Daftar risiko

Terkadang ada hal yang tidak berjalan sesuai rencana. Itu sebabnya manajer proyek yang sukses tidak hanya bertaruh pada skenario terbaik—mereka juga membuat rencana untuk skenario terburuk. Karena saat memiliki rencana untuk setiap potensi kendala, Anda dapat bertindak cepat dan memecahkan masalah sebelum proyek terhambat. 

Templat daftar risiko membantu Anda tetap siap untuk setiap inisiatif baru. Pelajari cara menyiapkan templat untuk menemukan potensi risiko—lalu rencanakan cara mengatasinya. 

Apa itu templat daftar risiko? 

Templat daftar risiko adalah panduan yang dapat digunakan kembali untuk membantu Anda melacak dan mengatasi potensi risiko dalam proyek. Templat ini menguraikan informasi utama yang harus Anda dokumentasikan untuk melacak setiap risiko—seperti prioritas dan kemungkinan terjadinya. Selain itu, templat menjabarkan setiap langkah yang harus Anda ambil untuk mengatasi potensi hambatan sebelum menjadi masalah yang lebih besar. 

Berkat templat, Anda dapat dengan cepat membuat daftar risiko untuk setiap proyek. Alih-alih membuat log risiko dari awal setiap saat, Anda cukup menyalin templat, mengisi informasi yang diperlukan, dan mulai bekerja.  

Apa saja manfaat templat daftar risiko digital?

Hanya mendokumentasikan potensi risiko dan melupakannya tidak akan berhasil. Sebaliknya, Anda perlu terus melacak dan mengatasi risiko di sepanjang siklus proyek. Dan meskipun templat manajemen proyek Excel dan pelacak statis dengan cepat menjadi usang saat keadaan berubah, templat daftar risiko digital diperbarui secara real time saat Anda menyelesaikan tugas, menyesuaikan prioritas, dan mengubah batas waktu. 

Selain itu, membuat templat daftar risiko dengan perangkat lunak manajemen proyek berarti templat tersebut berada di tempat yang sama dengan tempat pekerjaan berlangsung. Jadi, alih-alih beralih bolak-balik di antara berbagai alat, Anda dan pemangku kepentingan dapat melacak semua informasi proyek di satu lokasi terpusat. 

Dengan templat daftar risiko digital, Anda dapat: 

• Mendokumentasikan dan mengatasi risiko proyek sebelum menjadi penghambat.

• Melacak risiko proyek saat risiko tersebut melalui langkah-langkah rencana manajemen risiko Anda—mulai dari menganalisis risiko teridentifikasi hingga menyelesaikan rencana mitigasi Anda. 

• Membagikan informasi tentang risiko proyek dengan pemangku kepentingan secara mudah. 

• Menambahkan risiko baru ke templat Anda setiap kali anggota tim proyek mengidentifikasi potensi masalah.

• Melampirkan dokumen, tangkapan layar, dan video yang relevan untuk memberikan informasi kontekstual tentang setiap risiko. 

• Menetapkan pemilik dan tenggat untuk setiap risiko guna memastikan risiko tersebut ditangani dalam jangka waktu tertentu.

• Melihat tampilan menyeluruh semua risiko proyek, termasuk informasi real-time tentang cara tim menganalisis dan mengatasi setiap risiko. 

Apa yang harus dimasukkan ke dalam templat daftar risiko?

Templat daftar risiko proyek Anda minimal harus mencakup daftar risiko—plus kolom untuk mengidentifikasi dan melacak setiap potensi masalah. Berikut informasi utama yang harus disertakan: 

• Deskripsi risiko: Deskripsi singkat tentang risiko, seperti "biaya produksi tak terduga" atau "masalah kualitas". 

• Tanggal identifikasi risiko: Tanggal saat tim menemukan risiko. 

• Pemilik risiko: Orang yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan melaksanakan rencana tanggapan risiko. 

• Tenggat: Linimasa kapan tim Anda harus menyelesaikan setiap rencana mitigasi risiko. 

• Kategori risiko: Area proyek yang paling terdampak oleh risiko—seperti "anggaran", "jadwal", atau "kualitas". 

• Kemungkinan risiko: Kemungkinan bahwa risiko akan benar-benar terjadi. Probabilitas risiko dapat sesederhana "tidak mungkin", "mungkin", dan "sangat mungkin". 

• Potensi dampak: Juga disebut sebagai penilaian risiko atau analisis risiko, ini mendokumentasikan sejauh mana risiko dapat mengganggu proyek Anda. Sebagian besar tim memilih skala lima poin untuk mendokumentasikan dampak risiko, mulai dari satu (sangat rendah) hingga lima (sangat tinggi). 

• Prioritas risiko: Tingkat kepentingan relatif setiap risiko. Ini memperhitungkan kemungkinan masalah akan terjadi, beserta dampak potensialnya.

Selain mendokumentasikan informasi di atas untuk setiap risiko, Anda juga dapat melacak progres yang dicapai tim dalam mengatasi setiap potensi masalah. Anda dapat melakukan ini dengan membuat bagian dalam templat daftar risiko untuk berbagai tahap dalam rencana manajemen risiko Anda—seperti "belum dimulai", "menganalisis", "merencanakan", dan "rencana selesai". Saat tim menyelesaikan pekerjaan, mereka cukup menarik dan membatalkan setiap risiko ke bagiannya masing-masing. 

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh Tim Anda.

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang menampilkan informasi proyek dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual agar tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengerjakan pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang sesuai dengan peran mereka. Di Asana, aturan berjalan berdasarkan pemicu dan tindakan—pada dasarnya, "ketika X terjadi, lakukan Y." Gunakan Aturan untuk otomatis memberikan pekerjaan, menyesuaikan tenggat, mengatur bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai dari automasi ad hoc hingga seluruh alur kerja, Aturan memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk pekerjaan terampil dan strategis.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana dengan mudah. Selain itu, buat, berikan, dan lihat tugas selama Rapat Teams tanpa harus beralih ke browser Anda.

• Salesforce. Hilangkan kemacetan dengan memberdayakan tim penjualan, kesuksesan pelanggan, dan layanan untuk berkomunikasi langsung dengan tim dukungan mereka di Asana. Bagikan lampiran dan buat Tugas yang dapat ditindaklanjuti dan dilacak untuk kebutuhan pra-penjualan. Dengan Service Cloud, hubungkan tim implementasi dan layanan dengan tim pendukung di Asana untuk menghadirkan pengalaman luar biasa bagi pelanggan.

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real time—semuanya tanpa keluar dari Asana. Sederhanakan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat isu Jira dengan cepat dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan tim teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat.

Pertanyaan Umum