O que se entende por participante no gerenciamento de projeto?

Imagine que o seu projeto é um filme indicado ao Oscar. Ele ganhou o prêmio, e agora está na hora do grande discurso de aceitação. A quem você agradeceria?

No gerenciamento de projetos, essas pessoas seriam os participantes do seu projeto, pessoas que tiveram uma parte a cumprir no projeto e que, de alguma forma, ajudaram a que você tivesse êxito. Os participantes do projeto podem ser as pessoas que realizam o trabalho, as que o aprovam ou mesmo as pessoas para quem o trabalho está sendo feito, mas todos eles são importantes. Saber como identificar e gerenciar os participantes pode ajudar a aumentar o impacto do projeto. Leia a seguir como fazer isso.

O que se entende por participante no gerenciamento de projetos?

Os participantes do projeto são as pessoas que podem afetar ou ser afetadas pelo projeto que está sendo desenvolvido. Os participantes podem vir de qualquer âmbito da organização, desde contribuidores individuais até diretores executivos, mas, se estiverem envolvidos no seu projeto, todos eles são importantes. Mesmo que um participante não esteja diretamente envolvido no dia a dia do projeto, ele ainda pode ser afetado pelos resultados.

Como identificar os participantes do projeto

Em um sentido mais amplo, quase todos podem ser afetados pelos resultados do seu projeto. Porém, no gerenciamento de projetos, os participantes do seu projeto são as pessoas que estão de alguma forma envolvidas no processo de tomada de decisões do projeto. Podem ser participantes importantes que aprovam os entregáveis do projeto ou os membros da equipe que realizam o trabalho que leva do ponto A ao ponto B. Os membros do seu público-alvo também são participantes do projeto, pois são os mais afetados pelas decisões tomadas. Basicamente, podemos identificar os participantes do projeto por meio de uma simples pergunta: “O trabalho que estou realizando afetará essa pessoa?” Em caso afirmativo, é muito provável que esse indivíduo seja um participante do projeto.

[Leia: Quais são os benefícios do gerenciamento de projetos?]

Vale ressaltar que nem todos os afetados pelo projeto poderão decidir como ele será desenvolvido. Os principais participantes, como os que abordaremos neste artigo, são os que decidem os resultados do projeto. Saber quem são os seus principais participantes pode ajudar a fortalecer as relações entre os participantes e obter a adesão das pessoas que mais importam.

Os dois tipos de participante que podem ser encontrados no seu projeto

Em geral, existem dois tipos de participante do projeto: os participantes internos e os externos. Os internos são os mais óbvios quando se considera quem seriam os participantes. Eles incluem qualquer pessoa que trabalhe na sua empresa, desde subordinados diretos a líderes executivos, e que esteja envolvida no seu projeto. Por outro lado, os participantes externos são qualquer pessoa de fora da sua organização. Podem ser clientes, uma agência ou empreiteira, usuários, investidores, fornecedores ou qualquer outro contribuidor externo.

Tipos de participante interno
Tipos de participante externo
  • Clientes
  • Empreiteiras
  • Subempreiteiras
  • Usuários
  • Investidores
  • Fornecedores

Cinco passos para gerenciar os participantes do projeto

Identificar e gerenciar os participantes do seu projeto são uma ótima forma de assegurar o sucesso do projeto. Quando os principais participantes do seu projeto são incluídos, eles prestam suporte que pode ser crucial durante o ciclo de vida do projeto. De outra maneira, sem participantes que prestam o seu suporte, pode ser necessário definir as expectativas dos participantes durante o andamento do projeto, o que pode resultar em mudanças e riscos desnecessários no projeto. Para evitar isso, aqui estão cinco passos a serem seguidos para gerenciar eficazmente os participantes do projeto.

Passo 1: identificar os participantes

Antes de poder gerenciar as expectativas dos participantes, é necessário saber primeiro quem eles são. Certifique-se de levar em consideração tanto os participantes internos quanto os externos. Para descobrir quem são os participantes do seu projeto, pergunte-se:

  • Quem se importa com o projeto?
  • Quem será afetado pelo projeto?
  • Quem pode influenciar o projeto?
  • Quem pode aprovar/rejeitar o projeto?

Caso precise de ajuda para monitorar os seus participantes, considere criar um gráfico RACI ou cadastro de participantes para monitorar quem é cada um deles, a importância da sua participação e qual será o seu impacto no projeto. Antes de passar à segunda etapa, faça uma última verificação de lucidez. Pergunte-se:

  • Existe algum outro participante interno de quem eu deva estar ciente, como gerentes de recursos ou gerentes de portfólio de projetos?
  • Incluí todos os principais líderes e gerentes do projeto?
  • Existe algum participante externo que eu não tenha incluído, mas que pode ser afetado pelos resultados do projeto?
Passo 2: entender as necessidades dos participantes

É compreensível que alguns participantes discordem de certos elementos do projeto. O gerente do projeto é responsável por entender as necessidades e pontos de vista dos participantes, e chegar a uma solução que não afete negativamente o sucesso do projeto. Não é sua função fazer tudo o que os participantes do projeto solicitarem, mas, mesmo assim, os participantes devem ser ouvidos, e suas necessidades precisam ser entendidas.

Às vezes, alguém que parece ser um “participante difícil” só tem prioridades diferentes das suas. Pode ser que o seu trabalho esteja atrapalhando o trabalho desse participante. Ao tentar ver as coisas a partir da perspectiva dele, será mais fácil encontrar uma solução, para que ninguém saia prejudicado dessa situação.

Passo 3: obter adesão

Um forte envolvimento dos participantes coloca o projeto em outro patamar. Após identificar os seus participantes e considerar as necessidades deles, certifique-se de convidá-los para as suas sessões de planejamento do projeto e reunião inicial, caso haja. Os principais participantes também precisam aprovar o planejamento do projeto, os objetivos do projeto e o escopo do projeto.

Embora seja bom convidar participantes de distintas proveniências, certifique-se de priorizar os principais. Não é necessário obter a aprovação de todos para tudo. A melhor forma de decidir é considerar os participantes dentro de uma escala de influência/interesse:

  • Muita influência e muito interesse. É provável que estes sejam os aprovadores e/ou patrocinadores do seu projeto. Externamente, certos parceiros ou clientes também podem ser incluídos. Certifique-se de consultar essas pessoas periodicamente para assegurar-se de que as suas expectativas estejam alinhadas às delas.

  • Muita influência e pouco interesse. Estas são pessoas que podem bloquear ou apoiar o seu projeto, mas que provavelmente não estão interessadas nisso. Podem ser parceiros ou líderes executivos de outros departamentos da empresa. Certifique-se de que esses participantes estejam cientes dos aspectos básicos do seu projeto e peça aos participantes de muita influência e muito interesse que ajudem a gerenciar o relacionamento, se necessário. Lembre-se de que, mesmo que sejam participantes de muita influência e pouco interesse, o trabalho deles pode ser afetado pelo seu, e é melhor que isso não surja como uma surpresa inesperada.

  • Pouca influência e muito interesse. Mantenha estas pessoas informadas, mas a aprovação delas não é necessária nos estágios iniciais. É mais importante envolver essas pessoas durante o passo 5.

  • Pouca influência e pouco interesse. Trata-se de participantes secundários. Dependendo das dimensões e da complexidade do seu trabalho, pode ser uma boa ideia envolvê-los semiperiodicamente nos relatórios de status do projeto ou só no fim do projeto.

Passo 4: definir os limites

Bons participantes contribuem muito para o projeto. Durante a fase de planejamento do projeto, os participantes são os seus guias para entender aonde o projeto deve chegar. Os participantes internos podem apoiar o desenvolvimento de um orçamento ou plano de gerenciamento de recursos para o projeto. Saber quem são os seus participantes externos pode ajudar a definir o escopo e os objetivos do projeto. Então, quando o projeto estiver em andamento, um bom participante do projeto pode prestar suporte, ajudar quando as coisas derem errado e manter a sua equipe motivada.

Contudo, às vezes, participantes que querem participar demais podem ter um impacto negativo. Depois de passar tanto tempo planejando o seu projeto e definindo os entregáveis, se surgirem participantes com sugestões de novos entregáveis, atualizações do cronograma ou ajustes de orçamento, o seu projeto pode sair dos trilhos.

A melhor forma de definir limites para os seus participantes é implementar um processo de controle de mudanças. Quando um processo de proposta, revisão e aceitação de alterações do escopo do projeto é criado, assegura-se que o projeto seja dinâmico e esteja atualizado, sem que seja necessário se preocupar com desvios de escopo. Um processo de controle de mudanças é composto por quatro elementos:

  1. Os participantes do projeto apresentam uma solicitação de alteração.
  2. Os principais participantes revisam a solicitação.
  3. A alteração é aprovada, rejeitada ou adiada.
  4. O escopo ou os objetivos do projeto são ajustados conforme as alterações.

[Leia: Sete causas comuns de desvios de escopo, e como evitá-los]

Passo 5: manter os participantes envolvidos

Com o projeto já em andamento, certifique-se de atualizar quaisquer participantes relevantes sobre as alterações e o progresso. Além de aumentar a visibilidade, documentar os seus processos com antecedência reduz o risco de qualquer falha de comunicação lá na frente.

Pode ser que você se reúna regularmente com alguns participantes (os participantes de muita influência e muito interesse, por exemplo) para debater o projeto e lidar com quaisquer desafios inesperados. Porém, para manter os demais participantes envolvidos, envie-lhes atualizações de status do projeto periódicas sobre marcos recém-atingidos, bem como quaisquer obstáculos e próximos passos. Recomendamos enviar uma atualização a cada duas semanas ou com mais frequência, caso esteja gerenciando uma iniciativa complexa.

[Leia: Como elaborar um relatório eficaz sobre o status do projeto]

A clareza é o segredo do gerenciamento de participantes

Para assegurar que o projeto flua sem percalços, é necessário certificar-se de que as expectativas dos participantes sejam compatíveis com os entregáveis do projeto, ou seja, é necessário aumentar e incentivar a clareza em todas as fases do projeto.

A melhor forma de fazer isso é por meio de uma ferramenta de gerenciamento do trabalho como a Asana. As ferramentas de gerenciamento do trabalho ajudam a coordenar as pessoas e trabalhos de todos os âmbitos da sua organização. Para saber mais, leia a nossa introdução ao gerenciamento do trabalho.

Crie o planejamento do seu próximo projeto com a Asana.