3 formas de visualizar um planejamento de projeto: cronogramas, calendários e quadros Kanban

Gerenciamento visual de projetos
  • Neste artigo, você aprenderá:
    • Sobre três diferentes tipos de gerenciamento visual de projetos: quadros Kanban, cronogramas e calendários.
    • Para quais tipos de projeto cada visualização é mais útil, incluindo exemplos.
    • Dicas sobre como usá-los para criar o seu próprio planejamento visual de projetos.

Se você está planejando um evento, supervisionando uma produção criativa para uma campanha, ou coordenando correções de bugs, você precisa de uma forma de planejar e acompanhar cada tarefa que deve ser feita para concluir o seu projeto com sucesso — além de saber quem será o responsável por fazê-la e em que prazo.

A maioria das pessoas começa fazendo listas e planilhas para gerenciar os projetos. Mas e se você estiver liderando um projeto complexo, cheio de detalhes e informações a gerenciar? As listas se transformam em calhamaços e as planilhas, em inúmeras colunas de detalhes que tornam difícil saber qual é o andamento do projeto em determinado momento.

E é nessa questão que o gerenciamento visual de projetos pode ser útil. Ao ver instantaneamente detalhes essenciais do projeto, como o status de um entregável ou prazos importantes, você estará mais preparado para gerenciá-lo de forma eficiente.

Há três formas comuns de se visualizar um projeto:

  • Quadros Kanban
  • Cronogramas (ou diagramas de Gantt)
  • Calendários

Embora existam diversas formas de visualizar o seu projeto, algumas abordagens funcionam melhor do que outras, dependendo do tipo de projeto que está sendo planejado. Você deve optar por um quadro Kanban, um cronograma ou um calendário? Veja a seguir como cada um deles funciona e para quais tipos de projetos eles são mais apropriados.

Cronogramas e diagramas do projeto

Gerenciamento de projeto de cronograma

Você também pode visualizar um planejamento de projeto criando um cronograma ou um diagrama de Gantt para o agendamento do seu projeto. Os cronogramas de projeto são esboços visuais do seu planejamento de projeto. Eles organizam os detalhes do projeto em um diagrama de barras para mostrar quando cada tarefa ou entregável precisa ser concluído, qual é a duração e em qual ordem.

Tipos de trabalho para os quais são mais adequados

Os cronogramas são úteis para projetos em que você não precisa saber apenas quais são os prazos, mas também quando deve iniciá-los e qual será a duração. Ao vincular tudo em um cronograma visual, você consegue distribuir melhor os recursos, alocar os membros da equipe em passos diferentes, e visualizar as dependências.

Ao usar um cronograma, você pode criar um planejamento de projeto que mostra como todas as partes do seu projeto se encaixam e também fazer alterações conforme necessário para evitar que surjam problemas.

Exemplo de um cronograma de projeto

Exemplo de um cronograma de projeto

Vamos supor que você esteja planejando o lançamento de um produto. Como serão necessários membros de equipes interdisciplinares — produto, engenharia, marketing, vendas, atendimento ao cliente — para realizar um lançamento de sucesso, é bem provável que o projeto apresente elevado grau de complexidade.

Um cronograma pode ajudar a prever melhor os tempos e a coordenar os recursos para atingir os marcos com menos contratempos. Um cronograma de lançamento pode listar todos os passos ou entregáveis necessários, exibir as datas de início e de conclusão de cada um deles, bem como quaisquer dependências entre as partes do trabalho. Assim, todos os membros da sua equipe de projeto têm uma visão clara dos seus planos para o lançamento desde o início.

Dica: compartilhe e gerencie o seu cronograma com os colegas de equipe

Depois de montar um cronograma para o seu planejamento de projeto, não se esqueça de incluir os colegas de equipe e os participantes e de atualizar os detalhes conforme o andamento do projeto.

Na Asana, você pode ir além do planejamento do seu projeto em um cronograma. Também é possível compartilhar facilmente o seu cronograma com participantes e colegas de equipe para conseguir a aprovação do seu planejamento e ajustar os agendamentos conforme ocorrem mudanças.

Quadros Kanban

Planejamento de projeto de quadros Kanban

Os quadros Kanban consistem em um sistema visual de organização de projeto, no qual cada tarefa ou parte do trabalho é representada por um cartão. Esses cartões são ordenados em uma das diversas colunas que indicam os estágios do projeto ou processo. Conforme cada tarefa ou entregável avança, você move o cartão que representa a tarefa de uma coluna para outra, e assim fica fácil saber em que ponto do processo a tarefa se encontra.

Tipos de trabalho para os quais são mais adequados

O gerenciamento de projetos no estilo Kanban costuma funcionar melhor em projetos com estágios distintos pelos quais cada tarefa passa antes de ser concluída.

Exemplo de um projeto de quadros

Um exemplo de projeto que pode ser gerenciado com o auxílio de quadros é o fluxo de trabalho de monitoramento de bugs. Seus quadros Kanban de identificação e correção de bugs podem incluir colunas para os estágios a seguir:

  • Novos bugs (ou seja, o backlog)
  • Pronto para processar
  • Em andamento
  • Controle de qualidade
  • Concluído

Você então cria um novo cartão para cada bug relatado e o avança pelas colunas conforme o trabalho progride.

Dica: crie e compartilhe o seu quadro on-line

Ferramenta on-line de quadros Kanban

Os quadros Kanban pode ser vistos com frequência em quadros físicos com notas adesivas. Mas você sabia que é possível criá-los on-line com uma ferramenta como a Asana?

Ao criar seus quadros Kanban na Asana (em vez de criá-los fisicamente), você pode usar mais recursos, como a adição de campos personalizados, descrições, arquivos e seguidores em cada cartão, para coletar facilmente informações adicionais do projeto e ajudar todos os membros da sua equipe a trabalharem juntos com sucesso.

Calendários de projeto

Planejamento visual de projetos em um calendário

Os cronogramas e os quadros Kanban funcionam bem para muitos tipos de projetos, mas por vezes o que você realmente precisa é de um calendário. Ele pode ser simples e objetivo, mas também pode ser refinado para planejar determinados projetos.

Tipos de trabalho para os quais são mais adequados

Um calendário é uma ótima opção para você gerenciar muitas tarefas com datas de conclusão diferentes. Saber quando é preciso concluir um marco ou entregar um ativo em determinada semana, mês ou ano ajuda você a planejar com antecedência e a executar com sucesso dentro do prazo.

Exemplo de um projeto de calendário

Calendário de projeto de evento

Por exemplo, se você está planejando um evento a ser realizado numa data específica, um calendário permite trabalhar retroativamente desde a data do evento para definir prazos para todos os marcos necessários. Assim, você pode ter uma visão completa do seu planejamento no calendário, saber exatamente o que precisa ser feito, e quando.

Dica: primeiro liste as tarefas, e depois agende-as

Ao gerenciar o calendário do seu projeto usando a Asana, você pode criar uma lista de tarefas em um projeto, definir datas de conclusão, e então alterar para o modo de Visualização de calendário para ver automaticamente suas tarefas no calendário. Se necessário, você também pode arrastar as tarefas no calendário para mudar rapidamente as datas de conclusão.

Qual é a visualização mais adequada para o seu projeto?

Usar um quadro, cronograma ou calendário é uma forma excelente de visualizar todos os passos no seu projeto. Assim, você consegue ver o panorama geral sem perder nenhum detalhe. É possível configurar um projeto para usar qualquer uma dessas visualizações na Asana. Independentemente da visualização que escolher, é muito fácil compartilhar o seu planejamento com os colegas de equipe e executar o seu projeto num único lugar.

Quer criar um planejamento visual de projeto com a Asana? Comece já uma avaliação gratuita.