Os 20 principais gráficos de gestão de projetos para visualizar o progresso do projeto

Quer seja ou não o seu cargo, ser um gestor de projetos significa encontrar maneiras de executar o trabalho de forma mais eficaz. Para equipes envolvidas em sprints ou trabalho iterativo, a visualização das tarefas pode ajudar a agilizar a comunicação e a criar transparência. 

Os gráficos de gestão de projetos auxiliam na resolução de problemas, ajudando os membros da equipe a visualizar as tarefas e entender como esse trabalho se conecta às metas mais amplas da empresa. Dos diagramas de Gantt aos fluxogramas, há muitos tipos diferentes de gráficos para escolher. Isso pode incluir gráficos para planejamento e alocação de recursos, como diagramas de Gantt, EAP e CPM, execução, como Kanban e cronogramas, e geração de relatórios, como gráficos de barras e de burndown. 

Reunimos 20 dos gráficos de gestão de projetos mais eficazes em cada uma dessas categorias e descrevemos como cada um pode beneficiar a sua equipe e ajudar a atingir as suas metas.

Tipos de gráficos de gestão de projetos

A gestão de projetos envolve uma série de tarefas e responsabilidades e, como tal, faz uso de vários tipos de gráficos para atender a diferentes requisitos e etapas dentro de um projeto. Cada tipo de gráfico de gestão de projetos oferece uma perspectiva distinta para ajudar os gestores de projetos a visualizar, planejar e comunicar os principais aspectos dos seus projetos.

A escolha do melhor gráfico de gestão de projetos depende de fatores como o escopo do projeto, o estágio do seu ciclo de vida e o tipo de informação que precisa ser comunicada às partes interessadas. 

Principais gráficos de gestão de projetos para planejamento e alocação de recursos

Um equívoco comum na gestão de projetos é que os gráficos de projeto só são úteis para a geração de relatórios. Na verdade, alguns dos gráficos de projeto mais valiosos são aqueles que ajudam a planejar projetos e preparar a equipe para o sucesso. 

Usar gráficos de projeto para planejamento e alocação de recursos pode beneficiar a sua equipe em todos os níveis: 

• Os colaboradores individuais têm uma maneira clara de visualizar o trabalho futuro.

• Os líderes de equipe podem garantir que haja recursos suficientes para atingir as metas a tempo.

As partes interessadas têm uma visão panorâmica do trabalho futuro, o que aumenta o engajamento e a adesão.

Confira os nove principais gráficos de gestão de projetos para planejamento e alocação de recursos: 

1. Diagramas de Gantt

O diagrama de Gantt é um gráfico de barras horizontais utilizado para representar o cronograma de um projeto por meio da visualização das tarefas ao longo do tempo. Neste gráfico, cada barra representa uma tarefa ou iniciativa, e o comprimento da barra determina quanto tempo a tarefa ou iniciativa deve levar. Use os diagramas de Gantt para visualizar o cronograma, as tarefas e as metas de um determinado projeto. 

Embora não tenha sido o inventor original, os diagramas de Gantt se tornaram populares graças a Henry Gantt na década de 1910. Os diagramas de Gantt evoluíram muito desde o seu uso original para registrar as horas de trabalho em fábricas. Hoje, eles são usados para monitorar o progresso do projeto em tempo real, visualizar as dependências das tarefas e representar marcos importantes. 

Melhor para: equipes que desejam mapear visualmente o plano do projeto para coordenar tarefas dependentes e cumprir os prazos. Os diagramas de Gantt são úteis para planejar e programar projetos do início ao fim. 

2. Estruturas analíticas do projeto (EAP)

Uma estrutura analítica do projeto é um método usado para dividir visualmente as atividades do projeto em unidades menores. Você e a sua equipe de projeto podem usar uma EAP para visualizar os entregáveis e as dependências necessárias, além de simplificar a comunicação.

Há três níveis em uma EAP: tarefas principais, dependências e subdependências. Esses níveis dividem as tarefas na sua forma mais simples, mostrando o trabalho necessário para concluir a tarefa principal. Experimente um modelo de estrutura analítica do projeto para colocar essa estrutura em prática no seu próximo projeto complexo.

Melhor para: equipes que trabalham em projetos complexos e querem dividir as tarefas em partes menores. Uma EAP ajuda a visualizar as dependências, conectando as tarefas às metas maiores. 

3. Método do caminho crítico (CPM)

Um caminho crítico é a sequência mais longa de atividades que a equipe precisa concluir a tempo para que o projeto inteiro seja concluído. O método do caminho crítico é uma técnica usada para identificar a quantidade de tempo que cada uma dessas atividades requer. 

Como atrasos em tarefas críticas podem afetar todo o projeto, o método do caminho crítico ajuda a facilitar a alocação de recursos e evitar gargalos. Depois de identificar o caminho crítico, você pode programar as tarefas com tempo suficiente para garantir que a equipe possa concluir os entregáveis do projeto dentro do prazo. 

Melhor para: equipes que desejam concluir um projeto no cronograma mais eficiente possível. Este tipo de gráfico de gestão de projetos ajuda a programar os entregáveis e as datas de conclusão do projeto. 

4. Diagramas PERT

PERT é a sigla em inglês para Program Evaluation and Review Technique (Técnica de avaliação e revisão de programas). Um diagrama PERT é uma ferramenta usada para programar, organizar e mapear as tarefas de um projeto. Você pode usá-lo para obter uma representação visual do cronograma de um projeto que detalha as tarefas individuais.

O objetivo de um diagrama PERT é entender melhor como conectar as tarefas umas às outras, dando uma visão clara das dependências. Você pode usar este gráfico de gestão de projetos para avaliar os recursos necessários e estimar a duração das tarefas e a alocação da equipe.

Melhor para: equipes que trabalham em um projeto com subdependências complexas. Um diagrama PERT ajuda a alocar recursos com precisão, mantendo os prazos em dia. 

5. Fluxogramas

O fluxograma ilustra as etapas, sequências e decisões de um fluxo de trabalho. Você pode usar um fluxograma para planejar, visualizar e documentar etapas importantes de um processo. 

Um fluxograma pode incorporar diferentes ferramentas de visualização, como um diagrama PERT ou um diagrama de raia. Você pode usar um fluxograma para uma variedade de finalidades, inclusive para simplificar fluxos de trabalho complexos, organizar tarefas e identificar gargalos. 

Melhor para: equipes que têm dificuldades em resolver gargalos e manter as tarefas organizadas. Um fluxograma facilita a visualização de problemas e soluções do projeto. 

6. Diagramas de rede

Um diagrama de rede consiste em caixas e setas para representar tarefas e visualizar se elas são críticas ou não. É uma das muitas ferramentas de nivelamento de recursos usadas para ajustar as datas do projeto e avaliar os recursos disponíveis. 

Use um diagrama de rede para mapear a cronologia e o cronograma das tarefas do projeto.  Planeje a duração dos projetos e acompanhe o progresso ao longo do caminho com a ajuda de um diagrama de rede.  

Melhor para: equipes que têm dificuldades em manter os projetos em dia e priorizar os entregáveis. Um diagrama de rede ajuda a priorizar tarefas críticas. 

7. Diagramas matriciais

Um diagrama matricial ajuda a entender a relação entre conjuntos de dados, funções e elementos do projeto. Você pode usar este diagrama para identificar problemas, alocar recursos e avaliar áreas de oportunidade em um projeto. 

Há uma variedade de diagramas matriciais diferentes, como os em forma de L, Y, C, T e X. Analise a meta e os pontos de dados do seu projeto para determinar o diagrama certo para a sua equipe. 

Melhor para: equipes que trabalham em projetos focados em dados e precisam de ajuda para conectar tarefas a metas. Um diagrama matricial ajuda a equipe a entender a relação entre dados e metas. 

8. Gráfico de causa e efeito

O diagrama de causa e efeito é fundamental nas sessões de brainstorming, particularmente quando as equipes estão identificando e analisando as possíveis causas de um problema específico dentro de um projeto. Este gráfico de gestão de projetos ajuda a identificar fatores subjacentes que podem não ser imediatamente aparentes.

Os diagramas de causa e efeito permitem que os membros da equipe realizem análises aprofundadas, destacando visualmente as variáveis do projeto e seus possíveis efeitos. É uma ferramenta útil para dividir problemas complicados em partes mais manejáveis, permitindo uma análise rigorosa de cada componente e de como ele afeta o projeto.

Melhor para: equipes que estão lidando com problemas complexos, especialmente em projetos em que identificar e entender as causas principais é fundamental para resoluções bem-sucedidas e para o sucesso do projeto.

9. Gráfico de análise SWOT

Um gráfico de análise SWOT avalia os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças de um projeto. Ao trabalhar em projetos ágeis, esse tipo de visão geral é especialmente importante para criar boas estratégias e escolhas inteligentes.

Este gráfico de gestão de projetos permite que as equipes alinhem os seus objetivos às forças e fraquezas internas, bem como às oportunidades e ameaças externas. Isso as ajuda a entender a sua posição diante dos desafios do projeto e das mudanças no mercado.

Melhor para: equipes ágeis que buscam adaptar e dinamizar as suas estratégias em resposta às mudanças na dinâmica do projeto e aos fatores externos.

Gráficos de gestão de projetos ideais para a execução

Depois de concluir o processo de planejamento, use os gráficos de projeto para executar o seu trabalho. Acompanhe exatamente quem está fazendo o quê, para quando, e por quê. Mantenha a sua equipe no caminho certo com uma fonte central de informações e atualize-a sobre quaisquer alterações em tempo real. 

Vamos dar uma olhada nos seis melhores gráficos de gestão de projetos para a execução do trabalho: 

10. Quadros Kanban

Os quadros Kanban são uma forma de visualizar o trabalho que precisa ser feito, especialmente à medida que o trabalho passa por cada estágio. Talvez você já tenha visto isso feito com notas adesivas ou em um quadro branco.

As ferramentas de quadro Kanban virtuais são ferramentas de gestão de tarefas mais dinâmicas, pois permitem acompanhar o progresso do trabalho em diferentes estágios em tempo real. Embora essas etapas variem de equipe para equipe, a sua pode incluir Novo, Pronto, Em andamento, Elaboração, Em espera e Concluído.

Melhor para: equipes que adotam a melhoria contínua e preferem trabalhar em etapas sucessivas com entregas claras. Este gráfico de gestão de projetos ajuda a visualizar os estágios de um projeto. 

11. Gráficos de Pareto

O princípio de Pareto afirma que 80 % dos resultados resultam de 20 % das causas. Use um diagrama de Pareto para visualizar as tarefas do projeto com base nessa regra 80/20. É uma excelente ferramenta de visualização de dados que normalmente combina elementos de um gráfico de barras e um gráfico de linhas, onde as tarefas individuais são representadas como barras no eixo vertical e o seu impacto cumulativo é mostrado por um gráfico de linhas no eixo horizontal. 

Você pode usar esse tipo de gráfico de gestão de projetos para identificar prioridades e tomar as melhores decisões para a sua equipe. Considere quais tarefas terão o maior impacto com apenas 20 % do tempo da sua equipe. Isso ajudará a alinhar tarefas menores com metas maiores e dará à sua equipe uma direção clara. 

Melhor para: equipes que têm uma carga de trabalho pesada e precisam de ajuda para priorizar projetos. Um gráfico de Pareto ajuda a organizar as tarefas por prioridade, para que você possa causar o maior impacto. 

12) Gráfico RACI

Ao descrever funções e deveres dentro das equipes de projeto, o gráfico RACI incentiva a responsabilidade e a transparência. Ele categoriza cada membro da equipe como responsável, aprovador, consultado ou informado para cada tarefa. Ao descrever a propriedade do trabalho, um gráfico RACI garante que cada membro da equipe esteja ciente das suas responsabilidades individuais e das demandas que lhes são impostas.

Este gráfico de gestão de projetos é particularmente eficaz para minimizar mal-entendidos e garantir que todas as partes interessadas estejam em sintonia durante todo o ciclo de vida do projeto.

Melhor para: projetos com múltiplas partes interessadas se beneficiam dessa abordagem porque ela simplifica a comunicação, esclarece funções e responsabilidades e reduz a possibilidade de tarefas duplicadas ou negligenciadas.

13. Cronogramas de projetos

Um cronograma de projeto ajuda a manter o controle para que você possa cumprir os seus prazos. Mapeie o progresso do projeto e conecte tarefas menores a metas de negócios mais amplas com um cronograma de projeto. 

Para começar, crie um cronograma do projeto listando as suas pendências, estimando a duração de cada iniciativa e mapeando as dependências. Depois de definir o cronograma, compartilhe-o com todos os participantes do projeto para que tenham informações em tempo real sobre as iniciativas e os prazos, bem como sobre quaisquer alterações feitas ao longo do processo. 

Melhor para: equipes que querem acompanhar prazos apertados. Os cronogramas de projeto ajudam a visualizar o trabalho necessário para atingir as metas. 

14. Diagramas de espinha de peixe

Use um diagrama de espinha de peixe (Ishikawa) para representar problemas ou gargalos em um projeto. Esse tipo de diagrama também é comumente chamado de gráfico de causa e efeito. Em um diagrama de espinha de peixe, a cabeça do peixe representa o problema ou gargalo que você está tentando resolver, enquanto as espinhas representam diferentes categorias e tarefas associadas. 

Você pode usar um diagrama de espinha de peixe para resolver problemas de causa raiz com a ajuda dos membros da equipe. Alguns exemplos de problemas são a falta de recursos e dados incorretos do projeto. 

Melhor para: equipes que têm dificuldades em resolver problemas do projeto em tempo real. O diagrama de espinha de peixe ajuda a conectar problemas a possíveis soluções para que você possa identificar os próximos passos. 

15. Gráficos de controle

O gráfico de controle é uma forma de visualizar as alterações do projeto. Você pode usar um gráfico de controle para entender quanto tempo as tarefas levam para serem concluídas em comparação com os recursos alocados. Isso lhe dará uma imagem real do progresso do projeto ao longo do tempo. 

Para criar um gráfico de controle, comece determinando um limite superior e inferior, como a duração das tarefas ou o número de recursos, para representar os marcos definidos. Mudanças erráticas que excedem esses limites simbolizam flutuações drásticas. Depois de identificar essas flutuações com o gráfico de controle, você pode abordá-las e resolvê-las rapidamente.

Melhor para: equipes que têm dificuldade em resolver problemas que atrapalham ou adiam projetos. Este tipo de gráfico de gestão de projetos ajuda a manter o controle dos recursos alocados.

Gráficos de gestão de projetos para usar na geração de relatórios

Uma parte essencial, mas às vezes negligenciada, da gestão de projetos é a geração de relatórios sobre o trabalho após a sua conclusão. É incrível quando você consegue atingir as metas do seu projeto, mas, sem uma maneira de relatar o seu trabalho, a equipe não pode aprender com os seus sucessos ou erros. 

Gráficos de projeto eficazes para geração de relatórios oferecem a oportunidade de aprender lições valiosas com o projeto e aplicá-las no futuro. 

Para começar, confira estes cinco tipos de gráficos de gestão de projetos para geração de relatórios:

16. Gráficos de barras

Um gráfico de barras é uma abordagem tradicional para visualizar os dados do projeto. O objetivo de um gráfico de barras é medir as variáveis do projeto com base em marcos. Com seu formato simples e componentes versáteis, não é de admirar que tantas equipes usem gráficos de barras. 

Você pode criar um gráfico de barras traçando as variáveis de sua escolha, como horas de tarefas ou custo do projeto, nos eixos X e Y. Esse design permite que você analise rapidamente os dados do projeto e os compartilhe com os principais interessados. 

Embora seja possível criar gráficos de barras manualmente, a melhor maneira de gerar esse tipo de gráfico é com uma ferramenta de geração de relatórios globais. Quando o gráfico de barras está diretamente conectado ao trabalho da equipe, é possível reduzir o trabalho manual e as tarefas duplicadas e dedicar mais tempo a iniciativas de alto impacto.

Melhor para: equipes que procuram uma maneira simples de visualizar os componentes do projeto. Um gráfico de barras ajuda a analisar várias variáveis do projeto em relação às metas 

17. Gráficos de burndown

É uma representação visual do trabalho remanescente em relação ao tempo necessário para concluí-lo. Você pode usar um gráfico de burndown para estimar a duração das tarefas, analisar problemas e determinar a data de finalização do projeto.

O objetivo deste gráfico de gestão de projetos é planejar com precisão os recursos futuros com base em dados. Para criar um gráfico de burndown, compare a duração estimada das tarefas com o tempo real no gráfico. Isso lhe dará uma visualização da duração ideal do trabalho em comparação com a real. 

Melhor para: equipes que querem analisar o tempo de trabalho estimado em relação ao real. Um gráfico de burndown ajuda a determinar as datas de conclusão do projeto. 

18. Gráficos de evolução

Um gráfico de burn up difere de um gráfico de burndown porque representa a quantidade de trabalho que falta concluir, em vez da duração. Em suma, ele acompanha o progresso do projeto em vez do tempo. 

Para criar um gráfico de burnup, compare as tarefas restantes ideais com o número real de tarefas restantes. Isso lhe dará uma compreensão clara de onde você precisa de recursos adicionais. Você pode usar um gráfico de burndown e um gráfico de burnup juntos para entender o panorama completo da eficiência da equipe.

Melhor para: equipes que querem analisar a quantidade de trabalho estimada em relação à real. Um gráfico de burn up ajuda a determinar a alocação de recursos. 

19. Gráficos de pizza

Um gráfico de pizza é um design tradicional semelhante a um gráfico de barras, embora difira no layout visual. Um gráfico de pizza divide os diferentes componentes de um projeto. Por exemplo, se você prevê que a fase de pesquisa represente 10 % do projeto e ela exceder 20 %, você saberá por onde começar a analisar as áreas de melhoria.

Você pode usar um gráfico de pizza para monitorar componentes significativos dentro de um grande projeto e entender melhor a alocação de recursos, além de métricas e insights importantes. 

Melhor para: equipes que querem entender a divisão de um determinado projeto. Este gráfico de gestão de projetos ajuda a equipe a visualizar vários componentes em relação uns aos outros para determinar onde você está gastando mais tempo ou recursos. 

20) Gráfico de relatório de status

O gráfico de relatório de status, também conhecido como painel, oferece atualizações detalhadas e visões gerais do progresso de um projeto. Ao integrar as visualizações de cronograma e a visualização de dados, um gráfico de relatório de status fornece uma representação clara e concisa do status atual do projeto, dos marcos e dos possíveis desafios.

Este abrangente gráfico de gestão de projetos serve como um resumo visual, mostrando aspectos importantes como progresso, alocação de recursos, status do orçamento e próximos prazos. É uma ferramenta valiosa para manter as partes interessadas informadas e engajadas, além de facilitar os processos de tomada de decisão baseados em dados.

Ideal para: projetos que precisam manter as partes interessadas atualizadas sobre o progresso e o status regularmente.

Vantagens dos gráficos de gestão de projetos

A gestão eficaz de projetos é a chave para o sucesso de qualquer empreendimento, grande ou pequeno. Você pode melhorar a eficácia e a clareza do planejamento e da execução do seu projeto implementando diferentes tipos de gráficos de gestão de projetos. Esses gráficos não são apenas ferramentas para as organizações, mas também são vitais para conduzir um projeto ao sucesso. Aqui estão algumas das principais vantagens:

• Visualização de dados complexos. Os gráficos de gestão de projetos transformam dados complexos do projeto em formatos visuais claros e de fácil compreensão. Essa simplificação é essencial para que todos os membros da equipe compreendam e interajam com as informações. Isso permitirá uma melhor tomada de decisões e uma conclusão bem-sucedida do projeto.

• Melhor planejamento de projetos: os gráficos de gestão de projetos são indispensáveis na criação de planos e cronogramas detalhados. Eles fornecem um roteiro para o projeto, destacando os principais marcos e prazos, que são essenciais para manter o projeto em dia e garantir a finalização em tempo hábil.

• Comunicação simplificada da equipe: um dos maiores desafios em qualquer projeto é manter uma comunicação clara e consistente. Os gráficos oferecem uma representação visual do status e das atualizações do projeto, facilitando que os membros da equipe se mantenham informados e alinhados.

• Monitoramento e relatórios de progresso: monitorar o progresso contínuo de um projeto é importante. Os gráficos de gestão de projetos fornecem uma ferramenta visual para acompanhar o desenvolvimento em relação aos objetivos planejados e facilitam a comunicação do status do projeto às partes interessadas e a realização de ajustes, conforme necessário.

Visualize o seu trabalho e aumente a clareza

Um gráfico de gestão de projetos pode ajudar a sua equipe a assimilar melhor as informações do projeto por meio de recursos visuais simples. Isso pode ajudar a simplificar o planejamento do projeto, definindo expectativas claras desde o início. 

Embora haja muitos tipos diferentes de gráficos de projeto, um software de gestão de projetos facilita a criação de diagramas. Uma ferramenta de gestão de projetos pode ajudar a atingir as suas metas, desde alternar entre projetos e tarefas até manter o feedback e a comunicação da equipe em um só lugar.