5 etapas da gestão de projetos para melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe

A gestão de projetos é muitas vezes mal compreendida. Embora vários profissionais a vejam como gestão de cronogramas de projeto, ela envolve muito mais. A boa notícia é que elaboramos um guia fácil para compreender as cinco etapas de gestão de projetos.

Por que é importante conhecer as cinco etapas? Compreender o ciclo de vida da gestão de projetos ajudará a implementar melhores processos internos com a ajuda de um software de gestão de projetos.

Este modelo de cinco etapas foi definido pelo Project Management Institute (PMI) no Guia PMBOK® do ciclo de vida do projeto, também conhecido como Project Management Body of Knowledge. O Guia PMBOK® é um grande material de referência para todos os profissionais que procuram aumentar os conhecimentos e competências em gestão de projetos.

Vamos começar com uma rápida introdução às várias etapas da gestão de projetos. Se preferir, avance para o triângulo da gestão de projetos.

1. Início do projeto

Na etapa de início deste modelo de gestão, o projeto é definido em linhas gerais. Este é o momento de identificar os patrocinadores e participantes e começar a primeira fase de pesquisa. É também uma boa ideia documentar o projeto por escrito para que se possa facilmente distribuir o plano de comunicação ao resto da equipe. Muitas equipes começam um projeto com uma reunião de lançamento do projeto ou estudo de viabilidade. O pontapé inicial depende, porém, do estilo de comunicação preferido da sua equipe. 

Além de apresentar a ideia inicial do projeto, você deve delinear os benefícios, custo e fatores de risco associados aos entregáveis do projeto. Também é possível determinar outras métricas dependendo de como a sua organização mede o sucesso.

Depois de avaliar o projeto, você criará um caso de negócios ou, no caso de projetos pequenos, um termo de abertura de projeto. Esses recursos podem ajudar a traçar e a apresentar o seu projeto em profundidade, incorporando detalhes como metas, orçamento e cronograma do projeto. Qualquer um dos dois recursos é particularmente útil para consultas posteriores e para identificar depressa os objetivos do projeto ao longo do processo.

Veja um exemplo do que poderia ser incluído em um caso de negócios ou termo de abertura de projeto. 

• Nome da empresa: Apollo Enterprises

• Nome do projeto: Manual de metas, objetivos e principais resultados

• Gestor de projeto: Kabir Madan

• Objetivo: o relatório visa a aumentar a geração de leads oferecendo recursos de alto nível para a nossa clientela. 

• Participantes: Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks.

• Cronograma: de 1º de junho a 20 de julho de 2021. 

• Benefícios: adaptação de uma nova vantagem competitiva, criação de um novo funil de leads e, em última análise, obtenção de um alto retorno sobre o investimento dado o baixo orçamento do projeto. 

• Riscos: embora vejamos mais benefícios do que riscos, pode ser que atraiamos leads não elegíveis que não se converterão. 

2. Planejamento do projeto

Na etapa de planejamento da gestão de projetos, você criará metas claras usando um roteiro de projeto. Embora haja diversas formas de executar o planejamento de metas, apresentaremos as estratégias de planejamento SMART, CLEAR e objetivos e principais resultados (OKR) que podem ajudar a dar os primeiros passos.

A sigla SMART se refere a metas que são Specific (específicas), Measurable (mensuráveis), Achievable (alcançáveis), Realistic (realistas) e Time-bound (com prazos determinados). Muitas equipes utilizam este método devido à sua capacidade de melhorar a comunicação da equipe, definir um roteiro claro e resultar em métricas monitoráveis.

A sigla CLEAR se refere a metas que são Collaborative (colaborativas), Limited (limitadas), Emotional (emocionais), Appreciable (valorizáveis) e Refinable (aperfeiçoáveis). Muitas equipes optam por este método por ser um pouco mais realista para pôr em prática e concentra-se na colaboração.

O método de objetivos e principais resultados difere mais significativamente dos outros dois. Ele pode expor as metas para toda a empresa, criando visibilidade por toda a organização. Em vez de começar com um projeto para então definir o objetivo, este método começa com o objetivo e depois cria projetos em torno dele. Saiba mais sobre a gestão de objetivos e principais resultados para determinar se este método é adequado à sua organização.

Metas SMART, CLEAR ou OKRs:

Embora as três estratégias tenham abordagens diferentes, todas conduzem a resultados semelhantes. Cabe a você escolher a que mais se aproxima do seu objetivo de negócio.

Outros recursos que se podem utilizar na etapa de planejamento da gestão de projetos incluem gráficos de marcos, diagramas de Gantt e análises de gestão de risco do projeto, os quais podem ajudar a esclarecer detalhes para os participantes. Embora estas áreas possam ter sido descobertas durante a definição inicial do escopo do projeto, a etapa de planejamento é o momento perfeito para estudar mais a fundo os objetivos, metas e riscos.

No exemplo a seguir, esmiuçamos uma meta usando a metodologia de gestão de projetos SMART.

Meta inicial: aumentar a geração de leads

Meta SMART aperfeiçoada:

• Específica: aumentar a geração de leads com a distribuição de um guia de recursos.

• Mensurável: aumentar em 15% a geração mensal de leads. 

• Alcançável: com base em estudos recentes, sabemos que os nossos clientes têm interesse em um guia de recursos.

• Realista: solicitar as informações de contato do cliente em troca do nosso guia de recursos.

• Com prazos determinados: produzir um novo guia anual de recursos em janeiro para manter o nosso tráfego de leads. 

3. Execução do projeto

Na etapa de execução, a equipe se concentrará em atingir os objetivos. Ela utilizará as informações coletadas nas duas primeiras etapas para criar e lançar o projeto no prazo especificado a partir do trabalho em equipe e da colaboração.

Para começar, atribua tarefas aos membros da equipe. Se você já utilizar uma ferramenta de gestão de projetos como o Asana, pode adicionar essas tarefas ao fluxo de trabalho do seu projeto para que a equipe acesse rapidamente os recursos e se comunique em um só lugar. Um software de cronograma e outras ferramentas de mapeamento de projetos podem ajudar a sua equipe a visualizar cada etapa do projeto.

Em seguida, prepare a metodologia de acompanhamento e análise de sucesso para que todas as pessoas entendam claramente como o sucesso será medido, o que pode se dar com indicadores de desempenho específicos que se planeje monitorar ou metas pós-campanha que se procure atingir. 

Como os prazos e o volume de trabalho mudam diariamente, atualize o agendamento do projeto conforme necessário e feche as dependências cumpridas. Se houver um prazo de entrega, você deve organizar o cronograma da sua equipe em função das prioridades. É uma boa ideia contatar regularmente os membros da equipe para determinar se o projeto está em dia e se os resultados estão sendo alcançados.

Embora seja normal haver variações nos cronogramas, é importante manter-se o mais próximo possível do cronograma original para não incorrer em desvios de escopo. Em outras palavras, não se deve distanciar muito do escopo original do projeto.

Confira o exemplo de plano de cronograma para entender melhor como organizar uma estrutura analítica do projeto. 

Cronograma do projeto: de 1º de junho a 20 de julho de 2021

Equipe do projeto: Kabir Madan, Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks

• 1º de junho: Kabir configurará as tarefas do projeto e as atribuirá aos membro da equipe. 

• 14 de junho: Daniela reunirá dados de recursos.

• 18 de junho: Daniela organizará e enviará os dados para Ray fazer o design. 

• 28 de junho: Ray enviará o primeiro rascunho do design para Kabir revisar. 

• 1º de julho: Kabir dará feedback sobre o design.

• 6 de julho: Ray enviará o design final para Kat implementar.

• 12 de julho: Kat enviará o site de teste para Kabir revisar. 

• 15 de julho: Kabir dará feedback sobre o teste.

• 19 de julho: Kat enviará o teste final para a equipe experimentar. 

• 20 de julho: o guia de recursos entrará no ar. 

4. Desempenho do projeto

Medir a eficácia de um projeto é importante por várias razões. Ser capaz de melhorar o projeto é um motivo significativo, mas também é importante porque os membros da equipe podem aprender tanto com o sucesso quanto com o fracasso. Há muitos indicadores-chave de desempenho que se pode usar para definir e alcançar metas estratégicas com a ajuda de um software de definição de metas. Os indicadores utilizados dependerão da linha de trabalho e do tipo de projeto em que se esteja trabalhando.

Uma das primeiras métricas de desempenho que se deve considerar é o objetivo inicial. O projeto abordou o problema que se procurava resolver? Uma vez que é fácil se dissociar do objetivo inicial, é importante tê-lo em mente ao medir o desempenho.

O próximo passo deve ser examinar outros indicadores-chave de desempenho para determinar se o projeto teve êxito. Alguns indicadores universais são o retorno sobre o investimento, o índice de desempenho de custo, o valor planejado, o custo real e o valor ganho, entre muitos outros.

Divulgue aos participantes o sucesso do projeto, incluindo o que deu certo e o que não deu. Ser honesto e aberto ao feedback é a melhor maneira para os membros da equipe aprenderem com os próprios erros.

Veja a seguir exemplos de indicadores-chave de desempenho.

• Objetivo do projeto: aumentar a aquisição mensal de leads em 15%.

• Custo real: $6.487 em horas faturadas. 

• Valor ganho: $47.300 em crescimento de aquisição mensal.

• Retorno sobre o investimento: $40.813.

• Índice de desempenho programado (valor ganho dividido pelo valor planejado): 0.88

• Custo de aquisição de clientes (custo dividido pelo número de leads): $0,61 por lead.

• Aquisição de leads mensal: melhoria de 18%.

• Tráfego mensal do site: melhoria de 4%.

• Margem de lucro líquido: melhoria de 8%.

5. Encerramento do projeto

Esta etapa é a que mais varia entre empresas e equipes. Enquanto algumas gostam de dar ênfase ao trabalho árduo, outras gostam de começar imediatamente com a próxima grande iniciativa. Não há maneira certa ou errada de encerrar um projeto e cabe a vocês descobrir o que funciona melhor para a equipe.

Ao encerrar um projeto, talvez seja boa ideia reunir-se com os participantes do projeto e analisar o sucesso em profundidade. Esse tipo de reunião é geralmente conhecido como retrospectiva do projeto. Se decidirem realizar uma reunião, pense em enviar uma pesquisa anônima antes para garantir que todas as questões críticas sejam nela abordadas. É uma boa ideia rever os indicadores-chave de desempenho mensurados na etapa de desempenho para que todas as partes envolvidas entendam com clareza o que correu e não correu bem. Isto evita a repetição de erros em projetos futuros. 

Também vale a pena organizar e guardar o material do projeto em uma pasta compartilhada antes de o encerrar para que os colegas possam acessá-lo sempre que necessário. É importante ter à mão materiais como brief do projeto, modelos, textos publicitários, arquivos de design, trabalho de desenvolvimento, etc., quando chegar a hora de avaliar o desempenho.

Uma importante oportunidade que muitas vezes se perde na etapa de encerramento do projeto é continuar a monitorar o desempenho. A sua equipe tem o hábito de esquecer projetos antigos? É importante testar e reinventar constantemente novas formas de realizar projetos para continuar crescendo como empresa. 

Veja um exemplo de pauta de uma reunião de retrospectiva para ajudar a fazer o fechamento do seu projeto.

Nome do projeto: Manual de objetivos e principais resultados. 

Data: 20 de agosto de 2021.

Horário: das 10h às 11h.

Programação:

• Breve recapitulação do projeto (10h): Kabir vai abordar as metas e os objetivos iniciais do projeto e repassar os entregáveis. 

• Recapitulação do resultado (10h15): Kabir abordará o desempenho do projeto, concentrando-se na nossa meta inicial de geração de leads e demais indicadores-chave de desempenho.

• Contribuições dos participantes (10h30): Kabir, Daniela, Kat e Ray vão compartilhar o que correu bem e o que poderia ter saído melhor.

• Ações a realizar: Kabir enviará a minuta até o fim do dia 20/8 e marcará otimizações com prazo para 3/9. 

Venham participar da reunião de retrospectiva preparados com ideias sobre como podemos melhorar o desempenho no futuro. 

As vantagens da gestão de projetos

Considerando que o trabalhador do conhecimento médio alterna entre 10 aplicativos até 25 vezes por dia e a maioria das equipes ainda está trabalhando remotamente, o trabalho em equipe nunca esteve tão descentralizado. Isto torna a gestão de projetos uma parte muito importante de qualquer organização de sucesso. Quer a equipe tenha cinco ou 500 membros, manter as tarefas e a comunicação organizadas e em um só lugar pode ser um grande desafio. Essas cinco etapas da gestão de projetos, porém, podem ajudar a sua equipe a se manter no caminho certo e a garantir que a produtividade esteja no seu auge.

Para além de ajudar a entender o ciclo de vida da gestão de projetos, as ferramentas certas de gestão de projetos podem manter o trabalho e as metas organizadas em um único lugar, e também eliminar ambiguidades, melhorar a eficácia da equipe, aumentar a eficiência e alinhar as expectativas quanto às formas de comunicação. Isso proporciona mais tempo para focar aspectos importantes, como o crescimento de um negócio de sucesso.

Um bom ponto de partida para melhorar os seus métodos atuais é aprender continuamente sobre novas ferramentas e recursos. Alguns métodos de gestão de projetos, como os quadros Kanban e sprints do Scrum, já existem há bastante tempo, mas também têm surgido novas funcionalidades de software que podem ajudar a sua equipe a atingir um novo nível de produtividade e sucesso. O segredo para a gestão de projetos é nunca parar de experimentar novos métodos.

Administrando o inadministrável

Com tantos elementos a explorar, por onde se deve começar? É fácil: comece olhando para a sua equipe. No fim das contas, o seu papel é permitir que os membros da equipe deem o seu melhor.

O processo e as ferramentas de gestão de projetos que você implementa devem melhorar a comunicação, aumentar a produtividade com a ajuda de um software de produtividade e ajudar a aliviar a pressão dos prazos. Quando estiver em dúvida, consulte a sua equipe. É surpreendente o que um grupo de indivíduos pode realizar quando as cabeças procuram juntas uma solução.

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