Como incorporar as lições aprendidas durante a gestão de projetos

Os entregáveis não são os únicos itens de valor a realizar em um projeto. Independentemente do sucesso ou fracasso da sua iniciativa, ou de qualquer resultado intermediário, sempre existem lições a aprender em qualquer projeto. 

No entanto, pode ser difícil incorporar e documentar as lições aprendidas de modo eficaz. Neste artigo, abordaremos a realização e a incorporação das lições aprendidas na gestão de projetos. Veja como a seguir. 

O que são as lições aprendidas na gestão de projetos? 

Sempre é possível aprender algo novo em cada projeto. Uma reunião dedicada às lições aprendidas assegura a incorporação e a organização das informações, assim como o seu compartilhamento com outras equipes. Ao realizar uma sessão do tipo e elaborar um relatório a partir dessas lições, produz-se um documento para toda a equipe usar na melhoria dos projetos futuros. 

As lições aprendidas, após a sua documentação, podem ser repassadas para os gestores de projeto que executam iniciativas semelhantes ou para os membros da equipe que trabalhem pela primeira vez em projetos similares. O compartilhamento das lições aprendidas entre as equipes é uma excelente maneira de prevenir a repetição dos mesmos erros. Você não apenas aprenderá com os erros cometidos no projeto, mas também levará esse aprendizado para toda a empresa com um relatório de lições aprendidas. 

É possível incorporar as lições aprendidas em qualquer momento do cronograma do projeto. De fato, dependendo da complexidade do projeto, pode ser interessante realizar a sessão de lições aprendidas ao final de cada fase da gestão do projeto, de maneira a reunir as informações enquanto ainda estão frescas na memória. Deste modo, é possível avaliar o que deu certo ou errado e o que pode ser apreendido. 

Os diferentes tipos de sessões de lições aprendidas

É possível que você já tenha realizado uma sessão de lições aprendidas rotulada com um nome diferente. As equipes de engenharia frequentemente denominam essas sessões como os Cinco porquês, buscando identificar a causa principal das falhas de um projeto. As equipes de Scrum realizam retrospectivas ao final de uma sessão de sprint, enquanto outras equipes de projeto realizam a análise retrospectiva ao final dos projetos. 

O importante é reunir as informações e compartilhá-las. Independentemente da terminologia usada, procure realizar pelo menos uma sessão de lições aprendidas por projeto.

As cinco etapas da realização de uma sessão de lições aprendidas

Caso esteja realizando a sessão de lições aprendidas pela primeira vez, siga estas cinco etapas para certificar-se de estar reunindo, documentando e compartilhando as informações do projeto de modo preciso, deixando-as acessíveis a todos.

1. Identificar

Esta é a fase de identificação das lições aprendidas no projeto, as quais deverão ser documentadas na segunda etapa. A fase de identificação tem três estágios: 

1.º estágio: levantamento das lições aprendidas

Logo após a conclusão do projeto, ou ao final de uma fase importante de projetos mais complexos, envie a pesquisa de levantamento sobre as lições aprendidas a cada membro da equipe. Desta maneira, você obterá o feedback enquanto ele está fresco na mente de todos. Em seguida, reúna essas informações para ter uma ideia geral do que os membros da equipe aprenderam durante o projeto. 

A pesquisa de levantamento das lições aprendidas é uma das partes mais importantes do processo de aprendizagem. A seguir, apresentamos um modelo de levantamento que se aplica à maioria dos projetos, embora as questões possam ser adaptadas para atender a necessidades específicas. 

2.º estágio: agende a sessão de lições aprendidas

Antes da sessão de lições aprendidas, escolha um facilitador. O ideal é que este não seja o gestor do projeto, para que os membros da equipe se sintam à vontade para se expressarem. Peça ao líder da equipe ou a um membro de outra equipe para conduzir a sessão. 

Após agendar a sessão de lições aprendidas, o facilitador deve repassar qualquer informação para leitura antecipada, de modo a assegurar que todos os membros da equipe estejam em sintonia. Isso pode incluir o compartilhamento da documentação de planejamento, como o plano do projeto ou os objetivos do projeto. Dependendo da complexidade, pode ser interessante compartilhar o cronograma e as realizações do projeto. 

3.º estágio: realize a sessão de lições aprendidas

Além da pesquisa de levantamento das lições aprendidas, realize um debate criativo ao vivo com todos os membros da equipe, para que possam aprimorar as lições aprendidas. Há três perguntas principais que devem ser feitas durante esse momento: 

1. O que funcionou? 

2. O que não funcionou? 

3. O que poderia melhorar? 

2. Documentar

A razão principal de uma sessão de lições aprendidas é o compartilhamento dessas lições com toda a equipe. Planeje a criação de um relatório detalhado das lições aprendidas que contenha toda a informação do projeto e as anotações das discussões, assim como um sumário executivo das lições aprendidas para os principais participantes do projeto. 

Formato do relatório de lições aprendidas

• Sumário executivo

• Resumo das conclusões

• Levantamento das lições aprendidas

• Recomendações detalhadas

3. Analisar

Analise e adote as lições aprendidas para o benefício de outras equipes e dos projetos futuros. Isso é muito importante quando a sessão de lições aprendidas é realizada na metade de um projeto. Analise as informações da pesquisa de levantamento a fim de aprimorar o projeto para as próximas fases com eficácia. Por outro lado, se a sessão de lições aprendidas for realizada ao final de um projeto, use a fase de análise para obter insights e oportunidades antes do início do próximo projeto. 

4. Arquivar

Guarde as lições aprendidas em um repositório central acessível a todos, como uma ferramenta de gestão de projetos. Um núcleo central de referência permite que os líderes de projetos acessem as informações compartilhadas e se preparem da melhor maneira para os seus projetos.

5. Recuperar 

Se você estiver executando um projeto semelhante, busque os relatórios de lições aprendidas em projetos anteriores para evitar que os mesmos erros sejam cometidos. Esses relatórios devem ser compartilhados em um núcleo central de referência acessível a todos os gestores de projeto antes do início do processo de planejamento. 

Modelo de levantamento das lições aprendidas

Durante a primeira fase de uma sessão de lições aprendidas, envie a pesquisa para reunir as percepções da equipe do projeto. Embora as discussões também ocorram presencialmente, o levantamento é uma parte crucial da reunião de informações precisas e da geração de aprendizados a partir dos projetos. 

A seguir, apresentamos um exemplo de modelo de levantamento de lições aprendidas genérico, que pode ser usado em qualquer projeto.

Indique o seu nível de concordância ou discordância com cada uma das seguintes afirmações: 

Caso selecione “Discordo” ou “Discordo totalmente”, dê mais informações para a melhoria do processo de planejamento dos projetos futuros. 

Planejamento de projetos

O planejamento do projeto incluiu a quantidade adequada de detalhes. Eu tive todos os elementos necessários para entender a finalidade do projeto. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo, nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente 

• Não se aplica

O plano explicou claramente a finalidade do do projeto. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

O escopo do projeto foi definido corretamente. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

O cronograma do projeto foi claro e fácil de acompanhar. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

O plano de comunicação do projeto definiu claramente como e quando eu deveria me comunicar sobre os trabalhos no projeto. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

O plano do projeto foi compartilhado com todos os participantes e podia ser encontrado facilmente. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

Como um dos participantes, estou satisfeito com o meu nível de envolvimento no processo de planejamento do projeto. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

Execução do projeto

Eu compreendi as responsabilidades de todos durante o ciclo de vida do projeto.

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

Os participantes do projeto estavam engajados e efetivamente envolvidos no trabalho do projeto.

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

O ambiente do projeto era de colaboração. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

O gestor do projeto esteve disponível e foi atuante. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

As alterações no projeto foram administráveis e se encaixaram no escopo do projeto.

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

O cronograma inicial, documentado no planejamento do projeto, correspondeu de maneira próxima à programação real do projeto. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente 

• Não se aplica

O resultado do projeto correspondeu ao que havia sido definido no termo de abertura original. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

A equipe do projeto compartilhou a mesma compreensão das metas e responsabilidades individuais. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

Resultado

O projeto constituiu uma meta realista e alcançável. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

As atribuições foram definidas com clareza ao longo do ciclo de vida do projeto. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

O projeto contou com métricas robustas de desempenho que ajudaram na definição de sucesso. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

Eu acredito que a meta do projeto foi alcançada. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

O meu envolvimento no projeto, incluindo o volume de trabalho, de tempo e de esforço, atendeu às minhas expectativas. 

• Concordo totalmente

• Concordo 

• Nem concordo nem discordo 

• Discordo 

• Discordo totalmente

• Não se aplica

Lição aprendida

A incorporação das lições aprendidas ajuda a identificar e disseminar conhecimento institucional. Com isso, os membros de equipe e os líderes de projeto podem perceber claramente o que funcionou ou não e o que pode ser melhorado.

Ao conectar as lições aprendidas no passado ao trabalho futuro da equipe, é possível iniciar os projetos com o pé direito. Quando todos sabem quem faz o quê e quando (bem como o que aconteceu e as razões subjacentes), a equipe ganha o que precisa para realizar o trabalho de alto impacto.