Como gerenciar a carga de trabalho da sua equipe com eficiência

Carga de trabalho da equipe
  • Neste artigo, você verá:
    • O que é o gerenciamento da carga de trabalho
    • Como saber qual é a carga de trabalho e a capacidade da sua equipe
    • Maneiras de alocar recursos e gerenciar cargas de trabalho individuais
    • Dicas para verificar como estão as coisas com os membros da sua equipe
    • Estratégias para aumentar a eficiência quando as equipes têm grandes cargas de trabalho
    • Ferramentas úteis para gerenciar as cargas de trabalho

Está tendo dificuldades para atribuir o trabalho à sua equipe? Você não é o único. Enquanto líder, você tem a enorme responsabilidade de manter os membros da sua equipe focados, produtivos e atualizados. Além disso, deve garantir que a carga de trabalho da sua equipe seja distribuída de forma justa. A especialista em organização e produtividade, Julie Morgenstern, explica isso ainda melhor: “Sobrecarregar seus funcionários de alto desempenho fará com que você os perca, pois eles começarão a notar que estão trabalhando mais que os outros.” Equilibrar a carga de trabalho da sua equipe não é nada fácil, mas estamos aqui para ajudar você a gerenciá-la com eficiência.

O que é o gerenciamento da carga de trabalho?

Antes de irmos direto para as dicas, vamos definir o que é o gerenciamento da carga de trabalho: é o processo de atribuir e gerenciar o trabalho da sua equipe com eficiência. Quando bem realizado, contribui para aumentar o desempenho dos funcionários e ajuda a eliminar o caos, fazendo com que você e a sua equipe se sintam satisfeitos e não sobrecarregados no final do dia. Com isso, os membros da equipe terão mais confiança com relação ao seu volume de trabalho e, consequentemente, entregarão um trabalho de maior qualidade de maneira mais rápida.

O guia de cinco passos para o gerenciamento da carga de trabalho

É normal que você nunca tenha muito valor ao gerenciamento da carga de trabalho. De acordo com o IIDM (Instituto Internacional de Diretores e Gestores), poucas pessoas são realmente treinadas para dominar essa habilidade tão importante.

A boa notícia é que existem ferramentas que podem ajudar a manter tudo e todos progredindo de forma simultânea (veja o item cinco a seguir). No entanto, para que uma ferramenta realmente contribua para a gestão das cargas de trabalho dos membros da sua equipe, é preciso assegurar primeiro o manejo de algumas outras habilidades necessárias. Coloque estes cinco passos em prática para gerenciar a carga de trabalho da sua equipe com êxito:

1. Saber qual é a carga de trabalho e a capacidade da sua equipe

Com o trabalho da sua equipe espalhado em diversos briefs de projeto, planejamentos e ferramentas, fica difícil saber a totalidade do trabalho com que todos precisam lidar. Ter esse conhecimento é fundamental para saber qual é a carga de trabalho de cada membro da equipe e determinar se pode assumir outras tarefas. Você pode conhecer a carga de trabalho efetiva da sua equipe ao organizar os planejamentos:

  1. Elabore uma lista completa dos projetos e processos pelos quais a sua equipe é responsável. Podem ser projetos que a sua equipe está promovendo ou trabalhos interdisciplinares para os quais a sua equipe contribui.
  2. Determine o escopo e o cronograma do trabalho. Estes projetos são grandes e complexos com inúmeros entregáveis ou têm um escopo menor e mais manejável? O quanto a sua equipe é responsável por cada projeto ou processo?
  3. Divida os projetos em tarefas e fluxos de trabalho menores. Depois de ter o panorama geral do trabalho da sua equipe, divida-o em partes menores para saber quais são suas cargas semanais ou diárias.
  4. Priorize o trabalho de acordo com a importância e a urgência. Dessa forma, você também saberá com o que a sua equipe precisará lidar primeiro e poderá definir melhor qual é o momento de se trabalhar em cada projeto.

No entanto, conhecer o volume de trabalho com o qual você precisa lidar corresponde a apenas metade da equação. Você também deverá saber qual é a disponibilidade de toda a sua equipe e de cada membro. Depois de considerar as reuniões, férias e responsabilidades recorrentes, quanto tempo sobra para cada membro da equipe se dedicar a esses projetos? Avalie as cargas de trabalho individuais, ou peça para que as próprias pessoas façam isso, e tenha uma ideia melhor do que mais poderão assumir.

Medindo a carga de trabalho na prática:

Sua equipe de análises deve elaborar nove relatórios diferentes no 2º trimestre. Trata-se de uma combinação de novos relatórios líquidos, que levarão mais tempo para serem elaborados, e alguns relatórios repetidos para os quais já há sistemas pré-configurados. Antes de atribuí-los aos membros da equipe, estude o cronograma (qual é o prazo de cada relatório), a importância (quais trabalhos dependem desta tarefa?), e a quantidade de tempo que você espera ser necessária para elaborar cada um deles.

A partir desta pesquisa será possível saber a quantidade de trabalho adicional pela qual a sua equipe de análises é responsável. Você pode até se dar conta de que isso estará além da disponibilidade da sua pequena equipe, mas como alguns dos relatórios são de baixa prioridade, você pode adiar os menos importantes em favor daqueles que são mais significativos.

2. Alocar recursos e gerenciar cargas de trabalho individuais

Gerenciamento do volume de trabalho da equipe

Agora que você tem uma visão geral de tudo o que a sua equipe precisa fazer, é possível saber no que cada membro está trabalhando e quais são os prazos. E, embora a atribuição de partes específicas do trabalho possa parecer fácil, não é isso que dizem os especialistas responsáveis pelo relatório Harvard Business Review, que apontaram que essa pode ser uma tarefa bastante complicada.

Veja a seguir cinco coisas que você, enquanto líder da equipe, pode fazer para manter os fluxos de trabalho de todos equilibrados e gerenciáveis:

  1. Atribua primeiro o trabalho com a mais alta prioridade. Ordene a lista de projetos e tarefas da sua equipe conforme as prioridades, e equipe primeiro os itens de maior prioridade.
  2. Equilibre as datas de início e as datas de conclusão. Agora que você sabe quem será responsável por cada parte do trabalho, defina o cronograma das tarefas ou projetos. Use um cronograma ou calendário para visualizar as cargas de trabalho e equilibrá-las para cada membro.
  3. Certifique-se de atribuir cada tarefa ou projeto às pessoas certas. Leve em consideração a disponibilidade, a experiência e o conjunto de habilidades dos membros.
  4. Inclua a sua equipe na conversa ao pedir para que informem a sua disponibilidade. Eles não apenas terão um melhor conhecimento quanto às próprias cargas de trabalho e capacidade, como também apreciarão a autonomia confiada ao serem envolvidos no planejamento.
  5. Sempre informe às pessoas o motivo pelo qual lhes está atribuindo uma tarefa específica. Essa é uma excelente maneira de aumentar o envolvimento e definir as expectativas desde o início.
Alocação de recursos na prática:

Você precisa que duas pessoas trabalhem no design dos anúncios de uma campanha futura, e há cinco pessoas na sua equipe. É possível atribuir o trabalho de forma aleatória, porém, você obterá resultados melhores se: considerar a experiência dos membros da equipe (ex.: se já trabalharam em outras campanhas); verificar se já há membros com trabalho demais; e perguntar aos melhores candidatos se eles se sentem capazes de assumir o novo projeto.

3. Verificar como estão as coisas com os membros da sua equipe e ajustar os fluxos de trabalho conforme for necessário

Até mesmo os melhores planejamentos e cronogramas de projeto encontram obstáculos, portanto, esteja preparado para fazer ajustes em tempo real antes que os prazos sejam perdidos.

Para acompanhar como cada integrante da sua equipe está gerenciando suas cargas de trabalho atuais, seja proativo e marque reuniões individuais frequentes com os membros da equipe para se manter a par de tudo. Se durante os encontros você perceber que algum membro está sobrecarregado com as responsabilidades, veja se outra pessoa pode assumir alguma delas.

Ao reatribuir tarefas ou projetos, não se esqueça de informar as alterações à sua equipe, para que os membros saibam por que estão sendo conduzidos numa direção diferente. Fique atento às oportunidades de treinamento para ajudá-los a se tornar mais eficientes e organizados, e procure reconhecer sempre o esforço da equipe.

Verificações na prática:

Você notou que dois de seus gerentes de conta estão trabalhando até tarde, e um outro está enviando e-mails para você de manhã cedo. Isso pode ser um sinal de que estão sobrecarregados. Marque reuniões com cada membro da sua equipe para saber em que ponto estão os trabalhos. Se necessário, proponha mudar ou adiar as responsabilidades, e oriente todos aqueles que precisarem de ajuda. Caso ainda não o faça, de agora em diante, marque reuniões frequentes para evitar problemas similares no futuro.

4. Aumente a eficiência da sua equipe quando houver cargas de trabalho elevadas

Embora você esteja focado principalmente no panorama geral, incentive a sua equipe a desenvolver o seu próprio sistema de gerenciamento de cargas de trabalho. Quando há muito trabalho a ser feito, é essencial que a sua equipe faça as coisas certas, e de maneira eficiente.

A eficiência da equipe na prática:

Um de seus subordinados diretos sempre entrega o trabalho antes do prazo. Após algumas conversas, você descobre que ele tem usado novas estratégias para trabalhar com mais eficiência. Incentive-o a compartilhar a sua experiência com a equipe, e considere criar um espaço comum no qual os membros da equipe possam publicar dicas sobre como economizar tempo.

5. Incorpore uma ferramenta de gerenciamento do trabalho

Cronograma da campanha de marketing

Imagine poder ver tudo o que está acontecendo em cada projeto e com cada membro da equipe em um só lugar. É exatamente esse o intuito de uma ferramenta de gerenciamento de trabalho ou projetos.

Ao adotar uma ferramenta de gerenciamento do trabalho, todos os membros da equipe conseguem ver como o seu trabalho contribui para as principais iniciativas da equipe e da empresa. A comunicação ocorre dentro das tarefas, e com isso leva apenas alguns segundos para encontrar as informações necessárias, e não vários minutos. Com a ajuda dos cronogramas todos se mantêm em dia, pois os projetos podem ser visualizados separadamente ou em conjunto.

A ferramenta de gerenciamento de trabalho na prática:

Você inseriu todas as tarefas e passos do seu cronograma de produção em uma ferramenta de gerenciamento de cargas de trabalho, e o trabalho está saindo conforme o previsto. Como todos os membros da equipe podem ver o status e de que forma contribuem para o processo, é possível evitar conflitos e economizar tempo.

Prepare a sua equipe para o sucesso

Já se sente mais preparado para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo e de cargas de trabalho? Lembre-se de que o gerenciamento de cargas de trabalho consiste em atribuir trabalhos, gerenciar tarefas e informar todos os envolvidos sobre seus projetos de maneira eficiente. Complementar as dicas acima com uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, como a Asana, ajudará a examinar os prazos e prioridades conflitantes para gerenciar as elevadas cargas de trabalho da sua equipe de forma inteligente e eficiente.

Comece agora a gerenciar a carga de trabalho da sua equipe com a Asana.