Campos personalizados

Os campos personalizados são o primeiro passo para monitorar todos os tipos de trabalho com Asana. Você pode fornecer ainda mais informações em cada tarefa e monitorá-la de forma que se adapte às necessidades da sua equipe.

Gerencie os campos personalizados

Para acessar e gerenciar os campos personalizados do projeto:

  1. Clique na seta de ações do projeto no cabeçalho
  2. No menu suspenso, selecione Gerenciar campos personalizados

Na caixa de diálogo Gerenciar campos personalizados, você pode:

  1. Visualizar o nome de cada campo
  2. Identificar o tipo de cada campo
  3. Ver a descrição de cada campo
  4. Editar ou remover qualquer campo
  5. Adicionar um campo novo ao projeto

gerenciar campos personalizados

Para gerenciar os campos personalizados de um projeto a partir do painel de tarefas:

  1. Clique na engrenagem de configurações de visualização no painel da tarefa
  2. No menu suspenso, selecione Gerenciar campos personalizados

Reorganize os campos personalizados em um projeto

gerenciar campos personalizados

Arraste e solte os campos personalizados para reordená-los em seu projeto.

Adicione campos a um projeto

Adicione campos personalizados para monitorar e organizar as tarefas de um modo melhor em seu projeto.

Crie um novo campo

Para criar um campo personalizado e adicioná-lo ao seu projeto a partir da caixa de diálogo Gerenciar campos personalizados:

  1. Clique no campo de texto e comece a digitar o nome do campo
  2. Selecione Criar novo campo nos resultados de digitação antecipada

Na janela seguinte, você pode:

  1. Editar o nome do campo
  2. Selecionar o tipo de campo
  3. Inserir uma breve descrição do campo (opcional)

Depois que um campo personalizado foi criado, não se pode alterar o tipo.

Tipos e limitações dos campos

Há três tipos de campo disponíveis, e dois deles possuem opções adicionais associadas.

Campo Opção adicional
Suspenso Itens suspensos
Número Casas decimais
Texto
  • Atualmente só é possível ter 20 campos em um único projeto.
  • Você pode adicionar até 60 campos por tarefa (isto pode ser feito acrescentando a mesma tarefa a diversos projetos).
  • Um campo personalizado suspenso pode ter no máximo 50 opções.
  • Você só pode ter 5 campos personalizados visíveis na sua lista de tarefas ao mesmo momento.

Use um campo já existente

Os campos personalizados são globais em toda a sua organização. Assim você pode usar o mesmo campo personalizado em vários projetos.

Para adicionar um campo personalizado já existente ao seu projeto a partir da caixa de diálogo Gerenciar campos personalizados:

  1. Clique no campo de texto e comece a digitar o nome do campo
  2. Selecione o campo que deseja adicionar ao seu projeto nos resultados de digitação antecipada

Visualize os campos em um projeto

visualize os campos personalizados

Os campos personalizados aparecem em dois lugarers:

  1. Como colunas no painel principal da lista de tarefas
  2. Como campos nos detalhes da tarefa no painel à direita

Se uma tarefa pertencer a vários projetos que contenham campos personalizados diferentes, todos os campos vão aparecer nos detalhes dessa tarefa no painel à direita.

Oculte coluna na Lista de tarefas

Por padrão, todos os campos personalizados aparecerão no painel à direita e no painel principal da lista de tarefas, mas você pode ocultar a coluna do campo personalizado do painel principal da lista de tarefas através da caixa de diálogo Gerenciar campos personalizados.

Você pode exibir até 5 campos personalizados na lista de tarefas, mas até 60 em uma tarefa individual. Para alterar os campos que são exibidos, vá para a seção Gerenciar campos personalizados dentro do menu de ações do projeto. Clique no ícone de engrenagem ao lado de cada campo e mude as configurações de exibição.

Para ocultar uma coluna na lista de tarefa a partir da caixa de diálogo Gerenciar campos personalizados:

  1. Passe o mouse sobre o nome do campo e clique no ícone da engrenagem
  2. Selecione Ocultar coluna na lista de tarefas no menu suspenso

Na caixa de diálogo Gerenciar campos personalizados, se um campo estiver oculto na lista de tarefas, aparecerá ao lado dele um ícone que representa um olho cruzado.

Se você ocultar o campo, ele não aparecerá mais no painel principal, mas ainda poderá ser visto no painel direito.

Edite os campos

editar campos personalizados em lista

Para editar um campo da lista de tarefas do projeto:

  1. Clique no campo personalizado na lista de tarefas de um projeto para ver o nome do campo e, em seguida, escolha o campo que deseja atualizar
  2. Clique no campo para escolher ou digitar um novo valor

Para editar um campo a partir da caixa de diálogo Gerenciar campos personalizados:

  1. Passe o mouse sobre o nome do campo e clique no ícone da engrenagem
  2. Selecione Editar campo no menu suspenso

Como os campos personalizados são globais em toda a sua organização, as edições aparecerão em todos os projetos que usarem o mesmo campo personalizado.

Edite os campos suspensos

Ao editar um campo suspenso, você pode:

  1. Editar a cor da opção do campo
  2. Excluir uma opção do campo
  3. Adicionar uma nova opção ao campo
  4. Excluir o campo inteiramente

Reordene as opções suspensas

Arraste e solte as opções suspensas para reorganizá-las em seu campo personalizado.

Se você remover um item suspenso das opções de seu campo personalizado, as tarefas que usam esse item vão mantê-lo. O campo poderá, em seguida, ser alterado para outro valor, mas você não poderá alterá-lo de volta para um item excluído.

Edite os campos numéricos

Ao editar um campo numérico, você pode:

  1. Modificar quantas casas decimais são exibidas
  2. Excluir o campo completamente

Ao reduzir as casas decimais do seu campo, todos os valores atuais são mantidos, mas os números são arredondados para cima ou para baixo. Se voltar a aumentar as casas decimais do mesmo campo, o valor original aparece novamente.

Remova os campos de um projeto

Remova seu campo de um projeto se ele não for mais necessário ou aplicável.

Para remover um campo a partir da caixa de diálogo Gerenciar campos personalizados:

  1. Passe o mouse sobre o nome do campo e clique no ícone da engrenagem
  2. Selecione Remover campo do projeto no menu suspenso

Quando você remove um campo, ele é removido apenas do projeto atual, ou seja, ele não é excluído completamente. Os outros projetos de sua organização que utilizam o mesmo campo vão mantê-lo e, além disso, ele ainda poderá ser adicionado a outros projetos da organização.

Valores retidos

A remoção de um campo do seu projeto não exclui os valores desse campo das tarefas do seu projeto.

Se o seu campo estiver preenchido, o campo personalizado e valor correspondente ainda aparecerão nos detalhes da tarefa no [painel direito]/guide/help/fundamentals/navigating-asana#gl-right-pane)

Se o seu campo estiver vazio, o campo personalizado também desaparecerá dos detalhes da tarefa no painel direito.

Ordene por campos personalizados

Use as opções de configuração de visualização para ordenar seu projeto de acordo com os seus campos personalizados.

Depois de selecionar a engrenagem das configurações de visualização:

Clique no menu suspenso Ordenar e, em seguida, selecione o campo personalizado com o qual você deseja ordenar seu projeto.

Ao ajustar o valor de campo personalizado de uma tarefa, o projeto será reordenado automaticamente.

Campo personalizado e Visualizações de busca

Use as Visualizações de busca para pesquisar as tarefas que usam o mesmo campo personalizado em vários projetos.

Comece clicando na barra de busca para acessar as opções de Busca avançada. Em seguida, clique em Adicionar filtro e selecione Campo personalizado…

Permissões

Quem pode modificar os campos personalizados de um projeto

Qualquer pessoa com acesso a um projeto pode adicionar, editar ou remover seus campos personalizados.

Em projetos privados: o proprietário e os membros do projeto podem visualizar e modificar os campos do projeto.

Projetos públicos em equipes que se pode solicitar para participar ou em equipes ocultas: o proprietário do projeto, os membros do projeto e os membros das equipes do projeto podem visualizar e modificar os campos do projeto.

Projetos públicos em uma equipe pública: o proprietário do projeto, os membros do projeto, os membros da equipe do projeto e todos os membros da organização podem visualizar e modificar os campos do projeto.

Os Convidados da organização (aqueles que não têm endereço de e-mail da empresa) não podem modificar os campos personalizados do projeto.

Quem pode modificar os valores dos campos personalizados de uma tarefa

Qualquer pessoa com acesso a uma tarefa pode modificar os valores de seus campos personalizados. Saiba mais sobre as permissões de tarefas aqui.  

Use campos personalizados

Os campos personalizados ajudam você a monitorar o trabalho de acordo com as necessidades da sua equipe. O nome e o valor desses campos dependem de você, portanto as possibilidades são quase infinitas. Veja aqui alguns exemplos que mostram os tipos de campo em diferentes fluxos de trabalho:

Prioridade

Você pode usar campos personalizados para indicar o nível de prioridade de uma tarefa. Por exemplo, uma equipe de engenharia que usa Asana para [monitoramento de bugs], pode criar um campo suspenso para definir o nível de prioridade (baixo, médio e alto) do bug.

Uma vez implementado, você pode ordenar de acordo com as opções suspensas de seu campo personalizado para agrupar campos similares na Visualização em lista. Clique em Visualizar na parte superior da lista de tarefas. Em seguida, filtre e personalize a visualização. Clique em Ordenar e selecione seu campo personalizado.

Use cores para distinguir entre as opções de campo suspenso. O vermelho pode significar “alta prioridade”, por exemplo.

Etapas ou fases

Se um trabalho fluir em estágios ou fases, você pode criar um campo suspenso para marcar em qual etapa o trabalho está. E você poderá alterar essa etapa conforme o trabalho for sendo executado. Por exemplo, uma equipe de marketing pode acompanhar o estágio de cada peça de conteúdo para ter uma ideia melhor do seu calendário editorial.

Se você quiser isolar apenas as tarefas marcadas com um determinado campo em diferentes projetos, poderá fazer uma busca avançada pelo nome desse campo. Por exemplo, o gerente de marketing de conteúdo poderia fazer uma busca avançada das tarefas marcadas como “rascunho” para descobrir quantas peças de conteúdo novas estão sendo trabalhadas em toda a equipe.

Custo

Os campos personalizados também podem ser usados para monitorar as solicitações de trabalho e estimar o tempo de execução. Por exemplo, uma equipe de design pode ter uma tarefa de modelo para as solicitações de design que recebem dos outros. Eles poderiam incluir um campo numérico personalizado para que o solicitante insira o tempo que eles estimam para execução do pedido. Dessa forma, os designers podem planejar suas horas de trabalho adequadamente, priorizar e saber o quanto precisam trabalhar, antes de decidir aceitar uma nova solicitação.

some números

Selecione várias tarefas com campos numéricos para obter a soma:

  1. Selecione várias tarefas que contenham campos numéricos cuja soma você quer obter
  2. O total da soma aparecerá no painel da tarefa

Monitoramento de informações

Se você usa a Asana para monitorar candidatos ou monitorar contas, você pode usar um campo de texto para inserir informações específicas, como um endereço de e-mail, número de telefone, empresa ou endereço.

Uso de tags e de campos personalizados

As tags e os campos personalizados permitem que você categorize, filtre e identifique informações na Asana. Em geral, os campos personalizados são melhores para o uso padronizado na organização, enquanto as tags são mais informais. Nós recomendamos o uso de campos personalizados, pois eles são mais estáveis e visíveis do que as tags. Porém, dependendo do seu fluxo de trabalho, você pode perceber que sua equipe os usa de maneiras diferentes. Veja aqui alguns cenários para ajudá-lo a decidir:

Use os campos personalizados:

  • Se quiser adicionar certas informações a todas as tarefas de um projeto
  • Quando houver informações padrão que você precisa acompanhar em tarefas que estão em diversos projetos (por exemplo, níveis de prioridade, valor por horas de trabalho, etapas do trabalho)
  • Se quiser assegurar que seus colegas de equipe forneçam certas informações para cada tarefa de um projeto
  • Precisa ordenar ou pesquisar de acordo com certas informações

Use tags se:

  • Precisar de tags em situações específicas, tiver opções ilimitadas ou não tiver certeza do que precisa ser marcado com tags no momento da criação
  • Precisar ver a tag na aba Minhas tarefas
  • Só precisar marcar algumas tarefas em um projeto
  • Quiser marcar tarefas como modelos

Usar campos personalizados nas subtarefas

É importante observar que as subtarefas não herdam automaticamente os projetos, tags ou responsáveis das tarefas principais, embora possa aparecer o nome do projeto onde está inserida a tarefa principal na parte superior do painel de detalhes da subtarefa.

Para adicionar ou editar campos personalizados nas subtarefas, você precisa adicionar primeiro a subtarefa ao projeto, clicando nos detalhes da subtarefa (o balão de conversa à direita do nome da subtarefa) e pressionando Tab+P para abrir o campo de projetos, ou abrindo o menu suspenso acima à direita e selecionando “Adicionar ao projeto”.

Monitoramento de URLs usando campos personalizados

Você pode monitorar links nos campos personalizados ao usar um campo de texto. Se você inserir um link no campo de texto, poderá abrir diretamente o link a partir do painel da tarefa. Ao clicar em um link em um campo personalizado, a página abrirá em uma nova janela do navegador.

Inserindo links nos campos

Para monitorar um link utilizando um campo de texto:

  1. Insira o link no campo de texto
  2. Clique no ícone Visitar o link diretamente no painel principal ou no painel direito da tarefa

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.