Ainda não conhece o Scrum? Comece aqui.

Se você trabalha em equipes de produto, engenharia ou desenvolvimento, ou ainda com projetos relacionados, é provável que já tenha ouvido falar em Scrum. Trata-se de uma estrutura projetada para equipes que criam e iteram com rapidez. A implementação dos processos do Scrum pode ajudar você e seus colegas a trabalhar em conjunto para resolver problemas complexos. Mesmo que não faça parte de uma equipe de produto, engenharia ou desenvolvimento, você também pode se beneficiar do Scrum. Neste artigo, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre o Scrum, inclusive o que é e por que funciona tão bem.

O que é o Scrum?

O Scrum é uma estrutura ágil (da metodologia Agile) que ajuda as equipes a colaborar e realizar trabalho de alto impacto. A estrutura do Scrum oferece os valores, funções e diretrizes para ajudar a sua equipe a se concentrar na iteração e na melhoria constante.

Tradicionalmente, o Scrum ocorre em um sprint, que em geral consiste em sessões de trabalho de duas semanas com entregáveis específicos a serem apresentados ao final. Há dois outros momentos contemplados pelo Scrum. Os encontros diários, como o nome já diz, acontecem uma vez ao dia. Trata-se de uma oportunidade para que a equipe do Scrum interaja por 15 minutos e coordene as atividades diárias. O segundo momento, a retrospectiva, ocorre ao fim do sprint. Nesse evento, conduzido pelo mestre do Scrum, a equipe tem a oportunidade de refletir sobre o sprint e propor ajustes para sprints futuros.

Scrum, Kanban ou Agile

Você talvez tenha ouvido falar em Scrum no contexto de outras metodologias, como Kanban ou Agile. Cada uma dessas estruturas desempenha um papel único no modo como as equipes podem colaborar e melhorar continuamente, e elas estão estreitamente ligadas dentro da estrutura da metodologia lean ou otimizada. Veja a comparação:

O Agile é uma filosofia de gestão de projetos que ajuda as equipes a melhorar continuamente. As equipes ágeis confiam no desenvolvimento incremental e iterativo para responder às mudanças e lidar com as incertezas. O Scrum e o Kanban são subconjuntos da metodologia Agile ou ágil. Pense no Agile como um termo geral que abrange esses métodos.

O Scrum é uma das metodologias ágeis mais populares. Todas as equipes que usam Scrum são também equipes ágeis. No entanto, a estrutura do Scrum contém funções e sistemas adicionais para auxiliar na agilidade das equipes. No Scrum, como também no Agile, as equipes trabalham para melhorar continuamente. No entanto, diferentemente do Agile, que é mais bem uma filosofia ou estrutura, o Scrum estabelece maneiras específicas pelas quais as equipes podem melhorar continuamente por meio de ferramentas como sprints, encontros e retrospectivas.

A estrutura do Kanban é também um subconjunto da metodologia Agile. O Kanban consiste em um modo visual de gerir processos e trabalho contínuos. Com as ferramentas Kanban, as equipes podem visualizar as várias fases pelas quais o trabalho passa até à conclusão. Às vezes, as equipes que usam o Scrum recorrem a quadros Kanban, embora isso não seja uma exigência da estrutura do Scrum.

Histórico do Scrum

O conceito de “Scrum”, como o conhecemos hoje, foi apresentado no artigo da Harvard Business Review The New New Product Development Game, escrito por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka em 1986. O nome “Scrum” vem do rúgbi, e os articulistas explicaram o termo dizendo que “como no rúgbi, a bola é passada dentro da equipe à medida que esta se move como uma unidade campo acima”.

O Scrum foi posteriormente desenvolvido e codificado por Ken Schwaber e Jeff Sutherland em 1995 nas publicações Agile Manifesto e SCRUM Development Process.

O Scrum concebido por Schwaber e Sutherland foi em parte uma rejeição ao modelo de desenvolvimento de software em cascata, no qual os projetos são fragmentados em fases sequenciais, e os entregáveis de cada fase servem para desbloquear o trabalho da fase seguinte. Schwaber e Sutherland acreditavam que os desenvolvedores de software poderiam se beneficiar de uma abordagem mais flexível e iterativa que lhes permitisse responder e adaptar-se continuamente ao ambiente, a fim de criar o melhor produto possível para os clientes.

Desde a sua publicação inicial, Schwaber e Sutherland lançaram o Guia do Scrum, um documento dinâmico que atualizam com regularidade. De acordo com o documento, o Scrum incentiva as equipes a “analisar a eficácia das suas técnicas de trabalho e as desafia a evoluir e se aperfeiçoar continuamente”.

Como funciona o Scrum

Se for executar um processo do Scrum, a coisa mais importante que você precisa saber é que a estrutura do Scrum depende de um sistema de melhoria contínua. Nele, você reconhece que talvez não saiba muita coisa no início de um sprint, mas pode ajustar os seus processos e necessidades com base nas informações obtidas durante o seu desenvolvimento.

Momentos comuns do Scrum

Então, o que é o Scrum exatamente? O que a sua equipe fará ao usar o Scrum? Veja como funciona o processo:

1. Organização do backlog. Para começar um sprint do Scrum, o líder da sua equipe (também conhecido como mestre do Scrum) identificará os trabalhos a serem extraídos do seu backlog, ou seja, o trabalho que precisa ser feito. Para fazer o melhor sprint de Scrum possível, você precisa ter documentado o backlog do produto de modo claro em um único lugar. Considere usar uma ferramenta de gestão de projetos para coletar toda essa informação.

2. Realizar uma sessão de planejamento do sprint. Antes de começar o sprint do Scrum, você precisa saber o que deverá enfocar. Durante a sessão de planejamento do sprint, você avaliará o trabalho do backlog em que a sua equipe precisará se concentrar neste sprint específico do Scrum. Para começar, experimente os nossos modelos grátis para planejamento de sprints.

3. Início do sprint do Scrum. Comumente, um sprint leva duas semanas, contudo pode-se ter sprints mais curtos ou mais longos, dependendo do que for melhor para a sua equipe. Durante o sprint, ela trabalhará nos itens do backlog listados durante a sessão de planejamento do sprint.

4. Realização de encontros diários do Scrum. Planeje reuniões diárias de 15 minutos com a sua equipe do Scrum. Esses encontros diários são a sua chance de informar os projetos em que vocês estão trabalhando e identificar bloqueios inesperados que vocês encontraram. Para realizar um encontro diário da maneira mais eficaz possível, experimente o nosso modelo grátis para encontros diários.

5. Apresentação do trabalho durante a revisão do sprint. Depois de concluir o sprint do Scrum, a sua equipe deve-se reunir para realizar uma revisão do sprint. Durante essa ocasião, a equipe do Scrum apresentará o trabalho que estiver “Feito” para a aprovação ou inspeção dos participantes.

6. Interações e reflexões durante a retrospectiva do sprint. Após a conclusão do sprint, dedique algum tempo para discutir como ele correu e o que pode ser melhorado no futuro. Lembre-se de que o Scrum depende de um processo de melhoria contínua, por isso não tenha medo de experimentar novos processos ou estratégias de retrabalho que aparentem ser menos eficazes no seu próximo sprint. Experimente o nosso modelo grátis de retrospectiva de sprint para orientar a sua próxima reunião.

O que se entende por “Feito”?

Antes de começar com o Scrum, a sua equipe deve ter o mesmo entendimento do que “Feito” quer dizer. O Scrum se baseia num processo de melhoria contínua, o que talvez não seja tão óbvio como parece. No Scrum, nada é tratado como perfeito, porque a sua equipe é flexível e melhora constantemente. Sendo assim, “Feito” não quer dizer que é impossível melhorar algo, mas sim que a sua equipe do Scrum pode parar de trabalhar no assunto por enquanto.

Estes são alguns exemplos de definições da noção de “Feito” para diferentes equipes Scrum:

• O produto está pronto para o lançamento.

• O produto foi testado e está pronto para o lançamento em um ambiente beta.

• O produto foi testado em matéria de aceitação e pode ser lançado para todos os usuários.

Qualquer que seja a definição de “Feito” para a sua equipe, todos devem estar de acordo. Depois de definir o conceito, vale a pena manter essa definição em um núcleo central de armazenamento de informações e consultá-la frequentemente, em especial durante a revisão do sprint.

Artefatos do Scrum

No Scrum, um artefato é algo que se cria, por exemplo uma ferramenta para solucionar um problema. Há três artefatos no Scrum: o backlog do produto, o backlog do sprint e o incremento do produto.

Backlog do produto

O backlog do produto consiste na lista mestra do trabalho que precisa ser feito, e o gestor de projeto ou o proprietário do produto deve fazer a triagem dela. Os itens listados, porém, não são necessariamente aqueles em que a sua equipe trabalhará, ou melhor, os itens no backlog do produto são opções em que a sua equipe pode trabalhar durante o sprint do Scrum. Os proprietários do projeto devem reordenar e atualizar com frequência o backlog do produto, com base nas novas informações obtidas dos clientes, do mercado ou da equipe do projeto.

Backlog do sprint

O backlog do sprint é a coleção de trabalhos ou produtos com a qual a sua equipe se comprometeu pelo tempo de duração do sprint do Scrum. Esses itens são escolhidos dentre as atividades do backlog do produto, durante a sessão de planejamento do sprint, e transferidos para o projeto de planejamento de sprints, se vocês tiverem um.

Talvez a sua equipe não consiga entregar todo os itens do backlog planejados para cada sprint, mas é improvável que vocês aumentem o backlog do sprint a meio caminho. Caso essa situação ocorra com frequência, dedique mais tempo à fase de planejamento do sprint para ter uma ideia concreta da abrangência dos trabalhos durante o sprint.

Incremento do produto

O incremento do produto é aquilo que se entrega ao fim de um sprint, o que pode ser um novo produto ou recurso, uma melhoria, a correção de um bug ou qualquer outra coisa que dependa da sua equipe. Planeje a apresentação do incremento durante a revisão do sprint. A essa altura, ele será entregue ou não com base na opinião dos participantes sobre o incremento, e se ele pode ser considerado como “Feito”.

Funções no Scrum

O Scrum tem três funções principais:

• O proprietário do produto. Esta é a pessoa responsável pelo backlog do produto. Ela fica atenta às necessidades do usuário e se concentra em explicar o caso do usuário à equipe e aos outros participantes executivos. Bons proprietários de produto esclarecem os aspectos mais importantes a serem entregues a seguir. No fim das contas, eles devem ser quem decide quando algo está pronto para ser entregue, esforçando-se por fazer entregas frequentes.

• O mestre do Scrum. Trata-se da pessoa que conduz os vários momentos do Scrum. Pense nela como o gestor ou facilitador do projeto. O mestre do Scrum deve facilitar as reuniões diárias e liderar os encontros de planejamento, revisão e retrospectiva do sprint.

• A equipe do Scrum. Este grupo inclui todos os que trabalham no sprint. Os membros da equipe devem ser organizados e colaborar para atingirem a meta de melhoria contínua do Scrum.

Princípios do Scrum

Há seis princípios do Scrum que ajudam a aplicar a estrutura dessa metodologia e se beneficiar dela:

1. Controle do processo empírico. As equipes de Scrum se pautam pela transparência, inspeção e adaptação.

2. Organização pessoal. Embora a sua equipe de Scrum tenha funções e tarefas específicas, cada membro é responsável pelas próprias tarefas e trabalho. O Scrum acredita que a responsabilidade compartilhada resulta em equipes mais criativas e dinâmicas.

3. Colaboração. A equipe entregará os melhores resultados possíveis se vocês trabalharem juntos durante e depois do sprint do Scrum.

4. Priorização pautada pelo valor. A meta de um sprint do Scrum é agregar o melhor valor comercial possível. Para isso, você deve priorizar o seu trabalho desde o princípio do processo do Scrum.

5. Timebox. O processo do Scrum tem muitas atividades de ordem temporal, tais como o próprio sprint, os encontros diários e a retrospectiva. Como o Scrum se pauta pela melhoria contínua, é importante definir períodos para o trabalho, prática conhecida por timebox, a fim de avançar para a próxima tarefa e melhorar o trabalho futuro.

6. Desenvolvimento iterativo. No Scrum, o seu produto não estará perfeito na primeira tentativa. Contudo, a criação incremental ou iterativa dará à sua equipe mais capacidade de se adaptar às necessidades do cliente e modificar o produto e os seus resultados com base na priorização pautada pelo valor.

Valores do Scrum

Para se beneficiarem do Scrum, as equipes precisam aderir aos cinco valores principais do Scrum, como definido no Guia do Scrum:

• Compromisso: a equipe do Scrum é uma unidade, e os seus membros precisam confiar uns nos outros. Eles se comprometem com o sprint pela duração estipulada para ele e se dedicam a fazer melhorias contínuas para encontrar a melhor solução.

• Coragem: durante o Scrum, a equipe pode deparar-se com problemas difíceis para os quais não há uma resposta certa. As equipes do Scrum mostram coragem ao fazer perguntas abertas e difíceis e responder honestamente a fim de encontrar a melhor solução.

• Foco: durante um sprint do Scrum, o trabalho da equipe parte do backlog do projeto. A equipe do Scrum se concentra no trabalho do backlog que ela escolheu a fim de cumprir com os seus entregáveis ao fim do sprint.

• Abertura: nem tudo sairá perfeitamente no Scrum. Os membros da equipe do Scrum devem estar abertos a novas ideias e oportunidades que ajudem cada um a aprender e que possam auxiliar na melhoria dos produtos ou processos.

• Respeito: a colaboração é fundamental para o Scrum, e a fim de favorecer a colaboração na equipe, os seus membros precisam respeitar-se uns aos outros, o mestre do Scrum e os processos do Scrum.

O Scrum é recomendável para a minha equipe?

O Scrum não é para todos, mas tampouco deve se limitar apenas às equipes de produto, desenvolvimento de software e engenharia. Qualquer equipe pode adotar a estrutura do Scrum e usar a noção de melhoria contínua para realizar um ótimo trabalho. Veja algumas vantagens e desvantagens do uso do Scrum:

Vantagens do Scrum

O Scrum é mais eficaz para equipes que precisam frequentemente criar ou entregar itens, sejam eles “produtos” tradicionais, como código ou novas funcionalidades, sejam “produtos” Scrum mais incomuns, como campanhas de marketing ou peças e ativos criativos.

As equipes que seguem a estrutura do Scrum tiram proveito da sua agilidade e flexibilidade. O processo do Scrum pode ajudar a aumentar a colaboração em equipe e atingir as suas metas de forma mais eficaz. Além disso, as equipes do Scrum se mantêm sempre cientes do próprio trabalho, uma vez que elas extraem as tarefas do backlog do produto e têm clareza dos próprios objetivos, já que todos estão de acordo sobre o que significa um trabalho “Feito”.

Limitações do Scrum

Com frequência, os projetos do Scrum sofrem de desvios de escopo, porque a própria natureza deles envolve e encoraja a mudança. Caso haja alterações de mais, ou caso recebam mais comentários desaprovadores dos clientes do que o normal, talvez a sua equipe esteja fazendo repetidas iterações sem obter resultados reais.

• Solução: defina com clareza os objetivos e o incremento de cada sprint. Além disso, assegure que toda a sua equipe do Scrum tenha o mesmo entendimento da noção de “Feito”, para que ela não continue trabalhando depois de atingir esse ponto. Se for necessário, implemente um processo de controle de mudança para evitar esses problemas.

As equipes do Scrum fazem muitas reuniões. Além dos agendamentos recorrentes de planejamento e revisão de sprint, as equipes de Scrum também fazem encontros diários.

• Solução: caso as suas reuniões diárias de Scrum não pareçam úteis, encontre um jeito de torná-las mais produtivas. Fazer o acompanhamento dos resultados das reuniões em um projeto pode ajudar a que se concentrem apenas nos aspectos mais úteis.

O Scrum pode ser difícil (embora não impossível) de implementar se você não fizer parte de uma equipe de produto, engenharia ou desenvolvimento de software.

• Solução: caso a sua equipe decida usar o Scrum, esclareça exatamente como os processos do Scrum poderão ajudar. Se possível, identifique os pontos a melhorar e indique momentos e encontros do Scrum que possam ser úteis. Planeje também várias sessões de treinamento durante os primeiros sprints do Scrum a fim de ajudar a sua equipe a obter êxito.

Comece a usar o Scrum

As melhores equipes de Scrum são grupos colaborativos e iterativos que têm clareza dos trabalhos realizados em cada sprint. Para isso, é necessário organizar o trabalho com um núcleo central de referência e informações, como, por exemplo, a Asana. Saiba como equipes ágeis usam o Scrum com a ajuda da Asana.