Marcos de projeto: defina-os, atinja-os, comemore-os

Se você é fã do gerenciamento de projetos (e esperamos que seja), deve saber que planos bem organizados economizam tempo e recursos. De fato, o Project Management Institute (Instituto de Gerenciamento de Projetos) constatou que “organizações que investem em gerenciamento de projetos desperdiçam 13 vezes menos dinheiro, por suas iniciativas de estratégia serem concluídas com mais sucesso.”

Entretanto, nem todos os planejamentos de projetos são elaborados da mesma forma. Vamos imaginar que você esteja trabalhando no seu planejamento mais recente, que inclui metas, tarefas, proprietários de tarefas, prazos, dependências e entregáveis. Você tem certeza de que um planejamento de projetos feito com perfeição levará a sua equipe ao sucesso. Mas você se lembrou de incluir os marcos do projeto?

Se o seu projeto não tiver marcos, você estará prestando um desserviço a si mesmo. Os marcos de projeto simplificam a sua função enquanto líder do projeto, pois indicam o que a equipe precisa atingir e também mostram o progresso aos participantes em um nível que é do seu interesse. A boa notícia é que é muito fácil adicionar marcos a qualquer projeto (mesmo os que já estão em andamento). Além disso, eles oferecem inúmeros benefícios.

Vamos ver o que são marcos de projeto e o que eles podem fazer por você.

O que é um marco de projeto?

Os marcos de projeto indicam pontos específicos ao longo do cronograma de um projeto. Eles consistem em pontos de verificação que identificam quando atividades ou grupos de atividades foram concluídos, ou quando uma nova fase ou atividade é iniciada. É possível diferenciar os marcos de outros elementos de um cronograma porque eles não levam tempo algum para serem concluídos; considere-os como sinalizadores que mantêm as coisas em dia.

Os marcos são poderosos porque demonstram o progresso futuro no seu planejamento de projeto. Eles ajudam a motivar e alinhar a sua equipe ao possibilitar que todos vejam o progresso e avaliem as prioridades. Além disso, contribuem para que você controle prazos, identifique datas importantes e possíveis gargalos no projeto. Mesmo que você removesse as tarefas do cronograma do projeto, os marcos ainda forneceriam um resumo dos principais passos ou fases do projeto.

Os marcos de projeto podem ser facilmente confundidos com outros aspectos do gerenciamento de projetos. Por isso, vejamos as diferenças entre eles.

Marcos vs. metas

As metas são o que você deseja alcançar em relação ao futuro; os marcos levam em conta o que já foi feito. Considere-os como os degraus da escada necessária para alcançar uma meta.

Exemplo: imagine que uma equipe de marketing que está trabalhando em uma iniciativa de reposicionamento da marca para toda a empresa — um projeto grande com muitos detalhes — define como meta ter o projeto concluído ao final do terceiro trimestre. Essa equipe poderia usar os marcos durante o processo para marcar como concluídas as principais decisões ou atividades, como paleta de cores já escolhida, modelos de design já criados, planejamento do lançamento já aprovado, etc.

Marcos vs. fases do projeto

Os marcos costumam coincidir com o início ou a conclusão das fases do projeto (como iniciação, planejamento, execução e encerramento). A fase de um projeto pode levar semanas ou meses para ser concluída, e envolve diversas tarefas e membros da equipe; por sua vez, um marco é um “ponto de verificação”, sem tempo marcado, de um progresso significativo que é importante sinalizar e relatar.

Exemplo: para um projeto de reposicionamento da marca, a fase de iniciação incluiria diversas tarefas, como grupos de discussão para reunir ideias para a nova marca, além de sessões destinadas ao processo criativo. Um marco ao final de uma fase de iniciação indicaria a prontidão da equipe para passar à fase de planejamento.

Marcos vs. entregáveis

Um entregável consiste em um produto ou resultado; já um marco, corresponde a um momento no tempo. Por vezes, os entregáveis são a prova da conclusão de um marco.

Exemplo: os entregáveis de um projeto de reposicionamento da marca poderiam incluir o guia de estilo atualizado em formato PDF, bem como os arquivos relacionados ao logo. A conclusão desses projetos merece destaque (e até mesmo comemoração!). O gerente de marketing poderia então adicionar um marco para indicar essa realização.

Marcos vs. tarefas

As tarefas são os elementos fundamentais do seu projeto, e levam tempo para serem concluídas. Os marcos não têm duração e podem ser melhor descritos como divisas virtuais que marcam um grupo de tarefas como concluído.

Exemplo: um projeto de reposicionamento da marca incluiria muitas tarefas menores e maiores, como a criação de logos, a configuração de contas em redes sociais e a elaboração de comunicados de imprensa. Um marco assinalaria a conclusão de um grupo de tarefas relacionadas.

Como incluir marcos de projeto aos seus planejamentos

É possível adicionar os marcos de projeto a qualquer tipo de planejamento, contribuindo assim para um funcionamento sem percalços. Eles podem ser especialmente úteis para agendamentos, pois devem ser definidos junto às tarefas ou fases relevantes. Definir marcos ajuda a focar nas datas previstas e a ajustar o planejamento do projeto conforme necessário.

Você também pode se divertir com os marcos! Por exemplo, planeje comemorações para quando os principais marcos do projeto forem concluídos. Esse tipo de reconhecimento é um grande estímulo moral e promove o engajamento.

É possível adicionar marcos a um projeto em qualquer estágio. Por isso, não espere pelo lançamento do seu próximo projeto para começar. Além disso, se você tiver projetos recorrentes, inclua já os marcos em seus modelos para usá-los futuramente.

Como gerar relatórios sobre os marcos de projeto

Definir os marcos é um bom começo, mas você não desfrutará de todos os benefícios enquanto não os acompanhar e gerar relatórios sobre eles. Os marcos são ótimas ferramentas de relatórios para comunicar com os participantes que não querem ou precisam conhecer as minúcias das atualizações em nível de tarefas. Esses dados mais “gerais” ajudam a ver instantaneamente quais fases foram concluídas, se o projeto está seguindo o ritmo certo para atingir seus principais marcos futuros e quanto falta para alcançar a meta. Ainda é possível se aprofundar nos detalhes ao verificar as tarefas vinculadas aos seus marcos. Dessa forma, é possível ver quais passos e responsáveis ajudaram a sua empresa a atingir um marco ou a identificar os obstáculos que surgiram pelo caminho.

Monitorar os marcos permite a você focar a atenção nos trabalhos mais importantes e ver o status real dos projetos, ao mesmo tempo em que fornece a você o conhecimento necessário para compartilhar o progresso do projeto com mais segurança.

Exemplos de marcos de projeto

Um marco de projeto indica um momento significativo. Você pode usar marcos em seus projetos para representar eventos, como o recebimento dos principais entregáveis, a conclusão do lançamento do projeto, a aprovação do planejamento final, a conclusão da revisão dos requisitos, a aprovação do design, a conclusão de uma fase do projeto, entre outros.

Vamos ver quatro exemplos que mostram como os marcos podem ser úteis para a sua equipe.

  1. Indicar tarefas cruciais
    As tarefas que precisam ser realizadas num determinado momento, senão põem em risco o projeto, como a aprovação de um conceito de criação para uma campanha de marketing.
  2. Destacar o término de uma fase ou estágio
    O término de uma fase ou estágio de uma parte fundamental do trabalho, como a coleta dos pedidos de orçamento de todos os departamentos para o planejamento da empresa.
  3. Dar visibilidade a um evento ou entregável de grande importância
    Um evento ou entregável de grande importância, como a conclusão da construção do novo escritório que a empresa está abrindo para assinalar às pessoas que já podem fazer a mudança.
  4. Focar em atingir metas e nos principais resultados
    Metas e principais resultados do projeto, como alcançar a meta de lucro para o trimestre de um produto recém-lançado.

Vá em frente e defina os marcos

Agora você sabe o que são marcos de projeto e como eles podem afetar positivamente o planejamento, a execução e os relatórios de seus projetos. Considere-os como mais uma ferramenta do seu arsenal para fazer o gerenciamento de projetos – uma que certamente será muito útil. Depois de começar a planejar com os marcos, você nunca mais vai querer criar um planejamento de projeto sem eles.

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