Kanban vs. Scrum: em que diferem?

Você já deve ter ouvido estes termos antes: Kanban e Scrum. Porém, o que exatamente eles significam? “Scrum” não é um termo usado no rugby?

Cada equipe tem uma forma diferente de gerenciar seus processos com Kanban ou Scrum. Portanto, dependendo da sua necessidade, existem várias fontes diferentes de estratégias. Essas estruturas são oriundas de metodologias de gestão de projetos, e ambas podem ser ótimas formas de colaboração entre as equipes. No entanto, antes de compararmos e contrastarmos as duas metodologias, precisamos entender o que cada um desses termos significa.

Kanban

Mais comumente, Kanban refere-se a uma estratégia de gestão visual de projetos, na qual o trabalho é exibido em um layout de quadro com colunas para representar os estágios do trabalho. Em um quadro Kanban, cada tarefa progride pelos estágios até a sua conclusão.

[Leia: guia de quadros Kanban para iniciantes]

História do Kanban

O método Kanban foi desenvolvido inicialmente como uma metodologia de manufatura simplificada por Taiichi Ohno enquanto trabalhava na Toyota. Em japonês, Kanban é uma combinação de duas palavras: 看 (Kàn), que significa sinalização, e 板 (Bǎn), que significa quadro. A princípio, o sistema Kanban de Ohno utilizava cartões de papel para rastrear a demanda na fábrica da Toyota. Em vez de tentar antecipar a demanda e produzir de acordo com essa demanda antecipada, o método Kanban produzia e refornecia produtos como resultado da demanda dos consumidores.

O Kanban hoje em dia

A estrutura de Kanban desenvolvida por Taiichi Ohno já foi digitalizada, adaptada e refinada no decorrer de várias décadas, tornando-se o sistema de gestão de projetos Agile que reconhecemos hoje. Em essência, a estrutura de Kanban moderna é um método virtual e visual de gestão do trabalho. Hoje, quando as pessoas dizem “Kanban”, geralmente estão se referindo a quadros Kanban: a visualização de gestão visual de projetos que dá vida à metodologia Kanban.

Em um quadro Kanban, as colunas representam os diversos estágios do trabalho. Dentro de cada coluna, cartões visuais, semelhantes aos cartões de papel que Ohno desenvolveu para as fábricas originalmente, representam tarefas individuais.

Quadro Kanban de monitoramento de bugs

Os quadros Kanban são uma das formas mais populares de gestão visual de projetos. Assim como outros tipos de gestão visual de projetos, os quadros Kanban podem ser mais eficazes para fornecer insights fáceis e rápidos sobre um projeto.

[Leia: Três maneiras de visualizar um planejamento de projeto]

Vantagens dos quadros Kanban

Ao utilizar um quadro Kanban para fazer a gestão visual de projetos, a sua equipe conta com diversas informações rápidas. Se o seu quadro Kanban for criado em uma ferramenta de gestão do trabalho, os “cartões” do seu quadro Kanban, que representam tarefas ou entregáveis individuais, também mostrarão o responsável pela tarefa, o prazo de conclusão e quaisquer tags relevantes, como prioridade ou tipo de tarefa. Com uma ferramenta de gestão do trabalho, também será possível expandir o cartão para visualizar os detalhes da tarefa, o contexto, arquivos relevantes e muito mais.

Os quadros Kanban são uma forma flexível de visualizar o trabalho em andamento. Tradicionalmente, as colunas dos quadros Kanban exibem os estágios do trabalho (por exemplo, pendente, em andamento e concluído), e é por isso que são ferramentas de gestão visual de projetos populares para equipes que gerenciam processos e projetos contínuos, como projetos de solicitações de criação ou monitoramento de bugs. Porém, também é possível configurar as colunas do seu quadro Kanban de modo que representem o que você quiser. É possível criar colunas com base no responsável pela tarefa, “raia” e responsabilidade, ou prazo de conclusão.

Como podem ser muito eficazes para visualizar o trabalho, os quadros Kanban são um componente essencial da maioria das ferramentas de gestão de projetos. Se estiver atrás da ferramenta de gestão de projetos certa para a sua equipe, certifique-se de que o Kanban é uma das opções de visualização oferecidas. Ou, melhor ainda, procure uma ferramenta que lhe permita visualizar o trabalho de diversas formas. Por exemplo, na Asana, a visualização de quadro (ou Kanban) é uma das quatro formas de visualizar o trabalho, além das visualizações de cronograma, calendário e lista.

[Leia: quatro formas de visualizar o trabalho na Asana]

Scrum

O Scrum, assim como o Kanban, é uma estrutura de colaboração e conclusão de trabalhos de alto impacto. Diferentemente do Kanban, que se baseia quase exclusivamente no formato visual de gestão de projetos promovido por Taiichi Ohno, o Scrum é uma estrutura completa, sendo possível “administrar equipes” no Scrum.

História do Scrum

O termo “Scrum” foi usado pela primeira vez no desenvolvimento de produtos por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka no seu artigo para a Harvard Business Review de 1986, The New New Product Development Game. No artigo, eles apresentam o conceito:

“As empresas estão percebendo cada vez mais que a antiga abordagem sequencial adotada no desenvolvimento de novos produtos simplesmente não é suficiente para alcançar resultados. Em vez dela, as empresas do Japão e dos Estados Unidos estão utilizando um método holístico; como no rugby, a bola é passada entre os jogadores do time enquanto ele se move como uma unidade até o outro lado do campo”.

Então, em 1995, Ken Schwaber e Jeff Sutherland publicaram o Processo de Desenvolvimento do SCRUM, onde delinearam as técnicas e princípios do Scrum moderno. Posteriormente, Schwaber e Sutherland continuaram pesquisando e refinando a sua metodologia Scrum, mais reconhecidamente no seu Guia do Scrum, um documento perene que eles atualizam periodicamente. O Guia do Scrum define-o “não como um processo, técnica ou método definitivo. Em vez disso, trata-se de uma estrutura dentro da qual é possível empregar diversos processos e técnicas”. De acordo com Schwaber e Sutherland, o Scrum ajuda as equipes a aprimorarem continuamente seus produtos, sua equipe e seu ambiente de trabalho em geral. Para isso, o Scrum incentiva as equipes a analisarem o nível de eficácia das suas técnicas de trabalho, desafiando-as a continuarem evoluindo e aprimorando essas técnicas.

O Scrum hoje em dia

Atualmente, equipes de produto, engenharia, desenvolvimento de software e outras equipes ágeis utilizam o Scrum para executar o seu trabalho mais rápida e eficazmente. Para utilizar um Scrum, as equipes geralmente designam um mestre do Scrum, que fica responsável por gerenciar as três fases diferentes do Scrum e por manter todos dentro do cronograma. O mestre do Scrum pode ser o líder da sua equipe, gerente de projetos, proprietário do produto ou a pessoa que estiver mais interessada em implementar as três fases tradicionais do Scrum:

  • Fase 1: planejamento de Sprints. Um Sprint de Scrum geralmente dura duas semanas, embora as equipes possam utilizar Sprints mais curtos ou mais longos. Durante a fase de planejamento de Sprints, o mestre do Scrum e a equipe podem dar uma olhada no Backlog da equipe e escolher quais trabalhos concluir durante o Sprint.
  • Fase 2: reuniões em pé diárias do Scrum. No decorrer do Scrum (também conhecido como “tempo do ciclo” do Scrum), as equipes tradicionalmente se reúnem todos os dias para acompanhar o progresso e certificar-se de que a quantidade de trabalho atribuída é adequada.
  • Fase 3: retrospectiva de Sprint. Quando o Scrum termina, o mestre do Scrum organiza uma reunião de retrospectiva do Sprint para avaliar que trabalhos foram concluídos, encaminhar quaisquer trabalhos não concluídos de volta ao Backlog e preparar-se para o próximo Sprint.

[Leia: Asana para Agile e Scrum]

O objetivo do Scrum não é criar um produto em duas semanas, entregá-lo e nunca mais o ver. Ao contrário, o Scrum adota uma mentalidade de “aprimoramento contínuo”, segundo a qual as equipes dão passos pequenos rumo a metas maiores. Ao dividir o trabalho em trechos menores e concluir esses trechos, o Scrum ajuda as equipes a priorizarem melhor e entregarem o trabalho mais eficazmente.

Vantagens do Scrum

As equipes que utilizam o Scrum contam com regras, rituais e responsabilidades claramente estabelecidos. Além disso, as reuniões diárias do Scrum, combinadas com o planejamento de Sprints e a revisão de Sprints (ou as reuniões de “retrospectiva”), ajudam as equipes a acompanharem e aprimorarem continuamente os processos atuais.

Como ele se baseia em um Backlog de trabalho e começa com uma reunião de planejamento de Sprint, o Scrum oferece uma estrutura fácil e integrada para que os líderes de equipes ou proprietários de produtos possam gerenciar e apoiar os trabalhos mais importantes de suas equipes. Esse nível de priorização integrada é acompanhado por responsabilidades claramente definidas. Durante um Scrum, a sua equipe conta com uma quantidade predefinida e limitada de trabalho e tempo para cada Sprint.

Mas, então, o que significa Agile?

Os termos Kanban e Scrum geralmente são acompanhados por um terceiro termo frequente: Agile, ou ágil, em português.

As equipes Agile geralmente utilizam o Scrum e quadros Kanban, mas o termo “Agile” pode ser visto como um termo abrangente que engloba os outros dois. Assim como é possível usar um quadro Kanban sem utilizar o Scrum, também é possível que exista uma equipe Agile que não utiliza nem o Scrum, nem quadros Kanban. O conceito de Agile é uma filosofia de gestão de projetos. Seguir uma metodologia Agile ou ágil é o mesmo que acreditar no desenvolvimento iterativo e incremental para ajudar as equipes a responderem a mudanças e lidarem com incertezas. Tanto o Kanban quanto o Scrum são subconjuntos da metodologia Agile.

[Saiba mais: Gerencie seus projetos Agile com uma ferramenta de gerenciamento ágil melhor]

A diferença entre Kanban e Scrum

Agora que já definimos melhor o que são o Kanban e o Scrum, bem como de onde vêm essas duas estruturas, vamos falar sobre a diferença entre os dois, para ajudar a escolher qual dos dois usar e quando.

O Scrum é mais definido que o Kanban

Sendo uma estrutura definida, o Scrum inclui um conjunto específico de “regras” a serem seguidas pelas equipes. É possível modificar ou adaptar qualquer uma das regras do Scrum de acordo com a sua equipe, mas, a princípio, cada Scrum conterá: um mestre do Scrum, um Backlog de trabalhos, um período de Sprint, reuniões em pé periódicas e um término definido para cada Sprint.

Por outro lado, o Kanban é mais comumente utilizado para visualizar o trabalho, qualquer trabalho. Aliás, várias equipes utilizam o Scrum em um quadro Kanban, mas, nesses casos, ainda estão utilizando o Scrum, não o Kanban. O Kanban é definido menos como uma “metodologia” com um conjunto de regras e mais como uma forma de visualizar o trabalho.

O Scrum tem um limite de tempo

O Scrum utiliza Sprints, que são ciclos de trabalho de duas semanas. Durante um ciclo do Scrum, a sua equipe começa com um Backlog ou arquivo de trabalhos. Então, no fim de um Sprint, haverá uma coleção de trabalhos concluídos. Isso não significa que todas as equipes terminarão todas as tarefas atribuídas durante um Scrum, mas o objetivo do Scrum é produzir uma entrega no “fim” do seu Sprint.

Aliás, as equipes que utilizam o Scrum em quadros Kanban (ou, como são chamados às vezes, quadros Scrum) geralmente criam um novo quadro para cada sprint do Scrum. Isso é feito por dois motivos:

  1. As equipes que criam novos quadros para cada Sprint podem começar do zero. Isso ajuda o mestre do Scrum e a equipe a visualizarem o novo trabalho que precisam concluir em cada Sprint.
  2. Os mestres do Scrum utilizam quadros Scrum anteriores para acompanhar quais trabalhos foram concluídos durante cada ciclo do Scrum. Como um grande motivo pelo qual as equipes implementam o Scrum é aprimorar os processos e aumentar a eficiência, pode ser útil analisar o andamento para ver o que já foi concluído.

Diferentemente do Scrum, os quadros Kanban não necessariamente precisam ter uma data de início ou de término. Aliás, na Asana, utilizamos quadros Kanban com mais frequência para representar processos contínuos. Devido à natureza flexível desses quadros visuais, eles são uma ótima forma de gerenciar processos de recebimento de trabalho ou projetos de solicitação de criação que não tenham um cronograma específico.

As colunas dos quadros Kanban podem ser organizadas de diversas maneiras

Ao utilizar um Scrum, é importante monitorar o trabalho à medida que passa pelos diversos estágios. Do Backlog do produto até a conclusão de uma entrega, medir o fluxo de trabalho é uma das principais formas de manter o Sprint dentro do cronograma, além de ser uma parte importantíssima das suas reuniões em pé diárias do Scrum.

Porém, dentro de um quadro Kanban que não é baseado no Scrum, as colunas do quadro podem representar diversos trabalhos, não apenas o status do trabalho. Por exemplo, é possível criar um quadro Kanban com colunas de “raias”, para que cada membro da sua equipe possa monitorar o trabalho que está realizando. Alternativamente, um quadro Kanban pode conter colunas que representem o trabalho que será concluído a cada mês, ou um quadro Kanban retrospectivo que capte o trabalho concluído anteriormente em um dado mês. As colunas dos quadros Kanban podem representar o que o usuário quiser, ao contrário do Scrum, que segue regras mais definidas.

Quadro Kanban de solicitações de criação

Tanto o Kanban quanto o Scrum incentivam as equipes a adotarem o aprimoramento contínuo

Os princípios fundamentais da metodologia Agile incluem a flexibilidade e o aprimoramento contínuo. Aliás, também são motivos pelos quais as equipes de produto, engenharia e desenvolvimento de software sentem-se tão atraídas pelas filosofias ágeis. O aprimoramento contínuo é uma parte importante tanto do Kanban quanto do Scrum.

No Scrum, em vez de desenvolver o mesmo produto por um longo período e entregá-lo quando estiver perfeito, o processo de aprimoramento contínuo segue a visão de “processo acima da perfeição”. Durante um Sprint, as equipes desenvolvem e entregam novos produtos, recursos ou ferramentas, e, em seguida, continuam aprimorando-os, se necessário.

No Kanban, o aprimoramento contínuo aplica-se mais à equipe e seus processos do que a tarefas individuais. O Kanban desafia as equipes a continuarem buscando formas de mudar, melhorar e, por fim, evoluir de forma incremental.

Tanto o Kanban quanto o Scrum podem ajudar as equipes a colaborar

Embora a colaboração possa variar conforme a estrutura escolhida pela sua equipe, tanto o Kanban quando o Scrum são, em essência, uma forma de as equipes trabalharem melhor juntas.

Em uma estrutura Scrum, as regras rigorosas são uma ótima forma de as equipes obterem visibilidade do trabalho dos outros. As funções definidas, reuniões agendadas e Sprints periódicos ajudam qualquer membro da equipe do Scrum a obter insights rápidos sobre o que cada membro da equipe está fazendo, o andamento desse trabalho e o que se espera que seja concluído até o fim de cada Sprint. Melhor ainda, se várias equipes dentro da sua empresa utilizarem o Scrum, equipes de diversos departamentos poderão orientar-se rapidamente e entender um quadro Scrum, já que todos eles são relativamente semelhantes.

Da mesma forma, o Kanban incentiva a visibilidade entre colegas de trabalho. Depois de definir o que cada quadro Kanban representa, as equipes podem obter insights rápidos e fáceis, bastando olhar para o quadro.

Quando usar o Kanban

Não existe uma regra específica para quando a sua equipe deve usar o Kanban, o Scrum ou outra forma de gestão visual de projetos. Porém, uma boa forma de decidir se o Kanban é a escolha certa é se:

  • A sua equipe precisa de um sistema de gestão visual de projetos
  • Você procura uma forma rápida de entender o andamento de um projeto
  • Você não faz parte de uma equipe de engenharia, produto ou desenvolvimento de software
  • Você gerencia processos e projetos contínuos
  • A maior parte do seu trabalho não é realizada em períodos curtos

Mesmo que opte por não utilizar uma estrutura Scrum, ainda é possível buscar inspiração nela. Por exemplo, pode ser que você não queira que o trabalho esteja limitado a Sprints de duas semanas, mas manter um Backlog do trabalho pode ser útil para que a sua equipe entenda e priorize melhor as tarefas. A melhor parte do Kanban é que ele lhe permite adotar o que funciona melhor no seu caso e descartar o resto.

Quando usar o Scrum

O Scrum pode ser uma forma poderosa de organizar e priorizar o seu processo como um todo. Embora nem sempre o Scrum seja ideal para todas as equipes, é possível beneficiar-se dele nos seguintes casos:

  • Você faz parte de uma equipe de engenharia, produto ou desenvolvimento de software, ou ainda de uma equipe Agile
  • Você acredita que a sua equipe se beneficiaria de uma estrutura um pouco mais rígida
  • Você tem um Backlog de trabalho enorme para processar
  • A sua equipe é motivada por prazos e entregas rápidos
  • Um membro da sua equipe comprometeu-se a ser o mestre do Scrum

Lembrete: sempre é possível utilizar o Scrum em um quadro Kanban. Para organizar reuniões de pé diárias eficazmente, bem como excelentes planejamentos de Sprints e retrospectivas, é necessário contar com uma forma robusta de visualizar o trabalho em todos os seus estágios e monitorar todo o trabalho em andamento. Os quadros Kanban podem ajudar a lidar com o seu Backlog de Sprints e organizar o fluxo de trabalho durante um Sprint, para que todo ciclo do Scrum seja um sucesso.

Kanban vs. Scrum: qual é melhor?

A boa notícia é que não é necessário escolher. Se o Scrum parecer ideal para a sua equipe, é possível visualizar o seu fluxo de trabalho do Scrum em um quadro Kanban. Por outro lado, se achar que não precisa de toda a estrutura do Scrum, isso também estará correto. É possível usar um quadro Kanban para manter a sua equipe organizada e ágil.

O mais importante é encontrar uma estrutura, bem como uma ferramenta, que funcione no seu caso. Portanto, quer utilize uma estrutura Scrum ou Kanban, certifique-se de contar com um sistema de gestão do trabalho suficientemente flexível em apoio à sua equipe, para que todos possam então dar o melhor de si.

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