Como criar um planejamento de projeto que efetivamente ajuda a ficar em dia

Os planejamentos de projetos são fundamentais para manter tudo organizado e em dia. Um bom planejamento de projeto ajudará a começar o seu trabalho com todas as peças necessárias — de metas e orçamentos a marcos e planos de comunicação — e em um único lugar. Economize tempo (e algumas dores de cabeça) criando um planejamento que tornará o seu projeto bem-sucedido.

O que é um planejamento de projeto?

Um planejamento de projeto é um mapeamento dos elementos principais que a equipe precisará realizar para alcançar as metas do projeto com sucesso. O seu planejamento de projeto deverá incluir informações sobre o cronograma, o escopo e os entregáveis desse projeto, devendo ser, também, desenvolvido em uma plataforma a que todos os membros da equipe tenham acesso. Ao criar o planejamento do seu projeto em um sistema de gerenciamento de trabalho, você pode planejar, monitorar e relatar o trabalho — tudo em um único lugar.

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Se você ainda estiver em dúvida quanto ao que, exatamente, constitui um planejamento de projeto, veja a seguir as diferenças entre o planejamento e os demais elementos de um projeto:

Diferença entre planejamento e escopo de um projeto

O escopo define o tamanho e os limites do projeto. Como parte do planejamento do projeto, você deverá definir e compartilhar o seu escopo com todos os seus participantes. Se, em algum momento, o escopo começar a tomar um rumo diferente, será possível então consultar o escopo predefinido dentro do planejamento do projeto para colocá-lo novamente nos trilhos.

Diferença entre planejamento e cronograma de um projeto

Embora o cronograma seja um dos elementos do planejamento do projeto, para que se tenha um planejamento completo é necessário estabelecer, também, a direção a seguir para os outros elementos principais, como os participantes, as metas e os marcos.

Diferença entre planejamento de projeto e projeto Agile

O gerenciamento de projetos com metodologia Agile é uma estrutura que ajuda as equipes a destrinchar o trabalho em componentes colaborativos e iterativos. Geralmente, as estruturas Agile são executadas em conjunto com as metodologias de Scrum e Sprints. Como em qualquer projeto, uma equipe Agile pode se beneficiar da elaboração de um planejamento de projeto antes do início dos trabalhos.

[Leia: Asana para Agile e Scrum]

Qual a importância dos planejamentos de projetos?

Os planejamentos de projetos preparam o terreno para todo o projeto. Se não há planejamento, você perde a primeira etapa essencial de todo o processo de gerenciamento do projeto. Um plano de gerenciamento de projeto claro e bem elaborado serve como guia para todos os participantes, deixa as responsabilidades bem definidas e assegura de que se dispõe dos recursos necessários para realizar o projeto antes mesmo de começar.

Além disso, um planejamento de projeto permite a você, principal responsável pela execução, prever possíveis desafios enquanto o projeto ainda está em fase de planejamento. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute (Instituto de Gerenciamento de Projetos), há uma forte correlação entre o planejamento e o sucesso do projeto — quanto melhor o planejamento, melhor o resultado. Portanto, ter êxito na fase de planejamento também contribui para que o projeto tenha mais eficiência e resultados melhores.

Sete passos para a elaboração de um planejamento de projeto para se manter em dia

Para criar um plano de gerenciamento de projeto, você precisa ter uma forma de monitorar cada uma de suas partes dinâmicas. Não importa qual seja o tipo de projeto em desenvolvimento, todo planejamento de projeto deverá ter:

  • Metas
  • Métricas de sucesso
  • Participantes e suas funções
  • Orçamento
  • Marcos e entregáveis
  • Cronograma e calendário
  • Plano de comunicação

Não sabe ao certo o que são e o que significam? Então vamos ver os detalhes mais a fundo:

Passo 1: definir as metas

Você está trabalhando neste planejamento de projeto por uma razão: provavelmente você, sua equipe ou empresa queiram atingir uma meta. Mas como saber se essa meta foi alcançada se não há uma forma de avaliar o sucesso?

Todo planejamento de projeto deve ter um resultado desejado claramente estabelecido. Ao definir as suas metas, você não somente fornece uma razão para o planejamento do projeto, como, também, possibilita que todas as pessoas tenham acesso às mesmas informações e se mantenham focadas nos resultados que precisam alcançar. Além disso, uma pesquisa mostra que os funcionários que entendem como o seu trabalho contribui para os objetivos da empresa ficam duas vezes mais motivados. Ainda assim, somente 26% dos funcionários têm essa clareza, e isso se deve ao fato de que a definição de metas acontece, na maioria das vezes, separada do trabalho real. Quando as metas são definidas dentro do planejamento do projeto, é possível conectar o trabalho que a sua equipe está realizando diretamente aos resultados esperados.

[Baixe o eBook: Manual Asana sobre objetivos e principais resultados]

Lembre-se: o planejamento do seu projeto oferece o direcionamento de que a sua equipe precisa para alcançar as metas. Ao incorporar as metas diretamente na documentação do planejamento, você consegue manter a estrela-guia do seu projeto sempre visível. Quando estiver delineando o escopo ou o cronograma do projeto, reveja as metas para se certificar de que o trabalho favoreça os seus objetivos principais.

Passo 2: estabelecer métricas de sucesso

Depois que as suas metas tiverem sido definidas, certifique-se de que possam ser mensuradas por métricas de sucesso cruciais. Embora as metas reflitam o resultado esperado, é necessário usar métricas de sucesso para saber se o trabalho está em dia para a concretização de tal resultado. Suas métricas de sucesso devem ser claras e mensuráveis, de modo a possibilitar que, ao final do projeto, você consiga avaliar o trajeto e saber com facilidade se essas métricas foram alcançadas ou não.

Por exemplo, uma das metas de um evento poderia ser organizar uma conferência anual com duração de três dias para profissionais de SEO no dia 22 de junho. Uma métrica de sucesso para essa meta poderia ser a participação de, no mínimo, 1.000 pessoas na conferência — mensurável e clara.

Passo 3: definir os participantes e as suas funções

Realizar um projeto geralmente significa fazer com que os colaboradores se envolvam no processo. Descreva no seu plano de gerenciamento de projeto quais membros da equipe farão parte do projeto e qual será a função de cada um. Isso ajudará a decidir quem será responsável por cada tarefa (falaremos sobre isso em breve), além de apresentar a participação que se espera dos participantes.

Durante esse processo, defina as várias funções e responsabilidades que os participantes poderão ter. Por exemplo: quem será diretamente responsável pelo sucesso do projeto? Será necessário envolver responsáveis pelas aprovações para que algo seja finalizado? Quais participantes de outros departamentos deverão ser incluídos no planejamento do projeto? Existe algum fator de gerenciamento de risco que precise ser contemplado?

Pense em usar um sistema, como o modelo DACI, para ajudar a determinar quem está promovendo o avanço do projeto, quem aprovará as decisões, quem contribuirá para o projeto, e quem deverá permanecer informado sobre o andamento do projeto.

Então, depois que todos os participantes e suas respectivas funções tiverem sido definidos, inclua essa documentação no planejamento do seu projeto. Uma vez finalizado, o planejamento se tornará o ponto central e multidepartamental de informações.

[Leia: Dez estratégias para gerenciar múltiplos projetos com êxito]

Passo 4: definir o orçamento

A realização de um projeto costuma custar dinheiro. Seja para contratar autônomos para criar conteúdo ou um serviço de bufê para um evento, você provavelmente gastará dinheiro.

Como as metas e os participantes já foram definidos no planejamento do seu projeto, use essas informações para determinar o orçamento. Por exemplo, estas são algumas perguntas que você pode se fazer: se esse for um projeto multidepartamental, o custo correspondente será dividido entre todos os departamentos? Se o projeto incluir uma métrica específica, como a quantidade de participantes de um evento ou de novos usuários, o orçamento proposto comporta esse empreendimento?

Ao estabelecer o orçamento durante a fase de planejamento do projeto (e antes que as despesas comecem a chegar), você pode obter as aprovações necessárias e, com elas, tomar decisões inteligentes e econômicas durante a fase de implementação do projeto. Definir o orçamento de forma apropriada também será mais fácil, visto que as metas e os participantes do projeto já terão sido estabelecidos durante o planejamento. O planejamento é útil para identificar qual será o custo de cada parte do projeto, garantindo assim que não haja surpresas futuras.

Passo 5: alinhar os marcos e os entregáveis

Uma parte essencial do planejamento do seu projeto consiste em definir os marcos ou objetivos específicos que representam uma realização. Os marcos não precisam de datas de início e de conclusão, mas o seu alcance representa uma conquista significativa durante o seu projeto. Os marcos são usados para avaliar o progresso. Por exemplo, digamos que você esteja trabalhando para desenvolver um novo produto para a sua empresa. Definir um marco no cronograma do seu projeto para quando o protótipo for finalizado ajudará a avaliar o progresso feito até esse momento.

[Leia: Como definir e atingir marcos de projeto]

Um entregável, por outro lado, é aquilo que foi realmente produzido depois que o marco foi alcançado. No nosso exemplo de desenvolvimento de produto, atingimos um marco quando produzimos o entregável, que era o protótipo. Se você estiver usando o nosso modelo de planejamento de projeto para iniciar os trabalhos, o projeto poderá ser facilmente organizado com base nos entregáveis e nos marcos. Assim, todos os membros da equipe terão clara visibilidade quanto ao trabalho pertinente ao escopo do projeto e aos marcos que eles estarão trabalhando para alcançar.

Passo 6: definir o cronograma e o calendário

Agora que já abordamos as responsabilidades de alto nível, está na hora de nos dedicarmos um pouco aos detalhes. No seu modelo de planejamento de projeto, comece dividindo o seu projeto em tarefas, e assegure-se de que nenhuma parte do processo seja ignorada. As tarefas maiores podem até ser divididas em subtarefas menores, tornando-as mais gerenciáveis.

Em seguida, atribua datas de início e de conclusão a cada tarefa e subtarefa. Você começará a ver como tudo toma forma num cronograma de projeto coeso. Não se esqueça de adicionar os participantes e descrever o que cada um está fazendo, e quais são os prazos.

[Leia: Como criar cronogramas ou calendários de projetos para facilitar o trabalho]

Passo 7: compartilhar o seu plano de comunicação

Determinamos que a maioria dos projetos inclui diversos participantes, o que significa que os estilos de comunicação vão variar. Neste planejamento de projeto, você tem a oportunidade de definir com antecedência as suas expectativas para o projeto específico. Ter um plano de comunicação é fundamental para fazer com que todos saibam o que está ocorrendo, qual é o andamento do projeto e o que vem em seguida. Se surgir algum imprevisto, você já terá implementado um sistema de comunicação claro e bem definido.

Considere as seguintes perguntas ao desenvolver o seu plano de comunicação:

Da mesma forma como acontece com os demais elementos do planejamento de projeto, o seu plano de comunicação deverá estar facilmente acessível dentro do planejamento de projeto. Participantes e colaboradores multidisciplinares deverão conseguir encontrar essas diretrizes com facilidade durante as fases de planejamento e de execução do seu projeto.

Exemplos de planejamentos de projeto

Em seguida, para ajudar a entender como deve ser o plano do gerenciamento de projeto, preparamos dois exemplos relacionados a projetos de marketing e design para orientá-lo durante o seu próprio planejamento.

Exemplo de planejamento de projeto: calendário de conteúdo anual

Exemplo de planejamento de projeto: calendário de conteúdo

Vamos supor que você seja o responsável pelo conteúdo da sua empresa. Sua função é criar e entregar um calendário de marketing de conteúdo referente a todo o conteúdo que será publicado no próximo ano. Você sabe que o primeiro passo é criar o planejamento do seu projeto. Veja a seguir como seria:

Metas e métricas de sucesso

Você estabelece que a sua meta para a criação e execução do calendário de conteúdo seja aumentar o engajamento em 10%. Suas métricas de sucesso consistem nas taxas de aberturas e cliques em e-mails, bem como os seguidores da sua empresa nas redes sociais e a classificação do seu conteúdo nos mecanismos de busca.

Participantes e a função de cada um

Haverá cinco pessoas envolvidas neste projeto.

  • Você, o responsável pelo conteúdo: desenvolver e manter o calendário
  • Bruno e Jaime, os criadores de conteúdo: fornecer esboços e o texto para cada conteúdo
  • Natália, a editora: editar e dar feedback sobre o conteúdo
  • Paula, a produtora: publicar o conteúdo após ter sido criado e editado
Orçamento

Seu orçamento para elaborar o planejamento do projeto e criar conteúdos durante um ano é de $50.000.

Marcos e entregáveis

O primeiro marco requer a conclusão do calendário de conteúdo, que contém todos os tópicos a serem abordados durante o ano. O entregável consiste em uma versão compartilhável do calendário. Tanto o marco como os entregáveis devem estar claramente demarcados no agendamento do seu projeto.

Cronograma e calendário

Você já definiu que o cronograma do planejamento de projeto para o calendário de conteúdo será o seguinte:

  • 15 de outubro a 1º de novembro: fase de pesquisa para encontrar ideias para os tópicos dos conteúdos
  • 2 de novembro a 30 de novembro: definir os tópicos que serão abordados
  • 1º de dezembro a 1º de janeiro: elaborar o calendário
  • 1º de janeiro a 31 de dezembro: o conteúdo será escrito por Bruno e Jaime, e editado pela Natália ao longo do ano
  • 16 de janeiro a 31 de dezembro: Paula dará início à publicação, processo que se repetirá ciclicamente durante o ano
Plano de comunicação

Haverá uma reunião inicial, e então ocorrerão reuniões de atualização mensais como parte do seu plano de comunicação. As atualizações de status semanais serão enviadas nas sextas-feiras à tarde. Toda a comunicação referente ao projeto acontecerá em uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Exemplo de planejamento de projeto: reformulação do site

Exemplo de planejamento de projeto: design geral

Neste exemplo, o seu site está finalmente sendo atualizado (na verdade, está mais para uma reformulação completa). Esse projeto exigirá um planejamento detalhado, considerando o grande escopo e as altas expectativas por parte de diversos participantes. Veja agora como o seu planejamento de projeto poderá ficar:

Metas e métricas de sucesso

Sua meta geral para o planejamento do projeto é aumentar em 15% as conversões do site da empresa até o fim do ano. As métricas de sucesso consistirão no número de visitantes diários que se cadastram para começar a sua avaliação gratuita e na taxa de conversão de cadastros.

Participantes e a função de cada um
  • Você, o líder do projeto: planejar e gerenciar o projeto
  • Sophie, a responsável pela pesquisa de experiência do usuário: realizar pesquisas e fornecer insights
  • George e Jéssica, os responsáveis pelo design: criar novos designs para o site
  • Clara, a criadora de conteúdo: cuidar da redação e criar conteúdos para os novos componentes e páginas da web
  • Kátia a desenvolvedora web: implementar o novo site
  • Beto, o responsável pelo desenvolvimento web: fazer o controle de qualidade da implementação e lançar o novo site
  • Emília, a diretora de marketing: fornecer feedback e aprovações para o projeto
Orçamento

O orçamento para a reformulação do novo site é de $30.000.

Marcos e entregáveis

Você atingirá o seu primeiro marco quando a fase de pesquisas for concluída e Sophie enviar um relatório com recomendações sobre como avançar para as etapas de design e conteúdo (os entregáveis).

Cronograma/calendário
  • Março a maio: Sophie realizará todas as pesquisas necessárias para a reformulação do site
  • Maio a julho: George e Clara criarão simultaneamente o design e o conteúdo
  • Início de agosto: Kátia lançará o novo site, que incluirá os designs de George e os conteúdos de Clara
Plano de comunicação

Quanto ao plano de comunicação, uma ferramenta de gerenciamento de projetos será usada para manter todas as tarefas, comunicações e ativos em um único lugar, facilitando a sua localização pelos participantes. Uma reunião inicial será realizada antes de começar qualquer trabalho, e as demais reuniões ocorrerão no final de cada marco. Todas as outras comunicações, incluindo as atualizações de status e as solicitações de trabalho recebidas, também acontecerão na ferramenta de gerenciamento de projetos.

Como a ClassPass gerencia os planejamentos de projetos do início ao fim

Kerry Hoffman, gerente sênior de projetos de operações de marketing na ClassPass, supervisiona todos os projetos de marketing realizados pelas equipes de criação, desenvolvimento e conteúdo. Estas são as três principais estratégias de Kerry para gerenciar planejamentos de projetos:

  • Identifique os participantes com antecedência: não importa qual seja o tamanho do projeto, é essencial saber quem são os participantes e quais são suas funções no projeto para garantir que sejam envolvidas as pessoas certas a cada estágio. Isso também contribuirá para tornar claro o processo de revisão e aprovação antes de a equipe começar a trabalhar.
  • Entre em acordo sobre como será feita a comunicação do seu projeto: determine quando e onde a comunicação do seu projeto acontecerá, garantindo assim que as principais informações sejam coletadas no lugar certo, para que todos se mantenham alinhados.
  • Seja flexível e entenda os estilos de trabalho das outras pessoas: os projetos nem sempre saem conforme o planejado. Entretanto, ao ser flexível e proativo, você permite que os projetos se desenvolvam sem complicações. Descubra também como os membros do projeto preferem trabalhar, para que possa levar isso em consideração ao criar o seu planejamento. Isso ajudará a ter um processo mais tranquilo uma vez iniciada a execução do projeto.

[Leia: Práticas recomendadas por Kerry Hoffman, da ClassPass, sobre produção criativa]

Crie o planejamento do seu próximo projeto como um especialista

Parabéns! Agora você é oficialmente um especialista em planejamento de projetos. Com algumas etapas, um pouco de tempo e muita organização, você criou um planejamento de projeto bem-sucedido.

A partir de agora, você e a sua equipe poderão se manter em dia, além de poder superar os desafios com tempo. Ao usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como a Asana, você consegue realizar todas as etapas do planejamento do seu projeto com confiança.

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