Como criar e se ater a um orçamento de projeto

Se o seu projeto fosse um carro, o orçamento seria o combustível necessário para se locomover. Assim como um veículo precisa de gasolina no tanque, assim também os projetos precisam de capital e recursos para se manterem em andamento. E, como gestor de projetos, você tem o poder de planejar e usar esses recursos da forma mais eficaz para que o seu projeto chegue ao destino pretendido a tempo e sem ficar sem combustível. 

Como um orçamento de projeto é essencial para avançar com o trabalho, saber criar e seguir um plano orçamental preciso é uma das habilidades mais importantes de gestão de projetos que se pode desenvolver ao longo da carreira. 

O que é um orçamento de projeto? 

Trata-se de um plano que detalha a quantia, a finalidade e a distribuição temporal dos gastos. Quando se cria um plano orçamentário com antecedência e se usa essa documentação para monitorar os gastos ao longo do projeto, é possível reduzir a probabilidade de ficar sem recursos ou de exceder o orçamento — situação comum em muitos espaços de trabalho. De fato, participantes de uma pesquisa do Project Management Institute (PMI) feita em 2021 relataram que, nos últimos 12 meses, apenas 62% dos projetos na sua organização haviam sido concluídos dentro do orçamento original.

A preparação do orçamento antes de se iniciar o projeto ajuda a definir o escopo do trabalho e a controlar os custos. Esta é também uma boa forma de apresentar o projeto aos participantes e obter o financiamento de que se necessita, porque um plano de despesas detalhado ajuda os aprovadores a entender como os custos contribuem com os seus objetivos. E, à medida que o projeto avança, você pode usar tal orçamento como base de referência para comparar os gastos reais com os gastos orçamentados e atenuar os custos adicionais que surgirem. 

Como criar um orçamento de projeto em 9 etapas 

Criar um orçamento de projeto pode parecer intimidador, mas você pode fazê-lo seguindo uma sequência de etapas. Apresentamos a seguir cada parte deste processo. 

1. Defina os objetivos do projeto

Objetivos do projeto são o que se pretende alcançar até o fim do projeto. Representam um bom ponto de partida porque ajudam a entender para onde o trabalho se encaminha e norteiam a jornada enquanto você passa a limpo o restante do plano do projeto. 

Objetivos excelentes são claramente definidos e podem ser reconsiderados, assim você pode usá-los como parâmetro para mensurar o sucesso ao terminar o projeto. Para elaborar objetivos claros, use a metodologia SMART, uma sigla que quer dizer específico, mensurável, alcançável, realista e com prazos determinados. Por exemplo, se a sua intenção for aumentar o número de visitantes no seu site, você pode estabelecer o seguinte objetivo: “Aumentar em 10% o tráfego orgânico na página inicial do site até o fim do trimestre”. 

2. Defina o escopo do projeto

Após definir os seus objetivos, você poderá determinar o escopo de trabalho necessário para atingir tais metas. O escopo do projeto estabelece limites para o seu projeto, tais como o trabalho que você vai fazer ou não, bem como os prazos e entregáveis para os quais se está trabalhando. Ao definir o escopo do seu projeto, considere o seguinte: 

• Recursos disponíveis: antes de determinar os entregáveis específicos que você pretende enfocar, faça um levantamento dos recursos disponíveis. Se estiver trabalhando com um limite orçamentário ou com capacidade limitada na equipe do projeto, você talvez tenha de ajustar os entregáveis conforme necessário. Como tal, é bom estar ciente de quaisquer limitações antes de aprofundar-se nos detalhes dos entregáveis e recursos necessários (um assunto de que trataremos em etapas posteriores). 

• Restrições de tempo: há um cronograma rigoroso para este projeto ou você pode tomar o tempo que for preciso? Um agendamento de projeto apertado pode influenciar o custo dos recursos. Por exemplo, pode ser necessário pagar aos freelancers uma taxa de urgência caso se esteja trabalhando com um prazo apertado. 

• O que não constitui metas a alcançar: o que está fora do escopo do projeto? Pode ser útil identificar o que não se pretende alcançar, para que se possa evitar o desvio de escopo e o possível excesso de despesas. 

Lembre-se de que o escopo do seu projeto tem tudo a ver com o estabelecimento de limites. Ele ajuda a compreender o que se pretende alcançar, o tipo de trabalho que se vai realizar e em prol de quais resultados se está trabalhando.

3. Segmente os resultados em subdependências

A seguir, enumere todos os entregáveis que se enquadrem no escopo do seu projeto e divida-os em subdependências. Por exemplo, imagine que um dos entregáveis do seu projeto seja a publicação de um artigo no blog. Você pode dividi-lo nos seguintes itens: 

• Redigir o artigo.

• Editar o artigo.

• Criar imagens de design.

• Diagramar no Wordpress.

• Compartilhar nas redes sociais.

Este método ajuda a incluir quaisquer despesas ocultas do projeto durante a preparação do orçamento. Por exemplo, ao estimar o orçamento geral para publicar um artigo no blog, é bem provável que se esqueçam custos adicionais, tais como o preço por hora cobrado por um editor freelance ou o preço de publicações sociais pagas. 

Se preferir diagramas a listas, experimente criar uma estrutura analítica do projeto (WBS). Esta ferramenta visual decompõe o trabalho em vários níveis, começando pelo seu objetivo principal, no topo, e ramificando-se em entregáveis e subdependências diagrama abaixo. 

4. Liste os recursos necessários

Agora que já elencou todos os seus entregáveis e subdependências, é hora de listar os recursos necessários para cada item. Seja o mais específico possível e lembre-se de que um “recurso” pode significar mais do que apenas pessoal ou equipamento — pode também incluir custos indiretos, como treinamento ou um espaço físico de trabalho. 

Para começar, aqui estão algumas categorias comuns de custos de projeto a considerar: 

• Membros da equipe: com quem se está contando para realizar o trabalho? Anote se são trabalhadores assalariados dentre o pessoal interno ou se precisa contratar mais autônomos por hora.

• Aquisições: o que você precisa fazer para adquirir recursos externos? Por exemplo, talvez precise de alguém na equipe para pesquisar os melhores produtos a usar, comunicar-se com os representantes de vendas e adquirir uma ferramenta.  

• Treinamento: os membros da equipe precisam de tempo ou recursos para se atualizarem? Pense no tempo necessário para o pessoal treinar novos funcionários ou nos cursos necessários para desenvolver novas habilidades. 

• Equipamento: que ferramentas são necessárias? Isto pode incluir monitores de computador, software de design ou mesmo serviço de Internet. 

• Espaço: onde a sua equipe vai trabalhar? Por exemplo, considere se é preciso dispor de salas de reunião ou mesas para os novos membros da equipe. 

• Pesquisa: que dados são necessários? Pense se você vai depender de informações como estudos com usuários, análises de rede ou enquetes. 

• Serviços profissionais: é preciso contratar especialistas externos, como consultores jurídicos ou de marketing? 

• Viagem: a sua equipe precisa de transporte, acomodações ou ajuda de custo para refeições durante deslocamentos? 

5. Faça uma estimativa dos valores

Em última análise, um orçamento é uma estimativa dos custos. Embora não possamos prever o futuro, existem alguns métodos para fazer estimativas o mais exatas possível. E você não precisa se comprometer com apenas um deles, pode usar uma combinação destas abordagens, dependendo das circunstâncias particulares do seu projeto. 

Estas são algumas técnicas à sua disposição:

Estime e some o custo de cada parte individual 

Muitas vezes chamada de estimativa ascendente, esta é a melhor abordagem se você souber exatamente quais entregáveis e subdependências constarão no seu projeto atual. Se tiver criado uma estrutura analítica de trabalho, você já tem tudo facilitado para utilizar este método.

Por via das dúvidas, você também pode comparar as suas estimativas de custos com outro destes métodos — por exemplo, pode observar como o orçamento foi gasto em projetos semelhantes no passado.  

Trabalhe a partir de um valor fixo 

Nesta abordagem, parte-se de um valor fixo de orçamento e divide-se o montante em entregáveis ou marcos do projeto. Embora este procedimento possa mostrar-se um pouco complicado — especialmente se você ainda não souber o custo dos entregáveis do projeto —, ele pode ser útil caso precise determinar os objetivos que você é capaz de alcançar com um orçamento limitado. 

Caso precise usar este método, experimente combiná-lo com uma destas opções. Por exemplo, após determinar o que você é capaz de atingir, tome uma abordagem de projeto ascendente, a fim de garantir que não esteja esquecendo nenhuma parte crucial. 

Compare orçamentos de projetos semelhantes

Os projetos passados são uma valiosa fonte de dados históricos, porque constituem um registro real de onde os gastos se mantiveram ou não dentro dos limites. Dessa forma, projetos anteriores podem ajudar a identificar custos que tenham passado despercebidos, ou a entender como circunstâncias inesperadas podem influenciar os gastos. Se possível, repasse os aprendizados de um projeto semelhante no passado. 

Leve em conta diferentes cenários

A estimativa pode ser difícil em projetos complexos com uma vasta gama de possíveis resultados. Por exemplo, se estiver planejando um evento ao ar livre em abril, os custos podem variar dependendo das condições climáticas: você talvez precise de tendas ou ventiladores para atenuar o calor inesperado; aquecedores, se estiver muito frio; ou um local coberto, se chover. 

Neste caso, é útil estimar os gastos para cada um destes cenários. Dependendo da sua flexibilidade orçamentária, para não errar você poderia se planejar para o cenário mais caro ou, então, poderia calcular o gasto esperado para o cenário pior, o melhor e o mais provável e, depois, tirar a média dos três. 

6. Reserve fundos para contingências

Por vezes, o inesperado acontece: as ferramentas se quebram, os horários mudam e pandemias que ocorrem uma vez a cada século tornam as coisas um pouco mais difíceis. Ou talvez você descubra oportunidades inesperadas durante o projeto — como a de comprar um ativo de negócio a um custo reduzido. As reservas para imprevistos dão ao seu orçamento maior proteção quando os planos mudam. A recomendação típica é reservar entre 5% e 10% do orçamento total para contingências. 

A preparação de orçamentos é um processo de estimativa, por isso deve-se sempre incluir um fundo de contingências. E, se tiver criado um orçamento 100% exato e não precisar de tal proteção, você pode engordar a receita da empresa com o montante que sobrar. 

7. Monte o seu orçamento

A esta altura, você já identificou todos os entregáveis do seu projeto, os recursos alocados e os custos estimados. Agora vem a parte divertida: criar o documento orçamentário definitivo. Aqui estão alguns dos principais componentes a incluir: 

• Detalhe os itens para cada entregável, subentregável e recursos necessários, além dos custos esperados de cada um. 

• Um cronograma que disponha quando se vai precisar de cada recurso e quando se espera gastar os fundos. 

• A pessoa responsável por cada componente do orçamento. Por exemplo, você poderá anotar que o editor assistente é responsável pelo acompanhamento das horas de trabalho e faturas dos freelancers. 

• Uma documentação clara onde se detalhe que parte do orçamento da empresa se usará para cada item. Por exemplo, você pode usar o orçamento do departamento de marketing para criar anúncios em vídeo, e o orçamento do departamento de TI para atualizações do computador. 

• Um total das despesas para todo o projeto. Se aplicável, inclua totais individuais para cada orçamento departamental que você usará. 

• Um lugar para acompanhar, quando o projeto for lançado, os custos reais em contraste com os custos orçados. 

Ferramentas para orçar projetos

Também é importante selecionar a ferramenta de preparação de orçamento certa para o projeto. Certifique-se de que o programa escolhido tenha a funcionalidade de totalizar automaticamente valores na moeda local, para que você não tenha de recalcular manualmente sempre que precisar de ajustar um item. Além disso, a ferramenta escolhida deverá permitir-lhe compartilhar e atualizar facilmente o orçamento em tempo real, para que você possa se assegurar de que todos os membros da equipe estejam trabalhando com a versão mais recente do orçamento. 

Há muitas opções de escolha, incluindo planilhas Excel básicas e softwares de gestão de projetos mais robustos. Não é novidade que recomendamos a Asana, porque ela permite introduzir e somar os itens para cálculo, criar campos personalizados, atribuir proprietários e compartilhar facilmente a informação com os colegas de equipe. E, além do orçamento atual, você pode repetir fluxos de trabalho anteriores, criar documentos de processo e guardar modelos de orçamento de projeto para garantir que não lhe falte procedimento algum.

8. Faça um plano para monitorar os gastos

Um orçamento só é bom se você se ativer a ele. Planeje com antecedência a frequência com que vai controlar os custos reais e custos orçamentados, para que possa mitigar potenciais problemas antes que estes se tornem grandes demais. Você também pode decidir antecipadamente o que vai fazer se exceder o orçamento ou ficar aquém dele.

O benefício de uma ferramenta como a Asana é que ela lhe permite compartilhar, gerir e acompanhar o seu orçamento em tempo real. Por exemplo, a função de Geração de relatórios globais da Asana extrai automaticamente dados dos seus projetos e mostra os gastos, o status das tarefas e os marcos concluídos, tudo num único local, para que você não tenha de ficar procurando muito para saber se está no caminho certo. 

9. Obtenha o aval das principais partes interessadas 

Com o plano orçamental do projeto em mão, é hora de compartilhá-lo com as partes interessadas no projeto e pedir o seu aval. Felizmente, o plano detalhado que você fez deve dar aos aprovadores uma imagem clara de como cada item individual contribuirá com os objetivos do seu projeto. 

Imagem de um exemplo de orçamento de projeto

Digamos que esteja melhorando o fluxo de conclusão de pedidos no seu aplicativo móvel, e o objetivo do seu projeto seja diminuir o tempo médio de conclusão em 25% no terceiro trimestre. Para atingir essa meta, você escolheu dois entregáveis prioritários e definiu os recursos necessários. 

Veja a seguir um exemplo simples de como pode ficar o orçamento do seu projeto. Note que se incluiu o cronograma, o proprietário e o custo estimado para cada item. Também se indicou o orçamento do departamento para cada item e se acrescentou colunas para acompanhar a aprovação do orçamento e as despesas efetivas. 

Gaste com parcimônia usando um orçamento de projeto

Um orçamento bem elaborado será de grande valia durante todo o ciclo de vida do projeto — incluindo planejamento, aprovação e execução. Ao dominar a habilidade de preparação de orçamentos, você se certifica de que a sua equipe de projeto tem os recursos de que precisa para conquistar os objetivos principais e entregar resultados de qualidade. E, quando se estabelece um processo para se manter dentro do planejamento orçamentário, é possível enfrentar os custos inesperados que surgirem, ganhar confiança junto aos aprovadores do orçamento e estabelecer um histórico robusto de projetos bem-sucedidos. 

Quer saber mais sobre gestão de projetos? Confira aqui 25 habilidades essenciais de gestão de projetos de que você precisa para ter sucesso.