Modelo de matriz de riscos: como avaliar os riscos para assegurar o sucesso do projeto, com exemplos

Os riscos fazem parte de qualquer projeto, e não há uma maneira infalível de saber quais deles ocorrerão e quando. Às vezes, você passará por um projeto inteiro sem experimentar um único percalço. Outras vezes, você sentirá que tudo está contra você. Sem a ajuda de uma bola de cristal, a única maneira de evitar os riscos do projeto é preparar-se proativamente para eles. 

Uma matriz de riscos ajuda a analisar os riscos atribuindo a cada evento um impacto alto, médio ou baixo em uma escala de 1 a 25. Depois de avaliar a gravidade e a probabilidade de cada risco, você priorizará os riscos e se preparará adequadamente para eles. Neste artigo, explicaremos como criar um modelo de matriz de riscos e ofereceremos ferramentas úteis para transformar os resultados em ações.

O que é uma matriz de riscos na gestão de projetos?

Uma matriz de riscos é uma ferramenta de análise de riscos que avalia a probabilidade e a gravidade dos riscos durante o processo de planejamento do projeto. Depois de avaliar a probabilidade e a gravidade de cada risco, você pode representá-los graficamente na matriz para calcular as classificações de impacto do risco. Essas classificações ajudarão a equipe a priorizar os riscos do projeto e a gerenciá-los de forma eficaz. 

Tipos de riscos

Como parte do processo, será necessário fazer um brainstorming de uma lista de riscos para representar na matriz de riscos. Os riscos que você pode enfrentar provavelmente se enquadrarão nestas categorias:

• Risco estratégico: envolve erros de desempenho ou de decisão, como escolher o fornecedor ou software errado para um projeto.

• Risco operacional: são erros de processo ou de procedimento, como planejamento deficiente ou falta de comunicação entre as equipes.

• Risco financeiro: pode envolver vários eventos que causam perda de lucro da empresa, incluindo mudanças no mercado, ações judiciais ou concorrentes.

• Risco técnico: pode incluir qualquer coisa relacionada à tecnologia da empresa, como uma violação de segurança, falta de energia, perda de Internet ou danos à propriedade.

• Risco externo: os riscos externos estão fora do seu controle, como inundações, incêndios, desastres naturais ou pandemias. 

Existem outras categorias de risco a considerar, dependendo do seu setor de trabalho. Por exemplo, se você tem clientes do governo, também deve fazer um brainstorming sobre os riscos legais. Se a sua empresa vende um produto físico, talvez seja necessário pensar nos riscos de fabricação.

Como criar um modelo de matriz de riscos

Ao criar o seu modelo de matriz de riscos, primeiro você identificará a escala de gravidade, que será colocada nas colunas da matriz. ​​A escala de gravidade mede a gravidade das consequências de cada risco. Em uma matriz de cinco por cinco, há cinco níveis na escala de gravidade. 

• Insignificante (1): o risco terá poucas consequências se ocorrer.

• Pouca (2): as consequências do risco serão fáceis de gerir.

• Moderada (3): as consequências do risco levarão tempo para serem mitigadas.

• Grave (4): as consequências deste risco serão significativas e podem causar danos a longo prazo.

• Catastrófico (5): as consequências deste risco serão prejudiciais e podem ser difíceis de recuperar.

Em seguida, você identificará a escala de probabilidade, que será colocada nas linhas do modelo de matriz de riscos. A escala de probabilidade identifica a probabilidade de ocorrência de cada risco.  

• Muito provável (5): você pode ter certeza de que esse risco ocorrerá em algum momento.

• Provável (4): há uma boa chance de que esse risco ocorra.

• Possível (3): este risco pode ou não acontecer. Este risco tem probabilidades divididas.

• Improvável (2): há uma boa chance de que este risco não ocorra.

• Muito improvável (1): é muito improvável que este risco ocorra.

Ao colocar um risco na matriz com base na sua probabilidade e gravidade, você encontrará o nível de impacto do risco. O impacto do risco é codificado por cores, do verde ao vermelho, e classificado em uma escala de 1 a 25. 

• Baixo (1-6): eventos de baixo risco provavelmente não acontecerão e, se acontecerem, não causarão consequências significativas para o seu projeto ou empresa. Você pode rotulá-los como de baixa prioridade no seu plano de gestão de riscos.

• Médio (7-12): eventos de risco médio são um incômodo e podem causar contratempos no projeto, mas se você tomar medidas durante o planejamento do projeto para prevenir e mitigar esses riscos, estará preparado para o sucesso do projeto. Você não deve ignorar esses riscos, mas eles também não precisam ser uma prioridade máxima.

• Alto (13-25): eventos de alto risco podem inviabilizar o seu projeto se você não os considerar durante o planejamento. Como esses riscos provavelmente acontecerão e terão sérias consequências, eles são os mais importantes no seu plano de gestão de riscos.

 Você não precisa usar as categorias acima no seu modelo de matriz de riscos se elas não forem adequadas para a sua empresa ou projeto. É possível personalizar o tamanho e a terminologia da matriz de acordo com as suas necessidades.

Como usar uma matriz de riscos

Depois de criar uma matriz de riscos, você pode usá-la como uma ferramenta de análise abrangente. A melhor parte de um modelo de matriz de riscos é que você não precisa alterá-lo para cada projeto. Depois de criar um, você pode reutilizá-lo e compartilhá-lo com outras pessoas. 

1. Identifique os riscos do projeto

Você precisará de uma lista de riscos potenciais para usar a matriz de riscos. Nesta etapa, você determinará quais riscos podem afetar o projeto específico em que está trabalhando. 

Para identificar os riscos relevantes, você precisará entender o escopo e os objetivos do projeto. Isso inclui:

• Cronograma

• Orçamento

• Recursos

• Restrições

Usando o escopo do projeto como guia, pense em situações de risco que possam afetar o seu projeto. Se não tiver certeza de por onde começar, experimente técnicas de brainstorming, como mapeamento mental ou starbursting, para listar o maior número possível de riscos em cada tipo de risco. 

2. Determine a gravidade dos riscos

Ao criar a matriz de riscos, você definiu os critérios para a gravidade e a probabilidade dos riscos. Agora que você tem uma lista de riscos do projeto, categorize-os usando os critérios da matriz. Comece com a escala de gravidade e analise cada risco listado. Considere as seguintes perguntas:

• Qual é o resultado mais negativo que poderia advir desse risco?

• Quais são os piores danos que podem ocorrer com esse risco?

• Qual será a dificuldade de se recuperar desse risco?

• Qual dos cinco níveis de gravidade mais se aproxima desse risco?

Você pode nem sempre ter a perspectiva necessária para saber a gravidade das consequências de um risco. Nesse caso, trabalhe com outras partes interessadas do projeto para determinar o impacto potencial do risco.

3. Identifique a probabilidade dos riscos

Depois de definir a gravidade de cada risco, você terá concluído metade da equação de análise de riscos. Em seguida, identifique a probabilidade de cada risco. Para isso, considere as seguintes perguntas:

• Este risco já ocorreu antes e, em caso afirmativo, com que frequência?

• Já ocorreram riscos semelhantes a este?

• Esse risco pode ocorrer e, em caso afirmativo, qual é a probabilidade de ocorrer?

A colaboração da equipe também é crucial nesta etapa, porque você pode não ter uma boa ideia dos riscos semelhantes que ocorreram em projetos anteriores. Certifique-se de consultar projetos anteriores e analisar a probabilidade de cada risco com a sua equipe para criar um plano de mitigação mais preciso.

4. Calcule o impacto do risco

A última parte da equação de análise de riscos é calcular o impacto do risco. A equação que você usará é:

Probabilidade x gravidade = impacto do risco 

Coloque cada risco na matriz com base na sua probabilidade e gravidade e, em seguida, multiplique os números na linha e na coluna onde ele se encontra para encontrar o nível de impacto do risco. Por exemplo, se você acha que o risco de uma violação de dados é de grande gravidade (4) e provável (4), você multiplicaria quatro por quatro para obter um impacto de risco de 16. Isso é considerado um impacto de alto risco. 

5. Priorize os riscos e tome medidas

Agora você deve ter um nível de impacto de risco em uma escala de 1 a 25 para cada risco identificado. Com esses valores numéricos, é mais fácil determinar quais riscos são de maior prioridade. Quando houver riscos com a mesma pontuação de impacto, você e a sua equipe deverão determinar qual risco priorizar. Riscos com o mesmo impacto podem exigir a mesma atenção ao criar o seu plano de ação. 

O seu plano de resposta a riscos deve incluir etapas para prevenir riscos e maneiras de mitigá-los caso ocorram eventos infelizes. Como o planejamento de projetos envolve muitos aspectos, a melhor estratégia para lidar com os riscos pode ser dividir e conquistar.

Modelo de matriz de avaliação de riscos

O tamanho do seu modelo de matriz de riscos determina o quão de perto você pode analisar os riscos do seu projeto. Um modelo de matriz de riscos maior oferece mais espaço no espectro de impacto do risco, enquanto um modelo menor mantém a classificação de impacto do risco mais simples e menos subjetiva. 

Cada quadrado da matriz representa um nível de risco de probabilidade e gravidade, portanto, a matriz de riscos não deve ter menos de três quadrados de comprimento e largura.

Uma matriz de riscos de cinco por cinco é ideal para que você possa analisar melhor cada risco. Depois de mapear os riscos no seu modelo de matriz de riscos, esta matriz cria um espectro de cores maior para ver o impacto de cada risco como alto, médio ou baixo. 

O exemplo abaixo mostra um modelo de matriz de riscos de cinco por cinco.

Você pode baixar um modelo gratuito de matriz de riscos usando o link abaixo. Use este modelo para mapear os riscos do seu projeto e determinar o nível geral de impacto do risco.

Integre o seu modelo de matriz de riscos a ferramentas de gestão do trabalho

Você pode usar o mesmo modelo de matriz de riscos para mensurar os riscos em múltiplos projetos. No entanto, é importante lembrar que os riscos que você enfrenta evoluirão. O ambiente muda, a tecnologia se torna mais inteligente e o local de trabalho cresce. Cada projeto enfrenta riscos únicos, e você deve reavaliar esses riscos ano após ano.

Ao combinar o modelo de matriz de riscos com um software de gestão do trabalho, você pode usar dados anteriores para informar os processos atuais. A Asana ajuda a compartilhar os resultados da sua matriz de riscos com as partes interessadas para que possam colaborar em um plano de gestão de riscos. Depois de ter um plano sólido em vigor, você pode monitorar a sua equipe em tempo real enquanto ela toma medidas.