga.

Diferença entre sobrecarga e burnout

A sobrecarga prolongada pode levar indivíduos ao esgotamento psicológico. Em 2019, a Organização Mundial da Saúde classificou o esgotamento psicológico como uma síndrome resultante de um estresse crônico no ambiente de trabalho. De acordo com o nosso estudo nesse tema, o índice Anatomia do trabalho, 71% dos profissionais chegaram ao esgotamento psicológico pelo menos uma vez em 2020. Desses, quase metade (46%) citou a sobrecarga como um dos fatores-chave que contribuem para a exaustão.

Sinais de sobrecarga

O estresse é só um dos sinais da sobrecarga. Outros efeitos colaterais da sobrecarga incluem:

• Falta de energia;

• Estresse constante no trabalho;

• Ansiedade antes de começar o trabalho, como o medo das segundas-feiras;

• Dificuldade de desconectar-se do trabalho; 

• Sensação de não conseguir acompanhar o ritmo da vida pessoal devido ao estresse com o trabalho;

• Sensação de estar desconectado dos amigos e parentes;

• Qualidade do trabalho reduzida, apesar de todos os esforços.

Além da sensação péssima gerada pela sobrecarga, uma exaustão prolongada também pode afetar a sua saúde, levando a distúrbios do sono ou falta de energia. Encontrar um equilíbrio saudável entre o trabalho e a vida pessoal é essencial para uma boa saúde mental e uma sensação maior de bem-estar.

Cinco causas comuns da sobrecarga

Talvez esteja se sentindo oprimido e sobrecarregado, mas de onde vêm essas sensações? A sensação de sobrecarga não está na nossa cabeça, ela vem de problemas reais na sua organização ou na cultura de trabalho. O primeiro passo para combater a sobrecarga é entender de onde vêm essas sensações. 

1. Organização excessiva para o trabalho

A organização excessiva para o trabalho consiste em qualquer atividade que roube tempo do trabalho que realmente causa um impacto, como pesquisar documentos, solicitar aprovações e acompanhar o status do trabalho, por exemplo. A nossa tendência é a de nunca questionar a necessidade dessa organização para o trabalho e pressupor que essas tarefas fazem parte do mundo profissional, mas o tempo que dedicamos a tais tarefas secundárias tira o foco do trabalho de grande impacto. 

De acordo com o índice Anatomia do trabalho, os profissionais do conhecimento dedicam, em média, 60% do tempo à organização para o trabalho. Isso significa que apenas 40% de cada jornada de trabalho é dedicada ao trabalho de alto impacto: as tarefas e projetos pelos quais você é responsável. Como todos os dias têm o mesmo número de horas, quando a organização para o trabalho consome horas do tempo disponível para trabalhar, os profissionais do conhecimento acham que precisam trabalhar mais para acompanhar o ritmo.

2. Trabalho compartimentalizado

Outro fator de estresse comum no local de trabalho é a compartimentalização do trabalho ou o isolamento das informações em núcleos incomunicados entre si. Quando não se tem clareza em relação ao que os membros da equipe estão fazendo ou por que o trabalho em questão importa, é impossível realizar o próprio trabalho. Sem uma comunicação transparente, os profissionais do conhecimento gastam muito tempo à procura de informações e repetindo trabalhos. Aliás, os profissionais do conhecimento perdem, em média, 13% de seu tempo com trabalhos que já estavam feitos, um aumento em relação aos 10% de 2019. No decorrer de um ano, perdem-se 246 horas com trabalhos desnecessários. 

3. Metas desencontradas

É essencial entender como o seu trabalho impacta a sua empresa. Sem essa conexão significativa, pode parecer que existe um vácuo no trabalho. Ou pior, não se sabe ao certo que trabalho deve ser priorizado, e as coisas podem acabar por ser consideradas mais urgentes do que realmente são. 

Por outro lado, quando se entende como o trabalho de cada um contribui para as iniciativas da equipe e da empresa, fica mais fácil navegar pelas mudanças de prioridades ou prazos. Em vez de procurar freneticamente pelas informações necessárias ou de tentar descobrir como voltar a priorizar as tarefas em função de um novo projeto inesperado ou de um cronograma reajustado, pode-se trabalhar efetivamente na realização do que é mais importante. 

4. Universo do trabalho sempre conectado

Vivemos num mar de distrações, e a pressão crescente por estar sempre disponível e conectado ao trabalho faz com que os funcionários sintam que precisam de mais horas para conseguir atender às expectativas laborais. Quantas vezes você verificou os e-mails logo no início do dia ou respondeu a uma dúvida rápida do trabalho nos fins de semana? Essas práticas já se tornaram a nossa forma padrão de interagir no trabalho, mas são os principais fatores que contribuem para a sobrecarga e a exaustão.

5. Sobrecarga de aplicativos

As pesquisas mostram que os profissionais do conhecimento alternam, em média, entre 10 ferramentas até 25 vezes por dia. Atualmente, o padrão é trabalhar com uma ferramenta, monitorar esse trabalho com uma segunda ferramenta e comunicar-se sobre o trabalho com uma terceira. Porém, alternar entre aplicativos pode levar à perda de informações ou detalhes que passam despercebidos. Aliás, mais de um quarto (27%) dos profissionais relatam que perdem ações e mensagens ao alternar entre aplicativos. 

Além disso, 80% dos profissionais do conhecimento admitem que trabalham com suas caixas de entrada ou outros aplicativos de comunicação abertos. Porém, os profissionais que alternam entre aplicativos também têm uma probabilidade maior de enfrentar dificuldades para priorizar o trabalho eficazmente. Isso ocorre porque muitas das notificações parecem ter grande urgência, devendo ser tratadas imediatamente. 

Dicas para indivíduos: defenda-se em três etapas

Se estiver se sentindo sobrecarregado, não tente ignorar esse fato. E, se possível, não fuja dele. Pode ser tentador solucionar a sobrecarga procurando outro emprego. Seria uma opção, talvez até a melhor. Porém, se você simplesmente fugir desse problema, ele poderá voltar no futuro. Em vez disso, ao aprender a identificar a causa do seu estresse e da sua sobrecarga, você poderá praticar a defesa das suas necessidades no trabalho.

Isso não faz bem só a você. Ao demonstrar que é capaz de reduzir a sobrecarga para focar-se mais nos trabalhos importantes e de maior prioridade, você estará mostrando ao seu gerente que está considerando o impacto que isso terá na sua equipe e na empresa, não sendo uma mera questão de produtividade. Priorizar a saúde e a felicidade também impulsiona o seu desempenho profissional de maneira geral, pois aumenta a sua capacidade laboral.

No fim das contas, a melhor forma de defender-se é conversar com o seu gerente sobre a sua carga de trabalho e colaborar para encontrar uma solução. Antes de ter essa conversa, elabore um plano para que a conversa possa ser tão produtiva quanto possível.

1. Monitore o que você está fazendo atualmente

Se não souber ao certo por que está se sentindo sobrecarregado, comece monitorando as tarefas que realiza todos os dias e quanto tempo dedica a cada uma delas. Se for o caso, anote quaisquer trabalhos feitos fora do horário de trabalho ou mensagens às quais sente o ímpeto de responder após o horário laboral. 

Alguns benefícios de monitorar o que você faz atualmente:

• Identicar as tarefas que sugam tempo. Uma causa comum da sobrecarga é o perfeccionismo. Descubra quais são as tarefas simples às quais está dedicando tempo demais simplesmente porque quer que fiquem perfeitas. Ao monitorar o seu tempo, é possível identificar as tarefas que estão consumindo mais tempo que o esperado e fazer os ajustes necessários.

• Analisar as distrações causadas por notificações. Muitas das distrações no trabalho se dão quando vemos surgir um ícone de notificação na tela. Isso pode interromper o seu estado de fluxo mental e resultar em desvios do trabalho planejado para o dia. Considere ativar o modo Não incomodar quando estiver se preparando para um trabalho focado a fim de reduzir a vontade de ver do que se trata.

• Trazer à luz trabalhos ocultos. Outra causa da sobrecarga são os trabalhos ocultos, aquelas tarefas que nem planejamos realizar. Caso ainda não o faça, certifique-se de monitorar todas as tarefas com uma ferramenta de listas de pendências para entender claramente o que precisa ser feito a cada dia. 

• Contrastar as suas responsabilidades com a descrição do seu cargo. Você foi assumindo responsabilidades adicionais ao longo do tempo? Se os seus deveres atuais excederem muito a descrição original do cargo, pergunte ao seu gerente se pode atualizar o seu cargo ou acordo de remuneração de modo a refletir as responsabilidades adicionais. 

• Determinar se o volume de trabalho está excessivo. Às vezes, a causa da sobrecarga fica óbvia: simplesmente não há horas suficientes na jornada de trabalho para concluir as suas tarefas. Nesse caso, colabore com o seu gerente para priorizar o trabalho de maior impacto e tente delegar ou adiar as tarefas menos relevantes.

2. Conecte o seu trabalho às metas da empresa

Entender como o seu trabalho contribui para as metas da equipe e da empresa pode ajudar a priorizar melhor os projetos em andamento. Para ser um membro eficaz da equipe, não tente fazer o máximo que conseguir. Em vez disso, foque-se no trabalho de maior impacto. 

Antes de conversar com o seu gerente, considere as metas existentes. Que iniciativas o seu trabalho apoia? Por outro lado, existe alguma tarefa em andamento que não esteja conectada às suas metas? Existe algo que possa ser adiado ou delegado a outro membro da equipe?

3. Cocrie um plano de ação com o seu gerente

Conversar com o seu gerente sobre estar sobrecarregado pode ser intimidador, mas é uma conversa necessária. O seu gerente quer o seu sucesso. Portanto, conte-lhe que os seus níveis de estresse aumentaram, e a sua carga de trabalho não parece sustentável. Considere trazer isso à tona na próxima reunião a dois. Outra opção é, caso não se reúna com o seu gerente com frequência, pedir uma reunião para falar sobre a sua capacidade. 

Dicas para gerentes: seis formas de evitar a exaustão na sua equipe

Talvez não esteja se sentindo sobrecarregado, mas acredite que um colega esteja chegando à exaustão. Como líder de equipe, você pode fazer com que esse colega se sinta apoiado fornecendo-lhe as informações, as ferramentas e o contexto necessários para realizar o trabalho de maior impacto. Veja a seguir como. 

1. Pergunte à sua equipe

A forma mais fácil de combater a exaustão é perguntar aos membros da sua equipe se estão se sentindo sobrecarregados. Isso vale principalmente quando você percebe que alguém está trabalhando além do horário comercial ou respondendo aos e-mails nos fins de semana. Algumas pessoas gostam desse estilo de trabalho, sendo que um ou outro e-mail ou tarefa não lhes causa estresse. Outras podem estar com dificuldade, mas sem saber o que fazer. Quando perguntados sobre a exaustão, os profissionais sobrecarregados têm a oportunidade de falar sobre o assunto, compartilhar o que estão sentindo e encontrar um ritmo sustentável.

2. Compartilhe o contexto 

Para evitar a sobrecarga, certifique-se de que os membros da equipe contem com o contexto necessário para obter êxito. Isso inclui a relação entre os trabalhos individuais e as metas da empresa, o que os outros membros da equipe estão fazendo e qual é o status das diversas iniciativas. Ao compartilhar essas informações, você estará fornecendo aos membros da equipe o contexto necessário para entender melhor o ambiente de trabalho e priorizar as principais iniciativas.

3. Priorize o impacto 

Outra forma excelente de apoiar os membros da equipe é dar-lhes autonomia para fazerem o melhor trabalho possível. Se os membros da equipe dispõem agora do contexto necessário para obter êxito, eles também devem ter a autonomia necessária para fazer o que é preciso. 

Incentive os membros da equipe a priorizarem o impacto e normalizarem o que ocorre na equipe. Por exemplo, incentive a equipe a: 

• Recusar convites para reuniões desnecessárias. Segundo a nossa pesquisa, as reuniões desnecessárias tomaram dos profissionais 157 horas de produtividade no último ano. Autorize os membros da equipe a recusar reuniões das quais não precisem participar.

• Delegar os trabalhos de baixo impacto. Se um membro da equipe tiver de realizar uma tarefa que não se alinhe às suas metas individuais, incentive-o a delegar o trabalho a um colega que esteja mais alinhado à finalidade dessa iniciativa.

• Saber dizer não, mas explicando os motivos. Uma das coisas mais poderosas que os membros da sua equipe podem fazer é dizer não a um trabalho. Isso pode ser difícil. Uma boa forma é explicando os motivos dessa recusa. Assim, os membros da equipe podem dizer que não têm capacidade para a tarefa em questão por estarem priorizando as tarefas X e Y.

4. Integre e automatize

Grande parte da organização para o trabalho excessiva está nos trabalhos feitos manualmente, como solicitar aprovações, acompanhar o status do trabalho ou alternar entre as ferramentas do negócio. Todas essas tarefas consomem tempo e energia mental. Em vez disso, confira se as suas ferramentas de trabalho oferecem alguma integração empresarial a outras ferramentas relevantes. Procure também formas de automatizar as tarefas rotineiras, para que a sua equipe recupere mais tempo para os trabalhos de grande impacto.

5. Experimente a gestão da carga de trabalho

Gestão da carga de trabalho é o processo de distribuir e gerir eficazmente o trabalho da sua equipe. Uma gestão da carga de trabalho eficaz maximiza o impacto e reduz o caos, para que os membros da sua equipe se sintam satisfeitos, e não sobrecarregados.

Caso ainda não o faça, utilize práticas de gestão da carga de trabalho para, além de reduzir a exaustão de funcionários estressados, evitar que cheguem a se sentir sobrecarregados. Isso pode ser feito por meio da identificação e monitoramento da capacidade de cada um com ferramentas de gestão da carga de trabalho como a Asana.

6. Na dúvida, atue pelo exemplo

A estratégia mais poderosa é mostrar aos membros da sua equipe que você valoriza o tempo e a energia deles ao combater a sobrecarga na sua própria vida profissional. Se os membros da equipe virem que você está respondendo a e-mails nos fins de semana, eles provavelmente se sentirão pressionados a fazer o mesmo. 

Existem diversas formas de liderar pelo exemplo para demonstrar como você mantém separadas a vida pessoal e a profissional. Algumas estratégias incluem:

• Recusar trabalhos adicionais;

• Tirar folgas e incentivar os membros da sua equipe a fazerem o mesmo;

• Não entrar em contato durante as férias;

• Evitar enviar mensagens ou solicitações após o horário de trabalho normal;

• Certificar-se de que o seu calendário reflita a sua agenda de trabalho, o que inclui reservar períodos para coisas pessoais como consultas médicas ou passar tempo com a família.

Como líder, sei que sou responsável por definir o tom da nossa cultura corporativa. Se eu não encontrar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, receio que meus colegas também não o encontrem.”

Como encontrar um equilíbrio saudável

Quer esteja tentando lidar com as suas próprias sensações de exaustão ou prestar suporte a colegas sobrecarregados, o segredo é clareza e comunicação. Encontrar um equilíbrio saudável entre trabalhar muito e viver bem pode ajudar a prosperar dentro e fora do local de trabalho.

Mantenha-se organizado e mantenha uma comunicação clara com ferramentas como a Asana, ajudando-o a si e à sua equipa a encontrar o equilíbrio perfeito entre a vida pessoal e profissional. Comece a utilizar a Asana hoje mesmo e dê o primeiro passo para um fluxo de trabalho mais produtivo e sem stress.