O que é um gráfico de marcos e que vantagens ele apresenta?

Um gráfico de marcos é uma forma de visualizar as etapas mais importantes do seu projeto. Cada marco que a equipe alcança a aproxima da conclusão do projeto. Dessa forma, os marcos proporcionam uma sensação de realização e mostram à equipe como o trabalho que ela está fazendo contribui para o objetivo geral do projeto. 

Os marcos não são importantes apenas para a equipe, mas também simplificam a sua função como gestor do projeto. Você pode compartilhar o seu gráfico de marcos com as partes interessadas do projeto para visualizar o progresso do projeto e garantir que todos estejam em sintonia. 

Então, como criar um gráfico de marcos? 

Vamos explorar algumas das diferentes maneiras de lidar com essa etapa no planejamento do seu projeto. Também daremos dicas sobre como marcar e celebrar os marcos para manter a equipe motivada.

O que é um gráfico de marcos?

Um gráfico de marcos é uma representação visual das tarefas mais importantes que a equipe precisa concluir ao longo de um projeto. 

Em essência, os marcos permitem que você veja o que a sua equipe tem que fazer ou já fez. Pense neles como degraus de uma escada: quanto mais alto você subir, mais perto estará de concluir o seu projeto.

Diferentes maneiras de criar gráficos de marcos

Há mais de uma maneira de criar um gráfico de marcos. Você pode adicionar marcos ao seu modelo de cronograma de projeto, criar um diagrama de Gantt ou usar um software de gestão do trabalho com uma ferramenta de cronograma.

Um diagrama de Gantt é um gráfico de barras horizontais utilizado para ilustrar o cronograma de um projeto, trabalho ou programa. Embora os diagramas de Gantt sejam uma ótima maneira de visualizar o cronograma do projeto e os seus marcos, eles podem ser demorados de configurar e ficar confusos à medida que você adiciona mais detalhes. Você pode aprender tudo sobre as vantagens e desvantagens dos diagramas de Gantt no nosso guia completo.

A melhor alternativa a um diagrama de Gantt tradicional é uma ferramenta moderna de cronograma de projetos. Vamos dar uma olhada nos benefícios de usar uma ferramenta de planejamento e cronograma de projetos para criar o seu gráfico de marcos. 

Por que usar uma ferramenta de gestão de projetos para criar os seus gráficos de marcos?

Para obter a mesma visão panorâmica do projeto que um diagrama de Gantt oferece, use uma ferramenta de cronograma no seu software de gestão do trabalho. Há várias vantagens em usar uma ferramenta de cronograma em vez de um diagrama de Gantt:

• Uma ferramenta de cronograma é fácil de configurar e manter, especialmente quando você precisa adicionar novas tarefas ou ajustar os marcos.

• As tarefas e outros trabalhos subjacentes podem ser vinculados ao seu cronograma e serão atualizados em tempo real.

• Com um clique, você pode compartilhar o cronograma com a equipe ou as partes interessadas.

Sete etapas para criar um gráfico de marcos

Agora vamos percorrer o processo de criação de um gráfico de marcos passo a passo, começando pela definição das metas do seu projeto.

Etapa 1: definir as metas do projeto

Antes de criar o gráfico de marcos, você precisará definir o cronograma e as metas gerais do projeto. Definir as metas do projeto dá à equipe uma compreensão completa do resultado desejado. Dessa forma, a equipe sabe exatamente para onde está caminhando e por que isso é importante. Em seguida, defina um cronograma aproximado para o seu projeto, começando com uma data de início e de término. 

Exemplo: digamos que você seja um diretor de comunicação e a sua empresa esteja se fundindo com outra. A meta geral do projeto é fundir as duas empresas com sucesso. A data de início do seu projeto é a criação do anúncio interno, e a data de término é o evento global da empresa que celebra o sucesso da fusão. 

Etapa 2: crie uma lista de tarefas

Agora que você definiu o cronograma aproximado e a meta geral do projeto, é hora de criar uma lista de tarefas. Essas tarefas devem ser registradas em ordem cronológica e, de preferência, vinculadas a datas ou intervalos de datas para aliviar o trabalho mais tarde neste processo.

Exemplo: entre outras, as suas tarefas para a fusão da empresa incluirão a criação da newsletter de anúncio interno, o agendamento de sessões de perguntas e respostas com os funcionários, as coletivas de imprensa para anunciar a fusão externamente e o planejamento do evento global de fusão.

Etapa 3: identificar os marcos

Para identificar os seus marcos, primeiro você precisa entender exatamente o que é um marco e o que não é. 

As metas tendem a ser mais importantes do que os marcos. Uma meta deve descrever o que acontece quando o projeto é bem-sucedido e como ele se alinha aos objetivos gerais de negócios; um marco permite que você veja um ponto futuro no seu projeto ou o que já foi realizado. 

Também é fácil confundir um marco com um entregável, mas a distinção é um pouco mais clara aqui. Um entregável é algo tangível, como um relatório ou um produto. Um marco é mais conceitual e assinala um ponto de verificação para o qual a sua equipe pode trabalhar. 

Você pode identificar se algo se qualifica ou não como um marco considerando as seguintes perguntas:

• Esta tarefa afeta o seu prazo?

• Este é um ponto significativo no seu projeto que indica progresso?

• Esta tarefa deve ser revisada pelas partes interessadas?

• O projeto ainda pode ser concluído sem esta tarefa?

Se a resposta for sim a todas as perguntas, exceto a última, você identificou um marco com sucesso.

Exemplo: para desenvolver o seu projeto de fusão e as tarefas pendentes, você deve primeiro categorizar cada iniciativa:

• Criar a newsletter interna para anunciar a fusão é uma tarefa. 

• Enviar a newsletter é um entregável do projeto. 

• Anunciar a fusão à empresa (a finalização das duas tarefas acima) é um marco.

Etapa 4: criar o seu cronograma

Agora é hora de montar o quebra-cabeça e transformar as tarefas, metas, fases, entregáveis e marcos em um cronograma. Analise os prazos que você adicionou aos entregáveis do projeto e verifique se as fases são longas o suficiente. Esta também é uma ótima oportunidade para verificar se existem dependências que possam causar um gargalo.

Adicione todas as tarefas e fases do projeto à sua ferramenta de cronograma, defina as dependências, ajuste as fases quando necessário e, em seguida, indique as tarefas, os entregáveis e os principais marcos. Depois de finalizar o cronograma do seu projeto, você deve ter uma visualização clara de todo o seu plano de projeto.

Exemplo: um projeto do tamanho de uma fusão de empresas naturalmente terá algumas tarefas ou fases que não podem ser iniciadas até que outras sejam concluídas. Por exemplo, você precisará dos logotipos atualizados da sua equipe de marketing antes de enviar o comunicado de imprensa anunciando a fusão. Para manter o seu projeto funcionando sem problemas, visualize essas dependências no seu cronograma.

Etapa 5: compartilhe o seu cronograma

Agora que o cronograma está completo, você deve compartilhá-lo com a equipe imediata para garantir que nada tenha passado despercebido. A equipe pode verificar se todas as dependências foram definidas, se todos os marcos foram adicionados ao cronograma e se todas as fases do projeto têm duração suficiente para evitar gargalos ou outros problemas no projeto.

Depois que a equipe imediata verificar que o cronograma está pronto, compartilhe-o com a equipe mais ampla. Isso dará a todos uma melhor visão geral das tarefas e fases que precisam ser concluídas para alcançar os marcos do projeto e, por fim, finalizar o projeto com sucesso.

Exemplo: quatro olhos veem mais do que dois. Depois de compartilhar o seu gráfico de marcos com um gerente de comunicação, ele percebe que você não reservou tempo suficiente para preparar as sessões internas de perguntas e respostas para os funcionários. Isso teria causado muito estresse à equipe de comunicação e poderia ter influenciado negativamente a opinião do restante da empresa sobre a fusão. Ao ajustar o cronograma, você pode dar à sua equipe tempo suficiente para se preparar para esta fase do projeto.

Etapa 6: adicionar documentação

Ao longo do ciclo de vida do projeto, você deve adicionar quaisquer documentos, notas e comunicações relevantes associados ao projeto às respectivas tarefas, fases ou marcos. O seu gráfico de marcos nunca é definitivo: trata-se de uma ferramenta de gestão de projetos em constante evolução que precisa ser modificada e complementada para estar sempre em sincronia com o seu projeto.

Conectar informações relevantes ao seu cronograma ajudará a sua equipe a manter uma visão geral do que foi feito, do que está em andamento e do que ainda está na lista de pendências. 

Exemplo: quando a equipe de marketing tiver compartilhado o novo logotipo, vincule o arquivo à respectiva tarefa no cronograma. Isso permite que todos os outros que trabalham no projeto localizem e usem facilmente o design quando necessário.

Etapa 7: comemore os marcos

Quando você atingir um marco, celebre! Dependendo do que o marco representa, você pode pedir pizza para o escritório, liberar a equipe mais cedo na sexta-feira ou enviar a todos um vale-presente para uma cafeteria local. Reconhecer o trabalho árduo da equipe comemorando os marcos aumenta o moral e melhora o engajamento da equipe.

Cada marco atingido pela equipe representa um passo mais perto da conclusão do projeto. Continue monitorando o progresso do seu projeto com o cronograma e compartilhe os marcos com as partes interessadas, pois elas também gostarão de saber que as coisas estão progredindo.

Exemplo: a sua equipe trabalhou incansavelmente para realizar o evento global mais incrível da empresa, marcando a fusão oficial das duas empresas. Todos se divertiram muito e o CEO até mencionou como está feliz com o resultado do evento. Você pode celebrar esse marco dando a toda a equipe a segunda-feira seguinte de folga para recarregar as energias antes da retrospectiva do projeto.

Outras maneiras de planejar os seus marcos

Embora um cronograma seja a melhor maneira de delinear o seu trabalho e obter uma visão geral abrangente das tarefas, entregáveis e prazos, existem outras maneiras de visualizar e planejar os seus marcos.

Embora essas visualizações possam não ser as melhores ferramentas de gestão de projetos, elas são ótimas para apresentações ou brainstorming. 

No nosso exemplo de fusão de empresas, a equipe de comunicação pode querer compartilhar uma versão simplificada do cronograma com toda a empresa ao anunciar a fusão por meio do boletim informativo interno. Compartilhar o seu cronograma com centenas ou até milhares de pessoas não é apenas desnecessário, mas também arriscado.

Em vez disso, crie uma representação visual simplificada destacando apenas os marcos ou uma versão modificada do seu quadro Kanban para que os funcionários da empresa tenham uma ideia melhor de quem está contribuindo para o quê.

Diga adeus às dores de cabeça causadas pelas planilhas

Se você estiver pronto para abandonar o diagrama de Gantt e experimentar os cronogramas, confira a ferramenta de cronograma da Asana. Use um dos modelos de gráfico de marcos da Asana ou crie o seu próprio com a ferramenta de cronograma.

E não se preocupe: se você já criou o seu gráfico de marcos no Excel, pode importar o seu arquivo CSV diretamente para a Asana. Diga adeus às dores de cabeça causadas pelas planilhas e diga olá ao planejamento simplificado de projetos.