Como criar um planejamento de projeto que efetivamente ajuda a ficar em dia

Os planejamentos de projetos são fundamentais para manter tudo organizado e em dia. Um bom planejamento de projeto ajudará a começar o seu trabalho com todas as peças necessárias — de metas e orçamentos a marcos e planos de comunicação — em um único lugar. Economize tempo (e algumas dores de cabeça) criando um planejamento que tornará o seu projeto bem sucedido. Veja a seguir como fazer isso.

Por que os planejamentos de projetos são importantes?

Os planejamentos de projetos preparam o terreno para todo o projeto. Se não há planejamento, você perde a primeira etapa essencial de todo o processo de gerenciamento do projeto. Um planejamento de projeto claro e bem elaborado serve como guia para todos os participantes, deixa as responsabilidades bem definidas e assegura de que se dispõe dos recursos necessários para realizar o projeto antes mesmo de começar.

Além disso, um planejamento de projeto permite a você, principal responsável pela execução, prever possíveis desafios enquanto o projeto ainda está em fase de planejamento. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute (Instituto de Gerenciamento de Projetos), há uma forte correlação entre o planejamento e o sucesso do projeto — quanto melhor o planejamento, melhor o resultado. Portanto, ter êxito na fase de planejamento também contribui para que o projeto tenha mais eficiência e resultados melhores.

O que incluir em um plano de gerenciamento de projetos

Manter-se em dia durante todo o projeto será muito mais fácil se o seu planejamento incluir todos os detalhes necessários. Veja a seguir o que qualquer plano de gerenciamento de projetos claro deve conter:

  • Metas e indicadores-chave de desempenho (KPIs)
  • Participantes e suas funções
  • Orçamento
  • Marcos e entregáveis
  • Cronograma e calendário
  • Plano de comunicação

Não sabe ao certo o que são e o que significam? Então vamos ver os detalhes mais a fundo:

Metas e indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Você está trabalhando neste projeto por uma razão — é provável que você, sua equipe ou empresa queiram chegar atingir uma meta. Mas como saber se essa meta foi alcançada se não há uma forma de avaliar o sucesso?

Identificar os resultados desejados é fundamental. Com isso, você justifica o projeto e mantém todos na mesma página e com foco nos resultados a serem atingidos. Certifique-se de que suas metas sejam mensuráveis. Por exemplo, a meta de um evento pode ser realizar uma conferência anual com três dias de duração para profissionais de SEO, com início em 22 de junho e com, no mínimo, 1.000 participantes. Trata-se de uma meta clara e mensurável.

Além disso, convém incluir os indicadores-chave de desempenho (KPIs) no planejamento do seu projeto, pois possibilitarão avaliar o seu desempenho em relação às metas que definiu. Embora suas metas correspondam aos resultados desejados, os KPIs permitem saber se você está ou não no caminho certo para atingir esses resultados. Em nosso exemplo de evento, um KPI seria o número de novos inscritos na lista de e-mail para promover a conferência de SEO.

Participantes e suas funções

Você provavelmente não é o único envolvido neste projeto (e mesmo que seja, este detalhe não deixará de ser útil). Realizar um projeto geralmente significa fazer com que os colaboradores se envolvam no processo. Descreva no seu planejamento quais membros da equipe farão parte do projeto e qual será a função de cada um. Isso ajudará a decidir quem será responsável por cada tarefa (falaremos sobre isso em breve), além de apresentar a participação que se espera dos participantes.

Usar um sistema, como o modelo DACI, ajudará a determinar quem está promovendo o avanço do projeto, quem aprovará as decisões, quem contribuirá para o projeto, e quem deve permanecer informado sobre o andamento do projeto.

Orçamento

A realização de um projeto costuma custar dinheiro. Seja para contratar autônomos para criar conteúdo ou um serviço de bufê para um evento, você provavelmente gastará dinheiro.

Determine o seu orçamento antes de começar a gastar, pois isso permitirá obter a aprovação do orçamento. Depois de aprovado, tome decisões inteligentes e econômicas durante a fase de implementação do seu projeto.

Alocar o orçamento de forma apropriada também será mais fácil, visto que há um planejamento de projeto estabelecido. O planejamento é útil para que você saiba qual será o custo de cada parte do seu projeto, garantindo assim que não haja surpresas futuras.

Marcos e entregáveis

Uma parte essencial do planejamento do seu projeto consiste em definir os marcos ou objetivos específicos que representam uma realização. Os marcos não precisam de datas de início e de conclusão, mas o seu alcance representa uma conquista significativa durante o seu projeto. Os marcos são usados para avaliar o progresso. Por exemplo, digamos que você esteja trabalhando para desenvolver um novo produto para a sua empresa. Definir um marco no cronograma do seu projeto para quando o protótipo for finalizado ajudará a avaliar o progresso feito até esse momento.

Um entregável, por outro lado, consiste no que é realmente produzido quando um marco é atingido. Em nosso exemplo de desenvolvimento de produto, atingimos um marco ao produzir o entregável, que era o protótipo.

Cronograma e calendário

Agora que já abordamos as responsabilidades de alto nível, está na hora de nos dedicarmos um pouco aos detalhes. Comece dividindo o seu projeto em tarefas, e assegure-se de que nenhuma parte do processo seja ignorada. As tarefas maiores podem até ser divididas em subtarefas menores, tornando-as mais gerenciáveis.

Em seguida, atribua datas de início e de conclusão a cada tarefa e subtarefa. Você começará a ver como tudo toma forma num [cronograma de projeto coeso]/resources/project-timeline-schedules). Não se esqueça de adicionar os participantes e descrever o que cada um está fazendo, e quais são seus prazos.

Plano de comunicação

Determinamos que a maioria dos projetos inclui diversos participantes, o que significa que os estilos de comunicação vão variar. Neste projeto em particular, você tem a oportunidade de definir com antecedência as suas expectativas. Ter um plano de comunicação é fundamental para fazer com que todos saibam o que está ocorrendo, qual é o andamento do projeto, e o que vem em seguida. E caso surja um obstáculo, você já terá implementado um sistema de comunicação claro.

Considere as seguintes perguntas ao desenvolver o seu plano de comunicação:

Exemplo de planejamento de projeto: calendário de conteúdo anual

Exemplo de planejamento de projeto: calendário de conteúdo

Em seguida, para ajudar a entender como deve ser o plano do gerenciamento de projeto, preparamos dois exemplos relacionados a projetos de marketing e design para orientá-lo durante o seu próprio planejamento.

Vamos supor que você seja o responsável pelo conteúdo da sua empresa. Sua função é criar e entregar um calendário de marketing de conteúdo referente a todo o conteúdo que será publicado no próximo ano. Você sabe que o primeiro passo é criar o planejamento do seu projeto. Veja a seguir como seria:

Metas e indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Você estabelece que a sua meta para a criação e execução do calendário de conteúdo seja aumentar o envolvimento em 10%. Seus indicadores-chave de desempenho (KPIs) consistem nas taxas de aberturas e cliques em e-mails, bem como os seguidores da sua empresa nas redes sociais e a classificação do seu conteúdo nos mecanismos de busca.

Participantes e a função de cada um

Haverá cinco pessoas envolvidas neste projeto.

  • Você, o responsável pelo conteúdo: desenvolver e manter o calendário
  • Bruno e Jaime, os criadores de conteúdo: fornecer esboços e o texto para cada conteúdo
  • Natália, a editora: editar e dar feedback sobre o conteúdo
  • Paula, a produtora: publicar o conteúdo após ter sido criado e editado
Orçamento

Seu orçamento para elaborar o calendário de conteúdo e criar conteúdos durante um ano é de $50.000.

Marcos e entregáveis

Seu primeiro marco é concluir o calendário de conteúdo, que contém todos os tópicos a serem abordados durante o ano. O entregável consiste em uma versão compartilhável do calendário.

Cronograma e calendário

Você já definiu que o cronograma do seu calendário de conteúdo será o seguinte:

  • 15 de outubro a 1º de novembro: fase de pesquisa para encontrar ideias para os tópicos dos conteúdos
  • 2 de novembro a 30 de novembro: definir os tópicos que serão abordados
  • 1º de dezembro a 1º de janeiro: elaborar o calendário
  • 1º de janeiro a 31 de dezembro: o conteúdo será escrito por Bruno e Jaime, e editado pela Natália ao longo do ano
  • 16 de janeiro a 31 de dezembro: Paula dará início à publicação, processo que se repetirá ciclicamente durante o ano
Plano de comunicação

Haverá uma reunião inicial, e então ocorrerão reuniões de atualização mensais como parte do seu plano de comunicação. As atualizações de status semanais serão enviadas nas sextas-feiras à tarde. Toda a comunicação referente ao projeto acontecerá em uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Exemplo de planejamento de projeto: reformulação do site

Exemplo de planejamento de projeto: design geral

Neste exemplo, seu site está finalmente sendo atualizado (na verdade, está mais para uma reformulação completa). Esse projeto exigirá um planejamento detalhado, considerando o seu grande escopo e as altas expectativas por parte de diversos participantes.

Metas e indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Sua meta geral é aumentar em 15% as conversões do site da empresa até o fim do ano. Seus KPIs consistirão no número de visitantes diários que se cadastram para começar a sua avaliação gratuita e na taxa de conversão de cadastros.

Participantes e a função de cada um
  • Você, o líder do projeto: planejar e gerenciar o projeto
  • Sophie, a responsável pela pesquisa de experiência do usuário: realizar pesquisas e fornecer insights
  • George e Jéssica, os responsáveis pelo design: criar novos designs para o site
  • Clara, a criadora de conteúdo: cuidar da redação e criar conteúdos para os novos componentes e páginas da web
  • Kátia a desenvolvedora web: implementar o novo site
  • Beto, o responsável pelo desenvolvimento web: fazer o controle de qualidade da implementação e lançar o novo site
  • Emília, a diretora de marketing: fornecer feedback e aprovações para o projeto
Orçamento

O orçamento para a reformulação do novo site é de $30.000.

Marcos e entregáveis

Você atingirá o seu primeiro marco quando a fase de pesquisas for concluída e Sophie enviar um relatório com recomendações sobre como avançar para as etapas de design e conteúdo (os entregáveis).

Cronograma e calendário
  • Março a maio: Sophie realizará todas as pesquisas necessárias para a reformulação do site
  • Maio a julho: George e Clara criarão simultaneamente o design e o conteúdo
  • Início de agosto: Kátia lançará o novo site, que incluirá os designs de George e os conteúdos de Clara
Plano de comunicação

Quanto ao plano de comunicação, uma ferramenta de gerenciamento de projetos será usada para manter todas as tarefas, comunicações e ativos em um único lugar, facilitando a sua localização pelos participantes. Uma reunião inicial será realizada antes de começar qualquer trabalho, e as demais reuniões ocorrerão no final de cada marco. Todas as outras comunicações, incluindo as atualizações de status e as solicitações de trabalho recebidas, também acontecerão na ferramenta de gerenciamento de projetos.

Como a ClassPass gerencia os planejamentos de projetos do início ao fim

Kerry Hoffman, gerente sênior de projetos de operações de marketing na ClassPass, supervisiona todos os projetos de marketing realizados pelas equipes de criação, desenvolvimento e conteúdo. Estas são as três principais estratégias de Kerry para gerenciar planejamentos de projetos:

  • Identifique os participantes com antecedência: não importa qual seja o tamanho do projeto, é essencial saber quem são os participantes e quais são suas funções no projeto para garantir que sejam envolvidas as pessoas certas a cada estágio. Isso também contribuirá para tornar claro o processo de revisão e aprovação antes de a equipe começar a trabalhar.
  • Entre em acordo sobre como será feita a comunicação do seu projeto: determine quando e onde a comunicação do seu projeto acontecerá, garantindo assim que as principais informações sejam coletadas no lugar certo, para que todos se mantenham alinhados.
  • Seja flexível e entenda os estilos de trabalho das outras pessoas: os projetos nem sempre saem conforme o planejado. Entretanto, ao ser flexível e proativo, você permite que os projetos se desenvolvam sem complicações. Descubra também como os membros do projeto preferem trabalhar, para que possa levar isso em consideração ao criar o seu planejamento. Isso ajudará a ter um processo mais tranquilo uma vez iniciada a execução do projeto.

Crie o planejamento do seu próximo projeto como um especialista

Parabéns! Agora você é oficialmente um especialista em planejamento de projetos. Com algumas etapas, um pouco de tempo e muita organização, você criou um planejamento de projeto bem sucedido.

A partir de agora, você e a sua equipe poderão se manter em dia, além de poder superar os desafios com tempo. Ao usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como a Asana, você consegue realizar todas as etapas do planejamento do seu projeto com confiança.