Peralihan konteks membunuh produktivitas Anda

Sebagian besar dari kita memulai dan mengakhiri hari kerja dengan aplikasi, alat, dan sumber daya. Kita memeriksa pesan Slack, mengeklik kotak masuk email, meninjau daftar tugas digital, dan menyalakan sistem operasi. Dan itu hanya dalam waktu setengah jam. Kita menghabiskan banyak waktu untuk bolak-balik di antara berbagai tugas, alat, dan sumber daya yang disebut peralihan konteks.

Untungnya, ada beberapa cara untuk mengatasi peralihan konteks. Mari kita pelajari lebih dalam tentang pengalihan konteks, biaya sebenarnya, dan cara kita dapat memperoleh kembali rentang perhatian kita.

Apa itu pengalihan konteks?

Peralihan konteks adalah saat Anda berpindah antar-tugas, aplikasi, atau proyek yang berbeda. Hal ini normal—kita semua melakukannya—tetapi kita menghabiskan begitu banyak waktu untuk berpindah-pindah di antara media sosial, aplikasi komunikasi, dan perangkat lunak manajemen proyek sehingga tidak ada banyak waktu dan ruang produktif yang tersisa untuk deep work. Pajak distraksi ini merugikan produktivitas dan meningkatkan kewalahan, membuat kita lebih stres dan kurang produktif secara bersamaan.

Mengapa kita beralih konteks?

Alasan semua peralihan ini sederhana: ada terlalu banyak permintaan perhatian kita. Menurut Indeks Anatomi Kerja 2022, lebih dari separuh pekerja (56%) merasa bahwa mereka harus segera menanggapi pemberitahuan. Selain itu, pekerja beralih di antara sembilan aplikasi per hari, dan mereka merasa kewalahan. Hal ini masuk akal—sembilan aplikasi itu banyak untuk dijalankan.  

Alat dan teknologi ini dirancang untuk mempermudah, mempercepat, dan memperlancar pekerjaan. Namun, terlalu banyak aplikasi yang tidak terhubung memiliki efek yang berlawanan dengan yang diinginkan—aplikasi itu memperlambat segalanya dan membuat pekerjaan lebih rumit.

Apa perbedaan antara peralihan konteks dan multitasking?

Peralihan konteks dan multitasking dapat berdampak negatif pada pekerjaan Anda, tetapi keduanya sedikit berbeda. Peralihan konteks melibatkan peralihan cepat antar-item yang berbeda. Biasanya, ini terjadi sebelum Anda menyelesaikan pekerjaan saat ini. Misalnya, Anda sedang menyiapkan brief proyek saat atasan memberi tugas baru untuk membuat laporan status. Alih-alih menyelesaikan brief, Anda beralih dan langsung memulai laporan. 

Di sisi lain, multitasking adalah saat Anda mencoba menyelesaikan beberapa tugas sekaligus. Dengan menggunakan contoh di atas, jika Anda melakukan multitasking, Anda akan mengerjakan brief proyek dan laporan status secara bersamaan, beralih bolak-balik di antara keduanya. Keduanya dapat memengaruhi pekerjaan Anda, dengan Indeks Anatomi Kerja melaporkan bahwa lebih dari setengah pekerja melakukan banyak tugas sekaligus selama rapat. 

Baca: 5 mitos multitasking yang terbongkar, plus 6 cara menjadi produktif tanpa peralihan tugas

Konsekuensinya: Bagaimana peralihan konteks menghancurkan hari Anda

Peralihan konteks membutuhkan banyak upaya, tetapi kita begitu terbiasa melakukannya sehingga terkadang kita bahkan tidak menyadari hal itu terjadi. Apa salahnya membalas satu email sebelum kembali mengerjakan laporan yang sedang saya kerjakan? Apa masalahnya dengan mengirimkan pertanyaan singkat di Slack di tengah rapat? 

Pada kenyataannya, peralihan konteks berdampak negatif pada perasaan kita di tempat kerja. Sebuah studi dari University of California, Irvine menyimpulkan bahwa setelah hanya 20 menit gangguan berulang, orang melaporkan stres, frustrasi, beban kerja, upaya, dan tekanan yang jauh lebih tinggi. 

Ini menjadi masalah karena kita terus-menerus terganggu. Indeks Anatomi Kerja menemukan bahwa lebih dari sepertiga pekerja merasa kewalahan oleh pemberitahuan yang terus menerus.

Dan menurut metrik, kita menghabiskan banyak waktu untuk peralihan konteks:

• 42% menghabiskan lebih banyak waktu untuk email dibandingkan setahun lalu

• 40% menghabiskan lebih banyak waktu untuk panggilan video dibandingkan setahun lalu

• 52% melakukan banyak tugas selama rapat virtual lebih dari satu tahun yang lalu

• 56% merasa perlu segera menanggapi pemberitahuan 

Ini bahkan lebih terasa ketika Anda melihat generasi yang berbeda, dengan milenial dan Gen Z merasa jauh lebih kewalahan daripada pekerja pada umumnya.

9 cara untuk mengatasi peralihan konteks

Masa depan dunia kerja tidak harus dipenuhi dengan anggota tim yang kelelahan dan kewalahan, yang harus mengatur lusinan aplikasi berbeda dan beralih tugas setiap menit. Anda dapat menyiapkan diri dan tim untuk meraih kesuksesan dengan beberapa perubahan pola pikir sederhana dan sedikit struktur. Berikut sembilan kiat untuk membantu mengatasi peralihan konteks:

1. Gunakan fitur jangan ganggu: Izinkan pegawai untuk menggunakan mode jangan ganggu atau blokir kalender untuk pekerjaan yang memerlukan fokus.

2. Gunakan integrasi: Sederhanakan alat bisnis yang umum digunakan untuk memfokuskan upaya tim, mengurangi waktu dan kebutuhan untuk peralihan konteks.

3. Tingkatkan kolaborasi: Buat lebih banyak tim lintas fungsi yang dapat bekerja sama tanpa terhambat oleh kerja tentang kerja. Dengan menggunakan alat yang mendorong komunikasi asinkron, Anda dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk beralih antara berbagai platform perpesanan dan email.

4. Konsolidasikan alat: Konsolidasikan aplikasi dan alat ke dalam satu platform terpusat, seperti platform manajemen kerja, untuk membuat informasi, komunikasi, dan alur kerja dapat diakses dalam satu alat.

5. Berlatih teknik manajemen waktu: Coba alat produktivitas, seperti teknik Pomodoro yang memungkinkan Anda mengatur blok kerja dan istirahat berulang dalam urutan. Blok waktu terstruktur ini membatasi gangguan dan mendorong fokus penuh pada Tugas yang ada.

6. Prioritaskan tugas: Gunakan metode prioritisasi tugas yang membuat pekerjaan Anda tetap cukup menarik untuk menghindari gangguan. Coba berbagai teknik untuk melihat yang paling sesuai dengan pekerjaan Anda. Misalnya, metode chunking yang dirancang untuk mengelompokkan tugas serupa dan mempertahankan fokus lebih lama.

7. Hubungkan pekerjaan dengan gol: Kaitkan setiap tugas dengan gol dan inisiatif yang lebih besar. Proses sinkron ini membuat Anda tetap fokus untuk mengurangi peralihan konteks. Selain itu, proses ini juga memiliki manfaat tambahan untuk menandai progres menuju gol jangka panjang dan menunjukkan betapa pentingnya tugas sehari-hari Anda.

8. Jadwalkan waktu kerja bersama: Gunakan perangkat lunak kerja jarak jauh untuk mengadakan sesi kerja bersama virtual atau berkumpul secara langsung jika memungkinkan. Waktu tatap muka ini membatasi gangguan karena lebih sulit untuk menanggapi pesan saat Anda sedang berbincang.

9. Kurangi rapat yang tidak perlu: Apakah pembaruan status itu benar-benar membutuhkan panggilan dan presentasi selama 30 menit? Atau, bisakah Anda membatasi gangguan dan menyampaikannya sebagai laporan status proyek?

Kontrol pemberitahuan untuk menghemat waktu

Peralihan konteks telah menjadi bagian normal dari hari kerja. Terkadang, sepertinya Anda tidak bisa melewati 30 detik tanpa mendengar bunyi notifikasi. Ada pertempuran yang terus-menerus untuk menarik perhatian Anda, tetapi dengan batasan yang jelas dan manajer yang mendukung, Anda dapat menikmati ketenangan pikiran yang berasal dari pekerjaan yang terfokus.

Ingin mempelajari selengkapnya tentang cara kerja kami? Baca laporan lengkap Anatomi Kerja kami untuk temuan dan penelitian terbaru tentang pekerjaan pada 2022.