Bagan burndown: Arti dan cara menggunakannya (beserta contoh)

Anda memulai hari Senin dengan rapat sprint. Anda menemukan masalah dengan pengembangan yang membuat jadwal mundur beberapa hari. Anda bertanya-tanya, apakah ada cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya minggu depan?

Sebagian besar dari kita pernah berada dalam skenario krisis waktu yang serupa dan menemukan cukup waktu pada jadwal tim untuk menyelesaikan proyek dapat menjadi tantangan. Di situlah bagan burndown dibutuhkan. 

Bagan burndown membantu menganalisis pekerjaan yang harus Anda lakukan versus waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikannya. Ini bisa menjadi alat yang sangat baik untuk memvisualisasikan dan mengelola beban kerja tim dengan lebih baik sehingga Anda dapat memprioritaskan jadwal Anda. Mari kita gali arti dari bagan burndown dan cara membuatnya.

Apa itu bagan burndown?

Bagan burndown adalah representasi visual dari pekerjaan yang tersisa versus waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Dengan memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, masalah, dan pengujian, Anda dapat menentukan tanggal penyelesaian proyek.

Bagan burndown digunakan untuk menghitung secara efisien apakah tim memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, dan biasanya digunakan saat bekerja dalam iterasi singkat. Tidak hanya dapat membantu menentukan tanggal penyelesaian proyek, tetapi juga dapat memberikan wawasan tentang cara kerja tim.

Ada dua jenis bagan burndown: bagan burndown agile dan bagan burndown sprint. Bagan burndown Agile digunakan oleh tim Agile untuk memungkinkan tugas bergerak dengan cepat. Bagan burndown sprint digunakan oleh tim pengembangan saat bekerja dalam sprint pendek. 

Butuh bantuan dengan perencanaan sprint? Gunakan templat perencanaan sprint kami untuk menjaga sprint Anda berikutnya tetap sesuai rencana.

Bagan burndown vs bagan burnup

Sebuah bagan burnup digunakan untuk melacak berapa banyak pekerjaan yang telah diselesaikan. Bagan burndown dan bagan burnup memberi Anda informasi tentang berbagai bagian yang bergerak dalam suatu proyek, itulah sebabnya mereka sering digunakan bersama. 

Bagaimana cara kerja grafik burndown?

Bagan burndown bekerja dengan memperkirakan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dan memetakannya terhadap waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Tujuannya adalah untuk secara akurat menggambarkan alokasi waktu dan untuk merencanakan sumber daya masa depan. 

Bagan burndown digunakan oleh berbagai tim, tetapi paling sering digunakan oleh tim Agile , karena bagan ini paling baik dalam menganalisis iterasi pendek seperti sprint. Sekarang setelah Anda mengetahui cara kerja bagan burndown, mari cari tahu cara membacanya.

Cara membaca bagan burndown

Sebuah bagan burndown terdiri dari banyak komponen yang berbeda. Penting untuk memahami setiap bagian yang membentuk bagan burndown sehingga Anda dapat membaca dan membuat bagan Anda sendiri secara efektif.

Bagan burndown biasanya mencakup:

• Sumbu X (sumbu horizontal): Sumbu X adalah sumbu horizontal dan mewakili jumlah waktu yang tersisa untuk menyelesaikan proyek. Ini biasanya ditampilkan dalam beberapa hari.

• Sumbu Y (sumbu vertikal): Sumbu Y adalah sumbu vertikal dan mewakili sisa upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 

• Garis kerja aktual: Garis kerja aktual mewakili sisa pekerjaan aktual. Ini sering kali berbeda dari perkiraan awal karena masalah muncul dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan bertambah. Garis kerja yang sebenarnya mungkin lurus dalam beberapa kasus, tetapi cenderung menjadi jalur yang kurang linier karena masalah proyek dan pekerjaan yang tidak terduga. 

• Garis sisa pekerjaan ideal (perkiraan pekerjaan): Garis sisa pekerjaan ideal mewakili jumlah pekerjaan yang Anda perkirakan dalam skenario ideal. Ini seringkali merupakan lintasan yang lebih lurus dibandingkan dengan garis kerja yang sebenarnya. 

• Poin stori: Tim agile biasanya menggunakan poin stori untuk memperkirakan pekerjaan yang tersisa. Dalam bagan burndown, poin stori diwakili pada sumbu ini. Misalnya, sumbu Y mungkin memiliki titik stori 0-100 yang mewakili usaha, dan sumbu X mungkin memiliki titik stori 1-30 yang mewakili hari yang tersisa untuk menyelesaikan pekerjaan.

• Gol sprint: Terakhir, bagan burndown yang efektif akan berisi gol sprint keseluruhan. Misalnya, gol sprint Anda bisa berupa garis lurus upaya sebesar 50% dalam 12 hari. Meskipun pekerjaan yang sebenarnya mungkin tidak memenuhi gol ini dengan tepat, ada baiknya Anda memiliki gol yang ingin dicapai agar tugas tetap berjalan. 

Meskipun bagan burndown sangat bagus untuk mengevaluasi rasio pekerjaan yang tersisa dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan itu dengan cepat, bagan ini tidak menunjukkan segalanya tentang lintasan proyek. Misalnya, bagan burndown tidak menunjukkan perubahan proyek. Sulit untuk mengetahui apakah perubahan dikarenakan item simpanan yang diselesaikan atau karena perubahan poin stori. 

Inilah sebabnya mengapa bagan burndown sering dipasangkan dengan backlog produk, dikelola oleh pemilik produk, dan proses kontrol perubahan untuk melacak progres proyek secara efektif.

Cara membuat bagan burndown

Sekarang setelah Anda mengetahui arti bagan burndown, bagaimana Anda sebagaimanajer proyek membuatnya? Bagan burndown mungkin terlihat sederhana, tetapi ada beberapa langkah yang harus diselesaikan sebelum menyelesaikan bagan Anda. 

Dari memperkirakan upaya hingga melacak progres harian, mari kita lihat lima langkah untuk membuat bagan burndown untuk memperkirakan jumlah pekerjaan yang dibutuhkan. 

Langkah 1. Perkirakan upaya

Langkah pertama untuk membuat bagan burndown adalah memperkirakan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan sprint yang diberikan. Anda dapat melakukan ini dengan mempertimbangkan dasar ideal Anda. Dengan kata lain, jumlah waktu yang ideal dalam jangka waktu tertentu.

Misalnya, katakanlah dasar ideal Anda adalah menyelesaikan sprint dalam 5 hari dengan 80 jam kerja. Itu setara dengan 16 jam kerja per hari. Kemudian mulai lintasan upaya pada 80 (mewakili 80 jam) dan lacak upaya untuk hari-hari yang tersisa. Ini akan terlihat seperti berikut:

• Hari 1: 80 jam kerja

• Hari 2: 64 jam kerja

• Hari 3: 48 jam kerja

• Hari 4: 32 jam kerja

• Hari 5: 16 jam kerja

Setelah Anda memperkirakan upaya, Anda dapat mulai melacak progres harian untuk memulai garis burndown.

Langkah 2. Lacak progres harian

Setelah Anda memiliki perkiraan, Anda dapat mulai melacak progres harian. Ini dapat dilakukan dalam bagan sederhana atau alat linimasa. Lacak berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan bagaimana upaya itu berjalan menuju gol Anda. 

Berikut adalah contoh progres harian Anda.

Pada akhir hari kelima, masing-masing tugas harus berjumlah total 80 jam seperti yang diperkirakan pada langkah pertama. 

Langkah 3. Hitung upaya yang sebenarnya

Setelah menghitung perkiraan, gunakan bagan serupa untuk melacak upaya aktual yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Ini mungkin sama dengan perkiraan Anda, tetapi kemungkinan akan sedikit berbeda tergantung pada kompleksitas sprint dan jika Anda mengalami masalah yang menunda linimasa proyek. 

Garis kerja Anda yang sebenarnya kemungkinan besar tidak akan menjadi garis lurus sempurna setelah diplot pada bagan burndown. Pasang surut upaya adalah hal yang normal, karena sebagian besar proyek mengalami beberapa penyimpangan di sepanjang jalan. 

Langkah 4. Dapatkan dataset akhir

Langkah keempat membuat bagan burndown adalah mendapatkan dataset akhir. Data ini berasal dari perkiraan upaya awal dan log kerja yang sebenarnya dari langkah kedua.

Anda dapat melakukan ini dengan mengumpulkan perkiraan dan membandingkannya dengan waktu yang tercatat. Sebaiknya simpan waktu yang tercatat di ruang bersama tempat anggota tim mengakses data selama proyek berlangsung.

Setelah Anda mengumpulkan data, Anda dapat bekerja untuk memplotnya pada bagan burndown untuk melihat representasi visual.

Langkah 5. Petakan burndown

Langkah terakhir dalam proses ini adalah memetakan dataset pada bagan burndown. Anda dapat melakukannya dengan mengisi perkiraan upaya pada sumbu Y. Dalam contoh di atas, dataset dimulai pada 80 jam dan berlanjut hingga 16 jam. Sumbu X dimulai dengan hari pertama dan berlanjut ke hari kelima. 

Setelah menyelesaikan poin stori, Anda dapat mulai menggambar sisa waktu ideal dan waktu aktual. Garis-garis ini kemungkinan akan terlihat sedikit berbeda kecuali pekerjaan Anda yang sebenarnya berakhir dengan upaya tepat yang diperkirakan di awal.

Berikut adalah tampilan grafik burndown berdasarkan contoh ini. 

Seperti yang Anda lihat, garis kerja yang sebenarnya sedikit berbeda dari idealnya. Upaya kerja lebih tinggi dari yang diantisipasi di awal, tetapi lebih rendah dari yang diharapkan di akhir. Oleh karena itu, meskipun jalannya sedikit berbeda, hasil akhirnya tetap sama.

Manfaat menggunakan bagan burndown

Bagan burndown adalah cara yang baik untuk memvisualisasikan pekerjaan yang perlu dilakukan versus waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Bagan ini adalah alat yang cocok untuk tim yang bekerja dalam sprint. 

Manfaat tambahan menggunakan bagan burndown meliputi:

1. Menunjukkan perbandingan langsung: Bagan burndown menunjukkan perbandingan langsung antara pekerjaan yang harus dilakukan dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan sprint. Ini membantu tim menghubungkan tugas ke gol yang lebih besar dan dapat membuat tugas bergerak sesuai dengan gol sprint. 

2. Menjaga tim memiliki pemahaman yang sama: Dengan catatan upaya harian dan tempat untuk memvisualisasikan pekerjaan yang diperlukan, anggota tim memiliki satu sumber informasi yang dapat dilacak dan menyambungkan tugas yang ada.

3. Memberikan wawasan tentang produktivitas tim: Tidak hanya bagan burndown yang hebat dalam memvisualisasikan pekerjaan, tetapi juga dapat memberi Anda wawasan tentang seberapa produktif tim dan seberapa cepat mereka bekerja. Jika pekerjaan Anda yang sebenarnya sangat berbeda dari idealnya, maka Anda dapat membantu tim untuk menjadi lebih produktif. 

Manfaat ini menjadikan penggunaan bagan burndown sebagai alat yang sangat baik untuk melacak beban kerja, upaya, dan produktivitas tim. Belum lagi, bagan ini sempurna bagi mereka yang lebih suka memvisualisasikan tugas dan gol proyek secara keseluruhan. 

Lacak progres dengan bagan burndown

Sekarang setelah Anda mengetahui cara membaca dan menggunakan bagan burndown, Anda dapat membuatnya sendiri. Membuat bagan burndown dapat membantu menghubungkan anggota tim ke satu sumber data. Untuk tim Scrum yang mengerjakan proyek Agile, bagan ini akan membantu Anda untuk tidak menebak-nebak saat melacak sisa pekerjaan yang tersisa. Anda juga akan siap untuk mengidentifikasi dan mencegah scope creep sebelum itu terjadi. 

Jika Anda mencari cara tambahan untuk menjaga tim memiliki pemahaman yang sama dan melacak pekerjaan, pertimbangkan alat manajemen proyek yang dapat melakukan semuanya. Asana dapat membantu Anda, dari menghubungkan tugas ke gol hingga templat perencanaan dan lainnya.