7 tipos de metodologias de melhoria de processos que você precisa conhecer

Se as empresas decidissem permanecer sempre iguais ao longo do tempo, muitas delas entrariam em colapso. A inovação requer mudança, e se as empresas não mudarem para atender às demandas dos clientes, não alcançarão muito crescimento. 

É por isso que muitas organizações usam alguma forma de metodologia de melhoria de processos para adaptar os seus processos às demandas dos clientes.

O que é a melhoria de processos?

As melhorias de processos de negócios são metodologias nas quais uma equipe avalia os seus processos atuais e os adapta com a intenção de aumentar a produtividade, agilizar os fluxos de trabalho, adaptar-se às mudanças nas necessidades empresariais ou aumentar a lucratividade.

Sete tipos de metodologias de melhoria de processos

Existem sete metodologias diferentes de melhoria de processos de negócios que a sua equipe pode usar para reduzir as ineficiências. Na maioria dos casos, a metodologia escolhida depende do motivo pelo qual você deseja aprimorar os processos e do que pretende melhorar.

1. Metodologia Six Sigma

Six Sigma é uma metodologia de melhoria de processos que visa minimizar a variação no produto final. Desenvolvido em 1986 pelo engenheiro americano e funcionário da Motorola Bill Smith, este processo usa dados estatísticos como referência para ajudar os líderes empresariais a entender o quão bem seus processos funcionam. Um processo é considerado otimizado se produzir menos de 3,4 defeitos por milhão de ciclos. 

O Six Sigma é frequentemente usado na fabricação, principalmente porque ajuda a minimizar defeitos e inconsistências. A meta aqui é otimizar a consistência, o que, em última análise, leva à satisfação do cliente. 

Há dois processos principais usados no Six Sigma: DMAIC para processos existentes e DMADV para novos processos. Como este artigo se concentra especificamente em melhorias nos processos existentes, vamos nos aprofundar no processo DMAIC. 

O que é o processo DMAIC?

O DMAIC é um processo Six Sigma usado para otimizar os processos existentes. A sigla DMAIC significa:

• Definir a oportunidade de melhoria.

• Medir o desempenho dos processos existentes.

• Analisar o processo para encontrar defeitos e causas principais.

• Melhorar os processos abordando as causas principais.

• Controlar (Control) os processos aprimorados e avaliar o desempenho futuro do processo para corrigir desvios.

A maior parte da melhoria do processo DMAIC acontece durante a etapa de análise. Durante a fase de análise do DMAIC, as equipes usam um diagrama de espinha de peixe, ou diagrama de Ishikawa, para visualizar as possíveis causas de um defeito no produto. A cabeça do diagrama de espinha de peixe indica o problema inicial. Então, ao seguir a espinha do peixe, cada espinha lista diferentes categorias de problemas que podem levar ao problema inicial. Esse tipo de análise visual é uma boa maneira de identificar os diferentes problemas que uma causa raiz pode criar.

2. Gestão da qualidade total (TQM)

A Gestão da Qualidade Total (TQM) é uma abordagem focada no cliente que enfatiza a melhoria contínua ao longo do tempo. Esta técnica é frequentemente empregada na gestão da cadeia de suprimentos e em iniciativas de satisfação do cliente. 

A GQT depende muito de decisões baseadas em dados e métricas de desempenho. Durante o processo de resolução de problemas, usam-se métricas de sucesso para decidir como melhorar um processo. 

Estas são algumas das principais características da GQT:

• Foco no cliente: a meta final da TQM é sempre beneficiar o cliente final. Se a sua equipe está focada em melhorar a qualidade, pergunte-se como essa mudança de processo pode afetar a forma como os consumidores finais vivenciam o seu produto.

• Envolvimento de toda a equipe: ao contrário de outras metodologias de melhoria de processos, a GQT envolve toda a equipe, não apenas a produção. Como resultado, você pode acabar procurando maneiras de otimizar processos mais centrados nos negócios, como vendas e marketing, para beneficiar o consumidor final.

• Melhoria contínua: a melhoria contínua nos negócios é a ideia de fazer pequenas mudanças com a Meta de otimizar continuamente os processos. Há muita variabilidade quando se trata de Business, e a melhoria contínua ajuda a equipe a se adaptar quando as circunstâncias externas mudam.

• Tomada de decisões baseada em dados: para aplicar a melhoria contínua de processos, você deve coletar dados continuamente para analisar o desempenho dos processos. Esses dados podem ajudar a identificar áreas onde possam existir ineficiências e onde concentrar as iniciativas de melhoria.

• Foco nos processos: a principal meta da implementação da GQT é aprimorar os processos. Outros métodos de melhoria de processos, como o Six Sigma, trabalham para minimizar a quantidade de defeitos, enquanto a GQT trabalha para diminuir as ineficiências.

3. Manufatura enxuta

Esta forma de melhoria de processos tem muitos nomes, sendo a manufatura enxuta o mais comum. Também pode ser chamada de produção enxuta ou produção just-in-time. Definida por James P. Womack, Daniel Jones e Daniel Roos no livro “The Machine That Changed the World” (A máquina que mudou o mundo), a metodologia Lean destaca cinco princípios fundamentais baseados nas experiências dos autores na fábrica da Toyota. 

Os cinco princípios do Lean

1. ​Identificar o valor

2. Mapeamento do fluxo de valor

3. Criar fluxo

4. Estabelecer atração

5. Melhoria contínua

4. Melhoria contínua (Kaizen)

A filosofia japonesa do kaizen orienta o modelo de melhoria contínua. O Kaizen nasceu da ideia de que a vida deve ser continuamente melhorada, permitindo-nos levar vidas mais satisfatórias e gratificantes.

Esse mesmo conceito pode ser aplicado aos negócios, porque, enquanto você estiver melhorando continuamente, o seu negócio pode se tornar mais bem-sucedido. A meta da melhoria contínua é otimizar as atividades que geram valor e eliminar qualquer desperdício. 

Há três tipos de desperdício que o kaizen visa remover: 

• Muda (desperdício): práticas que consomem recursos mas não agregam valor.  

• Mura (inconstância): excesso de produção que gera desperdício, como o excesso de produto.

• Muri (sobrecarga): excesso de pressão sobre os recursos, como máquinas desgastadas ou funcionários sobrecarregados.

5. Planejar, Realizar, Verificar e Agir (PDCA)

O ciclo PDCA é uma forma interativa de resolução de problemas. Ele é usado para melhorar os processos e implementar mudanças. O PDCA foi criado por Walter Shewhart quando ele aplicou o método científico ao controle de qualidade econômica. Mais tarde, a ideia foi desenvolvida por W. Edwards Deming, que expandiu o conceito de Shewhart e aplicou o método científico à melhoria de processos, além do controle de qualidade. 

O ciclo PDCA tem quatro etapas principais:

• Planejar: decidir sobre o problema que se deseja resolver e criar um plano para resolvê-lo.

• Fazer: teste e implemente o plano em pequena escala.

• Verificar: analise como as ações na etapa “Fazer” foram executadas.

• Agir: após analisar os resultados do teste, decida se deseja ou não implementar a mudança em uma escala maior.

O PDCA é um ciclo de melhoria. Isso significa que essas etapas podem ser repetidas até que a equipe atinja o resultado desejado.

6. Análise dos 5 porquês

A análise dos cinco porquês é uma técnica de melhoria de processos usada para identificar a causa raiz de um problema. É um processo muito simples na teoria: você reúne um grupo de partes interessadas que estiveram envolvidas em uma falha e uma pessoa pergunta: “Por que isso deu errado?” Repita esta pergunta aproximadamente cinco vezes até chegar à causa raiz de um problema. Um modelo de análise dos cinco porquês pode ajudar a estruturar esse processo para que as equipes obtenham respostas de forma consistente. A análise dos cinco porquês visa identificar problemas dentro de um processo, em vez de erros humanos. 

Aqui está um exemplo:

Problema: houve um aumento nas reclamações dos clientes sobre produtos danificados.

1. "Por que isso aconteceu?" Porque a embalagem não era suficiente para proteger os produtos.

2. "Por que a embalagem não foi suficiente para proteger os produtos?" Porque a equipe que testou a embalagem não foi além de um certo nível de estresse.

3. "Por que a equipe não testou a embalagem além desse nível?" Porque os processos padrão atuais indicavam que o teste era suficiente.

4. "Por que o processo padrão atual indicou que esse teste era suficiente?" Porque esse processo foi criado para um produto anterior, não para o atual, que está sendo devolvido danificado.

5. "Por que não havia um novo processo para o novo produto?" Porque o modelo de projeto para o lançamento de novos produtos não inclui testes de estresse da nova embalagem. 

Neste exemplo, a equipe perguntou “Por quê?” até identificar o erro do processo que precisava ser corrigido — neste caso, adicionar uma etapa de “teste de estresse da nova embalagem” ao modelo de lançamento do produto. Ao trabalhar com as partes interessadas em processos como este, é importante identificar os problemas e criar as próximas etapas em conjunto para que a sua produção possa melhorar.

7. Gestão de processos corporativos (BPM)

A gestão de processos corporativos, ou BPM, é o ato de analisar e melhorar os processos de uma empresa. Assim como qualquer ser orgânico, as empresas crescem e mudam ao longo do tempo. A sua equipe pode ter implementado processos que funcionavam quando era pequena, mas, à medida que cresce, esses processos podem não se adaptar de forma a permitir que a equipe seja o mais eficiente possível. 

Na maioria das vezes, a gestão de processos corporativos ajuda as equipes a identificar gargalos, automatizar o trabalho manual e desenvolver estratégias para melhorar as ineficiências. A gestão de processos corporativos tem cinco etapas principais.

1. Analisar: observe os seus processos atuais e mapeie-os do início ao fim. Isso é comumente conhecido como mapeamento de processos.

2. Modelar: esboce como você quer que o processo seja. O ideal é que você tenha encontrado quaisquer ineficiências na primeira etapa e possa elaborar como gostaria de resolvê-las nesta fase.

3. Implementar: coloque o seu modelo em ação. Durante esta etapa, é essencial estabelecer as principais métricas de sucesso para avaliar se as mudanças feitas foram bem-sucedidas.

4. Monitorar: decida se o seu projeto foi bem-sucedido ou não. As métricas de sucesso que você identificou na etapa três estão melhorando? 

5. Otimizar: à medida que o processo evolui, continue procurando ineficiências e otimize continuamente à medida que avança.

Gerencie as melhorias de processos para aumentar a produtividade

Como líder de equipe, uma das coisas mais valiosas que você pode trazer para a sua equipe são processos mais transparentes e melhores fluxos de trabalho. Quando usada de forma eficaz, a melhoria de processos aumenta a produtividade da equipe e diminui as ineficiências. 

Para aumentar a clareza e melhorar os processos, experimente a gestão do trabalho. As ferramentas de gestão do trabalho, como a Asana, podem ajudar a elevar a produtividade da sua equipe ao padronizar processos, agilizar fluxos de trabalho e manter a equipe em sincronia.