O que se entende por gargalo na gestão de projetos? Três formas de identificá-lo

Pense na última vez que um dos seus projetos atrasou. Seja por estar aguardando feedback, lutando para fazer um sistema desatualizado funcionar ou tentando conciliar revisões e aprovações, a maioria dos atrasos nos projetos é causada por um fenômeno: o gargalo.

Assim como o gargalo de uma garrafa retarda o fluxo de água, um gargalo na gestão de projetos afeta o fluxo de trabalho de um projeto. Em um processo de fabricação, um gargalo é muito fácil de detectar: geralmente é um ponto físico onde o processo de produção geral desacelera por causa de uma máquina lenta ou de matérias-primas. Na gestão de projetos, é um pouco mais complicado identificar e resolver gargalos.

Vamos ver o que exatamente é um gargalo na gestão de projetos, como identificá-lo e o que fazer para contê-lo quando ele ocorrer.

O que se entende por gargalo na gestão de projetos?

Um gargalo é qualquer ponto de congestionamento em um projeto que causa atrasos no fluxo de trabalho. Os gargalos na gestão de projetos reduzem o ritmo do projeto devido à capacidade limitada.

Há dois tipos de gargalos na gestão de projetos:

• Gargalos relacionados ao desempenho: ocorrem quando um membro da equipe ou toda a equipe não atinge o nível de desempenho necessário. Na maioria das vezes, a culpa não é dos colegas de equipe, mas sim da falta de recursos ou clareza. Se você encontrar um gargalo baseado no desempenho, converse com a equipe e descubra por que ela está com dificuldades para realizar o trabalho. É bem provável que a contratação de ajuda adicional, a terceirização de tarefas simples ou o estabelecimento de uma melhor comunicação dentro da equipe possam aliviar esse gargalo.

• Gargalos baseados em sistemas: um sistema ou software desatualizado, lento ou obsoleto pode desacelerar o seu fluxo de trabalho e criar um gargalo no seu processo. Os gargalos sistêmicos podem ser impressoras lentas, sistemas de arquivamento manual ou um software de gestão do trabalho que simplesmente não atende às necessidades do seu projeto. Atualizar para um novo software pode ser tudo o que você precisa fazer para colocar o seu fluxo de trabalho de volta nos trilhos.

Identificar o tipo de gargalo é o primeiro passo para resolvê-lo. Depois de saber se o gargalo é baseado no sistema ou no desempenho, você pode se aprofundar para identificar exatamente o que está causando o problema.

Como identificar gargalos

Uma análise de gargalos, também conhecida como análise de causa raiz, é a melhor abordagem para identificar gargalos e encontrar maneiras de resolvê-los. Há três etapas que você terá de seguir para identificar o gargalo, encontrar soluções e monitorar o desempenho.

Etapa 1: mapeie os processos e identifique os gargalos

A melhor maneira de identificar e evitar gargalos é mapear os seus fluxos de trabalho. Você pode fazer isso usando um software de gestão do trabalho como a Asana, que permite estudar o projeto em diferentes visualizações, como um quadro Kanban, um diagrama de Gantt ou uma lista de tarefas. 

Outra ferramenta de análise de gargalos comumente usada é o diagrama de espinha de peixe. Também conhecido como diagrama de Ishikawa, esta representação visual do seu projeto é a ferramenta de brainstorming perfeita para a resolução de problemas. 

Em um diagrama de espinha de peixe, a cabeça do peixe representa o problema ou gargalo que você está tentando resolver. As espinhas representam diferentes categorias e tarefas associadas. Ao mapear o processo em um diagrama de espinha de peixe, será mais fácil para a equipe identificar a causa raiz do gargalo.

Observe que é fácil se perder no seu diagrama de espinha de peixe. O gargalo pode ter mais de uma causa potencial, portanto, analise o diagrama com cautela e evite se perder em detalhes.

Para criar um diagrama de espinha de peixe na Asana, você pode usar a integração com o Lucidchart. Isso permite que você crie o diagrama, compartilhe-o com a equipe e salve-o para revisão futura.

Depois de visualizar os processos, a equipe terá que estudá-los de perto e analisá-los em busca de pontos fortes e fracos. Você pode descobrir que o trabalho está se acumulando porque a equipe de qualidade está com falta de pessoal (baseado no desempenho) ou que um software antigo perde continuamente dados importantes (baseado em sistemas).

Etapa 2: implemente soluções

Depois de saber a causa dos seus gargalos, você pode determinar como resolvê-los. Isso pode incluir a criação de um plano de ação detalhado, a delegação de tarefas aos membros da equipe e o aumento da utilização da capacidade por meio da alocação de recursos para o seu projeto. Aqui estão alguns exemplos de soluções que você pode implementar para diferentes cenários de gargalo:

• Trabalho acumulado devido a uma equipe com poucos membros: se a sua equipe estiver sobrecarregada de trabalho, talvez haja uma maneira de terceirizar algumas das tarefas mais fáceis. Outra alternativa é pedir ajuda a um estagiário, a outra equipe ou até mesmo oferecer-se para ajudar se a sua agenda permitir. Para projetos futuros, considere expandir a equipe com novas contratações ou reservar mais tempo para o projeto, a fim de evitar gargalos.

• Os tempos de resposta do cliente são muito lentos: esperar regularmente pelo feedback do cliente pode causar um gargalo no seu processo de entrega. Agende uma reunião com o cliente e descubra a melhor forma de contatá-lo quando for necessário obter feedback. Talvez ele prefira receber entregas em lotes ou simplesmente não veja os seus e-mails e precise que você escreva o assunto em letras maiúsculas. Depois de descobrir a causa do gargalo, você estará mais bem preparado para resolvê-lo.

• Software de gestão de projetos desatualizado causa problemas: todo gestor de projetos provavelmente concorda que um software desatualizado é um pesadelo absoluto. Se o seu software não salva automaticamente o progresso, é difícil de navegar ou lento para carregar, uma rápida análise de ROI pode ser tudo o que você precisa para justificar a atualização do seu software de gestão de projetos para uma ferramenta mais confiável.

• A sua equipe faz muito trabalho duplicado: o trabalho duplicado não apenas atrasa o processo, mas também causa atrito e frustração entre os membros da equipe. Use ferramentas de gestão do trabalho para definir claramente quem é responsável pelo quê, definir dependências e atribuir tarefas à medida que avança.

À medida que uma organização cresce, a comunicação começa a sofrer entraves. Essas ineficiências prejudicam a Hope for Haiti, pois, quando não podemos funcionar como um mecanismo bem lubrificado, não conseguimos servir a tantas pessoas quantas poderíamos, e cabe a nós melhorar isso.”

• A microgestão retarda o processo: um gestor ou parte interessada que continua interferindo no projeto retardará o processo. Nesse caso, faça uma reunião com a pessoa para discutir o estabelecimento de limites e lembrá-la de que delegar trabalho e confiar na equipe é parte do que fará com que o projeto e a equipe sejam bem-sucedidos.

Depois de implementar a solução, resta apenas uma etapa: monitorar e avaliar o desempenho da solução.

Etapa 3: avalie o desempenho

Você precisará monitorar e avaliar o desempenho do seu plano de ação para garantir que gerenciou com sucesso os gargalos em questão. Monitore o progresso do seu projeto e compare a qualidade e a velocidade dos processos com a situação antes de implementar a solução. 

Você também pode usar essa avaliação para obter informações valiosas para a gestão de gargalos futuros. Lembre-se de que não se trata necessariamente de evitar gargalos: em um determinado tamanho de projeto, eles são basicamente inevitáveis. O que realmente importa é que você dedique o seu tempo a ser proativo na identificação e gestão deles. Ter o processo de trabalho todo mapeado pode permitir que a equipe transfira a sua energia para uma tarefa diferente enquanto o gargalo estiver congestionado e retorne a ela mais tarde, para que o trabalho nunca precise ser interrompido.

Como conter um gargalo depois que ele surgir

Dependendo da complexidade do gargalo, você pode contê-lo rapidamente reorganizando os membros da equipe ou alocando mais recursos a uma etapa específica do seu fluxo de trabalho. No entanto, às vezes um gargalo exigirá mais atenção para chegar a uma resolução. Se você não resolver um gargalo assim que o identificar, as consequências podem ser caras e desgastantes.

Veja como você pode conter um gargalo depois que ele ocorrer.

1. Nunca deixe o gargalo ocioso: embora possa parecer uma boa solução apenas minimizar a quantidade de trabalho que precisa passar por ele, essa abordagem pode levar a tempos de processamento ainda mais longos e criar um efeito cascata que pode desacelerar todo o projeto. Mantenha sempre o gargalo funcionando em plena capacidade e resolva o problema o mais rápido possível.

2. Reduza a pressão sobre o gargalo: em vez de minimizar a quantidade de trabalho que precisa passar pelo gargalo, você pode reduzir a pressão sobre ele certificando-se de que o trabalho chegue nas melhores condições possíveis. Digamos que o gargalo seja um gerente que precisa revisar documentos antes que eles possam ser compartilhados com as partes interessadas. Concentre-se em levar esses documentos ao gestor com poucos ou nenhum erro para facilitar a vida dele e acelerar o fluxo de trabalho.

3. Processe o trabalho em lotes: dependendo do seu projeto e do gargalo, você pode reduzir a tensão agrupando trabalhos semelhantes. Tenha cuidado com o tamanho do lote: mantenha-o o menor possível para que o trabalho seja realmente mais fácil e não mais estressante.

4. Proteja o moral da equipe: quando as coisas ficam confusas, a sua equipe pode perder o foco, a confiança e a motivação. É importante que você comunique de forma eficaz à equipe como planeja conter o gargalo. Informe também como eles podem apoiar o projeto enquanto isso.

5. Pense fora da caixa: se possível, aumente a capacidade do gargalo. Talvez não seja possível fazer com que o gerente trabalhe mais rápido para que a documentação seja revisada, mas talvez haja outro gerente que possa ajudar e acelerar o processo de trabalho. Esteja sempre atento a soluções alternativas: pensar fora da caixa é o que torna a gestão de projetos tão divertida!

6. Não comprometa a qualidade: pular etapas, apressar as edições e concluir o trabalho em grandes lotes pode poupar tempo e levar você à linha de chegada mais rapidamente. No entanto, se você comprometer a qualidade do seu trabalho, corre o risco de ter que refazer o projeto, perder clientes ou minar a confiança da sua equipe. Nunca comprometa a qualidade do seu trabalho apenas para superar um gargalo, pois isso não valerá a pena a longo prazo.

O mais importante é evitar o tempo de inatividade. Ter a equipe sentada sem nada para fazer causará frustração e aumentará ainda mais o tempo de ciclo geral do seu projeto. Mantenha sempre as coisas em movimento e inclua a sua equipe no processo de resolução de problemas.

Use um software de gestão de projetos para gerir gargalos

Por mais que gostaríamos de evitá-los completamente, os gargalos acontecem. Quando isso ocorrer, tente deixar o seu perfeccionismo de lado e reúna a equipe para encontrar maneiras orientadas para a solução de conter o trabalho que está se acumulando. 

Com as ferramentas certas, você pode reduzir os gargalos ao mínimo, mesmo em um ambiente ágil. Crie cronogramas ou quadros Kanban para os seus projetos, para que a equipe sempre tenha uma representação visual da carga de trabalho e possa ajustar facilmente tarefas, dependências e datas de conclusão em tempo real.