Como começar do zero com a reengenharia de processos corporativos

Se não está quebrado, não conserte, certo? Mas, se algo não está funcionando tão eficientemente quanto poderia, às vezes a única maneira de melhorar é desmontar tudo e montar de volta de forma um pouco diferente. Esse é o conceito por trás da reengenharia de processos de negócios. 

O que é a reengenharia de processos de negócios (BPR)?

A reengenharia de processos corporativos (BPR, na sigla em inglês) é a revisão completa dos principais processos corporativos existentes para melhorar resultados como lucros, qualidade do produto, custos ou velocidade. A RPN é um processo extremamente complexo que requer a adesão de toda a organização, um planejamento preciso e uma equipe dedicada para seguir em frente. Dependendo do tamanho do seu negócio, a RPN pode levar de alguns meses a anos para ser concluída.

Reengenharia de processos de negócios vs. melhorias de processos de negócios

Essas duas estratégias de melhoria de processos têm a mesma meta final: fazer alterações nos processos de negócios com o objetivo de melhorar o desempenho. A principal diferença aqui é o tamanho e a escala das mudanças que estão sendo feitas. 

As melhorias de processos de negócio são mudanças de menor escala destinadas a aprimorar um processo específico dentro de uma organização. Se a sua equipe usa um modelo de melhoria contínua, você provavelmente está familiarizado com as melhorias de processos corporativos. 

A reengenharia de processos corporativos é o ato de mudar os processos em uma escala muito maior. Em vez de olhar para etapas individuais menores, a reengenharia avalia a empresa como um todo e reconfigura a forma como todo o negócio opera. 

Vamos imaginar que um carro representa um negócio e que o carro tem um tanque de gasolina com vazamento. Se a equipe usasse melhorias de processo para consertar o tanque de gasolina com vazamento, ela criaria um processo para ajudar a trocar o tanque de gasolina antigo por um novo sem vazamento. A reengenharia de processos de negócios analisaria o tanque de gasolina e consideraria se há um combustível alternativo a ser usado em vez da gasolina. 

Quando usar a reengenharia de processos de negócios

A reengenharia de processos de negócios é um processo amplo e abrangente. Pode ser muito caro, e quanto maior a empresa, mais desafiador o processo se torna. Considere a diferença entre uma startup com cerca de 25 funcionários e uma corporação com 2.000 funcionários. A empresa maior terá processos e fluxos de trabalho muito mais estabelecidos, enquanto a empresa menor pode fazer mudanças mais rapidamente. Se você está com dificuldade para decidir se o esforço vale a pena, considere usar uma estrutura de análise de custo-benefício para determinar se a RPN é adequada para a sua empresa. 

Se a sua equipe passar pelo processo de tomada de decisão e descobrir que a única solução é passar pelo processo de RPN, faça isso no início do processo de crescimento da sua equipe. Uma boa razão para iniciar o processo de BPR é garantir a escalabilidade das suas principais operações de Business. A implementação da RPN pode ajudar a criar uma base para a sua empresa escalar, em vez de construir sobre processos ineficientes e complicados. 

As seis etapas da reengenharia de processos de negócios

O processo de reengenharia de processos de negócios segue aproximadamente as mesmas etapas que as melhorias regulares de processos. A meta de ambas as operações é a mesma: garantir que o seu Business melhore os resultados. No entanto, o escopo da RPN é maior, e isso pode afetar o seu cronograma e a sua abordagem. Veja como iniciar o processo de reengenharia de processos de negócios em seis etapas.

1. Identifique o motivo da mudança

Reformular o funcionamento dos processos corporativos é uma tarefa grande, desafiadora e cara. É importante identificar o motivo e avaliar se o processo de BPR vale o tempo e o esforço. Qual é a meta final? O que você gostaria que o seu Business realizasse com este processo de reengenharia? Estabelecer uma meta clara e definível é um bom ponto de partida. Use uma estrutura como a metodologia de metas inteligentes para garantir que o motivo da mudança seja concreto e acionável. Isso também facilitará a escolha de uma métrica de sucesso mais adiante no processo. 

O motivo deve ser extremamente claro para toda a equipe. Por exemplo, talvez seja necessário reestruturar parte do seu Business para abrir caminho para uma nova equipe de pesquisa e desenvolvimento. A equipe deve entender que o motivo da reorganização é abrir caminho para a nova equipe.

Antes de iniciar o processo de reengenharia, é importante definir uma referência com os processos já existentes. Isso permite que a equipe de BPR tenha uma linha de base das operações de Business atuais antes de fazer melhorias drásticas. Analisar e medir a linha de base das operações do seu Business também dá à equipe de BPR a oportunidade de analisar quaisquer gargalos no estado atual que possam influenciar a reformulação do processo de negócios.

2. Estabeleça a equipe de BPR

A reengenharia de processos de negócios é um processo complexo que deve ser conduzido por uma equipe competente e experiente. A equipe de BPR deve ser composta por pessoas que já estejam familiarizadas com o funcionamento do seu negócio e entendam os detalhes dos principais processos. As equipes de reengenharia de processos corporativos geralmente são compostas por:

• Gerência sênior

• Gerentes de operações de equipes críticas para o Business

• Um especialista ou líder em reengenharia

• Gestores de projeto experientes

A equipe de reengenharia de processos será responsável por gerir muitas expectativas diferentes de diversas partes interessadas, por isso é importante que tanto a equipe quanto as partes interessadas possam compartilhar e acessar facilmente as principais informações. Para facilitar a gestão das partes interessadas, use ferramentas de gestão do trabalho colaborativas para compilar e compartilhar todas as informações necessárias para o processo de reengenharia. 

3. Defina indicadores-chave de desempenho para analisar o desempenho

Esta etapa está intimamente ligada à primeira, quando você determinou a meta final do seu esforço de reengenharia de processos corporativos. Identificar a Meta do seu reprocessamento ajuda a escolher as métricas certas para o sucesso. Escolher um KPI. Ajuda a medir o desempenho antes e depois da mudança do processo, para que você possa determinar o impacto real da BPR. 

Por exemplo, se a sua equipe optar por passar por uma reformulação do processo corporativo com a meta de reduzir o tempo necessário para produzir um determinado produto, a principal métrica que a sua equipe mediria seria o tempo de desenvolvimento. Lembre-se de que a equipe só pode medir o sucesso se as metas forem comparadas antes de fazer alterações.

4. Projete um estado futuro

Depois de analisar os principais processos de Business e avaliar o estado atual, é hora de usar essas informações para desenvolver um estado futuro das suas operações de Business. Pense nas metas que você queria alcançar: quais estratégias você pode implementar para atingir essas metas?

Analise os processos atuais e pense no que pode ser alterado para atingir essas metas. Use o mapeamento de processos para exibir visualmente os fluxos de trabalho e os processos em um só lugar. Um mapeamento do estado atual também pode ajudar durante o processo de tomada de decisões, pois permite identificar claramente onde é possível aliviar os gargalos com a Automatização ou outras formas de reformulação.

É importante notar que, embora a reengenharia de processos de negócios exija uma revisão completa das operações de negócios, isso não significa necessariamente que você tenha que se livrar de todos os aspectos do processo de operações atual. Alguns desses processos centrais de negócios ainda podem ser uma parte viável do seu fluxo de trabalho, mas cabe à sua equipe decidir como e onde implementá-los no seu novo estado futuro.

5. Teste o novo processo em pequena escala 

Depois de descobrir exatamente como será a reformulação do processo de negócios, o próximo passo é testá-lo em pequena escala antes de implementá-lo em toda a empresa. Este teste é semelhante ao teste de controle de qualidade de um produto. Assim como você espera que um produto final satisfaça as necessidades do cliente, observe o seu negócio para ver se esse processo satisfaz as metas que você queria alcançar. 

Testar o processo em pequena escala é uma oportunidade para que os erros aconteçam em um ambiente seguro, e é isso que você quer. Um pequeno piloto é de baixo risco e dá à sua equipe a oportunidade de fazer alterações facilmente antes de implementar o processo em uma escala maior. A fase piloto pode ajudar a evitar que problemas inesperados se tornem falhas completas na operação de Business.

6. Use a gestão de mudanças para implementar o novo processo de negócios

A implementação do novo processo de negócios é uma etapa crucial que pode determinar o sucesso do seu projeto de BPR. Use uma estratégia de gestão de mudanças para ajudar a aliviar qualquer atrito que possa surgir com a equipe sobre a implementação de novos processos de negócios. A gestão de mudanças é o processo de preparar a equipe para a mudança organizacional. Como seres humanos, somos naturalmente avessos à mudança, por isso é importante ajudar a equipe ao longo do caminho. No processo de BPR, você pode começar cedo, declarando claramente a estratégia de negócios por trás dos esforços de reengenharia da sua equipe. 

Depois de implementar o processo reformulado, o próximo passo é monitorar e medir os mesmos indicadores-chave de desempenho que você estabeleceu na etapa três. Mantenha contato com os membros principais da equipe de operações de negócios para acompanhar o desempenho do novo processo e saber se algum membro da equipe está com dificuldades. A partir daqui, você pode implementar um modelo de melhoria contínua para as suas principais operações de negócios. 

Reengenharia de processos de negócios na prática

Antes de implementar uma nova solução, a equipe de conteúdo da Discovery Digital Studios costumava monitorar a produção de vídeos com planilhas e conversas por e-mail. Alguns vídeos nunca eram  concluídos, outros ficavam perdidos em unidades de armazenamento e a geração de relatórios era um desafio. Era difícil compartilhar informações com equipes interdisciplinares porque elas estavam espalhadas por diferentes ferramentas.

O diretor sênior de operações globais de criação, Mike Singer, aproveitou isso como uma oportunidade para implementar um novo processo para fazer a produção fluir.

Antes da Asana, não tínhamos um processo transparente e consistente, e os projetos não eram atualizados nas planilhas à medida que progrediam. Às vezes, perdiam-se pelo caminho e acabavam por desaparecer. Precisávamos contratar funcionários terceirizados para realizar enormes projetos de organização semestral.”

A equipe da Digital Studios da Discovery Inc. implementou a Asana para gerir o seu processo de produção de conteúdo. Isso os ajudou a automatizar etapas, gerir a produção de milhares de vídeos ao mesmo tempo e melhorar significativamente a colaboração.

A reformulação radical do processo de produção de conteúdo permitiu que a equipe mudasse rapidamente do trabalho no escritório para o trabalho em casa durante a pandemia de COVID-19 sem perder o ritmo. 

Com o novo fluxo de trabalho de produção de conteúdo, a equipe tem clareza sobre o status dos seus projetos e pode produzir com eficiência milhares de vídeos todos os meses.