T-shirt size não é o que você imagina: como usar o T-shirt sizing para fazer estimativas de projetos

E se eu lhe dissesse que tamanhos de camisetas não servem apenas para vestuário? T-shirt sizing (tamanhos de camiseta, em inglês) também se refere a uma ferramenta poderosa de estimativa de projetos para planejamento de capacidade. Essa técnica muito útil (e um pouco excêntrica) traz clareza sobre as atribuições de cada membro da equipe.

Sempre que pensar em implementar uma nova prática na sua equipe, você precisa pensar também na sua complexidade: Quanto tempo levará para aplicá-la? A minha equipe conseguirá entender facilmente e se beneficiar dessa prática? 

Com o T-shirt sizing, você não terá essas preocupações. Todos já vestimos uma camiseta, então é fácil para os membros da equipe entenderem de imediato a diferença entre uma camiseta PP e uma G. Aplicar estes tamanhos (ou “sizes”) às iniciativas da equipe é uma ótima maneira de medir os esforços para cada tarefa, sem ter que fazer cálculos complicados. Veja como.

O que é T-shit sizing? 

T-shirt sizing é uma técnica para fazer estimativa de projetos e planejamento de capacidade que ajuda a avaliar a quantidade de tempo e esforço para executar uma iniciativa. Para isso, você atribui um “tamanho de camiseta” (do PP ao XXG) que representa o esforço relativo para cada tarefa ou projeto. Dependendo de como você utiliza essa ferramenta, o T-shirt size pode representar o escopo, esforço, complexidade, horas de trabalho ou estimativa de tempo da tarefa, ou ainda todas essas opções.

O T-shirt sizing é uma ferramenta útil para toda a sua equipe: 

• Líderes do projeto podem medir rapidamente a capacidade da equipe. 

• Colaboradores individuais podem comunicar claramente as suas capacidades produtivas e prioridades.

• Membros da equipe podem compreender as atividades e prazos de cada um.

Esta técnica costuma ser utilizada por equipes de engenharia e de desenvolvimento de software, mas qualquer equipe pode se beneficiar dela. Aliás, utilizamos o T-shirt sizing aqui na Asana para projetos de conteúdo (este artigo, por exemplo, é um tamanho M).

Como usar o T-shirt sizing em projetos Agile

Equipes Agile e Scrum inicialmente popularizaram o T-shirt sizing como uma forma de medir Story points. Conhecido também como “pôquer de planejamento”, o Story point é um método para estimar o esforço ou o tamanho relativo de trabalho durante o planejamento de Sprint. Geralmente, Story points são atribuídos aos pedidos ou aos trabalhos em um backlog de produto. Ao começar um ciclo de Sprint, o mestre do Scrum extrai as tarefas do backlog até atingir um certo número de Story points. Desse modo, a equipe de Scrum se certifica de que terá trabalho suficiente durante o Sprint, sem se sobrecarregar.

O T-shirt sizing para equipes Scrum é uma forma de fazer uma estimativa relativa, e uma alternativa à técnica tradicional de estimativa numérica por Story points. Ao contrário dos números, a estimativa relativa permite que os membros da equipe considerem um número maior de aspectos. Números costumam ser associados ao tempo, enquanto tamanhos de camiseta (ou T-shirt sizes) podem representar ideias mais elaboradas, como tempo, esforço e complexidade.

Seis passos para fazer estimativas de projetos com o T-shirt sizing

Para usar o T-shirt sizing de forma eficaz, é importante estabelecer antes o que cada T-shirt size representa e onde as pessoas poderão encontrar esclarecimentos sobre esses tamanhos relativos. 

1. Comece decidindo os tamanhos

Antes de apresentar o T-shirt sizing à sua equipe, defina quais tamanhos você quer usar. Evite usar muitos tamanhos para não confundir os membros da equipe. Se estiver começando agora, limite-se aos tamanhos Pequeno, Médio, Grande e Extragrande. Se o escopo dos seus projetos varia muito, use também o PP ou o XXG. 

2. Chegue a um consenso sobre o que cada tamanho representa

O T-shirt sizing só funciona se todos entenderem o que cada tamanho representa. Então, ao apresentar essa prática à sua equipe, certifique-se de que todos concordem quanto a isso. É válido dar exemplos comuns de um projeto Pequeno e um Grande. Por exemplo, na equipe de conteúdo da Asana, um artigo como este é considerado Médio. Por outro lado, uma iniciativa de conteúdo interdisciplinar com múltiplas etapas e diversas partes interessadas no projeto é um tamanho Grande ou, em alguns casos, até um Extragrande. 

Ao fazer isso, esclareça também o que um T-shirt size representa. Seria o esforço? Complexidade? Tempo? Muitas vezes, representa todas estas opções, mas esclarecer o que você está ou não considerando nesses tamanhos ajuda a manter todos alinhados.

3. Decida quem atribui os T-shirt sizes

Dependendo da estrutura da sua equipe, pondere sobre limitar quem pode atribuir os T-shirt sizes ou deixar em aberto para que toda a equipe possa fazê-lo. Veja algumas formas comuns de limitar essa capacidade:

• Para projetos de backlog de produto, o proprietário do produto atribui os tamanhos porque está mais próximo do trabalho. 

• Para equipes Agile utilizando o Scrum, o mestre do Scrum analisa antes de um Sprint os T-shirt sizes previamente atribuídos por um proprietário do produto. 

• Para equipes de projetos gerais, cada membro define seus próprios T-shirt sizes em função do que foi acordado em equipe quanto ao que representa cada tamanho de trabalho.

4. Atribua T-shirt sizes para cada iniciativa

Se estiver começando agora, talvez você tenha de atribuir os T-shirt sizes de forma retroativa para o trabalho em andamento. Mas, daqui para frente, cada parte do trabalho já deverá ter um tamanho associado ao ser atribuída, para que você e o membro da equipe saibam quanto esforço aquela atividade representa.

5. Monitore os T-shirt sizes usando uma ferramenta de gestão do trabalho

Ter T-shirt sizes associados ao trabalho é bom, mas visualizar essa informação em uma ferramenta clara e com acesso centralizado é muito melhor. Assegure-se de que a sua equipe possa acompanhar esses “tamanhos de camiseta” em uma ferramenta compartilhada de gestão do trabalho, como a Asana. Desse modo, você e todos os membros da equipe terão informações imediatas sobre o volume de trabalho atual de cada um. 

6. Use o T-shirt sizing para medir o volume de trabalho

Ao atribuir um T-shirt size a cada tarefa, você terá um monitoramento integrado do volume de trabalho para a sua equipe. Use uma ferramenta de gestão do trabalho, como a Asana, para avaliar os esforços associados e tenha uma noção do volume de trabalho de cada membro da equipe. Ao fazer isso, você pode assegurar que eles não estejam sobrecarregados. 

Exemplos de estimativa com o T-shirt sizing

Veja um exemplo de um projeto de planejamento de Sprint usando o T-shirt sizing em vez do tradicional Story point:

Engenheiros não são os únicos a se beneficiarem do T-shirt sizing. Veja outro exemplo de um calendário de conteúdo com T-shirt sizes associados a cada tópico:

Benefícios do T-shirt sizing 

Embora seja simples de usar, o T-shirt sizing é uma forma poderosa de simplificar a estimativa de tempo de execução, principalmente para equipes não técnicas. Com o T-shirt sizing representando a capacidade e esforço, as equipes perdem menos tempo pensando sobre quantas horas uma atividade levará e passam mais tempo executando trabalhos de maior impacto. 

Ao monitorar o T-shirt sizing em uma ferramenta centralizada, todos visualizam não apenas quem está fazendo o quê e até quando, mas também o quanto terão feito em um determinado momento. E mais, esta técnica é um ótimo ponto de partida para a gestão de recursos e planejamento de capacidade. Com a gestão de recursos, você consegue distribuir o trabalho entre a sua equipe de forma eficaz para reduzir o esgotamento psicológico. Uma gestão proativa da carga de trabalho também pode evitar que os membros da equipe se sintam sobrecarregados.

Armadilhas comuns do T-shirt sizing, e como evitá-las

O T-shirt sizing é poderoso e fácil de implementar, mas é preciso atentar para algumas coisas ao implementar este método de estimativa de projetos: 

Problema: o T-shirt sizing é subjetivo

Solução: estabeleça tamanhos para projetos comuns para que todos estejam alinhados.

Para evitar esse problema, certifique-se de fornecer um contexto para os T-shirt sizes quando for implementá-los. Desse modo, você evita o elemento subjetividade e assegura que todos da sua equipe entendam claramente a diferença entre tarefas de tamanhos PP, P e M. 

Problema: a diferença entre os tamanhos é imprecisa

Solução: limite-se a poucos tamanhos.

Se a sua equipe não consegue entender as diferenças sutis entre vários tamanhos, reduza a variedade de tamanhos disponíveis. Limite-se ao P, M, G e GG, ou remova o GG e fique apenas com P, M e G. Sempre é possível adicionar tamanhos no futuro conforme necessário.

Problema: monitorar o T-shirt size associado a uma iniciativa é difícil

Solução: use uma ferramenta de gestão do trabalho. 

O T-shirt sizing tem dois grandes benefícios: planejamento da capacidade e visibilidade do volume de trabalho. Em ambos os casos, você precisa ter acesso ao trabalho de todos através de uma ferramenta centralizada para aproveitar esses benefícios. É aí que entram as ferramentas de gestão do trabalho. 

As ferramentas de gestão do trabalho oferecem a clareza que as equipes precisam para alcançar as suas metas mais rápido. Com elas, você pode coordenar pessoas e trabalho por toda a equipe e assegurar que todos têm as informações necessárias para realizar as atividades de maior impacto. Para saber mais, leia a nossa introdução à gestão do trabalho. 

Experimente e veja se serve

Com o T-shirt sizing, você pode atribuir estimativas aproximadas a praticamente qualquer tipo de trabalho. É também uma forma de estabelecer práticas de gestão de recursos na sua equipe, o que ajuda a avaliar melhor a capacidade dos colaboradores e combater a sobrecarga de trabalho. Para utilizar o T-shirt sizing com mais eficácia, monitore todo o trabalho em uma ferramenta de acesso centralizado, como a Asana.