O guia definitivo para a escolha de uma ferramenta de gerenciamento de trabalhos

Ajudar a sua equipe a estar alinhada em relação ao trabalho, colaborar de forma eficiente e atingir as metas é um grande desafio. As ferramentas de gerenciamento de trabalho podem ajudar na coordenação do trabalho entre as equipes para que você tenha clareza em meio ao caos, alinhando os participantes por toda a organização.

Mas, com tantas opções no mercado, pode ficar difícil saber o que se deve procurar em uma ferramenta. No fim deste guia, você saberá exatamente tudo o que precisa de uma ferramenta de gerenciamento para ajudar a sua equipe a permanecer sincronizada, atender aos prazos e alcançar as metas.

Em que consiste o gerenciamento de trabalho?

O gerenciamento de trabalho consiste em uma abordagem sistemática para o gerenciamento dos fluxos de trabalho de sua equipe — seja um projeto, um processo recorrente ou tarefas diárias — para que as equipes tenham a clareza necessária para alcançar os objetivos mais rapidamente. Com uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, você pode garantir que todos tenham acesso às informações de que precisam, em todos os níveis da organização, para que consigam realizar o trabalho que mais importa.

[Leia: Os três elementos essenciais do gerenciamento de trabalho]

Talvez, você já tenha ouvido falar, ou até já tenha usado, um software de gerenciamento de projetos. Embora o software de gerenciamento de projetos possa ajudar no gerenciamento eficiente de um único projeto ou de uma iniciativa pontual, o gerenciamento de trabalho eleva essa possibilidade a um nível mais elevado. Com uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, a sua equipe consegue criar um sistema e gerenciar processos que não tenham data de início ou de fim, fornecendo, ao mesmo tempo, o contexto necessário para conectar essas iniciativas.

Quais são os benefícios do gerenciamento de trabalho?

Quando você sabe em que ponto estão todos os trabalhos, você e sua equipe têm mais condições de realizar o trabalho da melhor maneira. Hoje em dia, 60% do tempo de um funcionário é gasto com a organização para o trabalho, ou seja, reuniões de status, atualizações de e-mails, trabalhos duplicados e registros manuais, e não na realização de trabalho qualificado.

[Faça download do índice Anatomia do trabalho]

Com o gerenciamento de trabalho, você consegue alinhar sua equipe, não importa onde vocês estejam trabalhando: remotamente, de forma distribuída ou no escritório. Você obterá não somente clareza sobre quem está fazendo o quê (e quando), mas também uma visualização abrangente da forma como todas as iniciativas da sua equipe se interligam.

Como posso saber se a minha equipe precisa de uma ferramenta de gerenciamento de trabalho?

Todas as equipes podem se beneficiar do uso de uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, porque todas podem se beneficiar de processos mais claros, trabalhos mais interconectados e menos organização para o trabalho. De forma concreta, uma ferramenta de gerenciamento de trabalho pode ajudar a sua equipe a:

  • Mapear as grandes metas e as tarefas que precisam ser realizadas até chegar lá
  • Compartilhar de uma única fonte de referência e informações com sua equipe e com os participantes de diversos departamentos
  • Comunicar-se e compartilhar feedback exatamente onde o trabalho está sendo realizado
  • Automatizar as tarefas manuais para que a sua equipe tenha mais tempo para o trabalho que realmente importa
  • Integrar o trabalho facilmente entre todas as suas ferramentas corporativas favoritas

Porém, nem toda ferramenta de gerenciamento de trabalho é igual. Então, se você acredita que a sua equipe poderia se beneficiar da conexão e da transparência que tal recurso pode oferecer, aqui vão os aspectos que você deve levar em consideração:

Recursos indispensáveis de uma ferramenta de gerenciamento de trabalho

1. Ser simples de implementar e fácil de usar

A ferramenta de gerenciamento de trabalho mais eficiente é aquela que todos estejam utilizando. Assim, sua equipe terá uma fonte de referência e informações centralizada sobre onde o trabalho está sendo realizado. Se você estiver em busca de uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, certifique-se de que ela ofereça a possibilidade de atribuir tarefas e obter clareza ao clique de um botão. Procure por uma ferramenta que tenha recursos como um guia de usuário e vídeos de apoio para ajudar a equipe a começar a usar.

“A Asana era novidade para nós, mas conseguimos passar da avaliação para a implementação em quatro semanas, o que comprova o grau de intuitividade da ferramenta.”- Jeana Abboud, diretora de operações de conteúdo da Social Factor

2. Ser personalizável e flexível para as necessidades da sua equipe

Sua ferramenta de gerenciamento de trabalho precisa funcionar para todos. Você deverá conseguir, não somente, se aprofundar nas tarefas individuais, fornecer feedback e se alinhar quanto aos detalhes, mas também ver como o trabalho se integra, visualizar o progresso de todo um projeto ou grupo de projetos e saber como é possível levá-lo adiante. Colaboradores individuais, gerentes de equipes e participantes dos diversos departamentos precisam de uma ferramenta que atenda às suas necessidades.

Isso significa que não se deve empregar uma abordagem única para tudo. Em vez disso, sua ferramenta de gerenciamento de trabalho deverá fornecer diferentes visualizações e recursos, para que todos os membros da equipe possam acessar o que precisarem. Por exemplo, seria aconselhável buscar uma ferramenta em que:

  • Os colaboradores individuais possam se aprofundar nos detalhes, identificar dependências e ter clareza quanto a quem está desempenhando qual atividade e para qual data.
  • Os gerentes possam medir a capacidade e a sobrecarga da equipe, identificar gargalos e compreender facilmente se um projeto está em dia, atrasado ou precisando de um pouco mais de atenção.
  • Os líderes sêniores possam ter uma visualização de alto nível do que está acontecendo, consultar as atualizações de status e focar nas iniciativas relevantes.

“Uma das razões que nos levaram a escolher a Asana foram os projetos no formato de listas e de quadros. Isso permite que os membros da equipe trabalhem na estrutura de projeto de sua preferência.”- Philip Quarterman, designer de experiência do usuário na John Lewis Partnership

3. Ser feita para reduzir trabalhos duplicados

O objetivo de um software de gerenciamento de trabalho não é apenas ajudar a gerenciar projetos e tarefas. Ele também ajuda a que você e sua equipe construam processos e coordenem projetos para a realização dos trabalhos mais importantes.

Contudo, a repetição dos trabalhos acaba atrapalhando. De fato, um funcionário gasta, em média, 4,5 horas por semana realizando trabalhos que já foram feitos antes. Para evitar isso, a sua ferramenta de gerenciamento de trabalho deveria oferecer possibilidades para a redução do trabalho duplicado. Por exemplo, busque uma ferramenta que ofereça:

  • Modelos personalizáveis predefinidos, para que você consiga dar andamento aos projetos mais rapidamente ou transformar seus próprios processos em modelos reutilizáveis.
  • Regras, para que seja possível automatizar o trabalho manual e criar processos que evitem erros e reduzam gargalos.
  • Formulários de recebimento, para padronizar o processo de recebimento de solicitações. Obtenha sem esforço todas as informações necessárias para iniciar um projeto ou tarefa.

“Ao tirar todas as solicitações dos e-mails e usar a Asana para colaborar com maior eficiência, pudemos economizar 60 horas todos os meses, e agora dedicamos esse tempo à estratégia, em vez de fazer a gestão dos elementos individuais.”- Walter Gross, gerente sênior de marketing digital na Sony Music

4. Ser construída com uma estrutura interna

Para ser eficiente, a ferramenta de gerenciamento de trabalho precisa ser mais do que um sistema de gerenciamento de projetos. Você não precisa apenas de uma ferramenta que ajude a fazer a coordenação de projetos isolados ou o tratamento de cada situação particular.

Em vez disso, para desenvolver processos e interdisciplinaridade de trabalho, a ferramenta de gerenciamento de trabalho deve ter uma estrutura clara que conecte desde o mais ínfimo trabalho até as iniciativas de toda a organização. Por exemplo, na Asana, o trabalho individual é realizado por meio de tarefas, que são atribuídas a pessoas responsáveis por elas, com datas de conclusão determinadas. As tarefas residem em projetos, que abrangem uma iniciativa maior (como o lançamento de um produto) ou um processo contínuo (como o cronograma de um blog). Além disso, é possível criar portfólios de projetos para, por exemplo, reunir todo o trabalho que a equipe de marketing esteja fazendo ou todos os projetos que estejam sendo concluídos em 2020.

[Leia: Como estruturar o seu trabalho na Asana]

A estrutura interna não é apenas um recurso conveniente em uma ferramenta de gerenciamento de trabalho. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, quando os funcionários têm mais transparência sobre a forma como os próprios trabalhos afetam as metas da organização, eles têm o dobro de probabilidade de se sentirem motivados.

“É muito útil ter uma visibilidade de alto nível dos marcos em todos os projetos, para que possamos correlacionar as atividades.”- Joe Moran, diretor de operações de conteúdo da The Michael J. Fox Foundation

5. Ser capaz de se integrar às suas ferramentas corporativas favoritas

O funcionário típico utiliza 10 ferramentas diferentes por dia. Essa alternância de aplicativos não é somente exaustiva, mas também significa que as informações estão dispersas e difíceis de encontrar. Sua equipe não deveria ter que vasculhar 10 ferramentas para encontrar as informações ou os contextos de que precisa para ter êxito.

Procure por uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que se integre às suas ferramentas corporativas favoritas, de modo que seja possível coordenar todo o seu trabalho em um único lugar.

[Leia: Onze integrações essenciais para manter suas ferramentas e equipes conectadas à Asana]

“Se algo está fora da Asana, está fora do meu radar. Nosso trabalho é composto por muitas partes independentes, e a Asana ajuda a garantir que nada se perca pelo caminho.”- Elissa Hudson, diretora de RP da região Ásia-Pacífico da HubSpot

6. Ser segura e confiável

Certifique-se de que a ferramenta de gerenciamento de trabalho que você escolher tenha medidas de segurança implementadas para manter a privacidade dos seus dados. Confira a sua página de confiança e segurança para se certificar de que ela faz backups dos dados adequadamente. A sua ferramenta de gerenciamento de trabalho não deve apenas proteger sua privacidade, deve também fornecer ferramentas de controle de permissões, tanto no nível de projeto quanto no de usuário, incluindo a capacidade de definir quais aplicativos de terceiros são acessíveis para a sua equipe.

“A Asana promove melhor desempenho de projetos ao criar um espaço onde nossas equipes possam colaborar, se comunicar e compartilhar informações com mais responsabilização.”- Michael Chidgey, diretor de gerenciamento de projetos e gerente de programa na SiteMinder

Pronto para experimentar uma ferramenta de gerenciamento de trabalho?

Existe um sétimo recurso indispensável a que você deve prestar atenção em uma ferramenta de gerenciamento de trabalho: ela deve permitir que você a experimente por completo.

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