Asana para Agile e Scrum

Apesar de ter raízes no desenvolvimento de softwares, o conceito Agile (em português, ágil) é agora uma forma de trabalhar para um grande número de equipes e até organizações inteiras. As equipes que adotam o Agile estão preparadas para trabalhar com rapidez em condições dinâmicas, ajudando as organizações a entrar no mercado mais rapidamente com um trabalho de melhor qualidade. Mas isso se dá apenas quando as equipes conseguem manter todos a par do que precisa ser feito, e de que forma é preciso trabalhar. Asana é uma ferramenta flexível equipada para ajudar a criar rapidamente e entregar com frequência. Leia a seguir como traduzir o seu trabalho Agile nos processos da Asana.

Se está começando agora a usar a Asana, recomendamos a leitura do nosso guia de início rápido para compreender da melhor maneira os conceitos na Asana e traduzi-los com mais facilidade nos parâmetros Agile.

Como a Asana pode ajudar as equipes Agile?

Nem sempre as ferramentas específicas para Agile são úteis para organizações inteiras e entre as diferentes equipes. Elas podem trazer uma complexidade desnecessária para as equipes que não seguem os conceitos Agile. Tanto as equipes de produto como as de marketing podem executar processos Agile, mas a forma como o fazem pode variar significativamente. Para contornar essas diferenças as equipes podem contar com Asana para personalizar a sua aplicação do Agile e se manter flexíveis para os trabalhos que não seguem processos Agile.

Traduzindo os conceitos Agile e Scrum em termos da Asana

Um dos parâmetros mais populares do Agile é o Scrum. Explicamos a seguir como conceitos comuns do Scrum se traduzem em termos da Asana, incluindo também alguns exemplos úteis.

Conceito Scrum Agile Na Asana…
Épico Criar um portfólio de projetos
Recurso Criar um projeto para cada recurso
História Adicionar tarefas ao seu projeto de recurso
Tarefa Adicionar subtarefas à sua tarefa de história na Asana
Backlog Criar um projeto de backlog
Sprint Criar um projeto de planejamento de sprint
Tamanho Usar um campo personalizado suspenso para indicar o tamanho
Tempo para conclusão Usar um campo personalizado numérico
Critérios para a aceitação Incluir as informações na descrição da tarefa

Como criar Épicos

Um Épico é um esforço geral em direção a um objetivo específico que pode ser dividido em partes menores. Na Asana, isso se traduz por projetos para os recursos e por tarefas para as histórias. Coisas como lançamentos importantes podem ser Épicos, bem como uma série de eventos ou campanhas a serviço de uma meta mais abrangente (assim como mais vendas levam a um maior lucro).

Para criar um Épico na Asana você deve criar um portfólio. Os portfólios permitem agrupar projetos relacionados e monitorá-los em conjunto. Você pode acompanhar a saúde de um Épico com uma vista rápida e identificar com facilidade as atualizações de status dos diversos recursos, o que ajudará a realizá-lo.

Portfólio de projeto na Asana

Para criar um épico (Portfólio):

  1. Abra a barra lateral e clique em Portfólios, na parte superior esquerda.
  2. Clique em Novo Portfólio.

Ao clicar em um dos seus portfólios, você terá uma visão abrangente de todos os projetos que ele inclui.

Crie portfólios para monitorar o progresso dos seus Épicos na Asana

Agora está tudo pronto para criar os recursos para o seu Épico.

Como criar recursos e backlogs

Os recursos documentam as atividades mais amplas que ajudam a realizar os seus Épicos, enquanto que os Backlogs ajudam a manter o controle dos trabalhos que ainda não foram priorizados. Na Asana, tanto os recursos como os backlogs podem ser criados como projetos, mas também é possível incluir o backlog como uma seção dentro do seu projeto.

Portanto, para um Épico relacionado ao seu maior lançamento de produto do ano, você pode criar projetos para pesquisa e feedback, desenvolvimento, e para os planos de lançamento de marketing ou de vendas.

Para criar recursos e backlogs (projetos na Asana):

  1. Primeiro assegure-se de já ter criado uma equipe na Asana, para ter um lugar onde acolher os recursos que serão criados como projetos.
  2. Clique no botão + laranja na barra superior para criar um projeto para cada recurso. Para um começo rápido, clique na guia Modelos e veja se algum dos modelos criados por Asana se ajusta ao fluxo de trabalho do respectivo recurso.
  3. Em seguida, adicione campos personalizados ao seu projeto para acompanhar itens como tamanho do recurso, custo, tempo para conclusão, objetivo de negócio, ou o Épico ao qual está relacionado. Adicione campos personalizados a qualquer projeto clicando no link Adicionar campos personalizados azul na parte superior de qualquer projeto.
  4. Agora que já criou os seus recursos, você pode decidir manter o seu backlog como uma seção do projeto do recurso, ou como um projeto separado para os itens de backlog gerais. Nesse caso, siga o processo de criação que foi descrito acima.

Lançamento de website Agile por meio dos Quadros Asana

A seguir vamos explicar como dividir os seus recursos em histórias.

Como criar histórias e adicioná-las ao seu Sprint

Uma história é um fragmento de trabalho prático que ajuda a subdividir um recurso em partes menores e atuáveis. Na Asana, isso significa adicionar tarefas ao seu projeto. Por exemplo, para um Épico sobre um redesign, você pode ter um recurso de lançamento de website com histórias como “elaborar textos do site” e “otimizar para dispositivos móveis”.

Lançamento de website Agile

Para criar histórias (tarefas da Asana):

  1. Adicione histórias ao seu recurso criando tarefas dentro do seu projeto. Basta digitar o passo a ser feito como o título da tarefa e pressionar Enter, uma após a outra.
  2. Na descrição da tarefa você pode adicionar os critérios para aceitação e outros detalhes relevantes.
  3. Preencha todos os campos personalizados que tiver adicionado ao seu projeto, como sobre o tamanho e o tempo para conclusão.
  4. Atribua a tarefa à pessoa responsável por realizar o trabalho e defina uma data de início e de conclusão para que ela possa se organizar.
  5. Depois de criadas as histórias como tarefas, divida-as em tarefas, que na Asana são consideradas subtarefas. Subtarefas são a forma de dividir o trabalho em etapas ainda menores e distribuir as responsabilidades.

Depois de criar histórias, considere criar um projeto de planejamento de Sprint para reunir os trabalhos práticos que serão realizados num Sprint. Confira nosso curso da Asana Academy para aprender a criar e a gerenciar um planejamento de Sprint.

Pronto, você acaba de criar uma estrutura Scrum básica com a Asana.

Sabemos que não há apenas uma maneira de realizar os processos Agile. Se você quer saber como outras equipes o fazem ou quer personalizar o processo que esboçamos mais acima, pergunte à Comunidade Asana para obter respostas e se conectar com outras equipes.

Gerenciar o trabalho Agile com a Asana

Agora que sua estrutura Scrum básica já está pronta e você já adicionou os trabalhos ao seu projeto de sprint, vamos lhe dar algumas dicas de como gerenciar os trabalhos na Asana.

Como gerenciar o seu backlog

Ao manter o seu backlog como projeto ou seção na Asana, você terá uma lista atualizada e dinâmica de todos os itens no backlog. Ao usar campos personalizados você pode filtrar as tarefas no seu backlog para ajudar a decidir o que deve priorizar em seguida. Além disso, você pode facilmente mover as tarefas de e para o backlog.

Como adicionar novos itens ao seu backlog:

  1. Para tornar mais fácil a adição de itens ao seu backlog, você pode criar um modelo de tarefa para backlog. Dessa forma, cada item de backlog possuirá o mesmo nível de informações ao ser adicionado. Se, posteriormente, decidir utilizá-lo, já contará com o contexto necessário.
  2. Utilize a descrição da tarefa para descrever as informações que precisam ser fornecidas antes de adicionar uma tarefa ao backlog.
    • O modelo de tarefa pode ser duplicado clicando no botão … no canto superior direito da tarefa e selecionando Duplicar tarefa…
  3. Quando uma tarefa estiver pronta para ser iniciada durante o Sprint, adicione-a ao seu projeto de Sprint clicando no botão … e adicionando-a ao seu projeto de Sprint atual. Desta forma, você terá os detalhes iniciais de que necessita sem com isso criar trabalho adicional.

Como decidir o que deve ser priorizado no backlog

  1. Adicionar campos personalizados como prioridade, tamanho, horas para conclusão etc. ao seu projeto de backlog pode ajudar posteriormente a classificar o seu projeto para identificar os trabalhos que devem ser priorizados.
  2. Clique no ícone de filtragem no canto superior direito do seu projeto e ordene pelo campo personalizado desejado.
    • Por exemplo, se você ficou sabendo que haverá tempo de engenharia desaproveitado no Sprint seguinte, pode procurar tarefas de alta prioridade que se encaixem na categoria de “tempo para conclusão” atribuída.

Como gerenciar o seu Sprint Agile

Depois de criado o seu projeto de planejamento de Sprint, você já pode começar a adicionar os seus trabalhos de Sprint a ele e a gerenciá-lo através da Asana. Aqui estão dicas de como levar o seu trabalho adiante e manter todos os envolvidos a par do progresso.

Como gerenciar o calendário do seu Sprint

Ao gerenciar o calendário do seu Sprint com o Cronograma, você não precisará usar planilhas e ferramentas separadas para o planejamento e para o gerenciamento do Sprint. 1. Para cada recurso, história e tarefa que for adicionado ao seu plano de Sprint, certifique-se de que inclui datas de início e de conclusão para ver como os prazos se encaixam no Cronograma. Clique na aba Cronograma na parte superior de qualquer projeto da Asana. (Também poderá utilizá-lo nos projetos de recursos.) 2. Com o Cronograma você poderá ver todas as tarefas do Sprint numa visualização ao estilo Diagrama de Gantt, com fácil definição de dependências e com a funcionalidade de arrastar e soltar para mover os trabalhos com facilidade conforme a necessidade.

Ficar a par das atualizações do Sprint

Em vez de tentar manter uma planilha separada ou consultar seus colegas para saber o andamento do trabalho, você só precisa acessar o projeto de planejamento do Sprint.

  1. À medida que os trabalhos avançam no Sprint, certifique-se de que seus colegas de trabalho estão marcando as tarefas das histórias e tarefas como concluídas, anexando trabalhos relevantes à tarefa concluída para deixar claro que o trabalho está pronto e para os outros colegas de equipe poderem acessar os resultados.
  2. Mostre o progresso das histórias rumo às tarefas relevantes arrastando-as até a coluna apropriada no seu projeto de Sprint. Com isso, qualquer pessoa que precise saber como está o trabalho só precisará clicar no projeto.
  3. Acrescente os participantes ou gerentes relevantes como membros do seu projeto de planejamento de Sprint. Clique na seção do cabeçalho do projeto que mostra os rostos e adicione as pessoas necessárias. Você pode permitir que o seu acesso seja somente para comentar, e com isso não poderão fazer alterações ou modificações acidentais ou indesejadas.
  4. Use a visualização do progresso para comunicar as atualizações regulares durante o Sprint. Use as @menções para vincular as tarefas ou projetos que contêm trabalhos relacionados ou relevantes. @Mencione também colegas de equipe para agradecer ou informar quem está dirigindo o projeto, e a quem se pode fazer perguntas diretamente.
  5. Para as reuniões diárias, os membros podem usar a página de Minhas tarefas para ficar a par do trabalho do dia, os trabalhos que foram concluídos e identificar os possíveis bloqueios.
  6. Se alguém está com dificuldades, os colegas podem usar os comentários das tarefas para comunicar entre si, solicitar ajuda ou mais informações. Também podem adicionar novos seguidores da tarefa para conferir a visibilidade necessária.

Conduzindo uma retrospectiva eficaz na Asana

As retrospectivas são uma parte importante do processo Agile. Ajudam as equipes a processar o que já foi alcançado, e a determinar o que precisa ser aperfeiçoado ou reforçado no futuro. Veja como você pode usar a Asana para potencializar as suas retrospectivas e levar a ações concretas.

  1. Ao final de um Sprint, use o projeto de planejamento do Sprint para ver o que foi alcançado e o que ficou por fazer.
    • Calcule quantos recursos foram concluídos a plena capacidade para planejar o próximo Sprint. Você pode usar o campo personalizado “tempo para conclusão” para agilizar o cálculo!
    • Mova os recursos e histórias não concluídos para o backlog, ou adicione-os ao próximo Sprint se tiverem continuação.
  2. Use a visualização de progresso para publicar uma atualização de status com os resultados finais do Sprint e compartilhar as realizações.
  3. Se alguns dos feedbacks retrospectivos motivarem à ação, crie uma tarefa e atribua-a à pessoa que cuidará da sua implementação ou do debate com outras equipes.
  4. Arquive o seu projeto de Sprint para que não seja confundido com os projetos de Sprint futuros. Sempre é possível acessá-lo a qualquer momento na Asana.
  5. Agora só falta criar um novo projeto de Sprint e repetir o processo desde o começo!

Apesar de haverem muitos aspectos e etapas do trabalho Agile determinantes para o sucesso da equipe, a capacidade de monitorar, gerenciar e planejar os trabalhos com facilidade a partir de um único lugar conduz, sem dúvida, ao sucesso dos resultados.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.