Marcos de projeto: defina-os, atinja-os, comemore-os

Se você é entusiasta do gerenciamento de projetos (e esperamos que seja!), deve saber que planos bem organizados economizam tempo e recursos. De fato, o Instituto internacional de gerenciamento de projetos constatou que “organizações que investem em gerenciamento de projetos desperdiçam 13 vezes menos dinheiro, uma vez que suas iniciativas estratégicas são frequentemente mais bem-sucedidas.”

Entretanto, nem todos os planejamentos de projetos são elaborados da mesma forma. Vamos imaginar que você esteja trabalhando no seu planejamento mais recente, que inclui metas, tarefas, proprietários de tarefas, prazos, dependências e entregáveis. Você tem certeza de que um planejamento de projetos feito com perfeição levará a sua equipe ao sucesso. Mas você se lembrou de incluir os marcos do projeto?

Se o seu projeto não tiver marcos, você estará prestando um desserviço a si mesmo. Os marcos de projeto simplificam a sua função enquanto líder do projeto, pois indicam o que a equipe precisa atingir e também mostram o progresso aos participantes em um nível que é do seu interesse. A boa notícia é que é muito fácil adicionar marcos a qualquer projeto (mesmo os que já estão em andamento). Além disso, eles oferecem inúmeros benefícios.

Vamos ver o que são marcos de projeto e o que eles podem fazer por você.

O que é um marco de projeto?

Os marcos de projeto indicam pontos específicos ao longo do cronograma de um projeto. Eles consistem em pontos de verificação que identificam quando atividades ou grupos de atividades foram concluídos, ou quando uma nova fase ou atividade é iniciada. É possível diferenciar os marcos de outros elementos de um cronograma porque eles não levam tempo algum para serem concluídos; considere-os como sinalizadores que mantêm as coisas em dia.

Por que os marcos de projetos são importantes?

Os marcos são poderosos porque demonstram o progresso futuro no seu planejamento de projeto. Eles ajudam a motivar e alinhar a sua equipe ao possibilitar que todos vejam o progresso e avaliem as prioridades. Além disso, contribuem para que você controle prazos, identifique datas importantes e possíveis gargalos no projeto. Mesmo que você removesse as tarefas do cronograma do projeto, os marcos ainda forneceriam um resumo dos principais passos ou fases do projeto.

[Leia: Como criar um planejamento de projeto que efetivamente ajuda a ficar em dia]

Os marcos de projeto podem ser facilmente confundidos com outros aspectos do gerenciamento de projetos. Por isso, vejamos as diferenças entre eles.

Marcos vs. metas

As metas são o que você deseja alcançar no futuro; os marcos levam em conta o que já foi feito. Considere-os como os degraus da escada necessária para alcançar uma meta.

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Exemplo: imagine que uma equipe de marketing que está trabalhando em uma iniciativa de reposicionamento da marca para toda a empresa — um projeto grande com muitos detalhes — define como meta ter o projeto concluído ao final do terceiro trimestre. Essa equipe poderia usar os marcos durante o processo para marcar como concluídas as principais decisões ou atividades, como paleta de cores já escolhida, modelos de design já criados, planejamento do lançamento já aprovado, etc.

Marcos vs. fases do projeto

Os marcos costumam coincidir com o início ou a conclusão das fases do projeto (como iniciação, planejamento, execução e encerramento). A fase de um projeto pode levar semanas ou meses para ser concluída, e envolve diversas tarefas e membros da equipe; por sua vez, um marco é um “ponto de verificação”, sem tempo marcado, de um progresso significativo que é importante sinalizar e relatar.

Exemplo: para um projeto de reposicionamento da marca, a fase de iniciação incluiria diversas tarefas, como grupos de discussão para reunir ideias para a nova marca, além de sessões destinadas ao processo criativo. Um marco ao final de uma fase de iniciação indicaria a prontidão da equipe para passar à fase de planejamento.

Marcos vs. entregáveis

Um entregável consiste em um produto ou resultado; já um marco, corresponde a um momento no tempo. Por vezes, os entregáveis são a prova da conclusão de um marco.

Exemplo: os entregáveis de um projeto de reposicionamento da marca poderiam incluir o guia de estilo atualizado em formato PDF, bem como os arquivos de logotipo. Como a conclusão desses projetos merece destaque (e até mesmo comemoração!), o gerente de marketing poderia então adicionar um marco para indicar essa realização.

Marcos vs. tarefas

As tarefas são os elementos fundamentais do seu projeto, e levam tempo para serem concluídas. Os marcos não têm duração e podem ser melhor descritos como divisas virtuais que marcam um grupo de tarefas como concluído.

Exemplo: um projeto de reposicionamento da marca incluiria muitas tarefas menores e maiores, como a criação de logos, a configuração de contas em redes sociais e a elaboração de comunicados de imprensa. Um marco assinalaria a conclusão de um grupo de tarefas relacionadas.

Como incluir marcos de projeto aos seus planejamentos

É possível adicionar os marcos de projeto a qualquer tipo de planejamento, contribuindo assim para um funcionamento sem percalços. Eles podem ser especialmente úteis para agendamentos, pois devem ser definidos junto às tarefas ou fases relevantes. Definir marcos ajuda a focar nas datas previstas e a ajustar o planejamento do projeto conforme necessário.

Você também pode se divertir com os marcos! Por exemplo, planeje comemorações para quando os principais marcos do projeto forem concluídos. Esse tipo de reconhecimento é um grande estímulo moral e promove o engajamento.

[Leia: Mostre a sua apreciação na Asana]

É possível adicionar marcos a um projeto em qualquer estágio. Por isso, não espere pelo lançamento do seu próximo projeto para começar. Além disso, se você tiver projetos recorrentes, inclua já os marcos em seus modelos para usá-los futuramente.

Como criar o agendamento dos marcos de um projeto

Pense nos marcos do seu projeto como momentos cronológicos, e não como se fossem metas, entregáveis ou tarefas. Com isso em mente, você deve criar marcos que representem os pontos de verificação importantes do projeto. Analise o agendamento do seu projeto e identifique quaisquer eventos ou momentos importantes. Por exemplo, se você estiver planejamento o lançamento de um produto, provavelmente criará marcos que representem a finalização do anúncio sobre o lançamento, a publicação do site do produto e o lançamento do produto em si.

Pergunta frequente: quantos marcos devem ser estabelecidos para um projeto?

Não existe uma quantidade fixa de marcos que cada projeto deve ter. Alguns vão ter dois ou três marcos, enquanto outros poderão ter uma dúzia. Em vez de tentar alcançar um número específico, defina marcos para os eventos importantes que vão acontecer no transcorrer do projeto. Lembre-se de que os marcos devem representar momentos cronológicos, e que as tarefas necessárias para o seu alcance devem estar registradas em outro lugar do projeto.

Como definir os prazos dos marcos de um projeto

Como os marcos são momentos cronológicos e não monitoram os processos necessários para que se chegue a esses momentos, é importante que o prazo do marco seja a data em que a iniciativa vai ser lançada ou implementada. Por exemplo, se você estiver planejando um evento virtual, o marco deverá ocorrer na data do evento, e não durante o trabalho preparatório para esse evento. Os marcos denotam momentos importantes no progresso do projeto e ajudam a avaliar se o projeto obteve sucesso, ou não.

Exemplos de marcos de projeto

Um marco de projeto indica um momento significativo. Você pode usar marcos em seus projetos para representar eventos, como o recebimento dos principais entregáveis, a conclusão do lançamento do projeto, a aprovação do planejamento final, a conclusão da revisão dos requisitos, a aprovação do design, a conclusão de uma fase do projeto, entre outros.

Vamos ver quatro exemplos que mostram como os marcos podem ser úteis para a sua equipe.

  1. Marcar tarefas cruciais, como as que precisam ser realizadas num determinado momento, senão põem em risco o projeto, como a aprovação de um conceito de criação para uma campanha de marketing.
  2. Destacar o término de uma fase ou de um estágio. A conclusão de uma parte fundamental do trabalho, como a coleta dos pedidos de orçamento de todos os departamentos para o planejamento da empresa.
  3. Destacar um evento ou entregável de grande importância, como a conclusão da construção do novo escritório que a empresa está abrindo, para assinalar às pessoas que já podem fazer a mudança.
  4. Foco no alcance de metas, objetivos e principais resultados, como a meta de lucro para o trimestre de um produto recém-lançado.

Como gerar relatórios sobre os marcos de projeto

Definir os marcos é um bom começo, mas você não desfrutará de todos os benefícios enquanto não os acompanhar e gerar relatórios sobre eles. Os marcos são ótimas ferramentas de relatórios para comunicar com os participantes que não querem ou precisam conhecer as minúcias das atualizações em nível de tarefas. Esses dados mais “gerais” ajudam a ver instantaneamente quais fases foram concluídas, se o projeto está seguindo o ritmo certo para atingir seus principais marcos futuros e quanto falta para alcançar a meta. Ainda é possível se aprofundar nos detalhes ao verificar as tarefas vinculadas aos seus marcos. Dessa forma, é possível ver quais passos e responsáveis ajudaram a sua empresa a atingir um marco ou a identificar os obstáculos que surgiram pelo caminho.

Monitorar os marcos permite focar a atenção nos trabalhos mais importantes e ver o status real dos projetos, ao mesmo tempo que proporciona o conhecimento necessário para compartilhar o progresso do projeto com mais segurança. A sua ferramenta de gerenciamento de projetos deverá incluir atualizações de status que informem sobre os marcos, de modo que você possa manter os membros da equipe e demais participantes bem informados sobre o que a equipe conseguiu alcançar e quais são os marcos que ela está trabalhando para atingir.

[Leia: Os benefícios do gerenciamento de projetos]

Dica dos especialistas: o que fazer quando não atingimos as metas dos marcos

Por vezes, a sua equipe não conseguirá cumprir o prazo de um marco. Dependendo da importância do marco, isso pode causar grande retrocesso ou atraso da iniciativa ou do lançamento.

Se vocês não alcançarem as metas dos marcos, faça uma pausa com a equipe para descobrir a razão pela qual o marco não foi alcançado. Será que não foi agendado para a data correta? Será que foi ambicioso demais? Analise as tarefas e os entregáveis que estavam por trás do alcance desse marco. Algum deles estava atrasado? Frequentemente, com tantos detalhes dinâmicos, fica difícil saber com exatidão que ações devem ser realizadas dentro de quais prazos. Para evitar esses tipos de erro no futuro, busque uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ofereça um componente visual, para que você consiga visualizar os seus projetos de diversas maneiras, como cronogramas, calendários ou quadros Kanban.

[Leia: Três formas de visualizar um planejamento de projeto]

O que não se deve fazer: armadilhas comuns aos marcos de projeto

Estabelecer marcos é uma arte, não uma ciência. Não existe forma certa ou errada de fazê-lo. Dito isso, listamos a seguir algumas armadilhas comuns que as equipes encontram quando começam a definir marcos:

  • Definir uma quantidade exagerada de marcos. O número de marcos necessários dependerá do tamanho e do escopo da sua iniciativa. Evite determinar um número arbitrário de marcos apenas para cumprir com as expectativas. Em vez disso, preste atenção às principais tarefas que a sua equipe precisará concluir para o progresso do projeto.
  • Usar marcos como se fossem metas. Os marcos devem representar um momento cronológico. Para monitorar o trabalho necessário para que se chegue a esse momento, use as tarefas, em vez dos marcos. Então, use os marcos para representar o momento em que um grupo de tarefas deverá estar concluído.
  • Separar os marcos do restante do trabalho. A melhor forma de cumprir prazos e executar um projeto de sucesso é gerenciar todo o seu trabalho em um único lugar. A sua ferramenta de gerenciamento de projetos deverá permitir que você gerencie tarefas, defina marcos e visualize o progresso do projeto em um único lugar.

Vá em frente e defina os marcos

Agora você sabe o que são marcos de projeto e como eles podem afetar positivamente o planejamento, a execução e os relatórios de seus projetos. Considere-os como mais uma ferramenta do seu arsenal para fazer o gerenciamento de projetos – uma que certamente será muito útil. Depois de começar a planejar com os marcos, você nunca mais vai querer criar um planejamento de projeto sem eles.

Está pronto para começar a planejar usando os marcos de projeto? Primeiro, você precisará da ferramenta certa para fazer o gerenciamento do trabalho. Confira a Asana, uma ferramenta de gerenciamento de trabalho líder de mercado, e descubra por que ela é a melhor escolha para a sua equipe.

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