Análise de causa raiz: como encontrar soluções eficazes (com exemplos)

“Vamos à raiz do problema” é uma expressão que as pessoas costumam usar quando procuram soluções. Essa expressão pode ser visualizada na forma de raízes de árvores abaixo da superfície. As raízes das árvores não são visíveis, mas o seu crescimento é óbvio acima do solo. Às vezes, esse crescimento é positivo e resulta em uma bela árvore, e às vezes é negativo, danificando calçadas e fundações. 

Você pode não entender inicialmente por que alguns problemas ocorrem, e é por isso que entender a causa raiz é tão importante. Realizar uma análise de causa raiz usando ferramentas como o diagrama de espinha de peixe e o método dos cinco porquês pode esclarecer questões complexas, levando a soluções eficazes e sustentáveis. Neste artigo, falaremos sobre como realizar uma análise de causa raiz e apresentaremos estratégias de resolução de problemas para melhorar os processos. 

O que é a análise de causa raiz?

Uma análise de causa raiz (RCA) envolve encontrar as causas raiz de um problema para identificar e implementar soluções. A análise de causa raiz trata as causas subjacentes de um problema, em vez dos sintomas superficiais do problema em si. 

Por exemplo, se a sua empresa está sofrendo com uma baixa taxa de retenção, contratar mais membros de equipe é uma solução rápida. Mas, com a análise de causa raiz, você pode descobrir por que os membros da equipe não estão permanecendo na empresa para aumentar a retenção a longo prazo. As causas raízes da baixa taxa de retenção podem incluir:

• falta de oportunidades de desenvolvimento profissional;

• benefícios insuficientes para os membros da equipe;

• baixa remuneração em comparação com a média do mercado;

• baixa motivação da equipe.

Depois de considerar as possíveis causas-raízes, você pode usar a pesquisa para determinar uma ou várias causas-raízes. Depois de entender essas causas-raiz, é fácil implementar uma solução. A análise de causa raiz aborda os problemas de forma sistemática, em vez de colocar um curativo sobre os problemas e correr o risco de que o problema ocorra novamente. 

Princípios fundamentais da análise de causa raiz

A análise de causa raiz pode resolver problemas recorrentes de projeto ou gargalos maiores dentro dos processos de negócios. Se você quiser colher os benefícios exclusivos deste método, tenha em mente estes princípios fundamentais da análise de causa raiz:

• Em vez de corrigir os sintomas de um problema, concentre-se nas suas causas-raiz.

• Concentre-se menos em quem causou o problema e mais em como e por que o problema ocorreu.

• Encontre evidências de causa e efeito para apoiar as causas-raiz que você identificou.

• Desenvolva um plano de ação informativo para apoiar as suas soluções.

• Pense em como evitar que as causas raízes se repitam no futuro.

Lembre-se de que um problema pode ter várias causas raízes, e isso não é incomum. Termine com as causas-raiz que você considera mais precisas e esteja preparado para enfrentá-las com soluções fortes. 

Como realizar uma análise de causa raiz

Há várias estratégias que podemos usar para identificar as causas raízes na análise. Use as etapas abaixo para orientar a sua equipe no processo de análise de causa raiz. 

1. Defina o problema

Você precisará de um problema claramente definido para realizar uma análise de causa raiz. Se você tiver vários problemas para resolver, é melhor começar com um e realizar várias análises de causa raiz para encontrar soluções para cada um. Ao lidar com um problema de cada vez, você terá uma melhor chance de encontrar a causa de cada um e resolvê-los rapidamente.

Definir o problema também envolve deixar todos na mesma página. Por exemplo, você pode querer realizar uma análise de causa raiz porque acha que a sua equipe está sofrendo com a baixa produtividade. Mas, se a sua equipe não sente que a produtividade está baixa, então você não pode avançar. Como a produtividade é subjetiva, talvez seja necessário definir o problema de uma maneira mais mensurável e passar para a segunda etapa, onde você usará evidências para saber mais sobre o problema. 

2. Coletar dados

Agora você precisará coletar evidências para apoiar a ideia de que o problema existe. Você também pode usar a pesquisa da empresa para entender melhor os sintomas do problema. As perguntas que você deve fazer durante esta etapa incluem:

• Há quanto tempo o problema existe?

• Quem está sofrendo por causa desse problema?

• Qual é o impacto de curto e longo prazo deste problema?

• Quais são os principais sintomas desse problema?

• Que evidências temos para apoiar a ideia de que há um problema?

Depois de saber mais sobre como esse problema afeta a sua empresa e os membros da equipe, você pode debater as possíveis causas do problema. 

3. Identifique as possíveis causas-raiz

Identificar as possíveis causas-raiz é a parte mais importante do processo de análise de causa-raiz. As causas que você encontrar nesta etapa acabarão levando você a uma solução e a um plano de ação. As estratégias comuns de resolução de problemas incluem:

• Fluxograma de causa e efeito: o modelo de análise de causa raiz gratuito fornecido abaixo apresenta um fluxograma de causa e efeito. Esse fluxograma divide o problema em sintomas, possíveis causas e causas reais para encontrar uma solução lógica. 

• Abordagem dos 5 porquês: você também pode usar a abordagem dos 5 porquês para chegar à causa raiz de um problema. Em vez de aceitar o problema como ele é, pergunte “por quê” até descobrir um processo ou sistema que não está funcionando como deveria. Usar um modelo de 5 porquês ajuda a estruturar o processo para que você não se contente com a primeira resposta que encontrar e possa descobrir camadas de problemas que não foram percebidas imediatamente.

4. Determine a causa raiz

Para determinar a causa raiz do seu problema, você passará por tantas causas raiz possíveis quanto puder. Depois de esgotar todas as possibilidades, faça as seguintes perguntas:

• Existem semelhanças entre as causas-raiz que identifiquei?

• Há razões para eliminar alguma dessas possíveis causas-raiz?

• Qual causa raiz parece mais problemática?

Semelhante às estratégias que você usou ao procurar possíveis, há estratégias que você pode usar para chegar à oportunidade real. Essas estratégias incluem:

• Análise de modo e efeito de falha (FMEA): a FMEA é uma ferramenta semelhante à análise de risco, na qual você analisa as possíveis causas raízes identificadas e elimina as que têm maior probabilidade de resultar em falha mais tarde. 

• Análise de impacto: use uma análise de impacto para avaliar os impactos positivos e negativos de cada possível causa raiz identificada. Ao fazer essa lista hipotética de prós e contras para cada causa, você pode se sentir mais confiante para reduzir a sua lista.

Você pode ter dificuldade em identificar uma causa raiz singular do seu problema, e não há problema nisso. Se você acha que o seu problema tem vários fatores contribuintes, não se sinta pressionado a escolher apenas um para resolver. É bom simplificar o plano de ação, mas às vezes você precisará criar vários planos para resolver um problema.

5. Implementar soluções

Quando estiver confiante nas causas-raiz identificadas, é hora de encontrar soluções para essas causas e agir. As soluções que você encontrar devem abordar a causa raiz, mas, como resultado, essas soluções voltarão à cadeia e resolverão o seu problema inicial. 

Faça estas perguntas ao desenvolver soluções:

• Como implementaremos esta solução se a escolhermos?

• Quais obstáculos enfrentaremos ao implementar esta solução?

• Quanto tempo levará para implementar esta solução?

• Quem implementará esta solução?

• A implementação desta solução pode levar a outros problemas?

Quando estiver tudo pronto para criar o seu plano de implementação, certifique-se de compartilhá-lo em uma ferramenta que todos os participantes possam visualizar. O software de gestão de projetos facilita a colaboração e a coordenação dos entregáveis conforme necessário. Pode levar várias semanas para implementar o seu plano, o que significa que alguns dos seus objetivos podem se tornar dependentes de outros marcos. Use os diagramas de Gantt para ver as dependências do projeto e colaborar em tempo real.

Modelo e exemplo de análise de causa raiz

Um modelo de análise de causa raiz simplifica a realização da análise de causa raiz, pois você pode visualizar o problema e as suas causas subjacentes em forma de fluxograma. Assim como as raízes de uma árvore, este fluxograma de causa e efeito se expande em diferentes direções a partir do problema inicial. 

Se você seguir o exemplo de análise de causa raiz abaixo, verá como o modelo começa com um problema e depois se divide nos sintomas que o problema apresenta. A partir dos sintomas, o modelo de análise de causa raiz ajuda a determinar as possíveis causas raiz antes de se estabelecer as causas raiz reais e encontrar soluções. 

Neste exemplo, a empresa está enfrentando uma queda nas visualizações do site. A análise de causa raiz flui da seguinte forma:

Problema:

• as visualizações do site estão baixas

Sintomas:

• redução da visibilidade da marca;

• Falta de compras on-line

• Baixa autoridade de domínio

Possíveis causas principais:

• Problemas técnicos com o nosso site

• Concorrente com melhor classificação nas SERPs

• CTAs fracos

• Os clientes não gostam do nosso produto

• Os clientes não conseguem encontrar o nosso site para fazer compras

• Conteúdo de baixa qualidade

• Backlinks irrelevantes

Causas-raiz reais:

• Falta de conteúdo de SEO

• O site não está sendo classificado nas SERPs

• Falta de palavras-chave relevantes

Solução:

• reformular o conteúdo

Você pode baixar um modelo de análise de causa raiz gratuito abaixo e usá-lo para identificar possíveis causas e soluções para os problemas que está enfrentando no trabalho. Um modelo de análise de causa raiz pode ajudar a resolver problemas subjacentes que podem não ter sido óbvios no início.

Ferramentas e métodos de análise de causa raiz

A análise de causa raiz é um pilar fundamental nos esforços de melhoria contínua e gestão de riscos. Ela oferece um processo sistemático para descobrir as verdadeiras causas principais de problemas ou incidentes. 

Ao ir além dos sintomas, as ferramentas de análise de causa raiz capacitam as equipes de RCA a se aprofundarem nas causas mais profundas e subjacentes dos problemas. Esse mergulho profundo não leva apenas a correções temporárias, mas a resoluções mais eficazes e de longo prazo, transformando desafios em oportunidades de melhoria duradoura.

Gráficos de Pareto

A análise de Pareto, baseada no princípio de Pareto (também conhecido como regra 80/20), é uma técnica de tomada de decisão que ajuda a identificar as tarefas ou áreas problemáticas com os maiores retornos. A análise de Pareto é particularmente eficaz quando há várias causas que levam a um único efeito. Esse método é amplamente aplicado em vários setores empresariais e organizacionais, ajudando a priorizar as ações que têm o maior impacto.

5 porquês

O método dos 5 porquês é um método interrogativo iterativo usado para analisar as relações de causa e efeito subjacentes a um problema específico. Ela envolve fazer repetidamente a pergunta “Por quê?” para remover camadas de sintomas e chegar à verdadeira causa raiz de um problema. A técnica dos cinco porquês é amplamente usada em metodologias lean para resolver problemas, reduzir custos e melhorar a qualidade.

Diagrama de espinha de peixe de Ishikawa

O diagrama de espinha de peixe, também conhecido como diagrama de Ishikawa, é uma maneira visual de analisar a causa e o efeito. Ele ajuda a fazer um brainstorming para detectar possíveis causas-raiz de um problema e é usado para o design de produto e a gestão da qualidade. O diagrama de Ishikawa exibe o efeito ou problema na boca do peixe, com possíveis causas adicionadas às “espinhas” menores.

Análise da árvore de falhas

A análise da árvore de falhas é uma ferramenta gráfica que usa a lógica booleana, na qual as respostas a todas as perguntas são “sim” ou “não”, para determinar a causa das falhas no nível do sistema. É adequada para avaliação de riscos em setores como farmacêutico, aeroespacial e engenharia de software. A ferramenta organiza os eventos em sequências e usa símbolos lógicos para mostrar as dependências entre os eventos.

Análise de Modos de Falha e Efeitos (FMEA)

A FMEA envolve a revisão de componentes, subsistemas e conjuntos para encontrar os pontos fracos de um sistema, suas causas e efeitos. Desenvolvido no final dos anos 1950, é um método de análise quantitativa e qualitativa usado no design de produtos, processos ou serviços e para criar planos de controle para processos novos ou modificados.

Diagrama de dispersão

O diagrama de dispersão é uma ferramenta gráfica que representa pares de dados numéricos, com uma variável em cada eixo, para examinar a relação entre eles. Quando as variáveis estão correlacionadas, os pontos se alinham ao longo de uma linha ou curva. A proximidade do agrupamento de pontos em torno da linha indica a força da correlação. Esta ferramenta de análise de causa raiz é considerada uma das sete ferramentas básicas de qualidade e é essencial para determinar as relações entre diferentes variáveis na análise de causa raiz.

Modelo DMAIC

DMAIC, que significa definir, medir, analisar, melhorar e controlar, é uma abordagem estruturada usada no Six Sigma para otimizar processos. Ela fornece evidências quantificáveis de melhorias e é um método repetível e fácil de entender para detectar problemas e desenvolver soluções. Este modelo é ideal para gestores de projetos e equipes de análise de causa raiz.

Modelo de lista de verificação de relatórios 8D

O modelo de relatório 8D é usado para análise detalhada da causa raiz com base nas oito disciplinas de resolução de problemas. É amplamente utilizado em setores influenciados pelo feedback do cliente, como os setores automotivo e de saúde. O modelo ajuda a identificar e erradicar o problema, concentrando-se no “ponto de escape”, que representa o ponto em que o problema passou despercebido pela primeira vez.

Análise de eventos e fatores causais

A análise de eventos e fatores causais identifica a sequência de eventos e os fatores causais que levaram a um problema. Essa análise se concentra em entender a ordem cronológica dos eventos e as condições ou ações específicas que contribuíram para o problema. Um diagrama de causa e efeito é particularmente útil em situações complexas em que vários fatores interagem para causar um problema. 

Análise de mudanças

A análise de mudanças é um componente essencial de uma análise eficaz da causa raiz, especialmente na gestão da qualidade e nos esforços de melhoria contínua. Esse método envolve examinar e comparar a situação ou o sistema antes e depois da ocorrência de um problema. 

Ao identificar o que mudou, você pode isolar os fatores causais com mais precisão. A análise de mudanças é valiosa em cenários em que o problema surgiu após alterações em processos, materiais, pessoal ou equipamentos, ajudando a identificar rapidamente a causa raiz real do problema.

Análise de barreiras

A análise de barreiras é um processo de resolução de problemas que examina os controles e barreiras que estavam em vigor para evitar um incidente e por que essas verificações de segurança falharam. Ao analisar a quebra ou ausência dessas barreiras, as equipes de análise de causa raiz podem identificar erros humanos, falhas do sistema e outras possíveis causas raiz. A análise de barreiras contribui para o desenvolvimento de sistemas e processos mais robustos, evitando ocorrências futuras de problemas semelhantes.

Dicas para realizar uma análise eficaz da causa raiz

Você já se perguntou como não apenas resolver problemas, mas também evitar que eles se repitam? Os métodos de análise de causa raiz são a chave. Esses métodos vão ao cerne dos problemas, abordam suas causas subjacentes e preparam o caminho para melhorias duradouras. 

Essa abordagem não oferece apenas uma solução temporária; ela garante que os mesmos problemas não reapareçam, promovendo melhorias contínuas nos processos e resultados.

Incentive a colaboração da equipe

Promover a colaboração em equipe pode aumentar significativamente a eficácia da análise de causa raiz. Diversas perspectivas e conhecimentos contribuem para uma compreensão mais abrangente do problema e o desenvolvimento de soluções eficazes.

Exemplo: considere uma empresa de manufatura que enfrenta frequentes quebras de equipamentos. Ao formar uma equipe interdisciplinar de análise de causa raiz com membros de engenharia, manutenção e operações, eles podem reunir seus insights para identificar a causa raiz. 

Um engenheiro pode identificar uma falha de projeto, enquanto um trabalhador de manutenção pode identificar problemas de desgaste e um operador pode destacar erros operacionais. Essa abordagem colaborativa produz uma declaração abrangente do problema, levando a uma solução multifacetada e eficaz.

Faça perguntas abertas

As perguntas abertas são fundamentais na análise de causa raiz. Fazer perguntas incentiva uma exploração detalhada do problema, permitindo que os membros da equipe considerem várias possibilidades e se aprofundem nas causas subjacentes.

Exemplo: em um ambiente de saúde, se houver um aumento nas readmissões de pacientes, fazer perguntas abertas como “Quais são os fatores comuns entre essas readmissões?” ou "Como nossos processos de alta variam para pacientes que são readmitidos?" pode revelar problemas mais profundos. 

Essas perguntas podem revelar que certos procedimentos de alta não estão sendo seguidos de forma consistente, o que pode ser a causa raiz da educação inadequada do paciente na alta.

Evitar a culpa

Um aspecto essencial da análise bem-sucedida da causa raiz é se concentrar no processo, em vez de atribuir culpa individual. Concentrar-se no "porquê" e no "como" do problema, em vez de "quem" foi o responsável, cria um ambiente propício para a resolução e melhoria genuínas do problema.

Exemplo: em uma equipe de desenvolvimento de software que enfrenta atrasos frequentes nos projetos, concentrar-se no processo em vez de culpar os indivíduos pode ser mais produtivo. Ao analisar o “porquê” e o “como”, como perguntar: “Por que esses atrasos estão acontecendo?” ou “Como podemos otimizar nossas estratégias de gestão de projetos?”, eles podem descobrir que a causa raiz não é a incompetência individual, mas um cronograma irrealista ou canais de comunicação pouco claros. 

Essa mudança da culpa para o pensamento orientado a processos ajuda a criar um ambiente de resolução de problemas mais eficaz e harmonioso.

Transforme soluções em ações com fluxos de trabalho

A análise de causa raiz não traz resultados imediatos, mas chegar à causa raiz de um problema o resolve de uma vez por todas. Depois de encontrar uma solução eficaz, você precisará colocar um plano em prática. Os fluxos de trabalho da Asana fornecem um núcleo de referência para definir metas, monitorar o progresso e ver os problemas desaparecerem em tempo real.