Reuniões individuais eficazes: modelo e pauta gratuitos

A reunião individual está presente em muitas startups, incluindo a nossa. Mas há uma boa razão para priorizá-las no nosso calendário (embora nos esforcemos ao máximo para reduzir as reuniões de modo geral). A reunião a dois é a melhor maneira de conectar gerentes e subordinados em torno de questões urgentes, desenvolver um relacionamento forte e garantir que os funcionários sintam que trabalham em prol das suas metas, no emprego e em outras áreas. No entanto, sem estrutura, pauta e mentalidade adequadas, as reuniões individuais podem se tornar apenas mais uma reunião no seu dia a dia. Aqui está o nosso plano prático para tornar a reunião a dois a sua reunião mais importante, seja você gerente ou colaborador individual.

O que é uma reunião individual?

Trata-se de um momento reservado no calendário e no mapa mental para conversas espontâneas e aguardadas entre um gerente e um funcionário. Ao contrário dos relatórios de status ou reuniões táticas, a reunião a dois é um momento para assessoramento, mentoria, contextualização ou até mesmo desabafo. A reunião a dois vai além de um momento para atender à política de portas abertas: ela se preza a um tempo dedicado periodicamente para que colegas de equipe e líderes se conectem e se comuniquem.

Você passa tanto tempo buscando talentos, que vale a pena ajudá-los a crescer e a se tornarem a melhor versão de si mesmos.”

Qual é o propósito das reuniões individuais?

As reuniões a dois são a base da comunicação direta e aberta entre os gerentes e os membros da equipe. Essas reuniões ajudam a construir confiança e são fundamentais para entender as metas pessoais, abordar preocupações e promover uma cultura de confiança e transparência dentro da equipe. 

Por exemplo, um gestor de projetos pode usar uma reunião individual para fornecer feedback personalizado a um funcionário, ajudando-o a navegar na sua carreira e alinhar os seus objetivos pessoais com as metas da empresa. Para garantir que todos os membros da equipe se sintam apoiados e valorizados, esse tempo é reservado para o avanço de cada indivíduo, bem como para quaisquer desafios que possam estar enfrentando.

Vantagens das reuniões individuais

As reuniões a dois oferecem vantagens distintas em relação às reuniões de equipe. Elas se concentram no desempenho individual dos funcionários e nas Metas de desenvolvimento profissional, além de oferecer uma oportunidade de abordar obstáculos e conquistas específicos. 

Ao contrário das reuniões de equipe, onde os pontos de discussão são amplos e voltados para os objetivos do grupo, as reuniões individuais fortalecem as relações de trabalho e permitem um espaço privado para discutir os desafios e sucessos do dia a dia. Esse formato presencial é ideal para dar feedback construtivo e alinhar os esforços individuais ao desempenho da equipe.

Melhorar o envolvimento dos funcionários

As reuniões individuais aumentam significativamente o envolvimento dos funcionários, mostrando aos membros da equipe que suas opiniões e contribuições são valorizadas. Conversas regulares e dedicadas sobre o trabalho e as aspirações de carreira fazem com que os funcionários se sintam mais conectados e comprometidos com as suas funções e com a organização.

Feedback e desenvolvimento personalizados

Essas reuniões presenciais recorrentes oferecem uma oportunidade única para feedback individualizado e desenvolvimento profissional. Os gestores podem se concentrar nos pontos fortes e nas áreas de melhoria de um membro da equipe, definir expectativas claras e determinar planos de crescimento personalizados. Essa estratégia melhora o bem-estar dos funcionários e, ao mesmo tempo, promove o desenvolvimento profissional.

Melhor acompanhamento do desempenho

As reuniões individuais facilitam a avaliação contínua do desempenho de um funcionário em relação às suas metas. Esse ciclo contínuo de feedback permite ajustes em tempo real nas estratégias ou no foco para garantir que os membros da equipe permaneçam no caminho certo para atingir ou superar os seus objetivos.

Criação de vínculos entre gerentes e funcionários

As interações individuais regulares ajudam a construir um relacionamento mais forte e de confiança entre os gerentes e seus subordinados diretos. Essas reuniões criam um espaço seguro para o diálogo aberto, onde os funcionários podem compartilhar ideias, expressar preocupações e buscar orientação sem medo de julgamento. As conversas individuais muitas vezes levam a um ambiente de equipe mais coeso e solidário.

Como conduzir uma reunião individual

Uma abordagem organizada pode fazer toda a diferença na realização de reuniões individuais eficazes. Aqui está um guia passo a passo que detalha como conduzir uma reunião individual para que ela seja produtiva e significativa.

Passo 1: prepare-se com antecedência

Preparar uma agenda de reuniões individuais é fundamental. Ambas as partes devem chegar com tópicos a serem discutidos, perguntas e atualizações sobre as ações a realizar anteriores. Se esta for a sua primeira reunião individual, considere definir um tom acolhedor que incentive o diálogo aberto e o respeito mútuo. Caso contrário, revise as notas da reunião da semana anterior para identificar o progresso das ações a realizar e garantir uma discussão focada e produtiva.

Por exemplo, um gerente de RH pode revisar as métricas de desempenho mais recentes do funcionário, anotar quaisquer áreas para discussão e incentivar as pessoas a pensar sobre seus desafios e realizações recentes.

Etapa 2: crie um ambiente confortável

As configurações da reunião podem afetar significativamente a sua eficácia. Escolha um espaço silencioso e privado para garantir a confidencialidade e minimizar as interrupções. 

Por exemplo, um supervisor pode agendar uma sala de conferências ou recomendar um passeio ao ar livre para estabelecer um ambiente seguro para uma comunicação sincera.

Etapa 3: discuta e ouça

Comece com uma revisão da pauta e, em seguida, aprofunde-se nos pontos de discussão. Incentive a comunicação aberta fazendo perguntas abertas e ouvindo ativamente as respostas. 

Um exemplo seria um gerente perguntar: “De que apoio você precisa para atingir as suas Metas atuais?” Isso promove conversas bidirecionais e demonstra interesse genuíno na perspectiva do funcionário.

Etapa 4: chegar a um acordo sobre as ações a realizar e fazer o acompanhamento

Conclua a reunião com uma recapitulação da discussão, chegue a um acordo sobre os próximos passos e defina prazos para quaisquer ações a realizar. 

Por exemplo, se um funcionário manifestar interesse em oportunidades de desenvolvimento profissional, o gestor pode atribuir a ele a tarefa de pesquisar cursos em potencial, com uma discussão de acompanhamento agendada para a próxima reunião para decidir sobre a matrícula.

Pauta para reuniões individuais

Uma pauta bem estruturada é essencial para maximizar a eficácia das reuniões individuais. pois garante que ambas as partes estejam preparadas e que as conversas sejam focadas. 

Aqui estão os elementos essenciais a incluir na pauta das suas reuniões individuais:

• Revisão de ações a realizar anteriores: comece avaliando o progresso das tarefas e metas definidas na última semana ou na última reunião.

• Discussão dos projetos e tarefas atuais: examine a carga de trabalho atual do funcionário, as dificuldades que ele possa estar enfrentando e a assistência de que precisa.

• Feedback e reconhecimento: reserve tempo para que ambas as partes compartilhem feedback. Reconheça as conquistas e aborde as áreas de melhoria.

• Desenvolvimento e metas de carreira: discuta as aspirações de carreira do funcionário e planeje etapas para crescimento e desenvolvimento.

• Próximos passos e ações a realizar: recapitule os pontos-chave da reunião, chegue a um acordo sobre as ações a realizar e defina metas para a próxima reunião.

Perguntas para reuniões a dois entre gestores e funcionários

Para que as reuniões individuais sejam eficazes, é preciso fazer as perguntas certas. Essas perguntas podem desencadear um feedback valioso em tempo real, promover uma comunicação aberta e ajudar os gestores e funcionários a criar equipes de alto desempenho. 

Para ajudar a iniciar conversas presenciais produtivas, incluímos algumas perguntas específicas para reuniões a dois.

Perguntas para gestores

Na sua função de gerente, aprimorar a experiência dos funcionários por meio de reuniões individuais envolve mais do que oferecer orientação: trata-se de empregar um estilo de gestão que priorize a escuta ativa dos seus subordinados diretos. 

Estas perguntas foram elaboradas para avaliar as necessidades e a satisfação dos funcionários, identificar possíveis preocupações e cultivar uma atmosfera positiva:

• "O que você acha dos seus projetos atuais? Você está enfrentando desafios em alguma área?”

• "Como posso ajudar você a alcançar suas Metas?"

•  “Há alguma habilidade que você gostaria de desenvolver ou oportunidades que você tem interesse em explorar?”

• “Como você prefere receber feedback e com que frequência gostaria de recebê-lo?”

• "De quais conquistas você mais se orgulha desde a nossa última reunião?"

• "Você encontrou algum obstáculo recentemente que tenha dificultado seu trabalho e como podemos abordá-lo juntos?"

• "Há algum feedback ou reconhecimento que você sente que está faltando na sua função?"

• "Como você vê a sua função evoluindo na equipe e o que podemos fazer para facilitar esse crescimento?"

• “Há alguma dinâmica ou processo da equipe que você acha que podemos melhorar?”

• "O que podemos mudar nas nossas reuniões individuais para torná-las mais valiosas para você?"

Perguntas para funcionários

Como funcionário, as reuniões individuais são a sua chance de assumir o controle do seu desenvolvimento profissional e comunicar-se diretamente com o seu gerente sobre as suas necessidades e aspirações. Considere fazer estas perguntas para aproveitar ao máximo essas reuniões recorrentes:

• "Quais são as principais prioridades da nossa equipe neste trimestre e como posso alinhar o meu trabalho para apoiar essas metas?"

• “Com base no meu desempenho recente, quais são as áreas em que posso melhorar?”

• “Você pode dar exemplos de comportamentos ou ações que me ajudariam a progredir em direção aos meus objetivos de carreira?”

• "Há algum projeto ou função futura que você acredita que seria adequada para minhas habilidades e metas de carreira?"

• “Como você avalia a minha contribuição para a equipe em relação às expectativas estabelecidas?”

• "Quais são os maiores desafios que a nossa equipe está enfrentando atualmente e como posso contribuir para resolvê-los?"

• "Você pode compartilhar algum feedback de colegas sobre o meu trabalho ou projetos recentes?"

• "Quais são as qualidades mais importantes que você procura em alguém que está avançando para o próximo nível na minha função?"

• "Há algum recurso ou treinamento da empresa que você recomende para me ajudar a desenvolver ainda mais minhas habilidades?"

• "Como posso alinhar melhor meu trabalho com as metas ou iniciativas mais amplas da empresa?"

Fazer essas perguntas pode ajudar os funcionários a obter feedback valioso, esclarecer expectativas e alinhar seus esforços aos objetivos da equipe e às suas metas de carreira.

Boas práticas para reuniões individuais eficazes

Muitos gerentes consideram as reuniões individuais desafiadoras, muitas vezes com dificuldade para tornar essas sessões impactantes. Estas boas práticas oferecem estratégias simples para transformar reuniões individuais em momentos importantes para o envolvimento da equipe e o crescimento individual. 

Com dicas claras e práticas, gerentes e funcionários podem transformar essas conversas em oportunidades de diálogo aberto, alinhamento de metas e melhoria da produtividade.

Reserve tempo no seu calendário

As reuniões a dois são um momento para garantir que você e a sua equipe estejam alinhados. Comunicações regulares impedem problemas maiores, abrem espaço para feedback imediato e periódico e promovem uma comunicação aberta. Contudo, as agendas dos gerentes estão muitas vezes repletas de reuniões, por isso pode ser difícil encontrar um tempo e espaço dedicados para a reunião a dois.

A gestão eficaz do desempenho requer um ritmo regular de acompanhamento com os membros da equipe, mas a frequência ideal pode variar. Embora reuniões quinzenais possam ser demais para alguns, uma reunião recorrente mensal muitas vezes atinge o equilíbrio certo entre manter-se informado e respeitar a carga de trabalho de todos. 

Está definindo um cronograma de reuniões a dois pela primeira vez? Comprometa-se firmemente a cumpri-lo. Evitar a tentação de reagendar ressalta a importância que você atribui a essas interações. 

Optar por um ambiente fora da sala de reuniões tradicional também pode incentivar conversas individuais mais naturais e produtivas. Decida se quer reservar um dia para reuniões individuais consecutivas para ter uma visão abrangente da dinâmica da equipe ou se prefere distribuí-las ao longo do mês.

Seja flexível quanto à estrutura

Não há uma fórmula única para organizar uma reunião a dois. Na verdade, muitos fatores determinam a melhor maneira de estruturar reuniões bem-sucedidas, como as necessidades emocionais dos subordinados, o relacionamento entre vocês e o nível de experiência dos membros da equipe.

O mais importante em uma reunião individual bem-sucedida é criar um espaço onde as pessoas se sintam à vontade para discutir as questões e preocupações que têm em mente. Essas reuniões são principalmente para o funcionário, e a participação dessa pessoa é vital.

O pré-preenchimento da pauta assegura que se abordem os tópicos prioritários. Crie uma pauta compartilhada não apenas para dar contexto antes da reunião, mas também para permitir que ambas as partes se comprometam com a reunião. Aloque tempo para os tópicos que você sabe que precisa abordar.

Preparar-se para a reunião com antecedência permite que você elimine o tempo gasto com informações de contextualização e vá direto ao ponto.

Faça as perguntas certas

Comece a reunião a dois com uma pergunta aberta. Isso permite que os tópicos mais importantes e prioritários venham à tona. Aqui estão algumas perguntas que você pode experimentar:

• Como se sente?

• No que você tem pensado ultimamente?

• O que lhe tem trazido mais entusiasmo ou gratificação?

• Qual é a sua maior preocupação?

O principal desafio do mentor é ouvir sem filtros. O filtro é certa atitude ou viés que o ouvinte assume e inibe a sua capacidade de partilhar o momento com a mesma autenticidade do falante.”

E, o mais importante, pratique a escuta ativa. Um aspecto importante do cargo de gerente é garantir que os funcionários se sintam ouvidos, seguros e capacitados. Depois de ouvi-los plenamente, seja um facilitador de soluções. Descubra a fonte do entusiasmo deles, como você pode orientá-los para que sejam bem-sucedidos e abra caminho para que façam o melhor trabalho possível. Aqui estão algumas táticas para criar um espaço de confiança:

• Primeiro, confirme e valide a perspectiva do subordinado.

• Revele suas próprias fraquezas e momentos em que errou

• Apoie o indivíduo ou sua equipe incondicionalmente, mesmo (e especialmente) ao dar um feedback direto e sincero sobre oportunidades de crescimento.

• Respeite-os como pessoa, não apenas como realizadores de tarefas; trate-os como colegas.

Comunique com os relatórios e reflita a cada poucas semanas para averiguar como estão indo as reuniões a dois. Você sente que está progredindo nesses períodos reservados à interação individual? Caso contrário, altere o processo na medida do necessário.

Como os funcionários podem aproveitar ao máximo as primeiras reuniões individuais

As reuniões a dois são o momento de expressar ao gerente o que você tem em mente, debater ideias e comunicar as suas Metas futuras. Use o seu tempo com sabedoria:

• Reserve um tempo antes da reunião para organizar os assuntos a discutir e adicione-os à pauta.

• Sente frustração, esgotamento, bloqueios ou entusiasmo? Pense no motivo por que você se sente assim e descreva as possíveis soluções específicas que você gostaria de explorar com o seu gerente.

• Mantenha a mente aberta para discutir o que realmente está indo bem e onde você precisa do apoio do seu gerente.

• Peça o que você quer de um jeito simples. Afinal, ninguém consegue ler a sua mente. Deseja mais responsabilidade? A oportunidade de gerenciar um membro júnior da equipe? Discuta essas coisas em detalhe.

Metas de longo e de curto prazo

Se você não conseguir resolver o que precisa na reunião a dois, agende uma reunião separada para discutir questões práticas ou atualizações de status. Ou então, experimente alternar reuniões que abordem questões práticas e tópicos de longo prazo.

A cada poucas semanas, priorize um tempo para tratar das metas de longo prazo fora dos seus sistemas de avaliação regulares visando abordar o seu desempenho. A reunião a dois deve se concentrar em metas e ambições de longo prazo. Ela também deve garantir que não haja surpresas na futura avaliação de desempenho.

Aqui estão alguns assuntos que você deve abordar e algumas perguntas eficazes para as reuniões individuais:

Perguntas sobre a função:

• Em que você está trabalhando? Explique como se as suas tarefas estivessem divididas num gráfico de pizza. Como você gostaria que as suas tarefas estivessem divididas?

• Como você se vê na sua função?

Reflexão sobre a carreira:

• Imagine o seu melhor dia de trabalho no cargo dos sonhos. Como ele estaria dividido?

• Qual é a sua fonte de satisfação no trabalho?

• Onde você teve mais sucesso no passado?

Metas de longo prazo:

• Quais são as suas metas de longo prazo? Quais habilidades você precisa para alcançá-las?

• Quais obstáculos você precisará superar para alcançar essas Metas?

Há inúmeros benefícios no feedback contínuo e honesto dado em uma reunião a dois, e isso tanto para um gestor como para os membros da equipe. Trazer à tona o melhor nos seus funcionários, eliminar tensões desnecessárias, melhorar o fluxo de trabalho, estimular o nível de energia da equipe e fazer com que os funcionários se sintam valorizados são apenas algumas razões para encontrar tempo na sua agenda para a próxima conversa a dois, se você estiver num cargo de liderança. Como membro individual da equipe, a reunião a dois serve como um espaço para compartilhar feedback aberto e honesto com um gerente e, desse modo, construir a carreira dos sonhos.