Experimente o Timebox: a estratégia de gestão de tempo baseada em metas

Retrato da contribuidora Julia MartinsJulia Martins10 de março de 202116 minutos de leitura
facebooktwitterlinkedin
Imagem do banner do artigo — O que é Timebox?

Todos nós já tivemos que lidar com aquela tarefa de meia hora que sai do controle e leva embora o dia inteiro de trabalho. Quando não se impõem limites ou regras ao tempo de trabalho, tarefas que deveriam ser rápidas acabam tomando o dia todo. Isso tem até nome: Lei de Parkinson, que dita que “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização.”

Timebox é uma das diversas estratégias de gestão do tempo que ajudam a retomar o controle da sua agenda diária. Em vez de perder horas com tarefas fáceis, o método, cujo intuito é predefinir a duração das atividades, pode ajudar a combater a procrastinação, recuperar a produtividade perdida e focar no trabalho que realmente importa. Com esse controle temporal, pratica-se a atribuição de um período específico a cada tarefa, o que permite passar menos tempo planejando o trabalho e mais tempo num estado de concentração produtiva.

O que é Timebox?

O Timebox é uma estratégia de gestão do tempo baseada em metas que ajuda a aumentar a produtividade e a reduzir a procrastinação. Quando se cria uma “caixa de tempo”, em tradução livre, também se define uma meta para que uma determinada tarefa seja realizada dentro de um intervalo predefinido.

Planejar quanto tempo uma tarefa deverá levar antes de iniciá-la permite-lhe decidir intencionalmente onde aplicar o seu tempo e o que você vai ou não fazer. Isso pode ajudar a reduzir a organização para o trabalho, que, atualmente, toma até 60% do nosso tempo. Em vez de perder tempo atrás de aprovações ou documentos durante o seu momento de concentração, você irá se assegurar de já ter tudo de que precisa para trabalhar quando der início ao próximo intervalo predefinido.

Leia: Doze dicas para aumentar a sua produtividade hoje

O método Timebox pode ser usado para agendar tarefas individuais, ajudar a sua equipe a se organizar ou administrar reuniões mais eficazmente. As três estratégias de Timebox baseiam-se na mesma metodologia. Porém, independentemente da finalidade para a qual as empregamos, o primeiro passo a decidir é se se prefere predefinir uma duração “fixa” ou “flexível”.

Duração fixa ou flexível?

Antes de predefinir uma duração, deve-se determinar se terá uma duração fixa ou flexível. Com uma duração fixa, a tarefa ou atividade deve ser interrompida no momento programado, mesmo que ainda não tenha sido terminada. Predefinir durações fixas ou rígidas pode ser útil principalmente para os mais perfeccionistas, que gostam de cuidar de todos os detalhes dos trabalhos, até os já concluídos. No caso de uma equipe, predefinir durações fixas pode ajudar a assegurar que todas as tarefas contidas no seu backlog recebam atenção. Do mesmo modo, ter reuniões com duração fixa pode ajudar a ter mais consciência do tempo para que nenhum tópico da pauta seja esquecido.

Já as durações flexíveis são, como o nome indica, mais tolerantes. Neste caso, o momento de conclusão de um intervalo predefinido é uma sugestão de quando encerrar o trabalho e passar para a próxima tarefa. As durações flexíveis podem ser usadas para organizar trabalhos complexos, principalmente quando não se sabe ao certo quanto tempo a tarefa levará. No caso de uma equipe, predefinir durações flexíveis dá mais espaço aos seus colaboradores para que possam decidir juntos quando concluir o trabalho. Reuniões com duração flexível podem ajudar a que não se saia dos trilhos mas sem interromper a conversa, como uma duração fixa talvez fizesse.

Decidir se a duração será fixa ou flexível depende das metas do trabalho, mas não é necessário optar exclusivamente por uma ou outra. No início de cada duração predefinida, decida se será fixa ou flexível, e tente cumprir essa expectativa.

Como usar o Timebox para predefinir uma duração?

Antes de predefinir uma duração, identifique a tarefa ou trabalho a ser realizado. Em seguida:

  1. Calcule quanto tempo essa atividade deve levar.

  2. Para durações predefinidas de uso pessoal ou grupal, encontre um período vago no calendário para essa atividade.

  3. Decida se a duração será fixa ou flexível.

  4. Dê início à duração predefinida.

  5. Evite distrações durante esse período para manter o foco na tarefa a ser feita.

  6. Termine e faça uma pausa.

Quanto tempo leva uma duração predefinida?

Não existem regras que determinem durações mínimas ou máximas. Aliás, algumas equipes, principalmente as equipes ágeis, utilizam períodos predefinidos por “Timebox” que representam semanas ou até meses de trabalho. Porém, para uma melhor eficácia dessa técnica, esforce-se por criar períodos durante os quais possa se dedicar a um trabalho focado ininterrupto, compreender a tarefa em questão e entrar num estado de concentração. Ao delimitar o trabalho com durações predefinidas, deve também ser possível adiar as notificações com recursos como “Não incomodar” para focar sem distrações.

Isso não quer dizer que as durações predefinidas não possam ser usadas para trabalhos maiores. No entanto, se quiser usá-las para uma tarefa que levará mais de duas ou três horas, comece dividindo essa atividade em componentes menores.

Por exemplo, digamos que você esteja criando um eBook. O eBook em si conterá 25 páginas e exigirá várias etapas de análise, revisão e diagramação. O projeto será realizado ao longo de algumas semanas. Durante esse tempo, é provável que surjam outros projetos e tarefas. Quando um projeto grande é dividido em intervalos de tempo mais viáveis, usar o Timebox, além de facilitar a gestão da tarefa “criar um eBook”, também ajudará a avançar progressivamente rumo à sua meta no decorrer dessas semanas.

Timeboxing” não é uma estratégia para realizar o trabalho mais rapidamente, apenas uma forma eficaz de dividir e reformular tarefas. No caso do eBook, podem ser criadas várias durações predefinidas para a etapa de pesquisa antes mesmo de começar a escrever o primeiro esboço. Espalhar esses períodos no decorrer de vários dias ajuda a progredir rumo à sua meta e evita a sensação de nunca chegar ao fim do trabalho. Assim que a fase de pesquisa for concluída, crie mais algumas durações predefinidas para redigir, revisar e aprovar o esboço. Continue dividindo a criação do eBook em tarefas menores e permita-se um intervalo de alguns dias para evitar uma sobrecarga. Dividir esse trabalho em componentes menores ajuda a evitar a procrastinação e transmite a impressão de que a tarefa é mais facilmente administrável.

Sete dicas de como usar o Timebox para organizar o trabalho pessoal

Se quiser usar o método Timebox para aumentar o foco ou reduzir a procrastinação, experimente estas sete dicas para fazer uma gestão eficaz do tempo.

1. Priorize o tempo reservado às durações predefinidas

Se o seu dia estiver muito movimentado, pode ser tentador reorganizar, reagendar ou cancelar os seus períodos predefinidos, mas tente evitá-lo ao máximo. Imagine que estes, uma vez criados, são como reuniões inadiáveis. Não se trata de um planejamento vago, mas de um compromisso consigo próprio de realizar essa tarefa durante o tempo reservado a ela. Assim como não se cancela de última hora uma reunião com um colega a menos que seja absolutamente necessário, os períodos predefinidos também não devem ser cancelados.

2. Visualize o seu tempo para entendê-lo melhor

Durações predefinidas são mais eficazes quando se apresentam visualmente. Isso ajuda a agendar momentos de foco no seu calendário, para que fique visível o limite de tempo de cada tarefa. Também ajuda a cumprir com a sua agenda, ao permitir que os membros da equipe saibam quando você estará indisponível. Se os momentos de foco não estiverem registrados no seu calendário, os seus colegas podem pensar que você tem tempo livre e agendar reuniões ou fazer perguntas durante esse tempo.

3. Configure um lembrete

Quer esteja usando uma duração predefinida fixa ou flexível, configure um lembrete para saber quando o tempo se esgotará. Lembre-se: quando se cria uma duração predefinida, também se define uma meta para que uma tarefa seja concluída dentro de um determinado prazo. Um lembrete pode ajudar a assumir a responsabilidade por essa expectativa, avisando-lhe quando o seu tempo estiver se esgotando.

Configurar um lembrete também lhe permite trabalhar com tranquilidade, sem ter que pensar no tempo. Em vez de ficar conferindo o relógio constantemente ou certificando-se de não se atrasar para a próxima reunião, você dispõe de um tempo reservado exclusivamente para mergulhar no seu trabalho e entrar num estado de concentração.

Para uma duração predefinida fixa, planeje passar para a próxima tarefa quando o tempo se esgotar. Caso não tenha conseguido acabar o trabalho, outra duração predefinida pode ser usada no futuro para terminá-lo. Com as durações predefinidas flexíveis, use o lembrete como indicador de que deve encerrar o que está fazendo nos próximos cinco a dez minutos e passar para a próxima tarefa.

4. Desative as notificações ou use o recurso “Não incomodar”

Períodos predefinidos são eficazes porque ajudam a focar na tarefa em questão e a entrar num estado criativo. Muitas vezes, permitimos que a nossa atenção dividida conduza a nossa intenção, o que, além de levar a uma redução da produtividade, também impede a realização de um trabalho eficaz e de alto impacto. No mesmo sentido, também não é boa ideia distrair-se desnecessariamente durante esses importantes períodos de foco.

Por meio da desativação das notificações ou do uso do recurso “Não incomodar”, é possível assegurar-se de que não haja interrupções e, ao mesmo tempo, avisar aos colegas que você entrará em contato quando puder. A maioria das ferramentas permite que os membros da equipe contornem essas configurações caso precisem entrar em contato, e com isso você não estará completamente inacessível, mas se protegerá contra notificações desnecessárias por todo o período de tempo predefinido.

5. Faça intervalos entre as durações predefinidas

Quando falamos de produtividade na Asana, não nos referimos a “fazer o máximo possível”, e esse também não é o objetivo do “Timeboxing”. Em vez disso, vemos as estratégias de gestão do tempo como uma forma de maximizar a sua eficácia e causar o maior impacto possível com o seu trabalho.

Do mesmo modo, organizar o seu trabalho em períodos predefinidos não é um método para atingir a maior produtividade possível, mas uma maneira de ajudar a usar o seu tempo mais intencional e eficazmente. Como todos os trabalhos que exigem foco, assegure-se de fazer intervalos curtos entre durações predefinidas, mesmo que seja só para se alongar ou beber água.

6. Reúna todo o seu trabalho numa ferramenta de gestão do trabalho

Para criar uma duração predefinida, é necessário saber o que precisa ser feito. Crie uma lista de pendências usando uma ferramenta de gestão de trabalho ou de projetos, como a Asana, se ainda não o fez. Essas ferramentas ajudam a identificar as próximas tarefas importantes e o que precisa ser feito a cada dia de trabalho.

Leia: 15 dicas para fazer uma lista de pendências que realmente funciona

7. Agrupe tarefas afins

Para usar o método Timebox eficazmente, é necessário predefinir durações individuais para a maioria das tarefas ou iniciativas. Porém, mesmo com todas as vantagens dessa estratégia, alternar entre tarefas exige tempo e energia mental. Para melhor lidar com isso, agrupe tarefas afins em períodos predefinidos adjacentes. Assim, o seu cérebro permanece na mesma “sintonia”, ainda que esteja realizando iniciativas independentes. Agrupar tarefas semelhantes pode ajudar a manter o foco e o estado produtivo, mesmo ao passar de uma duração predefinida à seguinte.

Por exemplo, no caso de uma equipe de vendas, pode ser necessário elaborar apresentações e e-mails para diferentes oportunidades de vendas. Idealmente, seria melhor criar durações predefinidas para cada tarefa, mas tente agrupar as tarefas relativas a um mesmo cliente em períodos adjacentes. Por exemplo, se for necessário criar um conjunto de apresentações e e-mails para a empresa A, e um conjunto de apresentações para a empresa B, coloque ambas as tarefas para a empresa A em momentos adjacentes antes de passar para o trabalho a ser realizado para a empresa B.

Quatro formas de usar o Timebox com a equipe

Além de ser uma ferramenta de produtividade pessoal eficaz, o Timebox pode ajudar a liderar e a gerir uma equipe. Lembre-se de que determinar a duração de uma tarefa não deve funcionar como uma ação punitiva, mas como uma forma de organizar e priorizar melhor o trabalho da equipe. Para isso:

1. Decida qual é o propósito de ter intervalos predefinidos

Timeboxing” pode ser uma excelente ferramenta de gestão, mas certifique-se de que todos os membros da equipe coincidam quanto ao propósito de usá-la, bem como para quais tarefas. A equipe está experimentando a predefinição das durações para ver se gosta do resultado? Trata-se de uma nova estratégia a ser implementada para entender melhor quanto tempo cada trabalho leva? Servirá para tentar solucionar problemas de produtividade atuais?

Reserve algum tempo para reunir-se com a equipe e debater tudo isso. Dê abertura às perguntas e ao feedback, para que todos saiam confiantes de que a estratégia “Timebox” será produtiva.

2. Reúna as tarefas da equipe em uma ferramenta de gestão do trabalho

Para que a equipe possa predefinir as durações com eficácia, é necessário identificar o que todos estão fazendo e qual é a data de conclusão de cada tarefa. Com uma ferramenta de gestão de trabalho, é possível compartilhar um ponto central de referência com toda a equipe, a fim de aumentar a visibilidade e a colaboração grupal. Quando se sabe quem está fazendo o quê e até quando, fica mais fácil entender a carga de trabalho de cada um e priorizar os trabalhos mais eficazmente.

Leia: Como gerir a carga de trabalho da sua equipe de maneira eficaz

3. Estabeleça quanto tempo, em média, as tarefas devem levar

Se estiver usando o “Timebox” com a sua equipe, reserve algum tempo para estabelecer as durações médias das tarefas nas próximas reuniões individuais. Por exemplo, no caso de uma equipe de engenharia, estabeleça quanto tempo um bug levará para ser consertado. Já no caso de uma equipe de design, estabeleça quais são as expectativas acordadas para os diferentes tipos de trabalho criativo.

Decidir essas durações em grupo não significa que tudo precisa ser concluído dentro do tempo acordado. Algumas tarefas são, por vezes, mais complicadas, e seus respectivos períodos devem durar mais. Mas, estabelecer um parâmetro pode ajudar a predefinir as durações da forma mais eficaz. Depois de identificar as expectativas, é possível revê-las durante as reuniões individuais futuras e ajustá-las, se necessário.

4. Experimente predefinir também os intervalos da equipe para descanso

Assim como ao predefinir durações para os indivíduos, certifique-se de incentivar a reserva de tempo para os intervalos na equipe. Além de usar o “Timebox” para o trabalho, considere predefinir a duração dos momentos de descanso, e com isso certificar-se de que os membros da equipe realmente farão esses intervalos. Além disso, basta esclarecer que os intervalos são tão importantes quanto o tempo dedicado ao trabalho ou às tarefas para proativamente evitar a exaustão ou o estresse com a carga de trabalho.

Três formas de usar o Timebox para as reuniões

Quando eficazes, as reuniões de equipe podem ser uma excelente oportunidade para se fazer muita coisa. No entanto, frequentemente sofrem de falta de foco e metas pouco claras, e com isso os participantes dedicam menos tempo a ações efetivas do que a conversas improdutivas.

Para aumentar a eficácia das reuniões, é útil sempre contar com uma pauta e uma finalidade objetiva. A predefinição da sua duração podem torná-las ainda mais produtivas, ajudando a permanecer nos trilhos e a abordar tudo o que precisa ser discutido. Para isso:

1. Compartilhe as pautas das reuniões, os tópicos e os limites de tempo

A forma mais simples de usar durações predefinidas para uma reunião é o que muitos já fazem: definir uma pauta. Quando a pauta da reunião é enviada aos convidados, todos ficam sabendo claramente qual é a finalidade da reunião. Com uma pauta, é possível fazer com que as reuniões façam bom uso do tempo da equipe, sendo uma plataforma que propicia a tomada de decisões e o progresso do trabalho.

Leia: Suas reuniões de trabalho são uma perda de tempo? Use estas dicas para melhorá-las.

Para predefinir as durações da pauta da reunião, adicione uma linha com a duração esperada de cada tópico da pauta. Também é útil esclarecer se os períodos de tempo são fixos ou flexíveis. Por fim, certifique-se de compartilhar previamente a pauta da reunião, bem como qualquer material de leitura preliminar, com toda a equipe. Dessa forma, todos chegarão à reunião mais preparados. Então, quando ela começar, compartilhe a pauta novamente ou mantenha-a visível para ajudar a orientar o diálogo.

2. Decida se a duração será fixa ou flexível

Lembre-se de esclarecer na pauta da reunião se os períodos de tempo serão fixos ou flexíveis, e novamente quando ela começar. Informar aos participantes com antecedência quais são os limites ajuda a evitar confusões desnecessárias.

Exemplos de quando predefinir durações flexíveis numa reunião

A menos que a pauta já esteja cheia, procure criar períodos de tempo flexíveis para os itens das reuniões. Assim, os membros da equipe saberão quando for preciso concluir o seu raciocínio sem terem de terminar abrupta e inesperadamente. Entre as reuniões que os permitem, estão:

Exemplos de quando predefinir durações fixas numa reunião

Planeje usar durações fixas se a pauta da reunião já estiver cheia e for necessário abordar todo o conteúdo até o fim da reunião. Essas reuniões podem incluir:

Para quem está coordenando a reunião, pode ser desagradável exigir o cumprimento das durações predefinidas e interromper os apresentadores ou membros da equipe durante a sua fala. Certificar-se de que a sua equipe entenda que se trata de um período de tempo fixo antes de iniciar será de grande ajuda. Também pode ser útil relembrar o propósito de predefinir os tempos, como, por exemplo, o de garantir que todos os tópicos da pauta da reunião sejam abordados.

Exemplos de reuniões em que não se deve predefinir as durações

O Timebox não deve ser usado em todos os tipos de reunião. Em alguns casos, é melhor seguir um estilo mais livre de conversa. Embora seja sempre recomendável enviar a pauta da reunião aos seus participantes (mesmo que seja só um esboço vago do que precisa ser discutido), evite predefinir a duração de reuniões como:

3. Informe aos oradores quando o tempo estiver quase no fim

Quer esteja usando uma duração fixa ou flexível, certifique-se de informar aos membros da sua equipe que o tempo deles está quase se esgotando. Decida com quanto tempo de antecedência se deve dar o aviso, bem como se dará só um ou vários sinais. Obviamente, é melhor evitar interromper a conversa. Portanto, experimente diferentes sinais de alerta até encontrar o mais eficaz. Por exemplo, pode ser usado um alarme sonoro quando faltar um minuto, ou levantar a mão esquerda para indicar que só restam 30 segundos. Se a equipe estiver se reunindo por meio de videoconferências, considere escrever um comentário no chat ou campo de mensagens.

Leia: Como vencer a fadiga resultante das videoconferências: sete dicas dos nossos clientes

Vantagens do Timebox

Há diversas formas de predefinir as durações ou períodos com o intuito de aumentar a própria produtividade, ajudar a equipe a manter o foco no trabalho ou coordenar reuniões. A grande questão é: quando se deve ou não usar o Timeboxing?

Embora essa técnica de gestão do tempo não seja ideal para todos os casos, predefinir durações pode ajudar a:

  • Trabalhar de forma mais intencional. Antes de determinar um período de tempo, é necessário priorizar as tarefas a serem realizadas e decidir aproximadamente quanto tempo cada uma delas deverá levar. Considerar esses detalhes para cada tarefa ajuda a entender melhor como o seu tempo é usado.

  • Trabalhar com mais foco. Ao reservar tempo para trabalhar, o cérebro entende que se trata de um momento de foco valioso. Isso pode ajudar a aumentar a concentração e, consequentemente, a produtividade.

  • Reduzir a realização de mais de uma tarefa ao mesmo tempo. O cérebro humano não é capaz de realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Sempre que alternamos entre tarefas, o nosso cérebro precisa “retomar” as informações associadas a cada tarefa, o que demanda tempo e energia valiosos, mesmo que não se perceba. Os períodos predefinidos permitem focar numa só tarefa (ou grupo relacionado de tarefas) de cada vez. Desse modo, não é necessário ficar alternando entre projetos.

  • Aumentar a motivação com a gestão do tempo baseado em metas. Quando se determina uma duração, também se define uma meta: realizar uma tarefa específica dentro do intervalo predefinido. Mesmo que isso nem sempre seja possível, pode ser motivador contar com uma meta a atingir, principalmente se o trabalho não for estimulante.

  • Estabelecer uma agenda de trabalho previsível. Os intervalos de tempo predefinidos podem ajudar a ter uma noção melhor de como será o seu dia de trabalho. O agendamento desses períodos no seu calendário permite-lhe ver mais claramente quando cada tarefa será realizada. Isso pode reduzir o “jogo de adivinhação” associado ao agendamento de trabalhos, além de ajudar a encarar cada dia com autoconfiança e clareza.

  • Reduzir o perfeccionismo. Caso tenha o hábito de se remoer por tarefas já concluídas, as durações predefinidas podem servir como um valioso auxílio para libertar-se disso e aumentar a produtividade. A técnica reafirma o princípio do progresso antes da perfeição. Quando um período chega ao fim, é preciso seguir adiante, mesmo que a tarefa em questão não tenha ficado perfeita.

Desvantagens do Timebox

Embora a predefinição das durações traga diversas vantagens, não é a estratégia de gestão do tempo ideal para todos. Veja agora algumas das desvantagens mais comuns, e como combatê-las.

Problema: estou com dificuldades para concluir a minha tarefa antes do fim do período predefinido.

Solução: inicialmente, talvez surjam problemas decorrentes de não se ter reservado tempo suficiente para concluir a tarefa. Tudo bem, faz parte do processo de aprendizagem. No começo, experimente usar durações predefinidas flexíveis, para poder concluir as tarefas caso tenha subestimado a sua duração. Quanto mais durações predefinidas você criar ao longo do tempo, mais precisa será a estimativa de duração das tarefas.

Problema: os períodos determinados são curtos demais.

Solução: na nossa opinião, isso é, na verdade, um bônus. Dividir o trabalho em partes menores pode ajudar a entender melhor como o seu tempo está sendo usado. Se toda a sua equipe estiver fazendo o “Timeboxing”, dividir tarefas maiores em componentes menores também gera uma noção melhor do que precisa ser feito, e até quando. Certifique-se de monitorar o trabalho com um sistema de gestão do trabalho, como a Asana, para ter acesso tanto ao trabalho como um todo quanto a cada um dos seus componentes.

Problema: o meu estado de concentração se interrompe quanto o tempo se esgota.

Solução: a melhor parte do “Timeboxing” é quando entramos nesse estado, mas pode ser frustrante quando o tempo acaba e temos de mudar de tarefa. É por isso que recomendamos agrupar tarefas afins em períodos de tempo adjacentes. Digamos que você tenha que criar uma apresentação de vendas e elaborar um e-mail para o mesmo cliente. Colocar esses períodos predeterminados em sequência, com um eventual intervalo de cinco minutos entre eles, pode ajudar a transitar de uma tarefa para outra sem perder o rumo das ideias.

Lembre-se de que o Timebox é só uma ferramenta nas suas mãos. Se estiver num momento produtivo e quiser deixar as regras de lado por alguns momentos, vá em frente. Use a lógica de predefinição de durações como facilitador para a realização de um trabalho eficaz.

Problema: as durações predefinidas fazem com que eu me apresse para concluir as tarefas, o que resulta em trabalhos de baixa qualidade.

Solução: seja realista ao predefinir um intervalo de tempo. O objetivo das técnicas de gestão do tempo, como o Timebox, não é espremer toda a sua produtividade até a última gota. Tentar fazer isso levará à exaustão, não ao sucesso. Em vez disso, procure ser realista em relação ao tempo que o trabalho levará e não se esqueça de agendar períodos de descanso entre as tarefas.

Se estiver usando o “Timebox” com a sua equipe e isso lhe trouxer um sentimento de urgência contraproducente, converse com o membro da equipe envolvido ou com o seu gerente. Ajudaria se a tarefa fosse dividida em componentes menores? Há algum obstáculo à realização eficaz do trabalho? O objetivo da predefinição das durações é ajudar a fazer um trabalho melhor, não apressar o trabalho. Identificar o que pode estar impedindo o progresso, além de aprimorar as suas habilidades de gestão do tempo, também aumentará a sua eficácia no trabalho.

Problema: já inseri todas as durações planejadas no meu calendário, mas ainda sinto alguma sobrecarga ao final do dia.

Solução: a compartimentalização das suas tarefas em durações predefinidas, ou seja, Timeboxing, é uma estratégia de gestão de tempo que pode lhe ajudar a retomar o controle da sua agenda. Contudo, esta estratégia não é ideal para todas as pessoas. Se ao usá-la ainda sentir dificuldade em controlar as suas atividades, tente empregar outra estratégia de gestão de tempo, como o Time blocking.

Semelhante ao Timeboxing, o Time blocking pode ajudar a distribuir o seu tempo de forma mais consciente. Contudo, em vez de agendar os horários inicial e final de cada uma das tarefas, você vai criar blocos de tempo em que poderá se concentrar na realização de tarefas relacionadas entre si, como responder todos os seus e-mails ou finalizar o trabalho de avaliação de design. Se esta estratégia lhe parecer interessante, leia o nosso artigo sobre como começar a usar os blocos de tempo.

Está na hora de definir o tempo

Como a maioria das técnicas de gestão do tempo, o Timebox só será útil se você vir algum valor nele. Experimente-o! Veja também outras técnicas que incorporem a predefinição de períodos, como a técnica Pomodoro.

Independentemente da técnica de gestão do tempo que você escolher, certifique-se de monitorar o trabalho com um sistema compartilhado de gestão do trabalho, como a Asana. Com um ponto central de referência disponível a todos, é possível aumentar a visibilidade, dividir o trabalho em partes menores e facilitar a colaboração entre as equipes.

Recursos relacionados

Artigo

Parkinson’s Law: How to overcome it to increase productivity