Campos personalizados

Os campos personalizados permitem acrescentar mais dados às tarefas dos seus projetos Asana. Você pode criar campos para o estágio, a prioridade, o custo ou qualquer outra coisa importante para o seu fluxo de trabalho, equipe e empresa. Isto permite que os indivíduos tenham clareza sobre o trabalho que ocorre na sua organização.

Podem ser criados dois tipos de campos personalizados na Asana: específicos para um único projeto ou portfólio, e gerais, disponíveis para toda a organização.

Criar um campo utilizável por toda a organização

campo global

Para criar um campo utilizável por toda a organização:

  1. Clique no botão Adicionar campo se for necessário adicionar novos campos ao seu projeto

global

Na janela Adicionar campo personalizado, é possível:

  1. Adicionar o título do campo
  2. Selecionar o tipo de campo
  3. Adicionar uma descrição
  4. Adicionar o campo à biblioteca da sua organização para torná-lo disponível para toda a organização.

Criar um campo para um projeto ou portfólio específico

local

Para criar um campo para um projeto ou portfólio específico:

  1. Clique no botão + no canto superior direito da tela se for necessário adicionar novos campos ao seu projeto

campo local

Na janela Adicionar campo personalizado, é possível:

  1. Adicionar o título do campo
  2. Selecionar o tipo de campo
  3. Adicionar uma descrição
  4. Lembre-se de não adicionar o campo à biblioteca de campos da sua organização se quiser torná-lo restrito ao projeto específico.

Adicionando campos personalizados a partir da barra de ferramentas

Adicione campos personalizados diretamente a partir da barra de ferramentas.

campo personalizado

Tipos e limitações dos campos

Há três tipos de campo disponíveis. Dois deles possuem opções adicionais:

Campo Opção adicional
Suspenso Itens suspensos
Número Casas decimais
Texto
  • Atualmente só é possível ter 20 campos em um único projeto.
  • Você pode adicionar até 60 campos por tarefa (isto pode ser feito acrescentando a mesma tarefa a diversos projetos).
  • Um campo personalizado suspenso pode ter no máximo 50 opções.
  • Você só pode ter 5 campos personalizados visíveis na sua lista de tarefas ao mesmo tempo.

Você pode ter até 20 cabeçalhos de campos visíveis para projetos no formato de lista e 5 no formato de quadro.

Escolher um campo existente da sua biblioteca

Você pode tornar os campos personalizados de uso global por toda a organização. Com isso, podem ser usados em vários projetos. Você também tem a opção de tornar os campos de uso local para um projeto ou portfólio específico.

Você pode escolher os campos globais na biblioteca de campos da sua organização.

Clique na opção Adicionar campo dentro do item Campos na barra de ferramentas.

A partir dali:

  1. Clique em Escolher da biblioteca
  2. Selecione o campo que deseja adicionar ao seu projeto nos resultados de autopreenchimento

Visualizar os campos em um projeto

Você pode visualizar os campos personalizados como colunas em um projeto.

Na visualização em lista de um projeto:

Os campos personalizados serão exibidos como colunas na lista de tarefas do painel principal.

Você também pode ver os campos personalizados dentro das tarefas:

Os campos personalizados serão exibidos nos detalhes da tarefa no painel direito.

Se uma tarefa pertencer a vários projetos que contenham campos personalizados diferentes, todos os campos vão aparecer nos detalhes dessa tarefa no painel direito.

Editar os campos

É possível editar um campo personalizado usando a barra de ferramentas ou o cabeçalho da coluna.

Clique no ícone do lápis próximo ao nome do campo para editar o campo.

Você também pode editar um campo personalizado usando o cabeçalho da coluna. Clique na seta do menu suspenso ao lado do campo personalizado e selecione Editar campo.

No caso dos campos personalizados globais da sua organização, as edições serão aplicadas de maneira global a todos os projetos que os utilizarem.

Como excluir permanentemente um campo:

Para excluir permanentemente um campo:

  1. Clique no ícone do lápis próximo ao nome do campo
  2. Clique em Excluir campo
  3. Digite o nome do campo
  4. Clique em Excluir

Editar campos suspensos

Ao editar os campos suspensos, você pode:

  1. Editar a cor da opção do campo
  2. Remover uma opção do campo
  3. Adicionar uma nova opção ao campo
  4. Excluir o campo por completo

Reordenar opções suspensas

Arraste e solte as opções suspensas para reordená-las no campo personalizado.

Se você remover um item suspenso das opções do campo, as tarefas que o usam continuarão exibindo-o. Esse campo poderá ser alterado para outro valor, mas depois não será possível revertê-lo para o item excluído.

Editar campos numéricos

Ao editar um campo numérico, você pode:

  1. Modificar quantas casas decimais são exibidas
  2. Excluir o campo completamente

Ao reduzir as casas decimais do seu campo, todos os valores atuais são mantidos, mas os números são arredondados para cima ou para baixo. Se voltar a aumentar as casas decimais do mesmo campo, o valor original aparece novamente.

Remover campos de um projeto

Remova o seu campo de um projeto quando não for mais necessário ou aplicável.

Clique no ícone do lápis ao lado do título do campo personalizado na barra de ferramentas.

Em seguida, clique em “Remover do projeto”.

Você também pode selecionar a opção Remover campo do projeto clicando na seta de menu suspenso ao lado do nome do campo personalizado no cabeçalho da coluna.

Remover um campo apenas o remove do projeto atual, ele não é excluído completamente. Os outros projetos da organização que o utilizam continuarão utilizando-o, e o campo pode ser adicionado a novos projetos.

Os valores se mantêm

A remoção de um campo do seu projeto não exclui os valores do campo nas tarefas do projeto.

Se o campo tiver sido preenchido, tanto o campo personalizado quanto o valor correspondente ainda aparecerão nos detalhes da tarefa no painel direito.

Se o campo estiver vazio, também desaparecerá dos detalhes da tarefa no painel direito.

Ocultar um campo personalizado

É possível ocultar um campo personalizado clicando na aba de Campos na barra ferramentas e pressionando o ícone de alternância.

ocultar

Ordenar por campos personalizados

A partir da barra de ferramentas do projeto

Ordene o seu projeto por campo personalizado na visualização de lista.

ordenar

Para ordenar o seu projeto por campo personalizado:

  1. Clique no ícone de ordenação na barra de ferramentas do seu projeto
  2. Selecione o campo personalizado

Se quiser salvar esta como a visualização padrão, clique na seta do menu suspenso próximo ao cabeçalho do projeto e selecione “Salvar como layout padrão”.

Ordenar usando a seta no cabeçalho da coluna

Também é possível ordenar por campo personalizado usando a seta no cabeçalho do projeto.

ordenar

Ao ajustar o valor do campo personalizado de uma tarefa, o projeto será reordenado automaticamente.

Visualizações de campos personalizados e de busca

Use as visualizações de busca para pesquisar as tarefas que usam o mesmo campo personalizado em vários projetos.

visualizações de busca

Em primeiro lugar, clique na barra de busca para acessar as opções de Busca avançada. Em seguida, clique em Adicionar filtro e selecione Campo personalizado.

Etiquetas de campos de moeda e porcentagem

Etiquetas para campos de moeda e porcentagem

Você pode criar um campo personalizado para a moeda ou porcentagem.

campo personalizado de moeda

A partir da visualização de lista do seu projeto:

  1. Clique no ícone Campos na barra de ferramentas
  2. Clique em Adicionar campo

como adicionar um campo personalizado numérico

Na janela Adicionar campo personalizado:

  1. Adicione o título do campo
  2. Adicione o tipo do campo
  3. Adicione as unidades, os decimais e confira a visualização
  4. Escolha o acesso de edição do seu campo
  5. Crie o campo

Calcular a média da soma

como adicionar um campo personalizado de média

Na coluna do campo personalizado:

  1. Clique em Total no final da coluna
  2. Nas opções suspensas para a coluna, clique em Média

Permissões

Quem pode modificar os campos personalizados de um projeto

Numa equipe ou organização Premium, qualquer pessoa com acesso ao projeto pode adicionar, editar ou remover os seus campos personalizados.

Em projetos privados: o proprietário e os membros do projeto podem visualizar e modificar os campos do projeto.

Projetos públicos de equipes em que se pode pedir para participar ou de equipes ocultas: o proprietário do projeto, os membros do projeto e os membros das equipes do projeto podem visualizar e modificar os campos do projeto.

Projetos públicos em uma equipe pública: o proprietário do projeto, os membros do projeto, os membros da equipe do projeto e todos os membros da organização podem visualizar e modificar os campos do projeto.

Os convidados de uma organização (quem não usa um endereço de e-mail da empresa) não podem criar, editar ou excluir campos personalizados, nem procurá-los por meio da Busca avançada. Os convidados só podem inserir ou editar os valores dos campos personalizados já existentes.

Bloquear os campos personalizados

Os clientes Business e Enterprise têm a opção de bloquear os campos personalizados ao criá-los ou editá-los.

Bloqueio de campo 1

Ao acessar as configurações de um campo personalizado você pode escolher torná-lo editável por todos os membros ou de acesso restrito a você.

O bloqueio de campos personalizados pode ser removido a qualquer momento pelo membro que o bloqueou ou por um administrador da Asana.

Usar campos personalizados

Os campos personalizados ajudam a monitorar o trabalho de acordo com as necessidades da equipe. O nome e o valor desses campos só dependem de você, portanto as possibilidades são quase infinitas. Veja aqui alguns exemplos que mostram os tipos de campo em diferentes fluxos de trabalho:

Prioridade

Os campos personalizados podem ser usados para indicar o nível de prioridade de uma tarefa. Por exemplo, uma equipe de engenharia que usa a Asana para monitoramento de bugs pode criar um campo suspenso para definir o nível de prioridade (baixa, média e alta) do bug.

Uma vez implementado, você pode filtrar as tarefas na visualização de lista para focar apenas nas que têm um determinado valor de campo. Clique em Filtrar na parte superior da lista de tarefas, depois em Filtragem personalizada. Isto permite, por exemplo, visualizar apenas as tarefas de alta prioridade.

Use cores para distinguir entre as opções de campo suspenso. O vermelho pode significar “alta prioridade”, por exemplo.

Aprovações

As Aprovações estão disponíveis para todos os clientes dos planos Business e Enterprise. Trata-se de um processo que acelera o ciclo do fluxo de trabalho. O responsável pela aprovação pode realizar uma destas três ações: Aprovar, Solicitar alterações ou Recusar.

criar uma aprovação

Como criar uma aprovação:

  1. Clique no ícone de três pontos no painel da tarefa
  2. Clique em Marcar como aprovação

Você também pode consultar Como concluir uma aprovação e Identificando uma aprovação.

Buscar

Para exibir apenas as tarefas marcadas com um determinado campo em múltiplos projetos, é possível fazer uma busca avançada pelo nome desse campo. Por exemplo, o gerente de marketing de conteúdo poderia fazer uma busca avançada das tarefas marcadas como “Em elaboração” para descobrir quantos itens de conteúdo novos estão em elaboração por toda a equipe.

Custo

Os campos personalizados também podem ser usados para monitorar as estimativas de duração e custo das solicitações de trabalho. Por exemplo, uma equipe de design pode ter um modelo de tarefa para as solicitações de design que recebe dos outros. Ela poderia incluir um campo numérico personalizado para que o solicitante insira o tempo que estima ser necessário para a execução do pedido. Dessa forma, os designers podem priorizar suas horas de trabalho adequadamente e determinar o trabalho que têm em mãos antes de aceitar uma nova solicitação.

soma de números

Selecione várias tarefas com campos numéricos para obter a soma:

  1. Selecione várias tarefas com os campos numéricos cuja soma deseja obter
  2. O total da soma aparecerá no painel da tarefa

Monitoramento de informações

Se você usa a Asana para acompanhar os candidatos ou monitorar contas, pode usar um campo de texto para inserir informações específicas, como um endereço de e-mail, número de telefone, empresa ou endereço.

Usar tags ou campos personalizados

As tags e os campos personalizados permitem que você categorize, filtre e identifique informações na Asana. Em geral, os campos personalizados são melhores para o uso padronizado na organização, enquanto as tags são mais informais. Recomendamos usar preferencialmente os campos personalizados, por serem são mais versáteis e visíveis do que as tags. A sua equipe pode usá-los de distintas maneiras, a depender do fluxo de trabalho, mas deixamos aqui alguns cenários ilustrativos:

Use campos personalizados:

  • Se quiser adicionar determinadas informações a todas as tarefas de um projeto
  • Quando houver informações padrão a monitorar em tarefas espalhadas por diversos projetos (como nível de prioridade, valor por horas de trabalho, etapa do trabalho etc.)
  • Se quiser se certificar de que os colegas de equipe forneçam informações específicas para cada tarefa de um projeto
  • Quando é necessário ordenar ou pesquisar de acordo com informações específicas

Use tags se:

  • Precisar de tags em situações específicas, tiver opções ilimitadas ou não tiver certeza do que precisa ser marcado com tags no momento da criação
  • Precisar ver a tag na aba Minhas tarefas
  • Só precisar marcar algumas tarefas de um projeto
  • Quiser destacar os modelos de tarefas

Usar campos personalizados em subtarefas

É importante observar que as subtarefas não herdam automaticamente os projetos, tags ou responsáveis das tarefas principais, embora possa aparecer o nome do projeto onde está inserida a tarefa principal na parte superior do painel de detalhes da subtarefa.

Para adicionar ou editar campos personalizados nas subtarefas, você precisa adicionar primeiro a subtarefa ao projeto clicando nos detalhes da subtarefa (o balão de conversa à direita do nome da subtarefa) e pressionando Tab+P para abrir o campo de projetos, ou abrindo o menu suspenso acima à direita e selecionando “Adicionar ao projeto”.

Monitoramento de links de URL usando campos personalizados

Você pode monitorar links nos campos personalizados usando campos de texto. Ao inserir um link num campo de texto, é possível acessá-lo a partir do painel da tarefa, o que abrirá uma nova janela do navegador.

Inserindo links nos campos

Para monitorar um link utilizando um campo de texto:

  1. Insira o link no campo de texto
  2. Clique no ícone Acessar o link diretamente no painel principal ou no painel direito da tarefa

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

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Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.