Como realizar reuniões em pé mais eficazes

Se você faz parte de uma equipe de desenvolvimento de software, é provável que já tenha participado de uma reunião em pé. Comuns nas metodologias ágeis, as reuniões em pé são uma maneira rápida de os membros da equipe compartilharem atualizações ou se comunicarem com o restante da equipe.

Mas as reuniões em pé não se limitam às equipes de desenvolvimento de software. Essas reuniões podem ser benéficas para qualquer equipe que queira compartilhar rapidamente atualizações para garantir que os membros estejam em sintonia. Quer a reunião seja realizada em salas de conferência ou com membros da equipe em diferentes fusos horários, aprenda a realizar reuniões em pé eficazes com facilidade.

O que é uma reunião em pé?

Uma reunião em pé é uma reunião curta comumente usada por equipes que executam Agile ou Scrum, embora qualquer equipe possa implementar esse tipo de reunião. Durante as reuniões em pé, os membros da equipe se revezam discutindo três questões principais:

• O que você realizou ontem?

• Em que você vai trabalhar hoje?

• Há algo que esteja impedindo o seu trabalho?

Dependendo do tipo de metodologia que a sua equipe usa, essas reuniões em pé podem levar de cinco a 15 minutos. As melhores práticas ágeis afirmam que essas reuniões não devem levar mais de 15 minutos. A razão para o limite de tempo rigoroso é permitir que todos possam passar pelas suas atualizações rapidamente, sem demorar muito tempo. 

Vantagens das reuniões em pé

As reuniões em pé ajudam as equipes de desenvolvimento a remover obstáculos e descobrir o que precisa ser feito diariamente. Elas também podem fornecer indicadores claros de como os projetos estão progredindo. Por exemplo, se a sua equipe usa uma ferramenta de gestão de projetos Kanban, os membros da equipe movem os cartões em um quadro Kanban para indicar em que estágio se encontra determinada tarefa. Durante a reunião diária em pé, é fácil ver o progresso à medida que um cartão se move de um estágio para o próximo. 

Embora a metodologia Agile favoreça as reuniões presenciais, não é necessário realizar a reunião diária em pessoa. Com um software de videoconferência como o Zoom, os funcionários remotos podem participar facilmente de reuniões em pé virtuais.

Seis etapas para reuniões em pé mais eficazes

Há seis etapas simples para realizar reuniões em pé sem problemas. Não importa a frequência com que a equipe se reúna ou a metodologia de gestão de projetos que ela use, aqui estão algumas dicas para tornar as reuniões em pé rápidas e eficazes.

1. Encontre um horário e mantenha-o

Comprometimento e consistência são componentes-chave da metodologia Agile. Esses valores também se aplicam às reuniões diárias em pé. As reuniões em pé devem acontecer no mesmo horário todos os dias, no mesmo local, e devem ter prioridade sobre outras reuniões. Manter as reuniões consistentes facilita a participação de todos, e é importante que todos estejam presentes para que toda a equipe esteja em sintonia.

2. Certifique-se de que todos os membros da equipe participem

As reuniões em pé só são eficazes se toda a equipe participar. Isso significa que toda a equipe deve estar presente em cada reunião em pé. Se um membro da equipe compartilhar as suas atualizações e sair, a reunião não será tão eficaz, porque essa pessoa não saberá se pode ajudar outro colega de equipe com o que está fazendo naquele dia. 

A meta aqui é manter-se conectado com a equipe, tanto física quanto mentalmente. Como a metodologia ágil valoriza a conversa e a comunicação presenciais, essas reuniões diárias são uma maneira importante de se conectar com o restante da equipe. Uma boa prática é começar e terminar a reunião com todos os participantes presentes.

3. Estabeleça um líder claro

O líder da reunião em pé é responsável por moderar a reunião e garantir que ela seja exatamente como deve ser: curta e agradável. Isso pode significar qualquer coisa, desde atualizações de status com duração predefinida para que permaneçam curtas, gerenciamento de uma reunião em estilo rodízio ou chamada nominal para uma videoconferência em vez de uma reunião presencial.

A pessoa que conduzirá a reunião em pé dependerá do tipo de metodologia Agile que você estiver usando. Se a sua equipe usa o Scrum, o mestre do Scrum lidera as reuniões diárias. Em outras formas de gestão de projetos, os gerentes de produto ou outros gerentes de projeto facilitarão as reuniões em pé.

4. Mantenha a reunião breve

Como mencionado anteriormente, as reuniões em pé não devem levar mais de 15 minutos. Se a sua equipe for grande, você pode usar todos os 15 minutos. Se precisar de mais de 15 minutos para passar pela atualização de status diária de todos, a sua equipe pode ser grande demais.

5. Defina claramente o propósito

Cada membro da equipe deve saber exatamente para que serve a reunião em pé e como deve estruturar a sua atualização. Se houver um novo membro na equipe, não há problema em permitir que ele apenas observe no início. Com o tempo, ele vai pegar o jeito e compartilhar as atualizações com todos os outros. 

Todos devem compartilhar as mesmas três coisas. Qualquer outra coisa pode se tornar informação irrelevante. O líder da reunião em pé é responsável por moderar a conversa e conduzir as coisas, se necessário.

6. Conversas paralelas

Não é incomum que os membros da equipe tentem resolver alguns problemas durante a reunião em pé. Em vez disso, deixe conversas como essa para depois da reunião. Anote o problema e deixe a próxima pessoa compartilhar a sua atualização de status. 

Depois que a reunião em pé se dispersa, é quando os indivíduos que estão procurando resolver um problema podem se reunir para tentar resolver o problema.

Armadilhas comuns das reuniões em pé

Quando os membros da equipe estão juntos há muito tempo, as reuniões em pé podem começar a parecer repetitivas. Aqui estão alguns erros comuns que acontecem nas reuniões em pé e como você pode evitar que elas pareçam (e sejam) muito repetitivas. 

A reunião se transforma em uma reunião de status genérica

Todos os participantes de uma reunião diária da equipe devem trabalhar em estreita colaboração. Se os membros da equipe fizerem atualizações de status que não sejam relevantes para o trabalho que já estão realizando, a reunião se tornará uma reunião genérica de atualização de status. Isso não é um uso eficaz do tempo de todos. 

Se isso acontecer, os gestores de projeto devem dividir a equipe em diferentes grupos. A melhor maneira de fazer isso é separar as equipes pelo trabalho que estão realizando. Aqueles que trabalham juntos mais de perto devem estar no mesmo grupo. Dessa forma, todas as informações compartilhadas serão relevantes para todos. 

As reuniões se tornam muito longas

Lembre-se de manter as reuniões em pé curtas. O objetivo delas é ser rápidas e fáceis. Se as suas reuniões durarem mais de 15 minutos, é sinal de que você precisa refazer algumas coisas. Os facilitadores da equipe devem ajudar os membros a se concentrar nos três pontos principais e, se começarem a discutir outra coisa, pedir respeitosamente que a apresentem para uma conversa posterior.

Os membros da equipe não identificam obstáculos

Uma das principais razões pelas quais as equipes de desenvolvimento realizam reuniões em pé é identificar quaisquer obstáculos ao trabalho. Se os membros da equipe não estiverem relatando nenhum problema, isso pode se espalhar para o resto da equipe. Muitas vezes, o trabalho de um membro da equipe dependerá do trabalho de outro. Se uma pessoa não revelar o problema, ele pode se tornar um obstáculo para todos. É por isso que é importante discutir quaisquer problemas durante as reuniões em pé, para que não se tornem um obstáculo para toda a equipe.

Use a gestão do trabalho para equipes Agile

Se você quiser implementar a metodologia ágil na sua equipe, precisará das ferramentas certas para manter tudo organizado. Certifique-se de ter acesso a uma ferramenta dinâmica para organizar e gerir o trabalho da equipe em um só lugar. Gerencie as pautas das reuniões em pé e muito mais com uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana.