Afinal, o que são ferramentas colaborativas?

Precisa trabalhar com objetivos em comum com outras pessoas? As ferramentas colaborativas on-line tornam-se essenciais para isso. Algumas simplesmente proporcionam às equipes uma forma fácil de comunicar e compartilhar trabalhos, como os aplicativos de e-mail ou chat. Outras oferecem recursos mais robustos para ajudar a gerenciar os trabalhos e a trabalhar em conjunto de maneira mais produtiva.

Por que considerar as ferramentas de colaboração on-line?

Trabalhar em conjunto não é tarefa fácil, por inúmeros motivos. Você provavelmente tem colegas de equipe que trabalham em locais diferentes e em horários distintos. Além disso, o trabalho de todos está agora espalhado por diversos aplicativos. O resultado?

Falta de visibilidade

Os gerentes, líderes e colegas de equipe perdem frequentemente as atualizações mais recentes por não estarem facilmente visíveis.

Objetivos pouco claros

Todos perdemos tempo procurando informações, tentando saber em que trabalhar e fazendo até o mesmo trabalho mais de uma vez.

Planejamento insuficiente

Gerentes e líderes com frequência não sabem em que suas equipes estão trabalhando, e perdem tempo organizando reuniões para atualização de status.

Asana Product Screenshot

As ferramentas de colaboração fortalecem as equipes

Um bom software de colaboração ajuda a eliminar ilhas isoladas de colaboração e informação ao organizar todo o seu trabalho em um único lugar. Todos sabem quem está fazendo o quê. Os colegas de equipe podem facilmente discutir o trabalho e compartilhar ideias. Seus projetos são então entregues no momento certo.

Recursos das ferramentas de colaboração

Qual é a ferramenta certa para a minha equipe?

Ela depende, é claro, de suas necessidades específicas, mas uma boa ferramenta de colaboração deve oferecer a capacidade de:

Compartilhar arquivos

O compartilhamento de arquivos (Google Docs, PDFs, JPGs, etc.) é essencial para colaborar e criar uma fonte de conhecimento na qual as equipes podem procurar a informação de que necessitam. Você deve também poder comunicar no contexto dos arquivos compartilhados para manter todos os detalhes dos ativos em um único lugar.

Agendar projetos e tarefas

A capacidade de atribuir e reatribuir tarefas ajuda os indivíduos a compreender as prioridades, enquanto que os calendários e outros recursos de agendamento permitem às equipes colaborar em função dos planos e ficar a par do progresso e das alterações.

Coordenar o trabalho

Você precisa ver tarefas, dependências e etapas para determinar as datas de conclusão, ajustar os planos quando necessário, e ajudar a sua equipe a trabalhar de forma mais eficiente. As boas ferramentas de colaboração ficam a par do progresso e lhe alertam quando os prazos se aproximam, ou quando o trabalho começa a perder o ritmo.

Comunicar sem interrupções

Manter as discussões sobre projetos e listas de pendências em um só lugar ajuda as equipes a converter em ação as ideias e o feedback recebido. A solução que você escolher também deverá se integrar com os seus aplicativos de mensagens e e-mail para incorporar as diversas formas de comunicação que sua equipe já utiliza.

Planejar projetos

Os quadros e listas permitem desmembrar os planos em próximos passos, para que as equipes possam ver como seus trabalhos diários progridem em direção aos objetivos.

Coordenar trabalhos

Crie e atribua tarefas aos seus colegas de equipe e mapeie as dependências para se certificar de que os trabalhos são realizados no momento certo.

Comunicar com eficiência

A Asana facilita a tarefa de deixar todos na mesma página, e lhes proporciona o contexto necessário para converter ideias em realizações.

Alinhar aos objetivos comuns

Compartilhe com facilidade os marcos e objetivos para que esteja claro para todos quais são as prioridades e realizações de cada equipe.

Gerenciar as mudanças

Quando os planos e os prazos sofrem alterações, a Asana torna simples o processo de modificar rapidamente as tarefas e deixar todos imediatamente a par dos acontecimentos.

Melhorar a comunicação interdisciplinar

Compartilhe os projetos atuais e futuros com toda a empresa para que todos saibam com o que cada equipe está se ocupando.

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Os grandes projetos possuem muitos elementos móveis, pessoas envolvidas, e tarefas a serem desempenhadas. A Asana nos ajuda a planejar tudo, acompanhar o trabalho e ficar por dentro do progresso de cada um.

—Maggie Green, Gerente de Projeto, 1A Auto

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