Como escolher um software de gerenciamento de projetos para a sua equipe

Se a sua equipe já teve dificuldades para dar início a um projeto, obter atualizações de status no momento certo, concluir trabalhos dentro do prazo, ou tudo isso e muito mais, não desanime! São situações, infelizmente, bastante frequentes. Gerenciar projetos é realmente difícil, mas é um trabalho fundamental e capaz de contribuir ou prejudicar a capacidade da sua equipe para alcançar as metas.

É aqui que entra o software de gerenciamento de projetos. É claro que, provavelmente, qualquer ferramenta será útil, mas dedicar algum tempo para encontrar a ferramenta ideal para a sua equipe lhe possibilitará alcançar suas metas e obter ainda mais sucesso de forma consistente.

Se este for o seu primeiro contato com um software de gerenciamento de projetos, escolher a ferramenta ideal pode ser muito desgastante. Você pode até acabar se questionando se um software de gerenciamento de projetos é realmente necessário e nem chegar a entender do que realmente precisa. Além disso, há centenas de opções e recursos a considerar, o que torna difícil saber por onde começar. Por essa razão, nós, da Asana, escrevemos este guia. Aqui você aprenderá a:

  • Elaborar um esboço mais completo dos desafios enfrentados pela sua equipe, o que permitirá descrever melhor as suas necessidades
  • Entender como um software de gerenciamento de projetos pode ser útil, para não perder tempo com ferramentas inadequadas
  • Definir os critérios que devem ser considerados ao avaliar as ferramentas, para saber quais são os recursos mais importantes para a sua equipe

Por que preciso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos?

Como garantir que a sua equipe saiba qual trabalho deve ser feito? Quem é o responsável? E qual é o prazo? Planejar e organizar todos esses elementos e detalhes fundamentais é imprescindível para os trabalhos estruturados em projetos, além de ser vital para o sucesso da sua equipe. No entanto, esse ainda é um dos maiores desafios enfrentados por equipes e empresas inteiras.

Então, como saber se você se beneficiaria de um software de gerenciamento de projetos? Veja a seguir quatro motivos pelos quais essa ferramenta pode ser útil para a sua equipe:

  1. Os diversos membros da sua equipe usam sistemas diferentes para gerenciar o trabalho, e com isso os projetos, tarefas, arquivos e comunicação ficam espalhados pelas distintas ferramentas.
  2. Os membros da equipe não sabem em que trabalhar, quais são suas prioridades nem onde encontrá-las. Por isso, gastam muito tempo (inclusive o seu) fazendo perguntas e procurando as respostas.
  3. Em grande parte, o processo usado para comunicar as prioridades e solicitar atualizações de status envolve fazer reuniões, enviar e-mails ou revisar manualmente planilhas complexas.
  4. Os membros da equipe perdem os prazos com frequência por tudo o que foi mencionado até aqui.

Os princípios básicos do gerenciamento de projetos: organizar o trabalho e estabelecer responsabilidades

Para que um projeto tenha sucesso, é fundamental que todos os membros da equipe o apoiem. No entanto, como podem apoiá-lo se nem ao menos sabem quais são as expectativas, os prazos e os marcos a cumprir, nem onde encontrar tais informações?

O trabalho tem que ser organizado num único lugar

Um software de gerenciamento de projetos serve para armazenar todo o trabalho da sua equipe, o que permite organizar tudo a partir de um único lugar. Pense nessa ferramenta como um armário de divisórias, onde há espaços dedicados para todas as informações essenciais ao êxito da sua equipe: projetos e tarefas que deve ser concluídos, responsáveis, datas de conclusão, prioridades, arquivos, etc.

Dessa forma, os membros da equipe sabem exatamente onde encontrar o que precisam e há clareza quanto às responsabilidades de cada um. Ao considerar as ferramentas, avalie o seguinte:

  • Estrutura dos projetos e das tarefas. Como cada ferramenta divide os projetos em seus elementos? Não se trata de como você visualiza o trabalho, mas sim da hierarquia das informações. Por exemplo, é possível dividir as tarefas maiores em subtarefas menores?
  • Informações sobre as tarefas. Quais informações cada tarefa inclui? A estrutura das tarefas permanece consistente em todos os projetos?
É necessário estabelecer propriedade e responsabilidade claras para os trabalhos

A solução de gerenciamento de projetos que escolher deve ajudar você e a sua equipe a atribuir facilmente os responsáveis, mostrar como o trabalho se conecta e quando ocorre. Recomendamos que você procure por estes recursos:

  • Responsáveis pelas tarefas. É possível atribuir facilmente um proprietário a cada tarefa? Está claro quem é o responsável pelo trabalho? Isso é imprescindível se deseja promover mais responsabilidade em toda a sua equipe e se assegurar de que todos cumpram os prazos.
  • Dependências das tarefas. Mostrar as dependências entre as tarefas permite que os membros da equipe vejam qual trabalho deve ser concluído primeiro (e onde encontrá-lo) antes mesmo de começarem.
  • Datas de início e datas de conclusão. Já sabemos da necessidade de atribuir datas de conclusão claras, mas nem todas as tarefas são iguais: algumas levam mais tempo do que outras. Por isso, às vezes é importante indicar também as datas de início, para que a sua equipe tenha mais clareza sobre quando os trabalhos ocorrem e qual será a sua duração. As datas de início ajudam ainda a que todos priorizem o seu trabalho com mais facilidade.

Com um bom sistema para organizar as informações essenciais – que trabalhos devem ser concluídos e quando ocorrerão, quem são os responsáveis, e quais são os prazos – todos terão mais sucesso em manter o trabalho em dia e cumprir os prazos. Com isso, você pode começar a melhorar o trabalho da sua equipe em outras áreas.

Colaboração: centralizar as informações e a comunicação da equipe

Recursos de colaboração de softwares de gerenciamento de projetos

Atualmente, as equipes estão sob enorme pressão para fazer mais com menos, progredir mais rápido do que nunca e melhorar a qualidade do seu trabalho. A colaboração eficiente se faz urgente, mas trabalhar em conjunto é, ainda, muito complicado. Por quê?

Um dos motivos é que, muitas vezes, as equipes não compartilham um espaço de trabalho, ou seja, um lugar onde possam planejar, gerenciar e comunicar suas metas, projetos, tarefas, arquivos, entre outros. Em vez disso, o trabalho fica espalhado em inúmeras ferramentas, o que prejudica de diversas maneiras fazer uma colaboração eficiente.

É fundamental centralizar a comunicação da equipe

O uso de e-mails e outros aplicativos para compartilhar o trabalho leva a tópicos intermináveis que apenas fazem sentido aos destinatários – isso se estes conseguirem encontrar o que precisam. Os membros da equipe perdem tempo procurando por comunicações, feedback e outras informações necessárias para a compreensão do próprio trabalho e, às vezes, acabam descobrindo que elas estão inacessíveis na caixa de entrada de outra pessoa.

Quer seja para dar feedback, compartilhar atualizações de status, ou fazer perguntas, sua ferramenta de gerenciamento de projetos deve reunir todas as suas comunicações em um único lugar e vinculá-las diretamente aos projetos e tarefas com os quais estão associadas. Estes são alguns dos recursos essenciais:

  • É possível comunicar no contexto do próprio trabalho? É fundamental que você possa comentar nas tarefas, @mencionar outros membros da equipe e fazer a integração com outros aplicativos de comunicação que gosta de usar. Com esses recursos, você poderá agilizar o trabalho e manter a comunicação da equipe em um único lugar, para que todos tenham o contexto necessário sempre que for preciso.
  • É possível colaborar de forma assíncrona? Como muitas empresas oferecem contratos de trabalho mais flexíveis, é essencial que os membros da equipe e os demais participantes fiquem em dia com o trabalho, independentemente de onde estiverem. Use uma ferramenta hospedada na nuvem que inclua recursos que permitam acompanhar e receber notificações sobre os projetos e as tarefas mais importantes.
  • É possível trabalhar em qualquer lugar? A ferramenta que escolher deve ter também um aplicativo móvel, que lhe permitirá acompanhar o trabalho usando o seu telefone ou tablet.
Sua equipe precisa de um espaço de trabalho

Quando os planejamentos, tarefas, arquivos e comunicações não são centralizados, acabam surgindo isolamentos. Como as equipes não dispõem de uma fonte única de informação, não é possível procurar conteúdos, conectar o trabalho entre as equipes e os projetos ou colaborar de forma assíncrona. Os membros da equipe ficam isolados e, consequentemente, perdem tempo repetindo o trabalho dos colegas.

Um software de gerenciamento de projetos reúne todos os projetos e tarefas da sua equipe em um único lugar, o que lhe permite planejar, gerenciar e comunicar o seu trabalho com facilidade. Ao avaliar as opções, considere as perguntas e os recursos a seguir:

  • Você pode enviar arquivos digitais para as tarefas e projetos relacionados? A sua equipe precisa conseguir gerenciar os ativos digitais com facilidade, para que ninguém perca tempo procurando ou duplicando arquivos. Isso é fundamental para que haja uma colaboração melhor, portanto, as soluções que você considerar devem permitir o envio de arquivos a partir do seu computador, além de oferecer espaço de armazenamento ilimitado.
  • É possível integrar as ferramentas que você já usa? Sua equipe também deve conseguir se conectar facilmente com as demais ferramentas usadas diariamente, como Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive. Essas integrações são essenciais para gerenciar arquivos compartilhados e ajudar a sua equipe a trabalhar de maneira mais produtiva.
  • Você consegue compartilhar, conectar e buscar o trabalho de forma fácil? Para aumentar a transparência, sua equipe deve poder visualizar os projetos e tarefas publicamente disponíveis para encontrar o que precisa sem dificuldade. Isso elimina o isolamento dos dados e das informações, além de permitir que as equipes se alinhem melhor em relação às metas e de contribuir para que os membros das equipes não repitam o trabalho de seus colegas.

Personalização e flexibilidade: ajustar uma ferramenta às necessidades da sua equipe

Recursos de personalização e flexibilidade de softwares de gerenciamento de projetos

Muitas empresas contratam gerentes de projeto profissionais e até mesmo equipes inteiras de gerenciamento de projetos para supervisionar os trabalhos. Com frequência, eles usam softwares desenvolvidos especialmente para suas próprias necessidades, não as da empresa.

Em organizações menores, todos acabam eventualmente ajudando a gerenciar os projetos, mesmo não tendo treinamento especializado. De fato, muitos membros de equipe se tornam “gerentes de projetos por acidente” e enfrentam desafios comuns:

  • As equipes trabalham em diferentes tipos de projetos e acreditam que são necessárias ferramentas distintas para gerenciá-los.
  • Os planejamentos de projeto mudam. No entanto, revisá-los gera confusão e conflitos, além de atrapalhar o trabalho.
  • As equipes lidam repetidamente com os mesmos tipos de projetos (o lançamento de um produto ou a integração de novos funcionários, por exemplo), mas não padronizaram seus processos para iniciar o trabalho de forma mais rápida. Por esse motivo, perdem muito tempo refazendo as mesmas tarefas de rotina.
  • Os membros da equipe têm estilos de trabalho diferentes e querem ferramentas que atendam às suas preferências individuais.
Você precisa de uma ferramenta que possa ajustar às necessidades da sua equipe

Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos ajuda a sua equipe a focar no trabalho de grande valor que promove o crescimento da sua empresa. Além disso, deve oferecer flexibilidade para gerenciar todos os projetos das equipes, se adaptar a mudanças de forma rápida e fácil e economizar tempo nos trabalhos de rotina. Estes são os recursos mais importantes:

Visualizações diferentes

A maneira como você e a sua equipe querem visualizar o trabalho é um fator importante a considerar. Algumas ferramentas oferecem uma variedade de opções, enquanto outras não. Por exemplo, uma equipe focada em projetos com prazos talvez prefira visualizar um cronograma ou calendário com todos os trabalhos, de forma a compreender as etapas envolvidas, quais tarefas são dependentes de outras, e quando o trabalho ocorrerá.

Captura de tela do cronograma de uma campanha de marketing na Asana

No entanto, um quadro Kanban, uma lista ou outro tipo de visualização talvez seja uma opção melhor para projetos que monitoram trabalhos permanentes ou de longo prazo.

Captura de tela dos quadros de objetivos de uma empresa na Asana

Obviamente, ter mais de uma opção para visualizar o trabalho significa que a sua equipe pode escolher aquela que melhor se adequa a cada projeto e às preferências individuais.

GIF da visualização de lista para a de calendário?

Campos personalizados

Os campos personalizados permitem acompanhar todos os tipos de informação da maneira que melhor se adequa à sua equipe e aos projetos individuais. Por exemplo, você pode usar um campo para indicar a prioridade (alta, média ou baixa) de cada tarefa de um projeto ou designar o estágio (em andamento, aguardando aprovação etc.) em que o trabalho se encontra. Os campos personalizados dão à sua equipe inúmeras opções para melhor gerenciar e reportar sobre o trabalho.

Captura de tela dos campos personalizados na Asana

Modelos personalizáveis

Muitas ferramentas oferecem uma biblioteca de modelos de projetos para ajudar a dar os primeiros passos. No entanto, é essencial que você possa personalizá-los de acordo com suas necessidades específicas e também salvar seus próprios modelos. Isso permite padronizar e refinar os processos das tarefas e projetos com que a sua equipe costuma lidar.

Modelos de projeto na Asana

Adoção: garantir que toda a equipe use a sua ferramenta de gerenciamento de projetos

Recursos de adoção de softwares de gerenciamento de projetos

Em um mundo perfeito, sua equipe adotará rápida e facilmente a ferramenta de gerenciamento de projetos que você eleger. Infelizmente, implementar um novo software costuma ser uma iniciativa complexa e desafiante. Dedique algum tempo para compreender o que o processo de adoção da ferramenta representa para você e para a sua equipe.

Avaliar sem custo

É possível testar o produto com a sua equipe durante algumas semanas para que todos possam experimentar as funcionalidades? Durante a avaliação, analise tudo cuidadosamente e considere até gerenciar um projeto importante do início ao fim. Quando a avaliação terminar, você avaliará se tem o conhecimento necessário para usar o produto de forma satisfatória a longo prazo.

Suporte e ferramentas educativas

Avalie o tempo necessário para aprender a usar a ferramenta, com isso será possível determinar quanto demorará para fazer a integração de todos. A empresa oferece tutoriais, demonstrações, cursos e guias que a equipe pode usar sob demanda? É possível obter suporte de uma equipe de Sucesso do cliente? Use alguns desses recursos durante a sua avaliação para se certificar de que, de fato, ajudam no aprendizado do produto.

Facilidade de implementação

Quanto tempo leva para configurar a ferramenta? E os projetos? É possível importar o trabalho a partir de planilhas e documentos, ou usar um modelo para começar de imediato? Embora esses recursos não garantam a adoção por parte da sua equipe, eles podem facilitar muito para que você comece a testar e a usar as ferramentas em pouco tempo.

Experiência intuitiva

A interface é simples e intuitiva? Todos os membros da sua equipe (não apenas os gerentes de projetos com treinamento especializado) podem usá-la? O design contempla as necessidades dos usuários e facilita a ação? Anote as ações que você realiza com mais frequência e verifique se são fáceis de encontrar, entender e utilizar.

Modelos

O software inclui modelos para fluxos de trabalho e processos comuns que permitem à sua equipe configurar novos projetos e realizar tarefas de rotina de forma rápida? Esses modelos podem ser personalizados de acordo com as necessidades específicas da sua equipe? Use um ou dois modelos para determinar se ajudarão a sua equipe a ser mais produtiva e a dedicar mais tempo aos trabalhos de grande valor.

Dimensionamento e preços: encontrar uma ferramenta que acompanhe o crescimento da sua equipe

Recursos de dimensionamento de softwares de gerenciamento de projetos

Chegou a hora de falar sobre o assunto que quase ninguém gosta: dinheiro. Como a maioria das equipes, a sua provavelmente tem um orçamento restrito, então é fundamental entender bem os custos. É fundamental que a ferramenta escolhida consiga acompanhar o crescimento da equipe. Você certamente não quer uma solução que, em um ou dois anos, deixará de servir porque a sua equipe dobrou de tamanho ou o preço aumentou demais.

Preços flexíveis

Uma equipe pequena, que recém começou a usar um software de gerenciamento de projetos, tem necessidades muito diferentes se comparada a uma equipe maior com usuários experientes. Um grande número de fornecedores oferece planos baseados nos mesmos fatores, como o tamanho da equipe ou os recursos disponíveis, portanto você pode escolher o plano que apresente o melhor custo-benefício. Certifique-se também de que será fácil fazer um upgrade quando chegar o momento.

Planos com preços previsíveis

Você sabe como é determinado o preço do plano que escolheu? É conforme o número de usuários, uma taxa fixa, mensal, ou algo diferente? Isso ajudará a identificar as ferramentas que se tornariam proibitivas, em termos de custos, à medida que a sua equipe aumenta.

Relatórios: compartilhando o progresso e os resultados com os membros da equipe e os demais envolvidos

Recursos de relatórios de softwares de gerenciamento de projetos

Uma parte importante do gerenciamento de projetos é gerar relatórios sobre o seu progresso. É preciso saber como está o andamento dos projetos para poder ajustar os planejamentos e recursos de acordo com a necessidade. É do interesse da equipe executiva saber se o projeto será entregue dentro do prazo, afinal, também depende disso para alcançar metas específicas. E, uma vez que o seu projeto estiver concluído, você e os demais vão certamente querer ver os resultados.

Para gerar facilmente relatórios úteis que podem ser usados e compartilhados com seus colegas de equipe e com a equipe executiva, é essencial que a ferramenta escolhida inclua as informações do projeto que você considera importantes. Como já mencionamos, convém monitorar, para cada trabalho, detalhes como prazos e responsáveis. É aconselhável também monitorar informações como prioridade, etapas e canais, o que permite criar relatórios específicos com base nesses critérios.

Estes são alguns dos recursos que a sua ferramenta de gerenciamento de projetos deve oferecer:

  • Atualizações de status: seu projeto está em dia, em risco, ou bloqueado? Compartilhar atualizações de status com frequência garante que os colegas de equipe saibam qual é o andamento geral do projeto. Certifique-se de que a ferramenta escolhida ofereça um espaço dedicado em cada projeto para compartilhar atualizações de status, de forma que seja fácil encontrá-las e consultá-las.
  • Acompanhamento do progresso em tempo real: à medida que o trabalho é concluído, sua ferramenta de gerenciamento de projetos deve acompanhar esse progresso de forma automática. Assim, você saberá o quanto já foi finalizado, se há alguma tarefa bloqueando outra, e o que falta fazer em determinado período.
  • Relatórios compartilháveis: obtenha insights de projetos significativos ao criar e compartilhar com a equipe executiva e seus colegas de equipe relatórios baseados nos dados monitorados. Além dos relatórios tradicionais, é fundamental que a ferramenta escolhida lhe permita criar relatórios personalizados a partir dos dados que você considera importantes.

Segurança: proteger o trabalho da sua equipe

Recursos de segurança de softwares de gerenciamento de projetos

Como você está gerenciando os projetos da sua equipe nesta ferramenta, é preciso ter certeza de que o trabalho está seguro. Independentemente dos requisitos da sua empresa, você precisa considerar alguns recursos relacionados com a segurança, dados e administração ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Controles de administrador

A ferramenta escolhida deve dispor de controles de administrador para que você possa adicionar, gerenciar e remover funcionários e convidados sempre que necessário. Também é recomendável definir os requisitos das senhas, como diretrizes de segurança, autenticação em dois fatores, SSO ou SAML, para manter seus dados em segurança. Por último, assegure-se de que os recursos de gerenciamento de dados da ferramenta, como exportação e eliminação de dados, atendam às suas necessidades.

Permissões de privacidade

Alguns projetos incluem trabalhos confidenciais. É essencial que a sua ferramenta de gerenciamento de projetos lhe permita definir permissões de privacidade (como acesso público ou privado) para os projetos e detalhes específicos do trabalho. Dessa forma, serão vistos apenas pelas pessoas certas.

Variação dos níveis de acesso

Gerenciar seus projetos em uma ferramenta colaborativa aumenta a visibilidade do trabalho que está sendo realizado, mas também permite que ocorram edições acidentais caso o acesso não seja controlado com cautela.

Opte por uma ferramenta que lhe permita conceder diferentes níveis de acesso aos membros, como de edição ou somente para fazer comentários, de acordo com a sua função e participação no projeto. Por exemplo, muitos membros só precisam ver as informações do projeto e comentar nas tarefas, portanto não devem poder editá-las.

Segurança geral do produto

Para garantir a segurança dos dados referentes aos projetos e usuários, são necessários alguns recursos gerais de segurança. Certifique-se de que: a transmissão de dados seja criptografada; testes de segurança e verificações de rede sejam realizados com frequência; a ferramenta esteja em conformidade com as estruturas de privacidade comuns e tenha os certificados de segurança exigidos pela sua equipe de TI.

Qual ferramenta a sua equipe usará?

Sim, escolher a ferramenta de gerenciamento de projetos ideal para a sua equipe é uma grande decisão que não deve ser feita rápida ou irrefletidamente. Esperamos que este guia tenha lhe ajudado a entender melhor os desafios e a definir as necessidades da sua equipe. Agora você já sabe como selecionar a lista de ferramentas a experimentar com a sua equipe, como a Asana.

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