Cara memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik

Masuk ke perangkat lunak manajemen proyek. Tentu, alat apa pun mungkin akan membantu Anda, tetapi meluangkan waktu untuk menemukan alat yang tepat untuk tim akan memungkinkan Anda untuk secara konsisten mencapai gol dan meraih kesuksesan yang lebih besar.

Jika Anda baru pertama kali mencari perangkat lunak manajemen proyek, memilih satu alat mungkin terasa cukup berlebihan. Faktanya, Anda mungkin masih bertanya-tanya mengapa Anda bahkan membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek, apalagi memahami hal yang Anda butuhkan. Selain itu, Anda memiliki ratusan opsi dan fitur untuk dipertimbangkan, sehingga sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai. Itulah sebabnya kami di Asana menulis panduan ini. Dengan panduan ini, Anda akan belajar untuk:

• Menggambarkan secara lebih lengkap tantangan yang dihadapi tim sehingga Anda dapat menguraikan kebutuhan dengan lebih baik

• Memahami cara perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu—jadi Anda tidak membuang waktu mencoba alat yang tidak cocok

• Menentukan kriteria yang harus Anda pertimbangkan saat mengevaluasi alat—jadi Anda tahu fitur apa yang paling penting bagi Tim Anda

Apa itu perangkat lunak manajemen proyek?

Perangkat lunak manajemen proyek adalah alat digital yang dirancang untuk membantu tim merencanakan, mengatur, dan mengelola proyek secara efektif. Alat ini menyediakan platform terpusat tempat anggota tim dapat berkolaborasi, berkomunikasi melalui pesan, dan melacak progres tugas dan hasil akhir. Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, tim dapat menyederhanakan alur kerja, mengotomatiskan tugas rutin, dan memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

Perangkat lunak manajemen proyek yang baik menawarkan berbagai fitur, seperti penugasan tugas, pelacakan batas waktu, berbagi dan menyimpan file, manajemen sumber daya, dan pelaporan. Banyak alat juga menyediakan antarmuka seret dan lepas yang intuitif, dasbor yang dapat disesuaikan, peta jalan proyek, dan daftar tugas untuk meningkatkan kegunaan dan produktivitas. Fitur manajemen proyek ini memungkinkan tim untuk memecah proyek yang kompleks menjadi tugas yang dapat dikelola, menetapkan tanggung jawab kepada anggota tim, dan memantau progres secara real-time.

Dengan alat manajemen proyek yang tepat, tim dapat menghilangkan kebingungan, mengurangi penundaan, dan meningkatkan hasil proyek secara keseluruhan.

Mengapa saya perlu alat manajemen proyek?

Bagaimana Anda memastikan anggota tim mengetahui pekerjaan yang perlu diselesaikan? Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukannya? Dan kapan tenggat tugas? Perencanaan proyek dan penataan semua komponen dan detail mendasar ini wajib dilakukan untuk proyek yang kompleks—dan sangat penting untuk kesuksesan tim Anda. Namun, ini masih menjadi salah satu tantangan terbesar yang dihadapi tim dan bisnis kecil.

Jadi, bagaimana Anda tahu jika Anda akan mendapatkan manfaat dari perangkat lunak manajemen proyek? Berikut empat alasan tim Anda mungkin memerlukan app manajemen proyek:

• Setiap orang di tim Anda menggunakan sistem yang berbeda untuk mengelola pekerjaannya, jadi proyek, subtugas, berbagi file, dan perpesanan tim Anda tersebar di berbagai alat kolaborasi.

• Anggota tim tidak tahu apa yang harus dikerjakan, apa prioritas mereka, atau cara mencari tahu, jadi mereka membuang banyak waktu (dan kemungkinan waktu Anda juga) untuk bertanya dan mencari jawaban di dokumen dan spreadsheet.

• Proses Anda untuk mengomunikasikan prioritas dan meminta pembaruan real-time sebagian besar melibatkan penyelenggaraan rapat, pengiriman email, atau revisi spreadsheet rumit secara manual.

Anggota tim rutin melewatkan tenggat dan milestone. Karena semua hal di atas.

Dasar-dasar manajemen proyek

Agar proyek berhasil, setiap anggota tim perlu mendukungnya. Namun, bagaimana mereka bisa mendukung jika tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka, batas waktu dan milestone yang harus dipenuhi, atau tempat menemukan informasi yang dibutuhkan?

Anda perlu menata pekerjaan di satu tempat

Perangkat lunak manajemen proyek adalah wadah untuk semua pekerjaan tim yang memungkinkan Anda mengatur semuanya di satu tempat. Anggap ini seperti sistem kotak penyimpanan, di mana semua informasi penting yang dibutuhkan tim untuk mencapai kesuksesan—proyek dan tugas yang perlu diselesaikan, penerima tugas, tenggat, prioritas, file—semuanya ada di tempatnya.

Dengan begitu, anggota tim tahu persis tempat menemukan hal yang mereka butuhkan, dan semua orang memahami tanggung jawab yang harus mereka penuhi. Saat Anda mempertimbangkan alat, evaluasi hal berikut:

• Struktur proyek dan tugas. Bagaimana setiap alat memecah proyek menjadi beberapa komponen? Ini bukan tentang cara Anda memvisualisasikan pekerjaan; ini tentang hierarki informasi. Misalnya, dapatkah Anda membagi tugas besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil (yaitu, subtugas)?

• Informasi tugas. Informasi apa yang disertakan dalam setiap tugas? Apakah struktur tugas konsisten dari proyek ke proyek?

Anda perlu menetapkan kepemilikan dan akuntabilitas yang jelas untuk pekerjaan

Solusi manajemen proyek yang Anda pilih harus membantu Anda dan tim Anda dengan mudah menunjuk penerima tugas, menunjukkan keterkaitan pekerjaan, dan memberi tahu Anda kapan pekerjaan berlangsung. Kami merekomendasikan untuk mencari kemampuan berikut:

• Penerima tugas. Bisakah Anda dengan mudah menetapkan pemilik untuk setiap Tugas? Apakah jelas siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan? Ini wajib jika Anda ingin menumbuhkan akuntabilitas yang lebih besar di seluruh tim dan memastikan semua orang memenuhi batas waktu.

• Dependensi tugas. Menampilkan dependensi antar-tugas memungkinkan anggota tim untuk melihat pekerjaan yang perlu diselesaikan orang lain terlebih dahulu (dan tempat menemukannya) sebelum mereka dapat memulai.

• Tanggal mulai dan tenggat. Tentu saja, Anda perlu menetapkan tenggat yang jelas, tetapi tidak semua tugas dibuat sama—beberapa tugas membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang lain. Anda mungkin juga ingin menunjukkan tanggal mulai. Ini memberi tim Anda kejelasan yang lebih baik tentang kapan pekerjaan berlangsung dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Tanggal mulai juga membantu semua orang memprioritaskan pekerjaan dengan lebih mudah.

Dengan sistem yang baik untuk menata informasi mendasar—pekerjaan yang perlu diselesaikan, siapa yang melakukannya, kapan pekerjaan itu terjadi dan kapan tenggatnya—semua orang akan lebih sukses menjaga pekerjaan tetap sesuai rencana dan menepati batas waktu. Dan kemudian Anda dapat mulai meningkatkan pekerjaan tim di area lain juga.

Cara memilih perangkat lunak manajemen proyek

Saat memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik untuk tim, Anda harus mempertimbangkan berbagai faktor yang dapat memengaruhi kesuksesan. Dari fitur kolaborasi tim dan opsi penyesuaian hingga skalabilitas, harga, dan aksesibilitas seluler, mengevaluasi aspek-aspek utama ini akan membantu Anda memilih alat PM yang tepat untuk menyederhanakan alur kerja, meningkatkan produktivitas, dan memastikan keberhasilan proyek.

1. Fitur kolaborasi tim

Tim saat ini berada di bawah tekanan luar biasa untuk melakukan lebih banyak hal dengan lebih sedikit upaya, bergerak lebih cepat dari sebelumnya, dan meningkatkan kualitas pekerjaan mereka. Kolaborasi yang efektif sangat penting, tetapi bekerja sama masih sangat sulit. Mengapa?

Salah satu alasannya adalah tim terlalu sering tidak berbagi ruang kerja—satu tempat untuk merencanakan, mengelola, dan mengomunikasikan gol, proyek, tugas, file, dan lainnya. Sebaliknya, pekerjaan mereka tersebar di berbagai alat, yang menghambat kolaborasi yang efektif dalam beberapa cara.

Komunikasi tim terpusat

Menggunakan email atau aplikasi lain untuk membagikan pekerjaan akan menghasilkan utas tanpa akhir yang hanya memberikan konteks kepada penerima—jika mereka bahkan dapat menemukan hal yang dibutuhkan. Anggota tim membuang waktu untuk mencari komunikasi, umpan balik, dan informasi lain terkait yang mereka butuhkan untuk memahami pekerjaan mereka, sering kali hanya untuk menemukan bahwa informasi itu tersembunyi di kotak masuk orang lain.

Baik Anda memberikan umpan balik, membagikan pembaruan status, atau mengajukan pertanyaan, alat manajemen proyek harus menyatukan semua komunikasi di satu tempat dan mengaitkannya langsung ke proyek dan tugas terkait. Beberapa kemampuan yang harus dicari adalah:

• Dapatkah Anda berkomunikasi dalam konteks—di mana pekerjaan berada? Pastikan Anda dapat mengomentari tugas, @mention anggota tim lainnya, dan berintegrasi dengan aplikasi komunikasi lain yang ingin Anda gunakan. Fitur-fitur ini akan membantu menyederhanakan pekerjaan dan mempertahankan komunikasi tim di satu tempat sehingga setiap orang memiliki konteks yang dibutuhkan kapan pun mereka membutuhkannya.

• Bisakah Anda berkolaborasi secara asinkron? Karena banyak bisnis menawarkan pengaturan kerja yang lebih fleksibel, anggota tim dan pemangku kepentingan harus terus mendapatkan informasi terkini tentang pekerjaan di mana pun mereka berada. Gunakan alat berbasis cloud dan cari fitur yang memungkinkan Anda mengikuti serta mendapatkan pemberitahuan tentang proyek dan tugas yang penting bagi Anda.

• Bisakah Anda bekerja dari mana saja? Selain itu, pastikan alat yang Anda pilih memiliki app seluler sehingga Anda juga dapat terus mengerjakan pekerjaan dari ponsel atau tablet.

Ruang Kerja tim tunggal

Ketika rencana, tugas, file, dan komunikasi tidak terpusat, semuanya akan terisolasi. Tim tidak memiliki sumber kebenaran tunggal, jadi mereka tidak dapat mencari konten, menghubungkan pekerjaan di seluruh tim dan proyek, atau berkolaborasi secara asinkron. Anggota tim menjadi terisolasi dan akhirnya membuang waktu untuk menduplikasi pekerjaan satu sama lain.

Perangkat lunak manajemen proyek menyatukan semua proyek dan tugas tim Anda di satu tempat, jadi Anda dapat merencanakan, mengelola, dan mengomunikasikan pekerjaan dengan lancar. Saat mengevaluasi opsi, berikut beberapa pertanyaan untuk diajukan dan kemampuan yang harus dicari:

• Bisakah Anda mengunggah file digital ke proyek dan tugas terkait? Tim Anda harus dapat mengelola aset digital dengan mudah sehingga tidak ada yang membuang waktu untuk mencari atau menduplikasi file. Ini adalah kunci mendasar untuk kolaborasi yang lebih baik, jadi pastikan solusi yang Anda pertimbangkan memungkinkan Anda mengunggah file dari komputer, selain menawarkan ruang penyimpanan tanpa batas.

• Bisakah Anda berintegrasi dengan alat yang sudah Anda gunakan? Tim Anda juga harus dapat terhubung dengan mulus dengan alat lain yang mereka gunakan setiap hari, seperti Google Drive, Dropbox, Box, dan OneDrive. Integrasi ini sangat penting untuk mengelola file bersama dengan mudah dan membantu tim Anda bekerja secara lebih produktif.

• Bisakah Anda membagikan, menghubungkan, dan mencari pekerjaan dengan mudah? Untuk meningkatkan transparansi, tim Anda harus dapat melihat proyek dan tugas yang tersedia untuk umum agar dapat dengan mudah menemukan hal yang dibutuhkan. Ini menghilangkan sekat informasi dan data, memungkinkan tim untuk lebih mudah menyelaraskan gol, dan membantu anggota tim menghindari menduplikasi pekerjaan satu sama lain.

2. Opsi penyesuaian

Banyak perusahaan mempekerjakan manajer proyek profesional dan bahkan tim manajemen proyek perusahaan untuk mengawasi pekerjaan. Dan, mereka sering menggunakan perangkat lunak rumit yang dirancang khusus untuk kebutuhan individu, bukan kebutuhan tim.

Di organisasi yang lebih kecil (dan kecil), terkadang setiap orang harus mengelola proyek tanpa manfaat pelatihan khusus. Faktanya, banyak anggota tim saat ini adalah "manajer proyek yang tidak disengaja" yang dihadapkan pada banyak tantangan umum:

• Tim mengerjakan berbagai jenis proyek yang mereka rasa memerlukan alat berbeda untuk mengelola.

• Rencana proyek berubah. Namun, merevisinya menyebabkan kebingungan, banyak masalah, dan mengacaukan pekerjaan.

• Tim berulang kali menangani jenis proyek yang sama (peluncuran produk atau onboarding pegawai baru, misalnya), tetapi belum menstandarkan prosesnya untuk memulai pekerjaan lebih cepat, jadi mereka membuang banyak waktu mengulangi tugas rutin yang sama.

• Anggota tim sering kali memiliki gaya kerja yang berbeda dan menginginkan alat yang memenuhi preferensi individu mereka.

Alat manajemen proyek yang baik membantu tim Anda fokus pada pekerjaan bernilai tinggi yang mengembangkan bisnis. Alat ini harus memberikan fleksibilitas untuk mengelola semua proyek tim Anda, beradaptasi dengan perubahan dengan cepat dan mudah, serta menghemat waktu untuk pekerjaan rutin. Berikut beberapa kemampuan inti yang harus Anda cari:

Tampilan berbeda

Cara Anda dan Tim ingin memvisualisasikan pekerjaan adalah faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Beberapa alat menawarkan berbagai opsi, dan beberapa tidak. Misalnya, tim yang berfokus pada proyek yang digerakkan oleh tenggat mungkin ingin memvisualisasikan pekerjaan pada linimasa atau kalender untuk melihat dan memahami langkah-langkah yang terlibat, tugas yang saling bergantung, dan kapan pekerjaan berlangsung.

Namun, untuk proyek yang melacak pekerjaan yang sedang berlangsung, tim Anda mungkin merasa Papan Kanban, daftar, atau tampilan lainnya adalah opsi yang lebih baik.

Tentu saja, memiliki lebih dari satu opsi untuk memvisualisasikan pekerjaan berarti tim Anda dapat memilih opsi yang paling sesuai untuk setiap proyek dan preferensi individu mereka sendiri.

Bidang kustom

Dengan bidang kustom, Anda dapat melacak semua jenis informasi dengan cara yang paling sesuai untuk tim dan proyek individu. Misalnya, Anda mungkin ingin menggunakan bidang untuk menunjukkan prioritas setiap tugas dalam proyek (tinggi, sedang, atau rendah) atau menetapkan tahap pekerjaan (berlangsung, keluar untuk persetujuan, dll). Bidang kustom memberi tim Anda opsi tanpa batas untuk mengelola dan melaporkan pekerjaan dengan lebih baik.

Templat yang dapat disesuaikan

Banyak alat menawarkan pustaka templat proyek untuk membantu Anda memulai, tetapi pastikan Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik dan menyimpan templat Anda sendiri. Dengan begitu, Anda dapat menstandarkan dan menyempurnakan proses untuk proyek dan tugas yang secara rutin ditangani tim.

3. Kemudahan penggunaan dan implementasi

Dalam kondisi ideal, tim akan dengan cepat dan mudah mengadopsi alat manajemen proyek yang Anda pilih. Sayangnya, menerapkan aplikasi atau perangkat lunak baru seringkali rumit dan menantang. Jadi, Anda harus meluangkan waktu untuk memahami apa saja yang akan terlibat dalam proses onboarding alat—untuk Anda dan bisnis kecil Anda.

Uji coba gratis

Bisakah Anda mencoba versi gratis bersama tim selama beberapa minggu atau lebih sehingga semua orang dapat mempelajari dan menguji fitur-fitur canggih? Lebih baik lagi, apakah platform menawarkan versi gratis selain paket berbayar?

Pastikan Anda dapat memulai dan bahkan mengelola proyek dari awal hingga akhir sebagai bagian dari pengalaman uji coba Anda. Setelah versi gratis berakhir, Anda perlu menilai apakah Anda memiliki pengetahuan untuk menggunakan platform manajemen proyek dengan sukses untuk jangka panjang.

Alat dan dukungan edukasi

Evaluasi seberapa ramah pengguna alat tersebut untuk dipelajari sehingga Anda dapat menentukan seberapa cepat semua orang dapat bergabung. Apakah perusahaan menawarkan tutorial, demo, kursus, dokumen dukungan, dan panduan yang dapat digunakan rekan tim sesuai permintaan? Bisakah Anda mendapatkan dukungan dari tim kesuksesan pelanggan? Pastikan untuk menggunakan beberapa sumber daya ini selama uji coba gratis untuk memastikan sumber daya tersebut akan membantu Anda mempelajari perangkat lunak PM.

Kemudahan implementasi

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan Ruang Kerja? Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat proyek? Bisakah Anda mengimpor pekerjaan dari spreadsheet atau dokumen atau menggunakan templat untuk memulai langsung? Meskipun fitur manajemen portofolio ini bukan jaminan yang akan diadopsi tim Anda, fitur ini dapat mempermudah Anda untuk mulai menggunakan dan menguji alat dengan cepat.

Pengalaman ramah pengguna

Apakah antarmuka seret dan lepas serta intuitif? Bisakah semua anggota tim Anda (bukan hanya manajer proyek dengan pelatihan khusus) menggunakannya? Apakah desain mengantisipasi hal yang mungkin perlu dilakukan pengguna dan memudahkan mereka mengambil tindakan? Pastikan untuk mencatat tindakan yang paling sering Anda lakukan dan betapa mudahnya menemukan, memahami, dan menggunakannya.

Templat yang dapat disesuaikan

Apakah perangkat lunak manajemen proyek menyertakan templat yang dapat disesuaikan untuk alur kerja dan proses umum sehingga tim dapat dengan cepat menyiapkan proyek baru dan mengotomatiskan tugas rutin? Bisakah Anda menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik tim? Pastikan untuk menggunakan satu atau dua templat untuk menentukan apakah templat akan membantu tim menjadi lebih produktif dan menghabiskan lebih banyak waktu pada pekerjaan yang bermanfaat.

4. Skalabilitas dan paket harga

Oke, saatnya membahas topik yang paling tidak disukai hampir semua orang: uang. Seperti kebanyakan tim, Anda mungkin memiliki anggaran, jadi Anda perlu memahami biayanya. Anda juga harus memastikan alat yang dipilih dapat disesuaikan dengan tim Anda saat tim berkembang. Anda tidak ingin memilih satu solusi hanya untuk mengetahui beberapa tahun kemudian bahwa Anda membutuhkan sesuatu yang berbeda karena ukuran tim Anda berlipat ganda atau harganya menjadi terlalu mahal.

Harga fleksibel

Tim kecil yang baru saja mulai menggunakan perangkat lunak manajemen proyek memiliki kebutuhan yang jauh berbeda dengan tim pengguna berpengalaman yang lebih besar. Banyak vendor menawarkan paket berdasarkan faktor yang sama atau serupa, seperti ukuran tim atau fitur yang tersedia, sehingga Anda dapat memilih paket yang paling sesuai dengan anggaran Anda. Selain itu, pastikan Anda dapat dengan mudah meningkatkan saat waktunya tiba.

Paket harga yang dapat diprediksi

Apakah Anda memahami cara harga untuk paket yang Anda pilih ditentukan—apakah berdasarkan kursi (orang)? Tarif tetap? Biaya bulanan? Lainnya? Ini akan membantu Anda mengetahui alat mana yang mungkin terlalu mahal saat tim Anda berkembang.

5. Kemampuan pelaporan dan analitik

Bagian penting dalam mengelola proyek adalah pelaporan progres. Anda perlu mengetahui progres proyek sehingga dapat menyesuaikan perencanaan proyek dan manajemen sumber daya sesuai kebutuhan. Pemangku kepentingan ingin tahu apakah proyek akan disampaikan tepat waktu karena mereka mungkin mengandalkannya untuk mencapai gol dan milestone tertentu. Dan, setelah proyek selesai, Anda dan orang lain, tentu saja, juga ingin tahu hasilnya.

Untuk membuat dasbor bermanfaat yang dapat digunakan dan dibagikan dengan kepemimpinan dan pemangku kepentingan, alat yang Anda pilih perlu melacak informasi proyek yang penting bagi Anda. Seperti yang kami sebutkan, Anda perlu melacak setiap bagian pekerjaan, tenggatnya, dan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu. Dari sana, Anda mungkin juga ingin melacak informasi seperti prioritas, tahap, dan saluran sehingga Anda dapat membuat laporan spesifik tentang kriteria tersebut.

Berikut beberapa kemampuan yang harus dicari di antara perangkat lunak manajemen proyek terbaik:

• Pembaruan status real-time: Apakah proyek Anda sesuai rencana, berisiko, atau diblokir? Membagikan pembaruan status rutin melalui pemberitahuan memastikan rekan tim mengetahui posisi proyek secara umum. Pastikan alat yang Anda pilih memiliki tempat khusus dalam setiap proyek untuk membagikan pembaruan status sehingga mudah ditemukan dan dijadikan referensi.

• Pelacakan progres secara real time: Saat pekerjaan selesai, alat manajemen proyek harus secara otomatis melacak progres ini untuk Anda. Dengan cara ini, Anda tahu berapa banyak pekerjaan yang telah selesai, jika ada dependensi tugas yang memblokir tugas lain, dan apa yang harus dilakukan pada waktu tertentu.

• Laporan yang dapat dibagikan: Dapatkan wawasan proyek yang berarti dengan membuat dan membagikan laporan kepada kepemimpinan dan anggota tim berdasarkan data yang Anda lacak. Selain laporan standar, pastikan perangkat lunak manajemen proyek yang Anda pilih memungkinkan Anda membuat bidang kustom dan laporan dari data yang Anda perhatikan.

6. Keamanan data dan langkah perlindungan

Karena Anda mengelola proyek tim di alat ini, Anda harus merasa yakin bahwa pekerjaan Anda aman. Terlepas dari persyaratan perusahaan Anda, ada beberapa fitur admin, data, dan keamanan yang perlu Anda cari di Alat manajemen proyek.

Kontrol admin

Pastikan alat yang Anda pilih memiliki kontrol admin sehingga Anda dapat menambahkan, mengelola, dan menghapus pegawai dan tamu saat diperlukan. Anda mungkin juga ingin menetapkan persyaratan kata sandi, seperti pedoman kekuatan, autentikasi 2 faktor, SSO, atau SAML untuk menjaga keamanan data Anda. Terakhir, pastikan kemampuan manajemen data alat, seperti mengekspor dan menghapus data sesuai kebutuhan, sesuai dengan kebutuhan Anda.

Izin privasi

Beberapa proyek berisi pekerjaan yang lebih sensitif. Pastikan alat manajemen proyek Anda memungkinkan Anda untuk menetapkan izin privasi, seperti publik atau privat, untuk proyek dan bagian pekerjaan tertentu sehingga hanya orang yang tepat yang dapat melihatnya.

Tingkat akses yang bervariasi

Mengelola proyek Anda dalam alat kolaborasi meningkatkan visibilitas ke pekerjaan yang sedang dilakukan, tetapi juga membuka rencana Anda hingga pengeditan yang tidak disengaja jika akses tidak dikelola dengan hati-hati.

Pilih alat yang memungkinkan Anda memberikan berbagai tingkat akses, seperti mengedit atau hanya komentar, kepada anggota berdasarkan peran dan keterlibatan mereka dalam proyek. Misalnya, banyak anggota hanya perlu melihat informasi proyek dan mengomentari tugas, tetapi tidak perlu mengeditnya.

Keamanan produk umum

Untuk memastikan data proyek dan pengguna aman dan terlindungi, ada beberapa fitur keamanan umum yang Anda butuhkan. Pastikan transmisi data dienkripsi, pengujian keamanan dan pemindaian jaringan dilakukan secara berkala, alat tersebut mematuhi kerangka kerja privasi umum, dan memiliki sertifikasi keamanan yang disyaratkan oleh tim TI Anda.

7. Integrasi dengan alat yang ada

Saat memilih perangkat lunak manajemen proyek, pertimbangkan seberapa baik perangkat lunak tersebut terintegrasi dengan alat dan Alur Kerja yang ada. Perangkat lunak PM terbaik harus menawarkan berbagai integrasi dan pengaya, yang memungkinkan Anda terhubung dengan aplikasi dan layanan populer yang sudah Anda gunakan, seperti:

• Slack untuk komunikasi

• Google Drive atau Dropbox untuk penyimpanan dan berbagi file

• Salesforce untuk manajemen hubungan pelanggan

• Zapier untuk automasi dan menautkan beberapa aplikasi

Integrasi yang mulus memastikan tim Anda dapat terus bekerja secara efisien tanpa perlu beralih antar beberapa platform. Selain itu, cari perangkat lunak PM yang menawarkan kemampuan penyimpanan file bawaan, jadi Anda dapat menyimpan semua dokumen dan aset terkait proyek di satu lokasi terpusat. Ini menghilangkan kebutuhan akan solusi penyimpanan terpisah dan menyederhanakan alur kerja tim Anda.

8. Aksesibilitas dan responsivitas seluler

Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini, aksesibilitas seluler adalah hal yang sangat penting saat memilih perangkat lunak manajemen proyek, terutama untuk tim jarak jauh. Pilih perangkat lunak PM yang menawarkan:

• Aplikasi seluler asli untuk perangkat iOS dan Android

• Antarmuka web responsif untuk pengguna Mac dan PC

• Pembaruan dan sinkronisasi real-time di semua perangkat

• Akses aman untuk anggota tim jarak jauh

Akses tim jarak jauh

Akses seluler memungkinkan tim Anda untuk tetap terhubung, memperbarui tugas, dan berkolaborasi dalam proyek dari mana saja, kapan saja. Ini sangat penting untuk tim jarak jauh, karena memastikan semua orang dapat berkontribusi dan tetap mendapatkan informasi, terlepas dari lokasi mereka. Dengan perangkat lunak PM yang ramah perangkat seluler, Anda dapat memastikan tim jarak jauh tetap produktif dan terlibat, bahkan saat mereka bekerja dari berbagai belahan dunia. Aplikasi seluler harus menawarkan fitur utama, seperti:

• Manajemen dan penugasan tugas

• Komunikasi dan perpesanan

• Berbagi file dan kolaborasi

• Pemberitahuan dan pengingat

• Login aman dan perlindungan data untuk akses jarak jauh

Fitur manajemen proyek ini memungkinkan tim jarak jauh Anda untuk mengelola backlog, terus memantau proyek, dan berkolaborasi secara efektif saat bepergian, menjadikannya pertimbangan penting untuk tim terdistribusi modern.

Jenis perangkat lunak manajemen proyek

Terdapat beberapa jenis perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia, yang masing-masing dirancang untuk memenuhi kebutuhan dan metodologi yang berbeda. Beberapa jenis yang paling umum meliputi:

Perangkat lunak Bagan Gantt 

Perangkat lunak bagan Gantt adalah pilihan populer untuk manajer proyek yang perlu memvisualisasikan jadwal proyek dan dependensi. Jenis perangkat lunak ini memungkinkan pengguna membuat tampilan linimasa proyek, dengan tugas yang direpresentasikan sebagai batang horizontal dan dependensi yang ditampilkan sebagai tautan di antaranya. Bagan Gantt sangat berguna untuk proyek dengan jadwal yang kompleks dan banyak pemangku kepentingan.

Perangkat lunak manajemen proyek Agile 

Perangkat lunak manajemen proyek Agile dirancang untuk mendukung metodologi Agile, seperti Scrum dan Kanban. Alat-alat ini berfokus pada fleksibilitas, kolaborasi, dan pengembangan berulang. Alat ini sering kali mencakup fitur seperti manajemen backlog, perencanaan sprint, dan bagan burndown untuk membantu tim memprioritaskan tugas, melacak progres, dan beradaptasi dengan perubahan dengan cepat.

Perangkat lunak manajemen portofolio 

Perangkat lunak manajemen portofolio dirancang untuk membantu organisasi mengelola beberapa proyek dan program secara bersamaan. Jenis perangkat lunak ini memberikan ikhtisar umum tentang semua inisiatif yang sedang berlangsung, memungkinkan manajer untuk mengalokasikan sumber daya, melacak anggaran, dan menyelaraskan proyek dengan gol strategis. Alat manajemen portofolio sering kali mencakup fitur seperti prioritas proyek, penilaian risiko, dan perkiraan keuangan.

Perangkat lunak Scrum 

Perangkat lunak Scrum adalah bagian dari alat manajemen proyek Agile yang dirancang khusus untuk mendukung kerangka kerja Scrum. Alat-alat ini membantu tim merencanakan dan menjalankan sprint, melacak item backlog, dan melakukan retrospeksi. Alat ini sering kali mencakup fitur seperti papan sprint, stori pengguna, dan pelacakan kecepatan untuk membantu tim terus meningkatkan proses dan memberikan nilai kepada pemangku kepentingan.

Alat manajemen proyek pengembangan perangkat lunak 

Proyek pengembangan perangkat lunak memiliki persyaratan unik, seperti kontrol versi, pelacakan bug, dan peninjauan kode. Platform manajemen proyek yang dirancang untuk tim pengembangan perangkat lunak sering kali terintegrasi dengan alat pengembangan populer seperti Git dan Jenkins untuk menyederhanakan alur kerja dan memastikan kualitas kode. Alat-alat ini juga dapat mendukung metodologi Agile, seperti Scrum dan Kanban, untuk membantu tim memberikan perangkat lunak secara bertahap dan beradaptasi dengan perubahan kebutuhan.

Praktik terbaik untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek

Untuk memaksimalkan perangkat lunak manajemen proyek, pertimbangkan praktik terbaik berikut.

1. Pilih alat yang tepat untuk Tim Anda 

Pilih perangkat lunak PM yang selaras dengan kebutuhan, metodologi, dan alat yang ada di tim Anda. Pertimbangkan faktor-faktor seperti kemudahan penggunaan, opsi penyesuaian, dan kemampuan integrasi untuk memastikan kelancaran proses adopsi.

2. Tetapkan proses dan Alur Kerja yang jelas 

Tentukan proses dan alur kerja yang jelas untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, termasuk cara membuat tugas, menetapkan tanggung jawab, dan memperbarui progres. Pastikan semua anggota tim memahami dan mengikuti proses ini secara konsisten.

3. Manfaatkan automasi dan integrasi 

Manfaatkan fitur dan integrasi automasi perangkat lunak PM Anda untuk menyederhanakan tugas berulang dan mengurangi entri data manual. Misalnya, gunakan notifikasi otomatis agar anggota tim selalu mendapatkan informasi terbaru dan integrasikan dengan alat pelacakan waktu untuk memantau progres dan produktivitas.

4. Perbarui dan komunikasikan progres secara berkala 

Dorong anggota tim untuk memperbarui tugas dan progres mereka secara berkala dalam perangkat lunak manajemen proyek. Gunakan tampilan linimasa untuk memvisualisasikan jadwal proyek dan mengidentifikasi potensi hambatan atau dependensi. Komunikasikan progres dan pembaruan kepada pemangku kepentingan menggunakan fitur pelaporan dan Dasbor bawaan.

5. Terus meningkatkan dan beradaptasi 

Gunakan kemampuan analitik dan pelaporan perangkat lunak PM Anda untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan mengoptimalkan proses Anda. Kumpulkan umpan balik secara berkala dari anggota tim dan pemangku kepentingan untuk memastikan perangkat lunak memenuhi kebutuhan mereka dan menyesuaikan penggunaan Anda.

Perangkat lunak manajemen proyek apa yang akan digunakan Tim?

Ya, proses memilih alat manajemen proyek yang tepat untuk tim Anda adalah upaya besar. Dan itu bukan keputusan yang bisa dibuat dengan cepat atau sembarangan. Kami berharap panduan ini membantu Anda memahami tantangan tim dengan lebih baik dan menguraikan kebutuhan Anda. Sekarang Anda dapat mempersempit daftar alat untuk dicoba bersama tim—seperti Asana.

Pertanyaan Umum: Perangkat lunak manajemen proyek

Apa perangkat lunak manajemen proyek gratis terbaik?

Asana menawarkan salah satu versi gratis paling andal di antara perangkat lunak manajemen proyek populer. Paket gratisnya mencakup fitur seperti manajemen tugas, templat proyek, alat kolaborasi tim, dan banyak lagi. Meskipun alat lain seperti Trello, ClickUp, dan Slack juga menawarkan versi gratis, paket gratis Asana menonjol sebagai alternatif yang andal untuk alat yang lebih sederhana seperti Excel. Paket berbayar Asana menyediakan lebih banyak fungsionalitas dan dengan harga yang kompetitif, tetapi versi gratis tetap menjadi pilihan yang sangat baik bagi mereka yang mencari perangkat lunak PM gratis terbaik.

Apa alat manajemen proyek yang paling umum digunakan?

Asana adalah salah satu platform manajemen proyek yang paling mapan dan banyak digunakan, dipercaya oleh tim di berbagai industri karena fitur manajemen kerja dan keandalannya yang komprehensif. Aplikasi manajemen proyek populer lainnya termasuk Microsoft Project, Zapier, dan Jira. Namun, basis pengguna Asana yang luas dan rekam jejaknya yang telah teruji menjadikannya pesaing teratas di antara perangkat lunak PM yang paling umum digunakan.

Perangkat lunak manajemen proyek mana yang paling mudah digunakan?

Asana sering dipuji karena kemudahan penggunaannya yang luar biasa, menjadikannya pilihan terbaik di antara opsi perangkat lunak manajemen proyek yang paling mudah digunakan. Desainnya yang intuitif memungkinkan tim untuk dengan cepat beradaptasi dan menyederhanakan proses manajemen proyek mereka. Meskipun aplikasi perangkat lunak PM lainnya, seperti Basecamp, Smartsheet, dan Monday.com, juga dikenal dengan antarmuka ramah pengguna, kemudahan penggunaan Asana secara konsisten menempati peringkat terbaik.

Apa perangkat lunak manajemen proyek terbaik untuk bisnis kecil?

Asana adalah pilihan terbaik untuk bisnis kecil karena skalabilitas, keterjangkauan, dan serangkaian fiturnya yang komprehensif. Kombinasi fitur, kemudahan penggunaan, dan harga menjadikannya salah satu solusi perangkat lunak manajemen proyek terbaik untuk bisnis kecil yang ingin mengoptimalkan alur kerja dan berkolaborasi secara efektif. Paket Tim Asana sangat cocok untuk bisnis kecil karena menawarkan fitur canggih, seperti pelacakan waktu, timesheet, faktur, dan banyak lagi. Meskipun platform manajemen proyek lain seperti Airtable, Wrike, dan Zoho Projects juga memenuhi kebutuhan tim kecil, Asana tetap menjadi pilihan utama untuk bisnis kecil yang mencari perangkat lunak PM yang andal dan efisien.