5 controles de projeto e onde implementá-los

Tempo e dinheiro são duas coisas que a maioria das pessoas admite querer mais, mas economizar o que temos deles nem sempre é fácil. As empresas, no entanto, devem priorizar a economia, porque isso muitas vezes é o que as mantém à tona. A maneira mais fácil de ajudar a sua empresa a economizar tempo e dinheiro é controlando os projetos com a gestão de projetos. 

Neste artigo, explicaremos o que são controles de projeto e como você pode usá-los para prever e entender o tempo e o dinheiro gastos nos seus projetos.

O que são controles de projeto na gestão de projetos?

Os controles de projeto são um conjunto de processos usados para entender e influenciar a quantidade de tempo ou dinheiro gasto em um projeto. Cada controle de projeto se concentra em uma parte distinta do plano do projeto, como o cronograma, os recursos ou os possíveis riscos.

A meta dos controles de projeto é permanecer dentro do escopo do projeto, minimizar o orçamento do projeto sempre que possível e cumprir o cronograma do projeto.

Controles de projeto vs. gestão de projetos

Os controles e a gestão de projetos têm funções que se sobrepõem. Ambos os processos ajudam a manter um projeto em dia e dentro do escopo. No entanto, os controles de projeto não têm um propósito tão amplo quanto a gestão de projetos. 

Enquanto a gestão de projetos se concentra em manter todo o projeto em dia, incluindo pessoas, processos e entregáveis, os controles de projeto se concentram especificamente no controle de qualidade para economizar tempo e dinheiro. 

Por que os controles de projeto são importantes

Os controles de projeto fornecem informações que permitem aos gestores de projeto tomar decisões informadas e oportunas para evitar riscos ao projeto. Desde o início até a finalização do projeto, o seu trabalho como gestor de projetos é manter as coisas em dia e dentro do escopo. 

Sem um processo de controle, é difícil responder a perguntas importantes sobre o projeto, o que pode afetar ou dificultar o seu sucesso. Algumas razões pelas quais os projetos podem sair do controle sem controles de projeto incluem:

• Pessoas: sem controles de projeto, podem surgir dúvidas sobre quem está disponível para trabalhar em um projeto, quem está encarregado de quais funções e responsabilidades e quem deve assumir a responsabilidade por tarefas específicas durante o desenvolvimento do projeto.

• Qualidade: o processo de controle do projeto garante que as expectativas sejam atendidas, que os itens em cada fase do projeto sejam concluídos e que tudo funcione ao longo do caminho.

• Custo: quando o custo do projeto não é controlado, podem surgir taxas imprevistas devido a mudanças das partes interessadas ou erros de cálculo durante o planejamento do projeto. 

• Tempo: monitorar o tempo do projeto evita problemas como atrasos no cronograma, mudanças de prioridades e conflitos de recursos, que podem levar a resultados insatisfatórios.

Por meio do processo de controle, você pode perceber quando as coisas não saem como planejado e corrigir rapidamente o curso para manter o projeto no caminho certo. 

Os cinco controles de gestão de projetos

Estes são os cinco controles de projeto que você pode implementar para obter melhores informações sobre o seu plano de projeto.

1. Cronograma

Aumentar a visibilidade do cronograma do projeto ajuda a saber se você está progredindo conforme o cronograma. Para isso, certifique-se de monitorar todo o trabalho do projeto em um só lugar, como uma ferramenta de gestão de projetos. Dessa forma, você pode obter informações imediatas sobre as tarefas, prazos e dependências. Além disso, você pode definir marcos do projeto como pontos de verificação para avaliar o seu progresso.

Para manter as partes interessadas informadas sobre o progresso do projeto, use relatórios de status do projeto. Esses relatórios quinzenais ou mensais são uma ótima maneira de avaliar se o seu projeto está em dia ou não. Se o projeto não estiver indo como planejado, você pode identificar rapidamente o motivo e solucionar o problema. Em seguida, compartilhe essas informações com as partes interessadas para que todos fiquem em sintonia.

Dica rápida: use um diagrama de Gantt para ver o cronograma do projeto dividido em tarefas e marcos. O diagrama de Gantt é um gráfico de barras horizontais que ilustra o cronograma de um projeto, programa ou trabalho. Esse tipo de gráfico pode ajudar a avaliar a duração de um projeto e mostrar as dependências entre as tarefas.

2. Recursos

Todo projeto depende de recursos, como tempo, dinheiro ou disponibilidade dos membros da equipe. A gestão de recursos é uma parte essencial do processo de controle do projeto porque é a chance da sua equipe controlar efetivamente os custos e monitorar o tempo e os materiais disponíveis. A estimativa de custos e o planejamento de recursos durante o início do projeto também podem ajudar a manter o orçamento sob controle. 

Você precisa não apenas ter uma noção clara de quais recursos estão disponíveis quando o projeto começa, mas também de uma maneira de acompanhar os custos e recursos à medida que o projeto avança. Se uma parte do projeto ultrapassar o orçamento ou um membro da equipe não estiver mais disponível quando você pensava que estaria, controles proativos do projeto podem ajudar a identificar rapidamente uma alternativa. 

Dica rápida: tente calcular a variação de custo para analisar se o seu desempenho está dentro do esperado para permanecer dentro dos seus recursos. Para determinar a variação de custo, subtraia o custo real do valor agregado. O valor agregado é a quantidade de tarefas efetivamente concluídas. O custo real é o dinheiro gasto no trabalho já realizado.  A fórmula para calcular a variação de custo é VC = VA – CR.

3. Risco

A gestão de riscos do projeto é um controle de projeto crucial para identificar e evitar proativamente que os riscos atrapalhem o seu projeto. A melhor maneira de fazer isso é usando um registro de riscos, no qual você classifica os riscos potenciais por prioridade e avalia como gerenciá-los adequadamente. 

Dica rápida: os cenários de risco comuns que você pode encontrar no seu projeto incluem segurança de dados, problemas de comunicação, atrasos no cronograma, trabalho não planejado e roubo de materiais. Você pode usar essas categorias para começar a fazer um brainstorming do seu registro de riscos.

4. Mudança

O controle de mudanças é uma das melhores maneiras de evitar desvios de escopo do projeto, que podem levar a atrasos no cronograma, aumento do orçamento e falhas no projeto. Ao implementar um processo de controle de mudanças, você se sentirá preparado para quaisquer mudanças no projeto que surgirem. 

Isso porque um processo de controle de mudanças pode ajudar a avaliar se as mudanças propostas são importantes e, em caso afirmativo, quais mudanças implementar sem aumentar o cronograma do projeto ou afetar o escopo do projeto. Usar esse processo pode garantir que a sua equipe lide com a mudança de forma eficaz, porque se sente informada, envolvida e validada.

Dica rápida: normalmente, o processo de controle de mudanças é específico do projeto. Para mudanças organizacionais maiores, considere implementar um processo de gestão de mudanças. A gestão de mudanças é o processo de preparar-se para a mudança organizacional e levá-la a bom termo.

5. Desempenho

A gestão de desempenho é o processo amplo de monitorar o sucesso do seu projeto. A maneira mais simples de fazer isso é definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar o desempenho do projeto. Isso pode incluir o acompanhamento dos custos em relação às linhas de base, a finalização no prazo, as horas faturadas e o retorno sobre o investimento.

Independentemente das metas que você definir, certifique-se de que sejam quantificáveis, específicas e mensuráveis. Em caso de dúvida, use o método de metas inteligentes. A sigla SMART se refere a metas que são específicas (Specific), mensuráveis (Measurable), alcançáveis (Achievable), realistas (Realistic) e com prazos determinados (Time-bound). 

Dica rápida: um bom indicador-chave deve poder monitorar um valor mensurável que você e a sua equipe possam influenciar em tempo hábil. Ele também deve ajudar a alcançar os seus objetivos estratégicos e dar aos membros da equipe uma noção clara de como os projetos deles contribuem para as metas da empresa. 

Ao usar esses controles de projeto, você pode ter a certeza de que está monitorando o seu projeto de todos os ângulos. Isso acabará por poupar tempo e dinheiro e ajudará a criar entregáveis de projeto bem-sucedidos. 

Onde usar os controles de projeto

Controlar o seu projeto é tão importante quanto criar os entregáveis do projeto. Implemente controles de projeto em todas as etapas do ciclo de vida do projeto se quiser evitar surpresas inesperadas.

Planejamento do projeto (iniciação)

A fase de planejamento do projeto é a sua chance de incorporar os controles do projeto na base do seu projeto. Quanto mais detalhado for o seu plano, menos gestão de controle será necessária mais tarde. 

O planejamento do projeto inclui:

• Definir o cronograma do projeto

• Atribuição de funções e responsabilidades

• Criar uma estrutura analítica do projeto (EAP)

• Identificar as partes interessadas

• Criar os objetivos do projeto

Você também deve planejar o orçamento durante a fase de planejamento do projeto e tentar estimar os custos futuros. Preparar-se para o que está por vir faz parte do processo de controle, pois mantém o seu projeto no caminho certo antes mesmo de começar.

Execução do projeto

Quando o projeto estiver em desenvolvimento, é hora de colocar os processos de controle em prática. À medida que os membros da equipe projetam, codificam e criam o produto, os controles do projeto ajudarão a monitorar o progresso do projeto.

Certifique-se de ter considerado os cinco controles do projeto à medida que avança em cada etapa. Durante a implementação, eles dão uma ideia de como o trabalho está progredindo e onde os ajustes podem ser necessários. Se quiser uma maneira mais rápida de compartilhar atualizações, experimente usar um modelo de relatório de progresso. Ele transforma esses acompanhamentos contínuos em resumos rápidos e consistentes para a equipe.

Encerramento do projeto

Depois de enviar os entregáveis concluídos a todas as partes interessadas do projeto, use as informações coletadas nos processos de controle do projeto para conduzir uma reunião de retrospectiva. 

A reunião de retrospectiva é uma oportunidade de avaliar o que você aprendeu e obter orientação para projetos futuros. Se você perdeu dinheiro e tempo por causa de erros ou lidou com as coisas excepcionalmente bem, esta etapa permite que você leve quaisquer aprendizados dessa experiência para projetos futuros.

Controle o seu projeto com um software de gestão de projetos

Controlar várias partes do seu projeto ao mesmo tempo pode ser caótico. Como o processo de controle acontece enquanto o projeto está em andamento, você precisa acompanhar os controles do projeto e, ao mesmo tempo, garantir que a equipe permaneça engajada e focada no trabalho de alto impacto. 

Com um software de gestão de projetos, você pode acompanhar e monitorar o progresso do projeto, ficar por dentro de métricas importantes e mudanças de status, e obter a visão geral necessária para manter o projeto dentro do cronograma e do orçamento.