O que é uma análise de participantes do projeto e por que ela é importante?

Retrato da contribuidora Julia MartinsJulia Martins6 de janeiro de 20219 minutos de leitura
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Ilustração do artigo sobre participantes do projeto

Imagine que o seu projeto é um filme indicado ao Oscar. Ele ganhou o prêmio, e agora está na hora do grande discurso de aceitação. A quem você agradeceria?

Na gestão de projetos, essas pessoas seriam os participantes do seu projeto, pessoas que tiveram uma parte a cumprir no projeto e que, de alguma forma, ajudaram a que você tivesse êxito. Os participantes do projeto podem ser as pessoas que realizam o trabalho, as que o aprovam ou mesmo os destinatários do trabalho em questão, mas todos eles são importantes.

Acredite se quiser, mas identificar os participantes do projeto pode ser mais difícil que escrever o seu discurso de aceitação da premiação ao Oscar. É aí que entra o mapa de análise de participantes. Com ele, é possível identificar e gerenciar os participantes do projeto. Neste artigo, explicaremos como criar um mapa de análise de participantes para aumentar o impacto do seu projeto. Veja como.

O que se entende por participante na gestão de projetos?

Os participantes do projeto são as pessoas que podem afetar ou ser afetadas pelo projeto que está sendo desenvolvido. Os participantes podem vir de qualquer âmbito da organização, desde contribuidores individuais até diretores executivos, mas, desde que estejam envolvidos no projeto, todos eles são importantes. Mesmo que um participante não esteja diretamente envolvido no dia a dia do projeto, ele ainda pode ser afetado pelos resultados.

O que é um mapa de análise de participantes?

Um mapa de análise de participantes é uma forma de identificar os participantes de um projeto e o impacto que podem ter no projeto com base em dois aspectos: impacto dos participantes e interesse dos participantes. O mapa de participantes pode ajudar a compreender quais participantes têm um impacto maior ou menor no seu projeto, bem como quais deles têm um interesse maior ou menor no projeto. Isso lhe permite comunicar-se eficazmente com todos os participantes do seu projeto da forma mais conveniente para cada um deles.

O que é a gestão de participantes?

Após a criação do mapa, a gestão de participantes é o processo de comunicar-se com os participantes do projeto. Com ele, é possível saber quais informações devem ser compartilhadas com cada participante no momento mais adequado, seja na forma de atualizações de tarefas, relatórios periódicos de status do projeto ou panoramas mais abrangentes do programa.

Boa parte da gestão de participantes de um projeto consiste na criação de um plano de comunicação. Como parte do seu plano de comunicação, esclareça qual canal (e-mail, mensagens instantâneas, plataforma de gestão do trabalho) os participantes devem utilizar e em que ocasião, além de definir com que frequência os diferentes detalhes serão transmitidos e quem será responsável por cada um dos canais.

Leia: Por que um plano de comunicação claro é mais importante do que você imagina

Como identificar os participantes do projeto

De um ponto de vista mais amplo, quase todos podem ser afetados pelos resultados do seu projeto. Porém, na gestão de projetos, os participantes do seu projeto são as pessoas que estão de alguma forma envolvidas no seu processo de tomada de decisões. Podem ser participantes importantes que aprovam os entregáveis do projeto ou os membros da equipe que realizam o trabalho que leva do ponto A ao ponto B. Os membros do seu público-alvo também são participantes do projeto, pois são os mais afetados pelas decisões tomadas.

Basicamente, podemos identificar os participantes do projeto com uma simples pergunta: “O trabalho que estou realizando afetará essa pessoa?” Em caso afirmativo, é muito provável que esse indivíduo seja um participante do projeto.

Leia: Quais são as vantagens da gestão de projetos?

Vale ressaltar que nem todos os afetados pelo projeto poderão decidir como ele será desenvolvido. Os principais participantes, como os que abordaremos neste artigo, são os que decidem os resultados do projeto. Saber quem eles são pode ajudar a fortalecer as relações entre todos e obter a adesão das pessoas que mais importam.

Os dois tipos de participante que podem ser encontrados num projeto

Em geral, existem dois tipos de participante do projeto: os participantes internos e os externos. Os internos são os mais óbvios quando se considera quem seriam os participantes. Eles incluem qualquer pessoa que trabalhe na sua empresa, desde subordinados diretos a líderes executivos, e que esteja envolvida no projeto. Por outro lado, os participantes externos são qualquer pessoa de fora da sua organização. Podem ser clientes, uma agência ou empreiteira, usuários, investidores, fornecedores ou qualquer outro contribuidor externo.

Tipos de participante interno

Tipos de participante externo

  • Clientes;

  • Empreiteiras;

  • Subempreiteiras;

  • Usuários;

  • Investidores;

  • Fornecedores.

Os benefícios de realizar uma análise de participantes

Bons participantes contribuem muito para o projeto. Durante a fase de planejamento, os participantes são os seus guias para entender aonde o projeto deve chegar. Os participantes internos podem apoiar o desenvolvimento de um orçamento ou plano de gestão de recursos para o projeto. Saber quem são os seus participantes externos pode ajudar a definir o escopo e os objetivos do projeto. Então, quando o projeto estiver em andamento, um bom participante do projeto pode prestar suporte, ajudar quando as coisas derem errado e manter a equipe motivada.

Compreender claramente quem são os participantes do projeto pode ajudar a obter a adesão deles e executar o projeto mais eficazmente. Além disso, a análise de participantes pode ajudar a:

  • Obter mais suporte e recursos.

  • Aumentar a visibilidade do projeto, principalmente para os participantes de nível executivo.

  • Evitar obstáculos onerosos durante o ciclo do projeto.

  • Comunicar-se pelos canais certos e no momento mais adequado.

  • Compartilhar as informações certas com os participantes.

Como criar o mapa de análise de participantes em quatro passos

Identificar e gerenciar os participantes de um projeto é ótima forma de assegurar o seu sucesso. Quando os principais participantes são incluídos num projeto, eles dão um apoio que pode vir a ser crucial durante o ciclo de vida do projeto. De outra maneira, sem participantes que deem esse apoio, você pode ter de definir ou corrigir as expectativas dos participantes a meio do projeto, o que pode resultar em mudanças e riscos desnecessários ao projeto. Para evitar isso, aqui estão quatro passos a serem seguidos para criar um mapa de análise de participantes eficaz.

Passo 1: identificar os participantes

Antes de poder gerir as expectativas dos participantes, é necessário saber primeiro quem eles são. Certifique-se de levar em consideração tanto os participantes internos quanto os externos. Para descobrir quem são os participantes de um projeto, pergunte-se:

  • Quem se importa com o projeto?

  • Quem será afetado pelo projeto?

  • Quem pode influenciar o projeto?

  • Quem pode aprovar/rejeitar o projeto?

Caso precise de ajuda para monitorar os participantes, considere criar um gráfico RACI ou listagem de participantes para monitorar quem é cada um deles, a importância da sua participação e qual será o seu impacto no projeto. Antes de passar à segunda etapa, faça uma última verificação. Pergunte-se:

  • Existe algum outro participante interno de quem eu deva estar ciente, como um gestor de recursos ou um gestor de portfólio de projetos?

  • Incluí todos os principais líderes e gestores do projeto?

  • Existe algum participante externo que eu não tenha incluído, mas que pode ser afetado pelos resultados do projeto?

Leia: Guia de gráficos RACI, com exemplos

Passo 2: determinar os níveis de influência e interesse dos participantes

Um engajamento forte dos participantes pode ajudar o seu projeto a deslanchar. A melhor forma de assegurar um alto nível de engajamento é criando um mapa de participantes que delineie claramente os níveis de influência e interesse de cada participante. Essa grade, às vezes chamada de grade de poder/interesse ou de matriz de interesse, é a melhor forma de visualizar os quatro principais grupos de participantes.

Os quatro principais grupos de participantes são:

  • Muita influência e muito interesse. É provável que estes sejam os aprovadores e patrocinadores do projeto. Externamente, também podem ser parceiros ou clientes importantes. Certifique-se de consultar esses participantes periodicamente, mantendo as expectativas alinhadas de ambos os lados. Durante o andamento do projeto, lembre-se de colaborar ativamente com esses participantes, que podem ser considerados os principais agentes dentro da sua equipe de participantes.

  • Muita influência e pouco interesse. Estas são pessoas que podem bloquear ou apoiar o seu projeto, mas que provavelmente não estão interessadas nisso. Podem ser parceiros ou líderes executivos de outros departamentos da empresa. Certifique-se de que esses participantes estejam cientes dos aspectos básicos do seu projeto e peça aos participantes de muita influência e muito interesse que ajudem a conduzir o relacionamento, se necessário. Lembre-se de que, mesmo que sejam participantes de muita influência e pouco interesse, o trabalho deles pode ser afetado pelo seu, e é melhor que isso não surja como uma surpresa inesperada. Durante o andamento do projeto, mantenha tais participantes informados com dados gerais para que vejam como satisfatório e benéfico o avanço do projeto.

  • Pouca influência e muito interesse. É provável que não precise obter a aprovação deste grupo de participantes, principalmente para os detalhes iniciais do projeto. É mais importante envolvê-los no Passo 4. Durante o andamento do projeto, mantenha-os informados.

  • Pouca influência e pouco interesse. Trata-se de participantes secundários. Dependendo das dimensões e da complexidade do seu trabalho, pode ser uma boa ideia envolvê-los semiperiodicamente nos relatórios de status do projeto ou só ao fim do projeto. No entanto, certifique-se de consultá-los durante o andamento do projeto para saber se gostariam de envolver-se mais.

Passo 3: entender as necessidades dos participantes

É compreensível que alguns participantes discordem de certos elementos do projeto. O gestor do projeto é responsável por entender as necessidades e pontos de vista dos participantes, e chegar a uma solução que não afete negativamente o sucesso do projeto. Não é sua obrigação fazer tudo o que os participantes do projeto pedirem, mas, mesmo assim, os participantes devem ser ouvidos, e suas necessidades precisam ser entendidas.

Às vezes, alguém que parece ser um “participante difícil” só tem prioridades diferentes das suas. Pode ser que o seu trabalho esteja atrapalhando o trabalho desse participante. Ao fazer um esforço para ver as coisas desde a sua perspectiva, será mais fácil encontrar uma solução para que ninguém saia prejudicado dessa experiência.

Se estiver em dúvida, coloque-se no lugar da outra pessoa. Pergunte-se:

  • Do que ela precisa?

  • Que nível de comunicação ela prefere?

  • Qual é a estratégia de comunicação mais eficaz?

  • Esse participante está sendo influenciado por alguém ou por alguma coisa?

  • Como identificar com precisão os interesses dos participantes?

Passo 4: manter os participantes envolvidos

Após identificar os participantes e considerar as suas necessidades, certifique-se de convidá-los para as sessões de planejamento do projeto e para a reunião inicial, caso haja. Os principais participantes também precisam aprovar o termo de abertura do projeto, o planejamento do projeto, os objetivos do projeto e o escopo do projeto.

Com o projeto já em andamento, certifique-se de atualizar quaisquer participantes relevantes sobre as alterações e o progresso. Além de aumentar a visibilidade, documentar os processos com antecedência reduz o risco de qualquer falha de comunicação no futuro.

Embora seja bom convidar participantes de distintas proveniências, certifique-se de priorizar os principais. Não é necessário obter a aprovação de todos para tudo. Se estiver em dúvida, consulte o mapa de análise de participantes para identificar quem precisa ser envolvido.

Pode ser que você se reúna regularmente com alguns participantes (os participantes de muita influência e muito interesse, por exemplo) para debater o projeto e lidar com quaisquer desafios inesperados. Porém, para manter os demais participantes envolvidos, envie-lhes atualizações de status do projeto periódicas sobre marcos recém-atingidos, bem como sobre quaisquer obstáculos e próximos passos. Recomendamos enviar uma atualização a cada duas semanas ou com mais frequência, caso esteja gerindo uma iniciativa complexa.

Leia: Como elaborar um relatório eficaz sobre o status do projeto

Armadilhas comuns ao mapeamento de participantes

Não existe uma solução perfeita para a comunicação com os participantes, mas estas são as armadilhas mais comum que surgem e algumas formas de evitá-las:

Falta de limites

  • Problema: participantes que querem participar demais do projeto estão causando um desvio de escopo.

  • Solução: implementar um processo de controle de mudanças.

Às vezes, participantes que querem participar demais podem ter um impacto negativo. Depois de passar tanto tempo planejando o seu projeto e definindo os entregáveis, se surgirem participantes com sugestões de novos entregáveis, atualizações do cronograma ou ajustes de orçamento, o seu projeto pode sair dos trilhos.

A melhor forma de definir limites para os participantes é implementar um processo de controle de mudanças. Quando um processo de proposta, revisão e aceitação de alterações do escopo do projeto é criado, é possível manter o projeto dinâmico e atualizado sem se preocupar com possível desvios de escopo. Um processo de controle de mudanças é composto por quatro elementos:

  1. Os participantes do projeto apresentam uma solicitação de alteração.

  2. Os principais participantes revisam a solicitação.

  3. A alteração é aprovada, rejeitada ou adiada.

  4. O escopo ou os objetivos do projeto são ajustados conforme as alterações. 

Leia: 7 causas comuns de desvios de escopo, e como evitá-los

Esqueceu-se de incluir algum participante?

  • Problema: durante a fase inicial de identificação dos participantes, não foi incluído um participante que tem muito interesse na iniciativa em questão.

  • Solução: envolva a equipe do projeto na fase de identificação dos participantes.

Às vezes é inevitável esquecer um participante de outro departamento. Outras vezes, pensamos num participante, mas não nos lembramos de o incluir na lista de participantes ou de calcular o seu nível de influência e interesse. Erros desse tipo acontecem, mas é melhor evitá-los ao máximo, principalmente no caso de participantes com muita influência ou muito interesse.

A melhor forma de certificar-se de que isso não ocorra é envolver a equipe do projeto no processo de identificação de participantes. Considere realizar uma sessão de debate de ideias para identificar e categorizar cada participante, para que ninguém seja deixado de fora da lista. Se ainda tiver dúvidas, encaminhe a lista ao seu superior ou ao patrocinador do projeto para assegurar-se de que ninguém esteja faltando na lista. Se estiver em dúvida, pergunte!

Os participantes não foram envolvidos no momento certo

  • Problema: a análise de participantes foi realizada somente depois que o projeto já havia sido iniciado.

  • Solução: da próxima vez, crie um mapa de análise de participantes com antecedência.

Isto é óbvio, mas vale a pena incluir aqui. Se você se esquecer de adicionar um participante, use isso como oportunidade de aprendizado para o seu próximo projeto. Por exemplo, caso tenha se esquecido de fazer o mapa de análise de participantes antes do início do projeto, escreva um lembrete em algum lugar para fazê-lo primeiro da próxima vez.

O segredo da gestão de participantes é a clareza

Para que o projeto possa começar sem percalços, é necessário assegurar-se de que as expectativas dos participantes sejam correspondentes aos entregáveis do projeto, ou seja, a clareza precisa ser ampliada e incentivada em todas as fases do projeto.

A melhor forma de fazer isso é por meio de uma ferramenta de gestão do trabalho, como a Asana. As ferramentas de gestão do trabalho ajudam a coordenar as pessoas e trabalhos de todos os âmbitos da sua organização. Para saber mais, leia a nossa introdução à gestão do trabalho.

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