Modelo de registro de riscos

Às vezes as coisas correm mal. Por isso, os gestores de projeto bem-sucedidos não consideram só o cenário mais favorável, mas também se planejam para a pior das hipóteses. Afinal, com um plano para cada eventual contratempo, é possível agir rapidamente e resolver problemas antes que eles desestabilizem o projeto. 

O modelo de registro de riscos prepara você para cada nova iniciativa. Saiba como preparar um modelo para identificar riscos em potencial e, em seguida, planeje como resolvê-los. 

O que é um modelo de registro de riscos? 

Trata-se de um guia reutilizável que ajuda a seguir e resolver os possíveis riscos dentro de um projeto. Ele descreve as informações essenciais que se deve documentar para acompanhar cada risco, como a prioridade e a probabilidade de se manifestar. Além disso, o modelo estabelece cada passo a tomar para enfrentar potenciais contratempos antes que estes se convertam em problemas maiores. 

Graças ao modelo, você poderá criar rapidamente um registro de riscos para cada projeto. Em vez de fazer um registro do zero a cada risco, você poderá simplesmente copiar o modelo, preencher as informações necessárias e começar a trabalhar.  

Quais são os benefícios de um modelo digital de registro de riscos?

Servir não apenas para documentar os possíveis riscos, mas também para fazer o monitoramento contínuo e a resolução desses riscos ao longo do ciclo de duração do projeto. Enquanto os modelos de gestão de projetos em Excel e as folhas de controle estáticas ficam desatualizadas rapidamente com a mudança das circunstâncias, um modelo digital de registro de riscos traz atualizações em tempo real à medida que se concluem as tarefas, ajustam as prioridades e mudam os prazos. 

Além do mais, quando se cria um modelo de registro de riscos com um software de gestão de projetos, ele reside no mesmo lugar onde o trabalho acontece, de modo que, em vez de ter de alternar entre ferramentas diferentes, você e os participantes poderão monitorar todas as informações do projeto num local central. 

Com um modelo digital de registro de riscos, é possível: 

• Documentar e resolver os riscos do projeto antes que eles se convertam em empecilhos.

• Monitorar os riscos do projeto ao longo das etapas do seu plano de gestão de riscos, desde a análise dos riscos identificados até a conclusão do plano de mitigação. 

• Compartilhar facilmente as informações sobre os riscos do projeto com os principais interessados. 

• Adicionar novos riscos ao modelo sempre que um membro da equipe do projeto identificar possíveis problemas.

• Anexar documentos relevantes, capturas de tela e vídeos para oferecer contexto sobre cada risco. 

• Atribuir proprietários e datas de conclusão a cada risco para garantir que ele seja resolvido dentro de um prazo específico.

• Ter uma perspectiva panorâmica de todos os riscos do projeto, incluindo informações em tempo real sobre como a equipe está analisando e resolvendo cada risco. 

O que deve constar em um modelo de registro de riscos?

Na sua forma mais básica, o modelo deve incluir uma lista de riscos, mais colunas para identificar e monitorar cada problema potencial. Estas são as principais informações a incluir: 

• Descrição do risco: uma breve descrição do risco, como “custos de produção inesperados” ou “problemas de qualidade”. 

• Data de identificação do risco: o dia em que a sua equipe percebeu o risco. 

• Responsável pelo risco: a pessoa responsável por desenvolver e executar um plano de resposta ao risco. 

• Data de conclusão: o cronograma dentro do qual a sua equipe deve concluir cada plano de mitigação do risco. 

• Categoria do risco: a área do projeto mais impactada pelo risco; por exemplo, “orçamento”, “cronograma” ou “qualidade”. 

• Probabilidade do risco: a probabilidade de o risco de fato se concretizar (“improvável”, “provável” e “muito provável”). 

• Possível impacto: também chamado de avaliação do risco ou análise do risco, este aspecto documenta a abrangência do risco caso afete o seu projeto. Para documentar o impacto, a maioria das equipes opta por uma escala de cinco, em que um é “muito baixo” e cinco é “muito alto”. 

• Prioridade do risco: a importância relativa de cada risco, o que abrange a probabilidade de concretização do risco e o seu possível impacto.

Além de documentar as informações acima para cada risco, também é útil acompanhar o progresso que a sua equipe está fazendo para tratar de cada possível problema. Para isso, crie seções no modelo para diferentes estágios no seu plano de gestão de riscos, como “não iniciado”, “em análise”, “em planejamento” e “concluído”. À medida que a sua equipe conclui o trabalho, ela podem simplesmente arrastar e soltar cada risco até a sua respectiva seção. 

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

• Salesforce. Remova gargalos ao possibilitar que as equipes de vendas, serviços e sucesso do cliente se comuniquem diretamente com as suas respectivas equipes de suporte na Asana. Compartilhe anexos e crie tarefas práticas e monitoráveis para as necessidades pré-venda. Use o Service Cloud para conectar as suas equipes de implementação e serviços às equipes de suporte na Asana, proporcionando experiências incríveis para os clientes.

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo.

Perguntas frequentes