Apa itu deep work? 7 cara meningkatkan konsentrasi Anda

Dua kali setahun, salah satu pendiri Microsoft, Bill Gates, pergi ke kabin di hutan untuk tidak melakukan apa pun selain membaca dan memikirkan hal-hal besar. Selama "minggu berpikir" yang dinyatakan sendiri, Gates benar-benar mengisolasi diri dari dunia luar—artinya tidak ada email, tidak ada panggilan telepon, dan tidak ada akses internet. Hanya ada dia dan setumpuk kertas dari pegawai Microsoft yang mempresentasikan inovasi atau investasi baru. 

Gates sepenuhnya menyingkirkan gangguan dari lingkungannya untuk memprioritaskan deep work—keadaan konsentrasi yang memaksimalkan kreativitas dan fokus. Dan jelas itu berhasil, karena pekerjaan yang dilakukan selama "minggu berpikir" Gates menghasilkan inovasi seperti peluncuran Internet Explorer pada 1995.

Namun, Anda tidak perlu pergi ke kabin hutan untuk mendapatkan manfaat penuh dari deep work. Meskipun sebagian besar dari kita tidak memiliki kemewahan untuk menjauh selama berhari-hari atau berminggu-minggu, Anda masih dapat menerapkan deep work ke dalam rutinitas harian dengan beberapa praktik sederhana. 

Apa itu deep work? 

Deep work adalah kondisi konsentrasi puncak yang memungkinkan Anda mempelajari hal-hal sulit dan membuat pekerjaan berkualitas dengan cepat. Istilah ini diciptakan oleh Cal Newport, profesor ilmu komputer di Georgetown University dan penulis "Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World." Dalam bukunya, Newport mendefinisikan deep work sebagai kondisi konsentrasi bebas gangguan saat otak Anda bekerja pada potensi maksimalnya.

Sederhananya, teori deep work Newport menunjukkan bahwa untuk benar-benar produktif, kita harus keluar dari semua alat komunikasi dan bekerja tanpa gangguan untuk waktu yang lama setiap hari. Jadi, meskipun Anda mungkin tidak dapat sepenuhnya menjauh dari alat komunikasi tim, targetkan 60-90 menit bebas gangguan dalam satu waktu.

Pekerjaan mendalam vs. "sederhana"

Newport mendefinisikan pekerjaan dangkal sebagai tugas bergaya logistik yang dapat dilakukan saat terganggu, seperti koordinasi kerja dan tugas komunikasi yang mudah direplikasi. 

Di Asana, kami menyebutnya "kerja tentang kerja". Menurut penelitian kami, 60% waktu pekerja intelektual dihabiskan untuk tugas koordinasi, seperti menjawab email, mengoordinasikan proyek, dan menjadwalkan rapat. Dan meskipun menghilangkan semua pekerjaan dangkal dari sebagian besar pekerjaan tidak realistis, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan dangkal dapat memberi ruang untuk tugas berdampak tinggi yang paling penting. 

Manfaat deep work

Deep work efektif karena dua alasan: membantu Anda menghindari gangguan dan mengubah cara kerja otak untuk membantu Anda mempelajari hal-hal sulit lebih cepat—jadi Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih baik dalam waktu yang lebih singkat. Berikut caranya: 

Deep work membantu Anda menghindari gangguan 

Menghilangkan gangguan adalah komponen inti dari deep work, dan untuk alasan yang baik. Saat Anda beralih antar-tugas—misalnya, memeriksa ponsel saat menyusun proposal proyek—sebagian perhatian Anda teralihkan ke tugas sebelumnya. Jadi, bahkan saat Anda kembali menulis, sebagian otak Anda masih memikirkan pesan teks yang baru saja Anda lihat. Fenomena ini disebut residu perhatian, dan itu membutuhkan upaya yang serius. Riset menunjukkan bahwa diperlukan waktu lebih dari 20 menit untuk mendapatkan kembali momentum setelah gangguan—jadi jika Anda memeriksa ponsel dua kali dalam satu jam, itu berarti dua pertiga dari waktu fokus Anda hilang. 

Deep work mengubah cara kerja otak Anda 

Deep work adalah cara terbaik untuk mempelajari keterampilan baru dengan cepat. Saat Anda berkonsentrasi secara mendalam, otak Anda memperkuat jalur pembelajaran dan mempererat koneksi antarneuron sehingga mereka dapat berfungsi lebih cepat. Artinya, saat Anda fokus secara intens pada keterampilan tertentu, Anda benar-benar mengubah otak untuk membantu Anda melakukan keterampilan itu secara lebih efektif. Selain itu, penelitian menunjukkan bahwa pengaturan ulang ini hanya dapat terjadi saat Anda berkonsentrasi pada satu tugas pada satu waktu sambil menghindari gangguan (dengan kata lain, saat Anda bekerja secara mendalam). 

Mengapa deep work itu penting? 

Kemampuan untuk bekerja secara mendalam tidak hanya memberi Anda keunggulan di tempat kerja modern—ini juga menghadirkan kepuasan dan makna pada tugas harian Anda. Berikut cara deep work dapat meningkatkan kinerja dan memperkaya kehidupan sehari-hari Anda: 

Ini meningkatkan kualitas kerja

Saat Anda bekerja secara mendalam, Anda dapat mempelajari subjek yang menantang dan menghasilkan pekerjaan berkualitas dengan cepat—dua keterampilan yang dapat membuat Anda (dan tim) sukses di tempat kerja modern. 

• Pelajari hal-hal sulit dengan cepat: Belajar adalah bagian penting dari pekerjaan apa pun, apa pun bidang Anda. Misalnya, seorang manajer TI perlu mempelajari cara memecahkan masalah teknologi pada skala organisasi, seorang akuntan perlu belajar tentang hukum perpajakan, dan seorang teknisi perangkat lunak perlu mempelajari bahasa pemrograman baru. Dengan begitu, kemampuan untuk mendapatkan keterampilan baru melalui deep work menjadikan Anda aset berharga.

• Membuat pekerjaan berkualitas dengan cepat: Mempelajari keterampilan baru adalah satu hal, dan menghasilkan hasil berkualitas adalah hal lain. Nilai kedua dari deep work ini membantu Anda memanfaatkan keterampilan tersebut untuk membuat dampak positif. Misalnya, konsentrasi mendalam dapat membantu manajer proyek mempelajari cara menulis proposal proyek, lalu membuat proposal mendalam yang membantu mengamankan pendanaan untuk inisiatif baru. 

Langka

Menurut penelitian kami, 60% waktu pekerja intelektual dihabiskan untuk koordinasi, bukan untuk pekerjaan terampil dan strategis yang menjadi tugas mereka. Bias terhadap pekerjaan dangkal alih-alih produktivitas sejati ini memberikan peluang bagi tim yang memprioritaskan fokus di tempat kerja, karena mereka dapat menghasilkan hasil yang lebih baik daripada pesaing mereka. 

Meskipun deep work jarang dilakukan, tidak harus begitu. Ada langkah-langkah konkret yang dapat Anda ambil untuk membantu tim bekerja secara mendalam, dengan membuka blokir tugas mereka yang memakan waktu, memperjelas prioritas kerja, dan meningkatkan visibilitas tim. Jika belum, pastikan Anda:

• Menetapkan norma komunikasi.

• Menyederhanakan pekerjaan dalam satu alat.

• Menjadwalkan rapat dengan maksud tertentu. 

Rasanya menyenangkan

Deep work lebih dari sekadar cara untuk menjadi lebih produktif—melakukannya juga terasa menyenangkan. Itu karena deep work adalah jenis alur, zona kognitif yang secara intrinsik bermanfaat dan menghadirkan keseimbangan ideal antara keterampilan dan tantangan. 

Sebagai bonus, berkonsentrasi secara mendalam membantu Anda menghadirkan nilai ke dunia dan menciptakan hal-hal yang penting, yang pada gilirannya dapat menghadirkan tingkat kepuasan baru dalam kehidupan kerja Anda. Penelitian neurologis menunjukkan bahwa persepsi Anda tentang dunia dibentuk oleh hal yang Anda perhatikan—jadi jika Anda meluangkan waktu untuk bekerja secara mendalam, pikiran Anda akan menganggap dunia Anda penuh makna dan penting. 

Kehidupan yang mendalam adalah kehidupan yang baik. ”

7 cara untuk memasukkan deep work ke dalam jadwal Anda

Pikiran Anda seperti otot, yang berarti Anda dapat membangun kapasitas untuk deep work melalui latihan dan konsistensi dari waktu ke waktu. Untuk memulai, kami telah menetapkan tujuh aturan untuk membantu Anda membangun kebiasaan deep work.  

1. Pilih filosofi deep work

Untuk bekerja secara mendalam, Anda memerlukan rencana yang sesuai dengan jadwal dan preferensi kerja pribadi Anda. Dalam bukunya, Newport menguraikan empat pendekatan (atau "filosofi") berbeda untuk diikuti saat Anda memutuskan cara menjadwalkan deep work Anda. Bergantung pada gaya hidup Anda, beberapa pendekatan mungkin lebih cocok daripada yang lain: 

• Filosofi ritmis: Dengan pendekatan ini, Anda menetapkan kebiasaan dan ritme rutin untuk deep work, memblokir 1-4 jam untuk fokus pada waktu yang sama setiap hari. Saat menjadwalkan waktu untuk deep work, ingatlah bahwa sebagian besar orang tidak dapat bertahan lebih dari empat jam deep work per hari. Misalnya, Anda dapat menjadwalkan waktu untuk deep work antara pukul 08.00-10.00 setiap hari kerja. Kunci dari strategi ini adalah konsistensi, yang dapat Anda capai dengan berkomitmen untuk sejumlah deep work tertentu setiap hari. Untuk menerapkan strategi ini secara efektif, coba teknik manajemen waktu yang melengkapinya, seperti pemblokiran waktu.

• Filosofi jurnalistik: Metode ini paling fleksibel dan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan deep work kapan pun Anda bisa ke dalam jadwal Anda. Contoh, Anda dapat menjadwalkan waktu untuk deep work saat memiliki setidaknya 90 menit di antara rapat. Ingatlah bahwa pendekatan ini mengharuskan Anda beralih ke mode deep work sesuka hati, yang mungkin sulit bagi pemula. Jika Anda baru memulai dan memiliki jadwal rapat yang dapat diprediksi, filosofi ritmis mungkin pilihan terbaik Anda.  

• Filosofi monastik: Dengan pendekatan ini, Anda sepenuhnya menghilangkan atau secara drastis mengurangi pekerjaan dangkal di semua aspek kehidupan Anda. Misalnya, penulis fiksi ilmiah Neal Stephenson terkenal menghindari email dan keterlibatan berbicara sehingga dia dapat meluangkan ruang otak untuk menulis. Itu berarti Stephenson hampir tidak mungkin dihubungi, tetapi sangat produktif, dengan lebih dari 80 karya atas namanya. Jika Anda ingin menerapkan filosofi monastik di tempat kerja, pertimbangkan strategi manajemen waktu yang meminimalkan kerja tentang kerja, seperti metode GTD.

• Filosofi bimodal: Metode ini melibatkan pembagian waktu Anda, dengan alokasi waktu yang panjang (setidaknya sehari penuh) untuk deep work dan sisanya untuk hal lain. Penjadwalan bimodal adalah versi filosofi monastik yang lebih fleksibel—alih-alih sepenuhnya menghilangkan pekerjaan dangkal, Anda dapat menghabiskan satu hari atau lebih untuk bekerja secara mendalam, lalu kembali ke kewajiban Anda yang lain. Contoh yang bagus adalah "minggu berpikir" yang kami sebutkan di bagian pendahuluan, ketika Bill Gates menarik diri ke kabin di hutan dua kali setahun untuk membaca dan bertukar pikiran. Di Asana, kami menerapkan filosofi bimodal versi kami sendiri dengan mendorong Rabu Tanpa Rapat —satu hari penuh bagi anggota tim kami untuk fokus bekerja tanpa gangguan.

Jika saya mengatur hidup saya sedemikian rupa sehingga saya mendapatkan banyak waktu yang panjang, berurutan, dan tidak terganggu, saya dapat menulis novel. Namun, saat bagian-bagian itu terpisah dan terfragmentasi, produktivitas saya sebagai novelis dibatalkan secara signifikan.”

2. Buat ritual untuk meningkatkan fokus Anda

Penelitian menunjukkan bahwa otak kita mengingat asosiasi tertentu. Saat Anda memasangkan dua hal—seperti garam dan merica, atau meja yang bersih dan konsentrasi—pikiran Anda mempelajari dan mengantisipasi kombinasi yang sama di masa mendatang. Artinya, Anda dapat membuat ritual untuk memicu konsentrasi dan memberi tahu otak bahwa saatnya untuk fokus. Misalnya, jika Anda selalu membersihkan meja sebelum menulis, Ruang Kerja yang bersih akan memudahkan Anda untuk fokus menulis di masa mendatang. 

Saat membuat ritual deep work, ajukan pertanyaan berikut kepada diri Anda: 

• Di mana Anda akan bekerja? Pertimbangkan lingkungan yang akan Anda ciptakan—misalnya, Anda mungkin bekerja di kantor dengan pintu tertutup dan meja yang bersih. 

• Kapan dan berapa lama Anda akan bekerja? Contoh, Anda dapat memilih untuk bekerja di pagi hari selama 90 menit sebelum beristirahat. 

• Bagaimana Anda akan bekerja? Tentukan aturan untuk memandu konsentrasi Anda, misalnya apakah Anda akan menggunakan internet, berapa banyak kata yang akan Anda tulis setiap 20 menit, atau di mana Anda akan meletakkan ponsel. 

• Bagaimana Anda akan mendukung pekerjaan Anda? Pastikan Anda memiliki materi yang dibutuhkan sebelumnya—seperti makalah referensi, kopi, atau makanan. 

Anda juga dapat membuat pemicu tambahan ke dalam rutinitas untuk memulai konsentrasi, seperti menyalakan lilin, mendengarkan jenis musik tertentu, atau berpakaian dengan cara tertentu. 

3. Prioritaskan pekerjaan berdampak terbesar 

Dengan fokus, prioritisasi adalah kuncinya. Sering kali, makin banyak hal yang ingin Anda lakukan, makin sedikit hal yang benar-benar Anda selesaikan. Jadi, untuk bekerja secara mendalam, Anda perlu berkonsentrasi pada tugas terpenting dan mengabaikan semua hal lainnya. Berikut cara melakukannya: 

• Tentukan terlebih dahulu apa yang akan Anda kerjakan selama setiap sesi deep work. Untuk bekerja secara mendalam, Anda perlu fokus pada satu tugas dan mengabaikan yang lain. Jika Anda memutuskan hal yang akan difokuskan sejak awal, Anda dapat menghindari multitasking. Dan jika Anda menerima permintaan baru selama waktu fokus, akan ada lebih sedikit tekanan untuk segera beralih tugas. Coba gunakan strategi prioritas untuk mengidentifikasi dan menangani daftar tugas terpenting Anda, seperti matriks keputusan Eisenhower, prinsip Pareto, atau strategi eat that frog. 

• Ciptakan kejelasan dengan gol tim dan business. Gol yang jelas seperti kompas, karena gol memandu keputusan Anda dan memberi tahu Anda tugas mana yang paling penting. Misalnya, jika gol kuartalan tim berpusat pada desain ulang situs web perusahaan, Anda dapat menurunkan prioritas permintaan peningkatan untuk app dengan lebih mudah. Pastikan untuk menggunakan kerangka kerja penetapan gol agar tujuan Anda terukur dan spesifik, seperti metodologi gol SMART atau Tujuan dan Hasil Kunci (OKR). 

4. Lacak untuk apa Anda menghabiskan waktu

Anda perlu menginvestasikan waktu untuk menyelesaikan berbagai hal, dan deep work juga sama. Itu sebabnya mengelola jadwal dan mengatur waktu Anda sangat penting—karena untuk membangun lebih banyak deep work ke dalam rutinitas, Anda harus menyediakan ruang untuk itu. 

Berikut beberapa strategi untuk membantu Anda memahami dan mengelola waktu: 

• Audit cara Anda menggunakan waktu kerja. Sebelum Anda dapat memangkas pekerjaan dangkal untuk memberi ruang bagi aktivitas yang lebih mendalam, Anda harus memahami jenis pekerjaan yang Anda lakukan setiap hari. Untuk melakukan ini, buat daftar setiap aktivitas atau tugas yang Anda lakukan—lalu ukur tingkat kedalaman setiap aktivitas sehingga Anda tahu jumlah waktu yang dihabiskan untuk deep work vs. shallow work. 

• Audit rapat Anda. Buat daftar setiap rapat kerja yang Anda hadiri, dan tentukan seberapa berharganya itu pada skala 1-5. Anda juga dapat mencatat seberapa besar perhatian yang Anda berikan dalam rapat, apakah biasanya ada item tindakan, dan apakah ada agenda yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan begitu, Anda dapat mengukur rapat mana yang benar-benar produktif, dan mana yang mungkin lebih baik sebagai pembaruan asinkron.

• Jadwalkan hari Anda. Kendalikan jadwal harian Anda dengan mengalokasikan blok waktu untuk setiap Tugas yang ingin Anda selesaikan. Dua cara umum untuk melakukannya adalah Pengotakan waktu dan pemblokiran waktu. Pengotakan waktu adalah strategi manajemen waktu yang mengharuskan Anda memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan mengalokasikan waktu untuk menyelesaikannya. Konsep pemblokiran waktu serupa—tetapi alih-alih mengalokasikan waktu untuk satu tugas, Anda mengelompokkan tugas-tugas serupa dan menyelesaikannya sekaligus dalam satu blok waktu. Pengotakan waktu adalah pilihan yang baik untuk menjadwalkan deep work, sementara pemblokiran waktu dapat membantu Anda menangani banyak tugas ringan sekaligus, seperti menjawab email. 

5. Kurangi gangguan digital

Gangguan adalah musuh bebuyutan dari kedalaman. Namun, gangguan—terutama jenis digital—lebih umum dari sebelumnya dalam lingkungan kerja serba cepat saat ini. Pada saat 80% pekerja intelektual melaporkan bekerja dengan kotak masuk terbuka dan hampir tiga dari empat pegawai merasa tertekan untuk melakukan banyak tugas setiap hari, menghindari gangguan digital mungkin tampak hampir mustahil. 

Namun, meminimalkan gangguan masih dapat dilakukan dengan beberapa strategi sederhana: 

• Matikan notifikasi. Suara, banner, dan notifikasi yang berkedip di layar berdampak negatif pada fokus dan dapat dengan cepat mengalihkan perhatian Anda dari deep work. Saat Anda mencoba untuk fokus, gunakan mode Jangan Ganggu atau tunda pemberitahuan untuk ponsel dan aplikasi komunikasi apa pun yang Anda gunakan. Atau, untuk benar-benar mematikan, tutup email dan app perpesanan sepenuhnya. Ingat, Anda selalu dapat memeriksa pemberitahuan selama istirahat fokus berikutnya.

• Jadikan konsentrasi sebagai default Anda. Artinya, alih-alih hidup dalam keadaan terganggu dan memaksa otak Anda ke mode fokus untuk menyelesaikan tugas, jadwalkan istirahat fokus—waktu di mana Anda mengizinkan diri beristirahat dan sepenuhnya menyerah pada gangguan. Anda dapat menggunakan strategi ini selama hari kerja atau dalam kehidupan pribadi. Misalnya, Anda dapat menjadwalkan istirahat fokus setelah bekerja saat Anda diizinkan menjelajahi internet dan menelusuri media sosial—kemudian mengalihkan perhatian penuh Anda untuk memasak makan malam, menonton film, atau berbicara dengan orang-orang terkasih.  

• Pilih alat Anda dengan bijaksana. Menurut penelitian kami, rata-rata pekerja intelektual beralih di antara 10 aplikasi 25 kali per hari untuk melakukan pekerjaan mereka—dan pegawai yang beralih di antara aplikasi juga lebih mungkin mengalami kesulitan dalam memprioritaskan pekerjaan mereka secara efektif. Namun, hanya karena alat itu ada, bukan berarti Anda harus menggunakannya. Alih-alih menyebarkan pekerjaan di berbagai aplikasi, pilih alat manajemen proyek yang terintegrasi dengan semua alat bisnis Anda dengan cermat, jadi Anda memiliki sumber informasi terpusat untuk semua informasi. Dengan begitu, alih-alih bekerja di beberapa aplikasi, Anda dapat melacak informasi penting di satu tempat.  

6. Jadwalkan waktu untuk memulihkan diri 

Istirahat sama pentingnya dengan bekerja. Menyisihkan waktu untuk mengisi ulang energi setiap hari dapat membantu mencegah burnout dan membuat kebiasaan deep work Anda berkelanjutan. Newport menyarankan agar Anda sepenuhnya beristirahat dari pekerjaan untuk memanfaatkan waktu istirahat Anda sebaik mungkin, jadi, menetapkan batasan yang jelas itu penting. Dia merekomendasikan untuk membuat waktu istirahat yang tepat untuk bekerja setiap hari (baginya, pukul 17.30), dan menghindari bekerja di akhir pekan. Artinya, setelah Anda selesai, Anda selesai—tidak perlu memeriksa Slack di ponsel, menulis email di kepala, atau memikirkan rapat mendatang. 

Jika Anda kesulitan untuk berhenti bekerja, coba buat "prosedur penutupan" yang Anda selesaikan di akhir setiap hari kerja. Prosedur ini dapat berlangsung selama 10-20 menit saat Anda memeriksa kotak masuk untuk terakhir kalinya guna memastikan Anda tidak melewatkan pemberitahuan penting, merencanakan cara menyelesaikan tugas yang belum rampung, dan meninjau jadwal Anda untuk hari berikutnya. Praktik ini memberikan ketenangan pikiran saat Anda selesai bekerja hari itu, jadi Anda dapat menghindari kekhawatiran yang mengganggu tentang pekerjaan yang belum selesai. 

7. Lacak progres menuju gol Anda

Menetapkan gol yang jelas adalah salah satu cara terbaik untuk tetap termotivasi dan mempertahankan kebiasaan deep work dari waktu ke waktu. Ketika para psikolog menguji dampak berbagai teknik motivasi pada kinerja grup, mereka menemukan bahwa menetapkan gol adalah salah satu faktor yang paling efektif. Itu karena gol menciptakan motivasi intrinsik —dorongan untuk sukses yang berasal dari dalam diri Anda, bukan faktor eksternal seperti pujian atau kompensasi.

Untuk menciptakan kebiasaan deep work, tetapkan gol jangka pendek untuk melacak metrik, seperti berapa jam Anda ingin fokus setiap hari. Newport menyarankan untuk membuat papan skor tempat Anda dapat mencatat jam harian dan mencentang setiap gol yang telah dicapai. Anda juga dapat membuat gol jangka panjang tingkat yang lebih tinggi untuk membantu Anda bekerja hingga sejumlah jam tertentu dari waktu ke waktu—misalnya, Anda dapat memulai dengan satu jam per hari, lalu bekerja hingga empat jam selama periode tiga bulan. Ingatlah untuk membuat tujuan Anda terukur dan spesifik dengan kerangka kerja seperti metodologi gol SMART atau Tujuan dan Hasil Kunci (OKR). 

Saatnya bekerja secara mendalam

Deep work adalah salah satu cara terbaik untuk memaksimalkan potensi kreatif Anda—tetapi ini lebih dari sekadar produktivitas. Pada akhirnya, bekerja secara mendalam terasa menyenangkan, dan dapat membantu Anda merasa bersemangat dan berdaya untuk menyelesaikan tugas yang menantang setiap hari. Atau seperti yang dikatakan Cal Newport, "kehidupan yang mendalam adalah kehidupan yang baik."

Buka akses ke deep work dengan mengurangi jumlah pekerjaan dangkal yang Anda dan tim lakukan. Asana memungkinkan Anda mengoordinasikan pekerjaan di satu tempat sehingga Anda dapat menghemat waktu untuk mencari dokumen, meminta Persetujuan, dan menjawab email—serta memiliki lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak besar.